Verdens Skove. Revisionsprotokollat til årsrapport 2014

Transkript

1 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab CVR-nr City Tower, Værkmestergade Aarhus C Telefon Telefax Verdens Skove Revisionsprotokollat til årsrapport 2014 Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited

2 Deloitte Indholdsfortegnelse Side 1. Revision af årsregnskabet Årsregnskabet Risikovurdering og revisionsstrategi Revision af forretningsgange og interne kontroller Drøftelser med ledelsen om besvigelser Forhold af væsentlig betydning for vurdering af årsregnskabet Fuldmagtsforhold Uanmeldt beholdningseftersyn Kommentarer til årsregnskabet Resultatopgørelsen Anvendelse af tips- og lottomidler Indarbejdelse af projekter i årsrapporten Øremærkede midler og indarbejdelse af projekter Gennemgang af finanskonti for projekter og hensættelse vedrørende projekter Registrering af indkomne midler som formålsbestemte eller ikke-formålsbestemte Balancen Kommentarer til forvaltningsrevisionen Fælles for alle afdelinger Forretningsgange International afdeling Lønomkostninger Administrations- og økonomiafdeling Administration Økonomistyring og budgetopfølgning samt likviditetsstyring Øvrige oplysninger Ledelsens regnskabserklæring og ikke-korrigerede fejl i årsregnskabet Eftersyn af bestyrelsens protokoller og overholdelse af bogføringsloven Rådgivnings- og assistanceopgaver Forsikringsforhold Konklusion på den udførte revision Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling Erklæring 113

3 Deloitte 106 Revisionsprotokollat til årsrapport Revision af årsregnskabet 1.1 Årsregnskabet Vi har afsluttet revisionen af det af ledelsen aflagte årsregnskab for 2014 for Verdens Skove. Årsregnskabet udviser følgende: t.kr. t.kr. Resultat Aktiver Egenkapital Risikovurdering og revisionsstrategi Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte forretningsmæssige og administrative områder af betydning for årsregnskabet. I forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen for Verdens Skove har vi identificeret følgende regnskabsposter og områder, hvor risikoen for fejl vurderes højest: Indregning af projekter i årsrapporten Registrering af indkomne midler som formålsbestemte eller ikke-formålsbestemte. På øvrige områder er risikoen for fejl i årsregnskabet vurderet som normal, og revisionens omfang har derfor været mindre. 1.3 Revision af forretningsgange og interne kontroller Revisionen har endvidere omfattet en vurdering af, om foreningens rapporteringssystemer, forretningsgange og interne kontroller fungerer forsvarligt. Formålet hermed er at påse, om der forefindes korrekte, troværdige og rettidige bogholderiregistreringer som grundlag for regnskabsaflæggelsen. Vi har vurderet foreningens forretningsgange og interne kontroller, herunder særligt inden for følgende risikofyldte områder: Konti for ikke-anvendte formålsbestemte midler Registrering af indkomne midler som formålsbestemte eller ikke-formålsbestemte.

4 Deloitte 107 Vi har ikke gennemgået foreningens generelle it-kontroller, da vi har vurderet, at eventuelle svagheder eller mangler heri ikke vil kunne medføre væsentlige fejl eller mangler i årsregnskabet. Vi skal anbefale, at foreningen foretager en vurdering af, om foreningens backupprocedurer er tilstrækkelige til at sikre, at bogføringsmaterialet kan genskabes, hvis det går tabt Drøftelser med ledelsen om besvigelser Vi har med foreningens sekretariatschef og bogholder drøftet risikoen for besvigelser i foreningen. Foreningens sekretariatschef har oplyst, at man ud over nedenstående forhold ikke har kendskab til besvigelser, påståede besvigelser eller formodninger om besvigelser. Herudover har vi fået oplyst, at der ikke på trods af den manglende funktionsadskillelse vurderes at være særlig risiko for væsentlige fejl i foreningens årsregnskab som følge af regnskabsmanipulation eller misbrug af foreningens aktiver. Vi skal i denne forbindelse bemærke, at vi ikke under vores revision har konstateret fejl i årsregnskabet som følge af besvigelser. Foreningen arbejder blandt andet med projekter og samarbejdspartnere i udviklingslande, hvor infrastruktur og administrative systemer relativt set er svage sammenlignet med danske traditioner. Som følge heraf er der en forøget risiko for, at der kan opstå tilsigtede eller utilsigtede fejl, som forbliver uopdagede. Vi skal bemærke, at vi ikke herudover har konstateret fejl i årsrapporten som følge af besvigelser. 1.4 Forhold af væsentlig betydning for vurdering af årsregnskabet Fuldmagtsforhold Ved revisionen af likvider og bankgæld har vi indhentet engagementsoversigter fra selskabets bankforbindelser. Vi har i den forbindelse konstateret, at flere af de tildelte fuldmagter tillader fuldmagtshaverne at disponere alene over foreningens midler. De nævnte forhold øger risikoen for både tilsigtede og utilsigtede fejl. Vi skal anbefale foreningen, at fuldmagtsforholdene bliver ændret, således at ingen fuldmagtshavere kan disponere alene over foreningens midler Uanmeldt beholdningseftersyn Vi har den 17. december 2014 foretaget uanmeldt beholdningseftersyn af foreningens likvide beholdninger. Eftersynet har ikke givet anledning til bemærkninger.

5 Deloitte Kommentarer til årsregnskabet 2.1 Resultatopgørelsen Vi har blandt andet foretaget en analyse af resultatopgørelsens poster samt en sammenligning med tidligere år og budgettet. Vi har endvidere foretaget stikprøvevis kontrol af de fysiske bilag og konstateret, at disse er udstedt til foreningen og korrekt konteret i bogholderiet Anvendelse af tips- og lottomidler Vi har foretaget kontrol af, at modtagne tips- og lottomidler er anvendt til driftsudgifter i overensstemmelse med bekendtgørelse nr af 27. december 2013, samt at de modtagne midler er anvendt sparsommeligt. 2.2 Indarbejdelse af projekter i årsrapporten Øremærkede midler og indarbejdelse af projekter Øremærkede midler indtægtsføres, i takt med at der afholdes omkostninger på det respektive projekt. Verdens Skove har i 2014 modtaget øremærkede midler for t.kr. og har afholdt øremærkede udgifter for t.kr. Omkostninger afholdt uden for Danmark medtages i Verdens Skoves regnskab på udbetalingstidspunktet. Tidligere fik projektpartnere en forudbetaling, men efter overgangen til DANIDArammen afregnes der primært på baggrund af forbruget. Revisionen af enkeltstående projekter og indsamlinger udføres løbende, i takt med at disse afsluttes samt årligt for fortløbende projekter. I forbindelse med revisionen af projekt- og indsamlingsregnskaber kontrolleres for korrekt registrering af relevante oplysninger i økonomisystemet. De løbende registreringer af øremærkede midler og frie midler er fundet betryggende Gennemgang af finanskonti for projekter og hensættelse vedrørende projekter Vi har foretaget en gennemgang af Verdens Skoves finanskonti for ikke-afsluttede projekter. Vi har påset, at der er sammenhæng mellem foreningens modtagelse af øremærkede midler og finanskontiene for ikke-anvendte midler. Gælden fra forudbetalte projekter reduceres i takt med det formålsbestemte forbrug på de enkelte projekter.

6 Deloitte 109 Vi har i forbindelse med revisionen modtaget oversigter over samtlige projekter, der viser tidligere modtagne midler, årets modtagne midler og årets forbrug på de enkelte projekter. Oversigterne er gennemgået med de ansvarlige i regnskabsfunktionen samt med den internationale afdelingen. 2.3 Registrering af indkomne midler som formålsbestemte eller ikke-formålsbestemte Midler, som donoren har anført, skal være formålsbestemte, eller som er indsamlet med et konkret angivet formål, bliver anført som indtægt i årsrapporten. Såfremt indsamlede midler ikke anvendes fuldt ud i året, hensættes den resterende saldo til forbrug i det kommende år. De frie midler (ikke-formålsbestemte midler) indtægtsføres ved modtagelsen. I 2014 har Verdens Skove modtaget t.kr. i frie midler. Vi har udvalgt en stikprøve af de modtagne beløb og kontrolleret, at de regnskabsmæssigt er behandlet korrekt og i overensstemmelse med giverens ønsker. Revisionen gav ikke anledning til bemærkninger. 2.4 Balancen Balanceposterne er stikprøvevis afstemt til underliggende dokumentation eller analyseret. Indregningen af aktiver og forpligtelser er vurderet, ligesom vi har vurderet regnskabsmæssige skøn og drøftet disse med ledelsen. Dette har ikke givet anledning til bemærkninger. Vi har kontrolleret tilstedeværelsen og værdiansættelsen af aktiverne, herunder opgørelsen af foreningens tilgodehavender og gæld. 3. Kommentarer til forvaltningsrevisionen Vi har ud over den finansielle revision foretaget forvaltningsrevision. Vores revision af de forvaltningsmæssige forhold i Verdens Skoves foretages generelt i overensstemmelse med "Bekendtgørelse om regnskab og revision mv. af regnskaberne for modtagere af tilskud fra Socialministeriets puljer efter lov om visse spil, lotterier og væddemål". Vores revision, herunder forvaltningsrevision, af de aktiviteter, som er støttet af Udenrigsministeriet via rammeaftalen, foretages i overensstemmelse med Udenrigsministeriets retningslinjer: "Instruks vedrørende udførelse af revisionsopgaver i forbindelse med Verdens Skoves forvaltning af rammefinansierede aktiviteter i udviklingslande" samt "Supplement til revisionsinstruks vedrørende udførelsen af revisionsopgaver i forbindelse med rammeorganisationers forvaltning af rammefinansierede aktiviteter i udviklingslande".

7 Deloitte 110 I vores tiltrædelsesprotokollat af 3. maj 2014 har vi på siderne 81 til 82 beskrevet ledelsens ansvar vedrørende forvaltningen i Verdens Skove og vores ansvar knyttet til forvaltningsrevisionen. Vi skal henvise hertil, ligesom vi anbefaler, at eventuelle nye bestyrelsesmedlemmer får udleveret et eksemplar heraf. Vi har nedenfor anført et udvalg af de foretagne handlinger knyttet til forvaltningsrevisionen for året. 3.1 Fælles for alle afdelinger Forretningsgange Vi har i forbindelse med vores revision stikprøvevis vurderet, om foreningens dispositioner er i overensstemmelse med de almindelige normer for, hvad der under hensyntagen til foreningens art og størrelse kræves af en hensigtsmæssig og sparsommelig forvaltning af offentlige midler, herunder hvorvidt goder og tjenesteydelser er erhvervet på en økonomisk hensigtsmæssig måde under hensyn til pris, kvalitet, kvantitet osv. Vi har i 2014 specielt haft fokus på følgende områder: Forretningsgange Gennemgang af system for indsamling af data og rapportering om mål og resultater Økonomistyring og budgetopfølgning Projektstyring og budgetopfølgning på projektniveau. Foreningen har en generel indkøbspolitik og forretningsgange, der sikrer, at der indhentes flere tilbud ved større anskaffelser. Der anvendes ofte faste leverandører, f.eks. ved bestilling af rejser. Dog anvendes andre leverandører, hvis disse er billigere. I forbindelse med vores finansielle revision har vi konstateret, at de interne kontroller omkring godkendelse og attestation af bilag fungerer tilfredsstillende. Begreberne sparsommelighed, effektivitet og produktivitet er indarbejdet i forretningsgangene, som derved understøtter en hensigtsmæssig forvaltning af midlerne. 3.2 International afdeling Vi gennemgået foreningens overordnede fastlagte procedurer for fastsættelse af dataindsamling og rapportering af produktivitets- og effektivitetsmål. Vi har foretaget en gennemgang af forretningsgange og interne kontroller for dataindsamlingen samt kvalitetskontrol af data og anvendelse heraf til den narrative rapportering.

8 Deloitte 111 Vi har stikprøvevis kontrolleret godkendelsen af de enkelte overførsler til partnerne samt afstemt de totale overførsler til de registrerede indtægter hos partnerne, jf. oversigt modtaget fra den lokale revisor. Vi har med vores undersøgelse af de overordnede fastlagte procedurer for fastsættelse af dataindsamling samt rapportering af produktivitets- og effektivitetsmål ikke fundet anledning til kritiske bemærkninger. 3.3 Lønomkostninger Vi har foretaget revision af foreningens lønområde og har herunder ved stikprøver kontrolleret følgende: at der er udfærdiget ansættelseskontrakter, og at fastsættelsen af anciennitet mv. er sket i overensstemmelse med Verdens Skoves retningslinjer at lønnen er beregnet korrekt og i overensstemmelse med normale vilkår inden for det offentlige. Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. I forbindelse med vores revision af projektregnskaber kontrollerer vi tillige, at de medgåede lønomkostninger indregnes i henhold til bevillingsgivers regler. Foreningen er primo 2015 i gang med at implementere et komplet timeregistreringssystem, for at lette håndteringen af fordelingen af lønnen på projekter. 3.4 Administrations- og økonomiafdeling Administration Vi har i forbindelse med vores revision stikprøvevis vurderet, om foreningens dispositioner er i overensstemmelse med de almindelige normer for, hvad der under hensyntagen til foreningens art og størrelse kræves af en hensigtsmæssig og sparsommelig forvaltning, herunder hvorvidt goder og tjenesteydelser er erhvervet på en økonomisk hensigtsmæssig måde under hensyn til pris, kvalitet, kvantitet osv. Vi har stikprøvevis kontrolleret, at der ikke afholdes udgifter uden forudgående behørig godkendelse, samt at bogføringsbilag kontrolleres og registreres korrekt og rettidigt. Vi konkluderer, at forretningsgangene og de interne kontroller giver en tilstrækkelig sikkerhed for, at registreringerne til brug for regnskabsaflæggelsen er korrekt, og at der udvises sparsommelighed i forvaltningen af midlerne. Vi har gennemgået beregningen af administrationsbidraget, der er defineret som administrationsomkostninger i forhold til de samlede omkostninger. Der er anvendt satsen 7% til beregning af administrationsbidraget.

9 Deloitte Økonomistyring og budgetopfølgning samt likviditetsstyring Vi har i årets løb gennemgået budgetopfølgningen på igangsatte projekter. Det faktiske forbrug sammenholdes løbende med bevillingsskrivelserne, og der tages stilling til eventuelle budgetafvigelser. Eventuelle omallokeringer af budgetterne forelægges bevillingsgiver til godkendelse, og godkendelserne arkiveres. Verdens Skove har en god budgetopfølgning på projekter, hvilket reducerer risikoen for, at der ikke opstår uventede tab på igangsatte projekter grundet merforbrug. Den økonomiske opfølgning er tilrettelagt, så den både tilgodeser et overordnet ledelsesbehov, herunder rapportering til bestyrelsen, samt behovet for informationer til de enkelte afdelinger. Det er vores opfattelse, at foreningen har tilrettelagt en hensigtsmæssig økonomistyring både af økonomien i projekter og rammeaftale og af økonomien i Verdens Skove som helhed. 4. Øvrige oplysninger 4.1 Ledelsens regnskabserklæring og ikke-korrigerede fejl i årsregnskabet Som led i revisionen af vanskeligt reviderbare områder har ledelsen afgivet en regnskabserklæring over for os vedrørende årsregnskabet for Alle fejl konstateret under revisionen er rettet. 4.2 Eftersyn af bestyrelsens protokoller og overholdelse af bogføringsloven Vi har foretaget kontrol af, at bestyrelsen overholder de pligter, som den er pålagt med hensyn til at oprette og føre bøger, fortegnelser og protokoller mv. Endvidere har vi påset, at foreningen på alle væsentlige områder overholder bogføringsloven. 4.3 Rådgivnings- og assistanceopgaver Vi har udført følgende opgaver: Udarbejdelse af årsregnskab for 2014 Assistance i forbindelse med udarbejdelse af timeregistreringssystem. Revision af projektregnskabet Regnskov i dansk målestok 4.4 Forsikringsforhold Vores revision har ikke omfattet foreningens forsikringsforhold. Vi anbefaler, at foreningen mindst én gang årligt får gennemgået den samlede forsikringsdækning med forsikringsselskabet eller -mægleren med henblik på at vurdere de tegnede dækninger mv., herunder om dækningen på de tegnede forsikringer er tilstrækkelig, og om foreningen eventuelt mangler at tegne forsikringer på særlige områder. Vi har i forbindelse med regnskabsafslutningen bedt ledelsen bekræfte, at der er tegnet de forsikringer, der under hensyn til foreningens forhold skønnes tilstrækkelige til at dække foreningens eventuelle skadessituationer.

10 Deloitte Konklusion på den udførte revision Hvis bestyrelsen godkender årsrapporten i den foreliggende form, vil vi forsyne årsregnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold eller supplerende oplysninger. 6. Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling I vores tiltrædelsesprotokollat er revisionens formål, omfang og udførelse, revisors rapportering samt ansvarsfordelingen mellem ledelse og revisor beskrevet. Vi skal henvise hertil, ligesom vi anbefaler, at eventuelle nye bestyrelsesmedlemmer får udleveret et eksemplar heraf. 7. Erklæring Ifølge lovgivningen skal vi erklære, at vi opfylder lovgivningens krav til uafhængighed, og at vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. Aarhus, den 9. maj 2015 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jakob B. Ditlevsen statsautoriseret revisor Torben Rohde Pedersen statsautoriseret revisor Fremlagt på bestyrelsesmødet, den Bestyrelse Suzanne R. Rosenkilde Stefan Steen Jensen Martin Ryding Rosenkilde formand Anders Morten Christoffersen Anne Liv Eberlein Jan Graversen Stine Nüchel Tuxen