AARHUS UNIVERSITET REFERAT. Orientering om konsekvenserne for AU indkøb efter SKI udmelding

Transkript

1 Møde den 20. januar 2011 ML 011, kl Administrationschefmøde nr. 16 Deltagere: ARO, FLA, JJ, JS, LKJ, NDH, CB, OBH, OJ, PH, PLJ, SEF, STKJ FALK: FB, KJ, LG, MHG, OO, ST, SS, FKF, KRTH Afbud: FKF, OO Gæster: Torben Jensen (punkt 1), Bo Bjerre Jacobsen (DFU-punkt) CISU-møde kl CISU-deltagere: FB, OBK, AKB, PKF, ARO, CB, JJ, NDH, OBH, OJ, OO, PH, PLJ, RDP, ST REFERAT Punkt 1. Orientering om konsekvenserne for AU indkøb efter SKI udmelding Universitetsdirektøren Dato Ref: FLA/WFJ Side 1/6 Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har den 4. januar 2011 kendt en række SKI-rammeaftaler ulovlige. Som konsekvens har SKI opsagt 16 rammeaftaler, hvoraf 5 aftaler ikke vil blive genudbudt. Universitetet må derfor ændre den prioritering, der tidligere har været vedtaget for indkøbskontorets arbejde. Udbudsforpligtelsen gælder fortsat, så AU-indkøb vil forsøge at lave midlertidige aftaler med de vigtigste leverandører, indtil der er etableret nye formelle aftaler. Det vil også blive overvejet, om FM-aftalerne (Finansministeriets indkøbsaftaler) kan erstatte nogle af de opsagte rammeaftaler. Der kan være tale om, at kvaliteten af de vare og tjenesteydelser, der udbydes via FMaftalerne, ikke lever op til sædvanlig standard på AU. Det vil i givet fald være et ledelsesspørgsmål at fastlægge den nødvendige kvalitet. Hvis Aarhus Universitet ønsker at fremstå som et miljøuniversitet kan det evt. være nødvendigt at rejse et miljøkrav i forbindelse med de aftaler, som universitetet vil indgå i fremover. Indkøbskontoret ved Torben Jensen vil orientere miljøerne på universitetet om status og proces i forbindelse med ændringerne på rammeaftaleområdet. Rektoratet Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fax: rektor@au.dk

2 Side 2/6 Punkt 2. Bemærkninger til referat fra administrationschefmøde nr. 15 Referatet blev godkendt. Punkt 3. Den faglige udviklingsproces Jørgen Jørgensen orienterede om, at der var igangsat en intern opslagsproces af ni prodekanstillinger. De resterende 5 prodekanstillinger vil senere blive opslået internt og eksternt. Der er fastlagt en proces for besættelse af stillingerne, der betyder, at de samme rådgivningsudvalg, der støttede dekanprocessen, vil blive bedt om at deltage i prodekanprocessen. Universitetsledelsen gennemfører et meget intensivt mødeforløb, hvor en lang række af de åbne spørgsmål i forbindelse med den faglige udviklingsproces bliver drøftet. Det er håbet, at der snart kan træffes en række principielle beslutninger vedrørende f.eks. den administrative struktur, tilrettelæggelsen af de tværgående funktioner, ph.d-skoler med videre. Efterhånden som de principielle spørgsmål afklares, skal implementeringen nærmere drøftes, hvilket gradvist vil involvere flere medarbejdere. Det er Jørgen Jørgensens håb, at han meget snart kan drøfte konkrete spørgsmål med f.eks. administrationscheferne. Selvom der således vil blive inddraget flere medarbejdere i processen, ønsker Universitetsledelsen fortsat først at melde officielt ud om ledelsens mange beslutninger i forbindelse med personalemødet den 9. marts Der er i universitetsledelsen principielt tilslutning til etablering af en projektorganisation, der skal implementere de mange beslutninger, men der er ikke truffet nærmere konkrete beslutninger herom. Administrationschefkredsen drøftede de meget vanskelige ledelsesmæssige udfordringer, som situationen indebærer. Det er vanskeligt at imødekomme personalets

3 Side 3/6 behov for oplysninger om fremtiden, når en række af beslutningerne endnu ikke er taget. Flere af administrationscheferne har i den situation valgt at tage en åben drøftelse med medarbejderne om de mange mulige scenarier og om den enkelte medarbejders rolle heri. Under pkt. 5 drøftede administrationschefkredsen, om det var muligt at gennemføre en fælles opgørelse af ledernes og medarbejdernes forskellige kompetencer og eventuelle ønsker til funktioner og faglig- samt jobmæssig udvikling. I forbindelse med arbejdsudvalgene i den administrative proces var der gennemført en række af disse analyser, men resultaterne var vanskelige at flytte fra område til område, idet der er anvendt forskellig metode og systematik m.v. Der var enighed om, at det vil være en styrke for processen - og måske i sig selv medvirke til at gøre det nemmere for medarbejderne at acceptere processen - hvis der blev igangsat et fælles projekt, der bør være klar til at tage i anvendelse allerede den 10. marts Jørgen Jørgensen lovede at drøfte et sådant projekt i vicedirektørkredsen og hurtigt vende tilbage til spørgsmålet. Punkt 4. Drøftelse af prioriteringer af den tværgående pulje - bygninger På grundlag af modtagne bemærkninger har Teknisk Forvaltning revideret oversigten over budget 2011 til 2014 vedrørende tværgående AU-projekter. Der er prioriteret for et beløb, der samlet set er større end budgetrammen, men erfaringsmæssigt vil der altid opstå situationer og spørgsmål, der vil gøre det vanskeligt at gennemføre alle projekter til den planlagte tid. Søren Trangbæk forventede derfor, at budgettet kan overholdes. Oplægget blev taget til efterretning og vil herefter blive forelagt universitetsledelsen.

4 Side 4/6 Punkt 5. Orientering og drøftelse af procedure mht. kortlægning af økonomimedarbejdere på AU Refereret under pkt. 3. Punkt 6. HSU-møde den 18. januar, opsamling HSU tog budgettet for 2011 til efterretning. Herudover tilsluttede HSU sig udkast til personalepolitik for Aarhus Universitet. I forhold til det tidligere kendte udkast var det nu præciseret, at der er oplysningspligt for den ansatte med hensyn til bibeskæftigelse. Personalepolitikken er nu gældende for hele universitetet. Den overordnede personalepolitik skal på en række områder konkretiseres og indarbejdes i personalehåndbogen. Personalepolitikken kan også suppleres af de decentrale politikker, der dog skal være i overensstemmelse med den overordnede politik for at bevare deres gyldighed. Personalepolitikken skal evalueres i midten af Den vedtagne tekst skal nu igennem en sproglig bearbejdelse, inden den lægges ud på hjemmesiden. Samtidig vil der blive udarbejdet et engelsk resume af politikken. På mødet i HSU drøftede man også universitetsledelsens beslutning om at give sig selv en tænkepause uden intern eller offentlig debat frem til marts Det er indtrykket at b-siden af HSU tog ledelsens overvejelser og beslutning til efterretning. Det er aftalt at give b-siden en orientering om ledelsens overvejelser den 2. marts og at indkalde til et ekstraordinært HSU-møde den 7. marts om den faglige udviklingsproces. HSUs sammensætning skal i løbet af 2011 tilpasses ændringerne i ledelsen og universitetets organisation, og der er nedsat en arbejdsgruppe med den opgave at fremkomme med et forslag hertil. Gruppens forslag forventes i løbet af marts 2011.

5 Side 5/6 Punkt 7. BM 17. januar, opsamling Udkast til høringssvar vedrørende forslag til ændring af universitetsloven f.s.v.a. udviklingskontrakterne blev behandlet på bestyrelsesmødet. Lovudkastet vil give ministeren bemyndigelse til ensidigt at fastlægge dele af udviklingskontrakten. Bestyrelsen udtalte sig mod lovforslaget. Bestyrelsen vedtog at lade museumsdirektør Gitte Ørskou, KUNSTEN i Aalborg, koncernchef Peder Tuborgh, Arla Foods, og direktør Lars Rohde, ATP indtræde i bestyrelsen fra den 1. februar Den nye bestyrelse, der også omfatter to nye studentermedlemmer - statskundskabsstuderende Maria Juhler-Larsen og cand.merc.-studerende Christian Thyrrestrup - afholder konstituerende møde den 31. januar Punkt 8. Orienterings- og meddelelsespunkter: Niels Damgaard-Hansen redegjorde for status i udviklingen i ph.d.-systemet, der bygger på PeopleXS. Der er tale om en meget presset tidsplan, idet systemet skal være klar til at integrere med STADS, når dette tages i brug i efteråret Specielt blev der spurgt til status vedrørende den såkaldte Study planer, herunder om den blev udviklet som en fremtidig standard for AU. Faste punkter: Nyt fra UDU/ UNI-IT/ NUAS o UDU-mødet den 8. februar flyttes til den 22. februar. Ad hoc: Nyt fra kursus- og seminardeltagelse Næste administrationschefmøde den 24. februar CASU-møde den 25. januar Tilsynsmøde med UBST den 26. januar Ekstraordinært bestyrelsesmøde den 31. januar Jens Bigum reception den 1. februar Indvielse af Internationalt Center den 1. februar

6 Side 6/6 Indvielse af TTE den 2. februar NUAS chefprogram på AU den februar Eventuelt Mødemateriale til CISU-mødet udsendes særskilt