Møde om informationssikkerhed. Bemærkninger til referat fra administrationschefmøde nr. 7 (bilag 8.1) Den faglige udviklingsproces

Transkript

1 Møde den: 21. maj 2010 ML 011 Administrationschefmøde nr. 8 Kl. (11/)12-15 REFERAT Deltagere: ARO, FLA, JJ, JS, LKJ, NDH, CB, OBH, OJ, PH, PLJ, SEF, STKJ FALK: ET, FB, KJ, LG, MHG, OO, ST, FKF Afbud: SEF, LKJ, ET, Øvrige deltagere: Punkt 0: Ole Boulund Knudsen og Peter Frost deltager. Afbud fra STKJ, OBH og Eigil fra HIH Punkt 4: Uffe Engberg Punkt 8: Steffen Skovfoged Universitetsdirektøren Dato Ref: FLA/WFJ FLA@adm.au.dk wfj@adm.au.dk Punkt 0. Kl Møde om informationssikkerhed Møderne i informationssikkerhedsudvalget holdes fremover fra kl. 15. til 16. efter mødet i administrationschefkredsen. Side 1/6 Punkt 1. Bemærkninger til referat fra administrationschefmøde nr. 7 (bilag 8.1) Bortset fra en rettelse af forslået til foreslået på side 4 nederst blev referatet godkendt. Punkt 2. Den faglige udviklingsproces Jørgen Jørgensen henviste til det kommende Sandbjerg-seminar, hvor alle fra kredsen deltager. På universitetsledelsesmødet den 12. maj 2010 blev det bl.a. aftalt, at rektoratet skulle indstille til bestyrelsen, at der, f.s.v angår den fremtidige institutstruktur, skal gennemføres et fagligt analysearbejde i løbet af efteråret. På samme måde skal den fremtidige administrative struktur underkastes en analyse. Analysegrupperne nedsættes af rektoratet efter forslag fra dekanerne. Rektoratet Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fax: rektor@au.dk

2 Side 2/6 Der var allerede kommet forslag til analysegruppen vedrørende den administrative struktur fra DMU, ASB samt NAT. Analysegruppen skal afrapportere til den øverste universitetsledelse, der herefter træffer afgørelse i spørgsmålet. Jørgen Jørgensen supplerede med, at deltagerne i den tværgående arbejdsgruppe, der har arbejdet med den administrative struktur, ikke er enige, men har peget på to forskellige modeller. Administrationschefkredsen drøftede det uheldige i, at den faglige udviklingsproces ikke hidtil har inddraget den store tap-gruppe - herunder den store gruppe af ikke administrative tappere. Punkt 3. Rektoratets majmøder med hovedområder (bilag 8.3) Ole Olsen meddelte, at analysen af UK-tallene vil blive udsendt til hovedområderne inden afholdelsen af møderne. Punkt 4. Status for People XS til Ph.d.-administration (NDH, Uffe Engberg fremlægger) En projektgruppe ved NAT arbejder med at afprøve PeopleXS som en fremtidig erstatning af FUA. Oprindeligt var det meningen, at der skulle indgås en kontrakt med PeopleXS herom, men i stedet er der valgt et samarbejde, hvor PeopleXS deltager i udviklingen af systemet til et forskeruddannelsesadministrationssystem for egne midler. Der er ikke indgået aftale om eller truffet beslutning om, at PeopleXS skal være det fremtidige forskeruddannelsesadministrationssystem på AU. Afgørelse herom, skal forventeligt ske i august. Den nuværende organisationsform er ikke acceptabel

3 Side 3/6 på længere sigt. Dels bæres omkostninger p.t. kun af et hovedområde - NAT - og dels skaber organiseringen usikkerhed om systemets udvikling, herunder i hvilken grad systemet vil være brugbart på hele universitetet, ligesom der aktuelt ikke er klarhed over økonomi og systemejerskab. Projektet følges af forskerskolelederne med Mogens Nielsen som formand, og administrationscheferne ser gerne, at denne kreds i relation til PeopleXS bliver udvidet med repræsentanter fra ph.d.-administrationerne. Jørgen Jørgensen opsummerede diskussionen og konkluderede, at forskerskolelederne bør suppleres med repræsentanter for ph.d.-administrationerne, at der skal træffes afgørelse om systemet i august, og at dette må ske på baggrund af en indstilling, der bl.a. redegør for økonomi, drift og placering af systemejerskabet, formentligt i AU-it. Punkt 5. Orientering om intern kvalitetssikring af transaktionssporet (ST) Hidtil har man i Regnskabskontoret foretaget en gennemgang af samtlige bilag, og eventuelle spørgsmål og problemstillinger er blevet afklaret mellem sagsbehandleren og den pågældende afdeling, der har afholdt udgiften. Regnskabskontoret vil omlægge kontrollen til en mere systemanalytisk kontrol. Der vil blive gennemført stikprøvevise kontroller, og resultatet herfra og den efterfølgende proces vil blive systematiseret i ændrede regler og/eller forretningsgange og drøftet på fællesmøder med regnskabsmedarbejdere på hovedområderne. Revisionens opgave vil også blive ændret og vil i fremtiden have mere fokus på forvaltningsrevision. Dermed vil revisionen være koncentreret om kontrol af AUs forretningsgange og kontrolprocedurer.

4 Side 4/6 Punkt 6. Revisionsprotokol Punkterne 6 og 7 blev behandlet under et. Punkt 7. Status på opfølgning på management letter (bilag 8.7) Søren Trangbæk kvitterede for det arbejde, der var præsteret med hensyn til opfyldelse af management letter og revisionsprotokol. Til bemærkninger om, at revisionen bevægede sig på et for detailleret niveau, bemærkede Søren Trangbæk, at management letter var stilet til rektoratet og bestyrelsesformanden og ikke til den samlede bestyrelse. Efterhånden er beskrivelserne af de interne forretningsgange af en sådan kvalitet, at revisionsindsatsen kan flyttes fra transaktionsrevision til forvaltningsrevision. Søren Trangbæk og Flemming Bøge konstaterede, at der løbende følges op på de tidligere påpegede itsikkerhedsproblemer. I revisionsprotokollen er der peget på behovet for en eliminering af mellemregningerne. Søren Trangbæk vil tage initiativ til at formidle procedurene for udligning af mellemregningerne. Punkt 8. Allokering af ressourcer fra hovedområderne til test i forbindelse med overgangen fra STADS (bilag eftersendes) (Steffen Skovfoged fremlægger) Steffen Skovfoged fremlagde en plan for kvalitetstests af STADS, inden dette tages i brug. Kvalitetstesten drejer sig om den forretningsmæssige værdi og vedrører ikke den mere banale tastaturfunktion. Kvalitetstesten har været behandlet i styregruppen, hvor der er stor tillid til kvaliteten i testen. Testen skal nødvendigvis gennemføres af en medarbejder med indsigt i det studieadministrative. Selve testen omfatter ca arbejdstimer, og der er brug for 5 årsværk frem til 2011, hvoraf der pt. er dækning for 2

5 Side 5/6 årsværk. De resterende årsværk må stilles til rådighed af hovedområderne. Steffen Skovfoges håbede på en 7 10 personer, der hver kan yde 2 dages arbejde om ugen for hvert af testområderne. AU på STADS-programmet konkretiserer forslag til testpersoner på de enkelte hovedområder og drøfter forslagene med de respektive administrationschefer, hvorefter der sammensættes en testgruppe således, at alle nødvendige kompetencer er dækket ind. Punkt 9. AU bestyrelsesmøde den 7. juni og den 17. juni Jørgen Jørgensen orienterede om dagsordenen for de to møder. Punkt 10. Forretningsgange Landbrugsmæssige miljøforhold mv. (bilag og bilag ) (CB fremlægger) I forbindelse med indførelse af det fælles CVR nr. på AU er der behov for en fælles koordinering og styring på tværs af enhederne, som har forpligtelser relateret til landbrug. Rektoratet har delegeret denne opgave til DJF. Christina Breddam oplyste, at landbrugsmæssige forhold skal forstås bredt og henviste til notatet om forretningsgange/retningslinjer vedr. landbrugsmæssige miljøforhold, som er grundlaget for denne koordinering. Administrationschefkredsen tog notatet til efterretning. Punkt 11. Orienterings- og meddelelsespunkter: Faste punkter HSU-møde den 10. juni Nyt fra UDU/ UNI-IT/ NUAS UDU-møde den 1. juni Nyt fra kursus- og seminardeltagelse JJ studietur med UDU til Skotland den maj

6 Side 6/6 Ad hoc: Steffen Skovfoged deltager i administrationschefmøderne fremover Næste administrationschefmøde den 9. juni Ekstra CISU-møder den 9/6, den 29/9 og den 3/11. (Bilag: Mødeplan for CISU) Eventuelt Jørgen Jørgensen oplyste, at universitetets politik vedr. UPS var klar. Universitetet vil betale, hvad man er forpligtet til i henhold til løbende aftaler, som i øvrigt er opsagt. Universitetet vil ikke deltage i finansieringen af nyudvikling på området.