HÅNDBOG. 16. marts udgave

Transkript

1 HÅNDBOG 16. marts udgave

2 Indholdsfortegnelse. 1. INDLEDNING 2. FORMÅL 3. ANVENDELSE 4. LEDELSE OG STYRING Brugermøder. 5. MULTIHUSETS DRIFT 5.1. Frivillig i Multihuset Åbningstider og brug af lokaler Booking og betaling Bookning af løse timer Priser. 6. REKLAMER 7. RENGØRING, RENOVATION OG SNERYDNING 7.1. "Ekstern" rengøring, renovation og snerydning Almindelig rengøring efter brug af lokaler. 8. VEDLIGEHOLDELSE 1.1. Tilsyn med Multihuset Skader på Multihuset. 9. OPSYN 1.1. Efterladte genstande. 10. AFLÅSNING OG NØGLER Generelt Typer Depositum Udlevering af koder og nøgler. 11. Adresse. 2

3 1. INDLEDNING Velkommen til Multihuset Læborgs eget hus. Multihuset i Læborg er et projekt, der har været undervejs i 7 år og er resultatet af et fantastisk arbejde mellem foreninger, private og kommune. Den daglige drift ledes af Multihusets bestyrelse og skal primært forestås af frivillige fra foreninger og institutioner i Læborg, Vejen Friskole, læborgere samt folk med tilknytning til Læborg. 2. FORMÅL Multihuset anvendes primært til idrætslige og kulturelle formål. Multihusets formål er at: Skabe et samlingspunkt for Læborg Sogn. Sikre alle aldersgrupper og interessegrupper i sognet et sted for samling og aktivitet. Knytte fællesskaber på tværs af alder og interesser. Skabe optimale muligheder for motion og sundhed for alle aldersgrupper på egne præmisser. Høste synergieffekt, når vore forskellige interesseområder, foreninger og mennesker i alle aldre samles under et tag. Videreudvikle Læborg Sogn som et godt sted at bo og leve via et endnu stærkere netværk mellem de forskellige foreninger, skolen og kirken. Sikre at vi får et hus, der kan rumme mange slags aktiviteter, også dem vi ikke har "opfundet" endnu. Synliggøre Læborg Sogn som et stærkt aktiv i Vejen Kommune, der rummer natur, kultur og et aktivt sammenhold. Multihuset fremmer sit formål ved at: Lægge faciliteter til uddannelse, træning og oplevelser inden for idræt og fritid. Afholde idrætskonkurrencer. Afholde andre aktiviteter af kulturel art. 3. ANVENDELSE Alle kan principielt leje Multihuset - helt eller delvis - men idrætslige aktiviteter har fortrinsret. Foreninger og institutioner i Læborg og omegn kan anvende Multihuset til andre aktiviteter, såfremt dette ikke er en konkurrent til Læborg Forsamlingshus. 3

4 Multihuset udlejes ikke til: Fester, som f.eks. familiefester, herunder bryllupper, konfirmationer og lignende. Dette gælder dog ikke børnefødselsdage eller arrangementer, hvor et væsentligt element er sportslig udfoldelse der samtidig kan gennemføres som en del af en fest i forsamlingshuset. Foredrag og lignende med under 120 deltagere, som normalt ville være henlagt til forsamlingshuset. Arrangementer, hvor der foregår bespisning, med mindre dette er koordineret med forsamlingshuset. Ønsker du at holde et arrangement i Multihuset, kan du kontakte administrationen på Vejen Friskole dagligt mellem 8 12 på tlf eller sekretæren i Multihusets bestyrelse på tlf eller LEDELSE OG STYRING. Multihusets bestyrelse træffer suverænt alle beslutninger vedrørende alle Multihusets forhold iht. Multihusets vedtægter, herunder overordnede driftsforhold og prioriteringer heraf. Såfremt der opstår en tvist mellem Multihusets primære brugere, kan bestyrelsen indhente Læborg Lokalråds holdning til sagen. Multihusets til enhver tid siddende bestyrelse fremgår af Multihusets hjemmeside på laeborg.dk. 4.1 Brugermøder. I juni måned hvert år afholdes et fordelingsmøde med Multihusets brugere, såfremt det vurderes, at der er behov derfor. Multihusets brugere samt prioritering er: 1. LG&U samt deres medlemmer. 1. Vejen Friskole, inkl. SFO og børnehaven. 2. Dagplejen. 2. Øvrige foreninger og institutioner i Læborg og omegn samt deres medlemmer. 3. Ikke medlemmer i Læborg og omegn generelt. 3. Ikke medlemmer udefra. På mødet fastlægges, på hvilke tidspunkter Multihuset er fast booket frem til 01. august det kommende år. Øvrige brugermøder kan afholdes, såfremt der findes behov herfor eller en af de væsentlige brugere, ønsker det. 4

5 5. MULTIHUSETS DRIFT Multihusets bestyrelse er ansvarlig for Multihusets drift. Bestyrelsen har nedsat et Forretningsudvalg og et Bygningsudvalg, der udgør Multihusets overordnede driftsorganisation. Den fremgår af Multihusets hjemmeside. Multihusets drift gennemføres primært ved frivilligt arbejde, hvor særlige opgaver behandles og fordeles af bestyrelsen gennem Bygningsudvalget. De almindelige daglige driftsopgaver - herunder snerydning - behandles og udføres af Vejen Friskole. Større opgaver koordineres med Bygningsudvalget og løses i et fællesskab mellem Vejen Friskole, LG&U og frivillige. Alle ledere, trænere og lærere i foreninger/institutioner støtter driften ifm. de aktiviteter, de gennemfører. Øvrig frivillig arbejdskraft deltager i særligt definerede opgaver, der koordineres af bestyrelsen eller Bygningsudvalget afhængig af opgavens karaktér. 5.1 Frivillig i Multihuset. Multihusets mange aktiviteter baseres på frivillig arbejdskraft samt støtte fra foreninger og institutioner i Læborg og omegn, idet den daglige drift er helt afhængig af, at frivillige giver en hjælpende hånd. Fælles for det at være frivillig ifm. Multihusets drift eller ifm. de forskellige aktiviteter er, at de penge, der tjenes, forbliver i Multihuset med mindre andet er koordineret med bestyrelsen forud for aktivitetens gennemførelse. Ønsker du at være frivillig, kan du henvende dig til sekretæren i bestyrelsen på eller Åbningstider og brug af lokaler. Multihuset er normalt åbent fra klokken 07:30 til 22:00, mandag - fredag og 07:30-18:00, lørdag og søndag. I juli måned er Multihuset åben, men der er ingen rengøring. Brug af Multihuset kan ske på følgende måde: 1. Aktivitet booket af en forening, skole m.fl. 2. Individuel booking af løse timer. 3. Gennem et årligt kontingent. Brug af Multihuset sker på eget ansvar, og børns brug af Multihuset sker under forældrenes ansvar. 5.3 Booking og betaling. LG&Us booking- og betalingssystem i CONVENTUS anvendes ifm. leje af Multihuset, og Vejen Friskole støtter med råd og vejledning ifm. booking. Vejen Friskole har prioritet til Multihuset på hverdage i tidsrummet LG&U har prioritet til Multihuset på hverdage i tidsrummet samt lør-, søn- og helligdage. 5

6 Det skal bemærkes, at alle faste bookinger skal baseres på planlægning af aktuelle aktiviteter, så øvrige brugere har mulighed for at booke Multihuset i ledige perioder alle dage i åbningstiden. 5.4 Bookning af løse timer. Når de faste brugere har booket jf. pkt. 4.1., vil der være en række tidspunkter, hvor Multihuset er ledigt. Multihuset kan da bookes som "løse timer". Booking af løse timer sker gennem eller ved henvendelse til Vejen Friskole dagligt mellem 8 12 på tlf eller formanden for Bygningsudvalget på mobil Oversigt over faste bookinger kan ses på eller via henvendelse til Vejen Friskole. Bookingen skal ske før, man starter på aktiviteten. Bemærk: Ønsker man en fast ugentlig tid til fx badminton, skal dette ske gennem LG&Us bestyrelse. 5.5 Priser Faste brugere LG&U. Lejen fastsættes årligt og faktureres halvårligt. Der skal tillægges moms Vejen Friskole. Lejen fastsættes årligt og faktureres halvårligt. Der skal tillægges moms Dagplejen. Dagplejen kan anvende Multihuset vederlagsfrit henset til Vejen Kommunes driftstilskud Løse timer i Multihuset. 1/3 af hallen (1 badmintonbane): 75,00 kr. pr. t. 2/3 af hallen (2 badmintonbaner eller en volleybane): 125,00 kr. pr. t. Hele hallen: Borgere og institutioner i eller med tilknytning til Læborg: 200,00 kr. pr. t. Hele hallen: Borgere og institutioner uden for Læborg: 350,00 kr. pr. t. Ovennævnte beløb er inkl. moms Årligt kontingent. 250,00 kr. inkl. moms for enkeltpersoner. 625,00 kr. inkl. moms i familiekontingent. Kontingentet giver ret til at bruge Multihuset, når det er ledigt, og kræver ingen booking forud. Hallen skal dog forlades, når brugere, der har booket tid ankommer i hallen Rengøringspersonale. Personer, som deltager i den frivillige rengøring, skal kun betale 1/2 kontingent. 6

7 5.5.4 Dagsarrangementer. Prisen for dagsarrangementer aftales i hvert enkelt tilfælde og fastsættes efter aktivitetens karakter, herunder vurderes bl.a. slidtage på Multihuset, brug af bad-, omklædnings- og toiletfaciliteter samt øvrige relevante forhold. 6. REKLAMER Multihusets drift kan understøttes gennem salg af reklamer opsat i hallen, såfremt dette ikke skæmmer hallens udseende. Det kan ske ved opsætning af ensartede skilte i to størrelser. Bandereklamer anvendes endnu ikke. 7. RENGØRING, RENOVATION OG SNERYDNING. 7.1 "Ekstern" rengøring, renovation og snerydning. Der foretages hovedrengøring 1-2 gange om året i august og december måned. Vejen Friskole gennemfører almindelig rengøring under hensyn til de gældende krav til hygiejne således: Hallen og foyeren: 1-2 gange pr. uge. Fejning af gulvet mindst 2 gange og vask af gulvet 1 gang pr. uge. Vask af halgulvet dog normalt kun 1 gang pr. måned. Bad og omklædning: 2 gange pr. uge. Toiletter: Dagligt. Vejen Friskole forestår renovation og snerydning ifm. Multihuset. 7.2 Almindelig rengøring efter brug af lokaler. Det forventes, at brugerne selv foretager almindelig oprydning efter brug. Det vil sige, at stole, bænke og borde er sat på plads, borde er ryddet og tørret af, gulvet er fejet - kort sagt, at lokalet fremstår pænt og ryddeligt til de næste brugere. Ovennævnte gælder også for omklædningsrummenes vedkommende. Rengøringsrekvisitter er placeret i rengøringsrummet. 8. VEDLIGEHOLDELSE Bygningsudvalget er overfor bestyrelsen ansvarlig for Multihusets vedligeholdelsestilstand. Der udarbejdes en vedligeholdelsesplan efter behov. Multihusets almindelige brugervedligeholdelse gennemføres af Vejen Friskole og på frivillig basis. De almindelige daglige vedligeholdelsesopgaver behandles og gennemføres af Vejen Friskole i koordination med Bygningsudvalget og løses i et fællesskab mellem Vejen Friskole, LG&U og frivillige. 7

8 Større vedligeholdelsesopgaver behandles af Bygningsudvalget og igangsættes alene i koordination med bestyrelsen, såfremt det har økonomiske konsekvenser Tilsyn med Multihuset. Bygningsudvalget fører tilsyn med Multihusets vedligeholdelsestilstand mindst en gang årligt. Bygningsudvalget er ansvarlig for, at der gennemføres de lovpligtige serviceeftersyn, brandeftersyn og øvrige eftersyn. Vejen Friskole fører generel tilsyn med Multihuset og Multihusets installationer ifm. de daglige opgaver Skader på Multihuset. Multihuset forestår reparation af alle opståede skader. Ved skader, der vurderes at være forsætlige, eller hvor groft uagtsomhed kan lægges til grund, kan drages skadevolderen til ansvar iht. gældende regler. 9. OPSYN Opsyn med brugen af Multihusets faciliteter gennemføres af Vejen Friskole og på frivillig basis. Endvidere er opsynet understøttet af kameraovervågning i de vigtigste lokaler. Alle ledere, trænere og lærere har ansvaret for at føre opsyn med Multihusets faciliteter forud for, under og efter de aktiviteter, de gennemfører, ligesom de fører naturligt opsyn med deltagerne. Ledere, trænere og lærere tilsikrer, at lokalerne efterlades i ryddelig stand og meddeler almindelige fejl og mangler til Vejen Friskole, der gennemfører den indledende vurdering og inddrager Bygningsudvalget eller bestyrelsen efter omstændighederne. Det forventes, at alle skrider ind overfor uhensigtsmæssig optræden, så ulykker på personer og skader på Multihuset og inventar undgås Efterladte genstande. Efterladte genstande opbevares i det indvendige depotrum en måned, hvorefter de fjernes og anvendes efter omstændighederne. Ejeren til efterladte ting eftersøges generelt ikke. 10. AFLÅSNING OG NØGLER 10.1 Generelt. Multihuset anvender et automatisk låsesystem, der låser op 07:30 og låser igen 22:00, mandag - fredag og 07:30-18:00, lør- og søndag. Særlige rum er låst med et normalt nøglesystem. 8

9 Til det automatiske låsesystem kan tilknyttes særlige koder, der kan udleveres til bruger, såfremt der er behov Typer. Der er 3 forskellige typer nøgler: A. Nøgler med adgang til hele Multihuset. B. Nøgler med adgang til det indvendige depotrum og musikanlægget. C. Nøgler med adgang til det udvendige depotrum Depositum. Der kan opkræves depositum for udleverede nøgler Udlevering af koder og nøgler. De faste foreninger/institutioner kan få udleveret relevante nøgler til ledere, trænere og lærere mod kvittering. Antallet af nøgler søges dog begrænset mest muligt. Koder udleveres kun i særlige tilfælde, som f.eks. hvis det automatiske låsesystem er defekt. Bygningsudvalget fører en navneoversigt over udleverede koder og nøgler. 11. ADRESSE. Læborg Multihus, Læborgvej 16, Læborg, 6600 Vejen. 9