ATP Koncernens rejsepolitik

Transkript

1 Til ATP s medarbejdere Opdateret december 2014 ATP Koncernens rejsepolitik 1. Formål og ansvar Formålet med denne rejsepolitik er at fastlægge ensartede retningslinjer for ATP koncernens medarbejdere på forretningsrejser og gennem en smidig administration at medvirke til en reduktion af ATP s samlede rejseomkostninger. Det er HR s ansvar, at rejsepolitikken ajourføres efter behov. 2. Generelt ATP afholder medarbejdernes dokumenterede udgifter ved forretningsrejser efter regning. Det er ATP s mål, at medarbejderne skal kunne rejse uden ekstra omkostninger for den enkelte og under rimelige forhold. Samtidig gælder det, at en medarbejder ikke skal kunne opnå ekstraordinære fordele gennem sine forretningsrejser. 3. Rejsebureau ATP har indgået aftale med Via Egencia, som pr. 1. januar 2015 fungerer som ATP s faste samarbejdspartner ved rejsebestilling Det er rejsebureauets ansvar til enhver tid at skaffe ATP s medarbejdere de bedst mulige rejsebetingelser herunder at medvirke til, at der opnås den bedste rejsetilrettelæggelse under hensyntagen til prisen. Alle rejser skal bestilles gennem Via Egencia og må således ikke bestilles direkte på nettet eller gennem andre bureauer. 4. Rejsebestilling En forretningsrejse bestilles hos af én husets rejsebestillere/koordinatorer, som fremgår af Medarbejderportalen Alle flyrejser bestilles gennem Via Egencia. ATP refunderer som udgangspunkt ikke betaling for flyrejser bestilt af andre end de autoriserede personer og gennem andre end Via Egencia. Rejser med skib skal bestilles gennem det økonomisk og servicemæssigt mest

2 fordelagtige selskab, herunder er Via Egencia en mulighed. Togrejser kan bestilles direkte hos DSB alternativt kan Via Egencia anvendes. Hotelophold skal bestilles gennem det økonomisk og servicemæssigt mest fordelagtige selskab/kanal, herunder er Via Egencia en mulighed. Billeje skal bestilles gennem det økonomisk og servicemæssigt mest fordelagtige selskab/kanal, herunder er Via Egencia en mulighed. Og bilen skal afspejle ATP s værdier, hvorfor der skal lejes en bil i en af de to billigste prisklasser hos udlejningsfirmaet. Bonuspoint for rejser betalt af ATP, tilhører principielt ATP, men krediteres i praksis den enkelte rejsende som en kompensation for dennes fravær hjemmefra. Medarbejdere er selv ansvarlige for at optjente bonuspoint bruges rettidigt ellers skal de returneres til ATP. Brug af bonuspoint er B-indkomst og brugere har oplysningspligt i forbindelse med indsendelse af selvangivelse. 5. Flyrejser Som hovedregel skal flyrejser bestilles billigst muligt. Der er normalt store fordele forbundet ved at planlægge sine rejser i god tid. Ret derfor henvendelse til en rejsebestiller så tidligt som muligt i planlægningen af en rejse. Tildeling af bonuspoint må ikke påvirke valg af flyselskab. Der kan flyves på business class ved rejser udenfor Europa i de tilfælde, hvor man rejser til møder eller skal holde indlæg på konferencer i forlængelse af rejsen og har brug for at være fuldt udhvilet ved ankomsten. Ved rejser til uddannelse og konferencer flyves altid på økonomi klasse (billigst muligt) med mindre man har fået særskilt tilladelse fra et medlem af KONDIR. Som alternativ til flyrejse kan kørsel i egen bil med kilometergodtgørelse anvendes, hvis kilometergodtgørelsen ikke overstiger billigste flyrejse. 6. Retningslinjer for hotelovernatning Der godtgøres udgifter til overnatning i enkeltværelse med bad og toilet. I udlandet anvendes passende standard i forhold til det pågældende lands hotelstandarder, hvilket kan variere fra land til land. ATP har ikke egne hotelaftaler, og derfor skal hotelreservationer foretages gennem den kanal, der giver de bedst mulige priser, herunder er Via Egencia en mulighed. Følgende maksimumsatser er gældende for hotelovernatning: Hotelovernatning i Danmark: 1500 DKK Hotelovernatning i udlandet: 2500 DKK Satserne er udtryk for den maksimale omkostning pr. overnatning pr. person (excl. 2

3 morgenmad). Der skal i den konkrete situation tages hensyn til de lokale omstændigheder, herunder det generelle prisniveau og standard i de enkelte lande og regioner. Det er afgørende, at ATP koncernens medarbejdere er bevidste om, at det kan være passende, at omkostningerne til en overnatning er væsentlig lavere end de nævnte maksimumpriser. I så fald skal der anvendes billigere hoteller. I særlige storbyer i udlandet eks. i London, New York, Tokyo kan særlige forhold gøre sig gældende. Det kan begrunde afvigelse fra ovennævnte rammer. Hvis der afviges, skal egen koncerndirektør samt økonomidirektøren orienteres om afvigelsen og begrundelsen herfor. Som udgangspunkt vælges hotel tæt på den aktivitet, som der deltages i. Ved deltagelse i f.eks. konferencer kan der overnattes på konferencehotellet. I udlandet kan endvidere anvendes rabataftaler, som nogle af vores forretningsforbindelser kan anvise. HR anbefaler overnatning på følgende hoteller, når medarbejdere rejser til centerbyerne for at arbejde: Frederikshavn: Scandic The Reef (ca. 860 DKK: bookingkode fås i HR)/Hotel Herman Bang (ca. 500 DKK) Holstebro: Best Western Hotel Schaumburg (ca DKK) Haderslev: Hotel Harmonien (ca. 825 DKK) Vordingborg: Hotel Vinhuset (ca. 895 DKK) Hillerød: Pharmakon (ca. 860 DKK) Ved rejser til Bruxelles anbefales følgende hoteller: Hotel Scandic Grand Place (ca DKK) Sheraton Brussels Hotel (ca DKK) Holiday Inn (ca DKK) Alle afregninger til hotelophold og omkostninger i forbindelse hermed skal foretages med kreditkort. ATP s rejsebestillere, som fremgår af Medarbejderportalen, har en særlig vejledende rolle. Imidlertid er de ikke ansvarlige for omkostningerne, hvis en medarbejder insisterer på at bo på et givet hotel. Da rejsepolitikken er en del af medarbejdernes ansættelsesvilkår, er det naturligt, at ansvaret for rejseomkostningerne hviler på den rejsende. 7. Fortæring ATP afholder medarbejdernes rimelige udgifter til fortæring. Det vil sige udgifter til hovedmåltider inklusive drikkevarer samt udgifter til forfriskninger og lignende udenfor hovedmåltiderne. Jf. ATP s politik Sådan forholder du dig til fortrolighed, gaver 3

4 og invitationer, interessekonflikter, intern viden, repræsentation og interne arrangementer. Der udbetales ikke rejsediæter. 8. Repræsentation Al repræsentation på ATP s regning skal tilpasses omstændighederne og deltagerne. Berettigede og dokumenterede omkostninger refunderes i fuldt omfang, når der på bilaget er anført formål og deltagere. Jf. ATP s retningslinjer for god forretningsadfærd i relation til fortrolighed, gaver m.m. ( Sådan forholder du dig til fortrolighed, gaver og invitationer, interessekonflikter, intern viden, repræsentation og interne arrangementer ). 9. Andre udgifter Andre diverse udgifter såsom taxi, telefon, vejafgifter, parkering, repræsentation, bagage og lignende godtgøres mod dokumentation. ATP afholder ikke udgifter til private, kulturelle eller underholdningsmæssige formål. I nødstilfælde og/eller efter særlig aftale med nærmeste koncerndirektionsmedlem, kan private udgifter betales via ATP s firmakort. Tilbagebetaling via løntræk sker umiddelbart efter hjemkomsten. ATP vil kun i begrænset omfang acceptere omkostninger uden bilag. Jf. ATP s politik Sådan forholder du dig til fortrolighed, gaver og invitationer, interessekonflikter, intern viden, repræsentation og interne arrangementer. 10. Visum Ved rejser til lande med visumpligt er Via Egencia behjælpelige med at skaffe visum. Henvendelse skal i givet fald ske i god tid. Det er medarbejderens pligt at sørge for gyldigt pas og i samarbejde med rejsebureauet at sikre sig, at visumforholdene er i orden inden rejsen. 11. Vaccinationer Medarbejderne er selv ansvarlig for, at eventuelle krævede/anbefalede vaccinationer foretages og at eventuelt forebyggende medicin tages som foreskrevet. 12. Forsikring Alle medarbejdere i ATP koncernen er dækket af en rejseforsikring under forretningsrejser i Danmark og i udlandet. Rejseforsikringen, der er tegnet i forsikringsselskabet Europæiske, dækker fra rejsens start og indtil hjemkomst. Af policen fremgår, hvor stor forsikringsdækningen er. Som dokumentation for rejseforsikring under rejsen udleveres til den rejsende medarbejder et BTI Business Travel Insurance Pass, som har en gyldighed på et år. Har der været afholdt udgifter i forbindelse med sygdom, skal der sendes en skriftlig anmeldelse til Europæiske Rejseforsikring, der også kontaktes straks i tilfælde af akut behov under rejsen. 4

5 13. Kørsel i egen bil Kørsel i egen bil er ligeledes omfattet af ATP s rejseforsikring. Ved benyttelse af egen bil ydes kørselsgodtgørelse efter de af Ligningsrådet godkendte takster. Befordringsgodtgørelse følger statens laveste sats for befordringsgodtgørelse (sats for 2013 udgør kr. 2,13 pr. km.) Godtgørelse for kørsel i egen bil på forretningsrejser afregnes særskilt efter reglerne herfor. 14. Rejsevaluta Den rejsende medarbejder kan få udbetalt et rimeligt rejseforskud i DKK via RUS, der står i forhold til rejsens længde, destination og formål. Der kan ikke udbetales rejseforskud i udenlandsk valuta. Rejsende med kreditkort, der har hævet udenlandsk valuta, og efter hjemrejsen har valuta tilovers, kan henvende sig i Danske Bank i Kastrup lufthavn, og få valutaen sat ind på kreditkortet igen. 15. Rejseafregning Senest en uge efter hjemkomsten afleveres rejseafregning (via RUS) til godkendelse hos nærmeste leder (koncerndirektør), hvorefter den går videre til økonomiafdelingen til endelig afregning. Har der helt undtagelsesvis været afholdt udgifter uden bilag, skal medarbejderen under rejsen føre regnskab over disse, idet de specificeres på rejseafregningen. Sådanne udgifter bør holdes på et absolut minimum. 5