VEJLEDNING TIL AFREGNING AF REJSER I RUS

Transkript

1 VEJLEDNING TIL AFREGNING AF REJSER I RUS 1. KOM PÅ REJSE-/UDLÆGSSYSTEMET (RUS). Gå ind på Administrative Edb-systemer og vælg Rejseafregningssystem i Produktion. 2. FÅ ET PASSWORD. Indtast din AAU adresse her og bed om et password. 3. LOG PÅ REJSESYSTEM. Når du har modtaget dit password via , logger du på rejsesystemet. Igen ved at gå ind på Administrative Edb-systemer og vælg Rejseafregningssystem i Produktion. Dit brugernavn er dit medarbejder nr. (står på ID kort). Du er nu logget på rejsesystemet.

2 4. OPRET REJSEAFREGNING. Klik på Opret rejseafregning i den lyseblå toplinie. Klik efterfølgende på Fortsæt længst til venstre i den lyseblå toplinie. 5. PÅFØR KORREKT OMKOSTNINGSSTED. Påfør det omk. sted, som skal betale udgiften i feltet Omkostningssted (hvis i tvivl spørg sekretær). Husk at Gem i lyseblå toplinie. Du har nu startet din rejseafregning op.

3 6. UDFYLD REJSEINFORMATION. Udfyld oplysninger som dato, klokkeslæt, rejsemål m.v. Vælg formål (f.eks. kursus). Og uddyb med yderligere oplysninger i kommentarfelt nederst på siden. Derpå Gem i lyseblå toplinie. 7. PÅFØR REJSEUDGIFTER. Klik på Opret længst til venstre i den lyseblå toplinie og vælg den bilagstype som passer til dine rejseudgifter. Har du kontante udlæg som taxi, busbilletter m.m. vælg Udlæg, skal du afregne kørsel vælg Kørsel osv.

4 Har du valgt bilagstype Udlæg får du et underbilag frem, udfyld det med beløb og omk. type, f.eks. taxi. Klik herefter på Indsæt udlæg i den lyseblå toplinie og indsæt bilaget på rejseafregningen.

5 Har du valgt bilagstype Diæter får du dette underbilag frem. Rejse datoer og tidspunkter indtastet på rejsen fremkommer på underbilaget. Du skal så udfylde hvor mange måltider du har modtaget på din rejse, altså måltider du ikke selv har betalt for og klik på Genberegn i den lyseblå toplinie, hvorefter du kan se udregningen over hvad du kan få udbetalt i diæter. Slut af med at klikke på indsæt diæter i den lyseblå toplinie. Nu kan du se at udgiften er påført rejseafregningen nede under Rejseomkostninger. Klik på udgiften for at få underbilaget frem igen, hvis du skal redigere i det. 8. PÅFØR VIA TRAVEL- OG KREDITKORTS TRANSAKTIONER. Har du bestilt flybillet hos Via Travel eller betalt rejseudgifter med AAU kreditkort, klik på Indsæt e-transaktion i den lyseblå toplinie.

6 Et pop-up billede kommer frem, klik på den blå pil, marker relevante bilag og klik på Tilknyt. Nu kan du se at udgifterne er påført rejseafregningen under Rejseomkostninger. Under Rejseomkostninger kan du også se, hvor meget du har til gode og hvor meget rejsen har kostet i alt. Hvis den indsatte e-transaktion er påført et rødt udråbstegn!, så klik på e-transaktionen og påfør rigtig omkostningstype. 9. FORTSÆT MED AT OPRETTE UNDERBILAG TIL ALLE REJSEUDGIFTER VEDR. REJSEN ER PÅFØRT.

7 10. FJERN UNDERBILAG. Skal et bilag fjernes fra rejsen, klik på Fjern bilag i den lyseblå toplinie på rejseafregningen, et pop-up billede kommer frem, marker bilaget og klik på fjern, bilaget er nu fjernet fra rejsen. 11. PÅFØR KONTERING. Under kontering påføres projekt nr., analyse nr. m.v. Dette kan også påføres af godkender, når du har klarmeldt rejsen. 12. FØR DU KLARMELDER REJSEN. Gem rejsen en sidste gang, udskriv den og klarmeld den så.

8 13. TILBAGEKALD REJSEN. Hvis du har behov for at rette i rejsen efter du har klarmeldt den, kan du tilbagekalde din rejse. Klik på klarmeldt under Rejseafregninger til venstre på dit faneblad. Klik derefter på den blå pil, marker hvilken rejse du vil tilbagekalde og klik på Tilbagekald rejseafregning i den lyseblå toplinie. Nu kan du finde rejsen igen under Igang til venstre på dit faneblad. 14. VIDERELEVERING AF REJSEN. Tag den udskrevne rejseafregning, underskriv den, vedlæg div. bilag/dokumentation og aflever til din sekretær, som vil ekspedere rejsen videre. 15. DU HAR NU AFREGNET DIN REJSE OG VIL I NÆRMESTE FREMTID MODTAGE UDESTÅENDE PÅ DIN NEM-KONTO.