Rejseafregning og best practice

Transkript

1 Rejseafregning og best practice Værktøjskonference 2009 ved Ida Wollenberg Juul, Økonomistyrelsen og Henrik Sjøqvist, Basware

2 Minikonferencens forløb Baggrunden for det nye rejseafregningssystem Tankerne bag rejseafregning Best practice for rejseafregning Det fremtidige forløb Præsentation af systemet

3 Du får viden om Best Practice for rejseafregning kendskab til Tankerne bag indblik i Det nye rejseafregningssystem

4 Baggrund for det nye system ASC-rapportens konklusioner: Effektivisering gennem digitalisering arbejdsgangene gøres digitale Enstrenget administration af rejser Frigive ressourcer til andre opgaver Adskillelse af rejsebestilling og rejseafregning

5 Tankerne bag rejseafregning Alle arbejder i ét og samme system Alle informationerne er samlet et sted Mulighed for rejsepolitisk kontrol før endelig godkendelse Systemet kan bruges til at refundere mindre udlæg, der ikke vedrører rejser Anvend kreditkort frem for forskud for at lette administrationen

6

7 Tankerne bag best practice.. Samlet rejseafregning er best practice for de fleste institutioner Reducér de manuelle processer til et minimum Oplysninger født i et system skal kunne overføres til andre systemer, så vi undgår dobbeltarbejde, fx mellem rejsebureau og rejseafregningssystem

8 men folk er forskellige Best practice er et udgangspunkt og en hjælp til at skabe bedre processer ikke en start på en større forbryder -jagt

9 Best Practice 1) Bestilling af rejse 2) Samlet rejseafregning 4) Godkendelse af rejseafregning 5) Bogføring af rejseafregning 6) Betaling af rejseafregning 3) Udgiftshåndtering (ikke rejser)

10 1. Bestillingen af rejsen Du bestiller rejsen hos statens rejsebureau (CWT) CWT sender oplysninger om rejsen til rejseafregningssystemet, og rejseafregningen er dermed oprettet

11 2. Samlet rejseafregning I kan registrere/kontere alle udgifter i rejseafregningssystemet -Udlæg -Diæter - Godtgørelser/kørsel Scan bilag ind og vedhæft dem, så du kan undgå papirarkiver Når den rejsende er færdig med registreringen, sendes rejseafregningen til godkendelse

12 4. Godkendelse af udgifter Mulighed for en rejsepolitisk kontrollant som tjekker rigtigheden fx kontering, overholdelse af institutionens rejsepolitik etc. Endelig godkendelse hos den budgetansvarlige chef før bogføring og betaling

13 5./6. Bogføring/betaling af udgifter Alt vedr. Navision Stat bogføring og betaling kommer til at foregå i ØSC Udligning af mellemregningskonto alt udlignbar udlignes i ØSC Der skal være tjekket for fejl og mangler før afregningen sendes til bogføring Bogholderen skal IKKE tjekke rigtigheden af rejseafregningen det er institutionens opgave (ØSC).

14 3. Udgiftshåndtering Refundér andre udlæg i rejseafregningssystemet Kontér, kontrollér og godkend i udlægsmodulet Scan bilag ind og vedhæft dem, så du undgår papirarkiver

15 Hvad kommer til at ske? Navision Stat, IndFak, ØSLDV og rejseafregningssystemet vil koordinere implementeringen hos institutionerne Navision Stat 5.1 er en forudsætning Økonomistyrelsen vil sammen med Basware komme ud til institutionerne før den endelige implementering for at: Analysere behov og forhold i henhold til standardopsætning og Best practice Starte uddannelse af superbrugere og administratorer Præsentere best practice arbejdsgange i forhold til rejseafregning

16 Hvad skal institutionerne begynde at tænke over? Hvordan lukker vi det gamle rejseafregningssystem? Hvad skal vi huske? Er de nuværende regnskabs- og sikkerhedsinstrukser hensigtsmæssige? Skal arbejdsprocesser o.l. ændres i lyset af best practice? Hvad med rejsepolitikken?

17 Præsentation af systemet v. Henrik Sjøqvist

18 E-Kørebog Kreditkort Transaktioner Navision Stat til rejsende Rejse bureau, (CWT) Afregning baseres på Rejseplan fra CWT ØS-LDV Godkendelse i Rejseafregningssystemet SKAT E-Indkomst Navision Stat

19 Vil du vide mere? Se mere på Et foreløbigt udkast til best practice ligger på hjemmesiden den opdateres løbende gennem pilottesten