Referat af afdelingsmødet i afd September 2014

Transkript

1 Fremmødt: 42 husstande, 47 personer. Sted: Aulaen på Virup Skolen Referat af afdelingsmødet i afd September Valg af dirigent og referent Søren Høgsberg fra hovedbestyrelsen er valgt som dirigent. Kasper Tangsig fra afdelingsbestyrelsen er valgt som referent. Søren orienterer om, at indkaldelsen er sket rettidigt og gennemgik dagsorden. 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet Forretningsordenen er enstemmigt godkendt. 3. Formandens beretning Kenneth, som er formand for afdelingsbestyrelsen orienterede om det forgangne år i afdelingen. Herunder er nogle af hovedpunkterne fra beretningen opridset. Tak til Ea, som har været med i bestyrelsen, men som har valgt at træde ud af bestyrelsen. Velkommen til blok B, som ikke var med på det sidste afdelingsmøde. Legeplads: Der har været sælgere ude fra 9 forskellige firmaer. Nu er vi nede på 4 tilbud, vi arbejder videre med. Legepladsen er på dagsorden senere på mødet. Hegnssyn: Træerne ud mod marken. Så vidt vi ved, er det vedtaget, men vi mangler stadig at få bekræftet at aftalen er indgået. Arrangementer: Gode arrangementer og god opbakning. Vi har fået en god vinduespudserordning. Beretningen er enstemmigt vedtaget. 4. Godkendelse af budget 2015 Budgettet fortæller, at der ikke sker noget i forhold til huslejen. Der er en vedligeholdelsesplan, som siger, om man skal optage nye lån, eller om der er penge til det vedligehold, der skal udføres. Derudover er der en henlæggelseskonto, som handler om, hvor mange penge, der lægges til side.

2 De grønne konti har vi fuldstændig råderet over. Vi kan beslutte, hvorvidt vi vil have en ejendomsfunktionær eller ej, og om vi selv vil rydde sne eller ej. Vi har ikke noget afsluttet regnskab for 2013, da vi er en nybygget afdeling, så derfor har vi kørt på byggeregnskab indtil For 2014 kommer der et regulært regnskab, som bliver fremlagt på næste ordinære afdelingsmøde. Der er nogle ændringer i forhold til budgettet for Husk at kigge på tal og ikke kun på procenter. Den gule blok kan påvirkes via adfærd. El, varme osv. De røde har vi ingen indflydelse på. Det er poster som skatter, lån, administrationsbidrag mv. Der justeres på nogle konti for at undgå små huslejeændringer. Huslejen dækker alle udgifterne. Der er en renteindtægt på i 2015, fordi vi lægger penge til side. Det er budgettet i rå tal. Man kan se en detaljeret udgave på boligkontorets hjemmeside à beboer à Regnskab og budgetter. Der kan man se det udfoldede budget og det udfoldede regnskab for vores afdeling. Der er afsat til et skur i 2015 i vedligeholdelsesplanen. Ingen ved, hvad det er for et skur. Der er også afsat til en plæneklipper. Grundejerforeningen skal muligvis betale boligforeningen for at græsset bliver slået. Solcellerne, der er afsat penge til i vedligeholdelsesplanen, producerer ikke strøm til de huse, de står på, men derimod fælles forbrug af strøm. Der blev spurgt ind til, at der er afsat i almindeligt vedligehold, mens der forbruges på vedligeholdelsesplanen. Vedligeholdelseskontoen bruger af pengene fra henlæggelse til planlagt vedligehold hvor der i 2015 hensættes kr. Der spørges ind til Tonis opgaver. Toni har opgaver i forhold til indflyttersyn og fraflyttersyn. Derudover er der nogle opgaver i forhold til fælles drift. I andre afdelinger, hvor ejendomsfunktionæren ikke er tilknyttet, skal inspektøren udføre opgaverne i forbindelse med fraflytning, og det er ofte dyrere end at have en ejendomsfunktionær til arbejdet. Der var to stemmer imod budgettet og vedligeholdelsesplanen. Tre undlader at stemme. Resten stemte for. Budgettet og vedligeholdelsesplanen er vedtaget. 5. Vedtagelse af fremtidsstrategi Strategien for fremtidssikring skal sikre, at der er nok penge fremadrettet til at vedligeholde bygningerne. Der var spørgsmål til, om man ikke burde vedtage strategien, før man vedtager budgettet, hvor planen indgår. Der bliv ligeledes stillet spørgsmål til, om stigningen af henlæggelser vil øge huslejen. Det vil den ikke. Afdelingsmødet pålægger bestyrelsen at sørge for, at der ikke kommer forslag, som indvirker på budgettet efter at budgettet er vedtaget ved fremtidige afdelingsmøder. Fremtidsstrategien var ikke enstemmigt vedtaget.

3 6. Indkomne forslag a. Maling af vægflader Jonas, som bor i nummer 117 forklarede forslaget. Der er meget genskin fra væggen. Det er et problem på flere flader end ved nummer 117. Alle de forskudte huse ud mod marken har problemet. Der er også vægflader mod øst, hvor det ikke generer. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. b. Havereglementer Kasper forklarede om det nye havereglement, at det er lavet på baggrund af, at man hellere vil have tillid til at haverne kan blive flotte, hvis de ikke skal overholde en lang række paragraffer. Derfor har arbejdsgruppen lavet et nyt reglement, som skal erstatte det gamle. Der blev stillet spørgsmål til, om man har ret til hæk og det har man stadig ifølge det nye reglement. Havereglementet blev enstemmigt vedtaget. c. Finansieret råderet Inger, som har stillet forslaget, forklarer at råderetten er der i forvejen men finansieret råderet er, at boligforeningen låner penge ud til råderetten. Man laver en opstilling på, hvad man gerne vil ændre. Man kan mindst låne kroner. Boligkontoret går ind for det, da det kan være med til at forskønne de boliger, man bor i. Tanken i Ingers tilfælde er at bruge pengene til at få flere skabe op. Men der er mange andre ting, man kan bruge penge på. Der er dog et loft på, hvor meget huslejen må stige på grund af råderet. Der er også et loft for, hvor meget afdelingen kan udlåne. Lejemålet afholder alle udgifter inklusiv renter. Pengene lånes af afdelingen og ikke boligkontoret. Udgiften vil følge lejemålet. 35 stemmer for forslaget. 32 stemmer imod forslaget. 16 undlader at stemme. Forslaget er vedtaget. d. Husnumre Heidi har foreslået at husnumrene kommer på ydersiderne af skuret fra bolig nummer 163 til 179. På de nye ejerboliger er der et sort nummer på skuret. Forslaget er vedtaget. Fire undlod at stemme. e. Forslaget vedrørende skilte fra Erna Det blev på sidste ordinære afdelingsmøde vedtaget, at der skulle sættes skilte op ved p- pladserne ud for blok b. Kenneth har snakket med Finn om det, og p- pladserne er tinglyst til blok b, så vi må gerne sætte dem op. Afdelingsbestyrelsen har modtaget et tilbud på skilte, som var meget dyrt, og derfor har afdelingsbestyrelsen bedt boligkontoret om at finde et bedre tilbud. Forslaget skal ikke til afstemning, da det er vedtaget på sidste møde. Afdelingsmødet pålægger bestyrelsen at fremskynde processen, så skiltene kommer op hurtigst muligt.

4 f. Forslag: Ændring af prioritet vedr. Legeplads Erna ønsker at de , som er afsat til legeplads i byggeprojektet, ikke bliver brugt på legeplads men på de mangler, som ikke er udbedret. Kenneth oplyser at de ifølge Finn er øremærket til legeplads. Forslaget skal ikke til afstemning. g. Forslag: Legeplads skal ikke placeres ved varmemesterens hus Erna ønsker ikke at legepladsen skal lægges der, hvor afdelingsbestyrelsen har projekteret den. Kenneth oplyser, at bestyrelsen har debatteret problematikken en del gange, og oprindeligt var planen at den skulle ligge ved Blok F, men bestyrelsen ønsker en legeplads i forbindelse med et fællesområde, derfor er placeringen planlagt ved varmemesterens hus. Der blev stemt om, at legepladsen ikke må placeres ved varmemesterens hus. 11 stemmer for forslaget en stor gruppe stemte imod. Forslaget er nedstemt, og legepladsen kan fortsat placeres på denne plads, hvis det godkendes i grundejerforeningen. h. Husdyrhold Alle forslag blev lagt sammen. Hvis man har anskaffet sig et husdyr i en periode, hvor det er vedtaget, at man må have husdyr, så skal man ikke skille sig af med disse husdyr, hvis der på et senere afdelingsmøde vedtages, at der ikke må holdes husdyr. Der var en debat om husdyr, som endte ud med en afstemning om forslagene i følgende rækkefølge. Første afstemning: Man må holde husdyr i afdelingen. 35 stemmer nej. 42 har stemt ja. Det er tilladt at holde husdyr i afdeling 73. Afdeling 15 har et reglement for husdyrhold, som det vil være relevant at se på. Der nedsættes en arbejdsgruppe, som skal lave et reglement. Alle er velkomne til at deltage. Reglementet skal være færdigt senest 1. december. Forslag: Hvor mange husdyr må man holde pr. lejemål. 55 stemte for ét husdyr pr. lejemål. Forslag: Må man holde friløbende kat. Man må ikke holde friløbende kat. Stort flertal imod. i. Forslag til beplantning. Forslaget tog stilling til, at man ville arbejde videre med den flotte plan, som blev fremlagt på mødet. Etape 1 sættes i gang, og vi stoler på, at vi kan hjælpe hinanden med at holde arealerne. Forslaget er vedtaget.

5 7. Valg a. Valg af bestyrelsesmedlemmer: Alle fire nuværende bestyrelsesmedlemmer genopstiller. De fire medlemmer er valgt. Der mangler et bestyrelsesmedlem til den plads, som Erna har overtaget fra Ea. Christian Sørensen, som bor i nummer 145, blev valgt til denne plads. b. Valg af suppleanter Der blev valgt to suppleanter. Første suppleant: Karsten Jensen 101 Anden suppleant: Rikke Pedersen 155 Den nye bestyrelses medlemmer: Kenneth Jegstrup Jensen, Heidi Erler, Pernille Benkjer, Preben Sahl, Jan Torsten Frederiksen, Kasper Tangsig, Christian Sørensen, Kristian Nors Skov, Jonas Westh Sloth, Rikke Pedersen (suppleant) og Karsten Jensen (suppleant). 8. Eventuelt Varmeanlæg Der skal kigges på varmeanlægget, da afkøling skal stå på et minimumgennemsnit på 30 grader. Chris har sagt til en beboer, at han vil rundsende mail, når vi igen skal begynde med at have varme på. I den mail skal der være en manual. Susanne i nr. 179 har selv lavet en manual, som hun vil give til bestyrelsen. Asfaltkant Der bliver spurgt om der bliver lavet en kant, da det stadig er for høj en kantsten til biler. Det skulle efter sigende være den højde som der er tilladt. Vand igennem loftet I flere boliger er der eller har været problemer med vand der drypper igennem loftet. Hvem skal betale for ødelagte møbler, gulve, lofter m.m. Har boligforeningen en forsikring til det? Kan ikke være rigtigt at vi selv skal betale, og det kan heller ikke være rigtigt, at vi skal betale fuld husleje, for noget der ikke er i orden. Søren Høgsberg (vores dirigent til mødet) vil tage det med i/til byggesagen/teknikkerne. Han foreslår derudover også, at man skriver overordnede/generelle ting ned og sender det til afdelingsbestyrelsen, som så kan give det videre til ham, så vil han tage sig af det. Afdelingsbestyrelsen takker for et godt og konstruktivt men langt møde.

6