WEBINAR OM ØIR (ØKONOMI I RAMMEARKITEKTUREN) Den 7. og 13. juni 2018

WEBINAR OM ØIR (ØKONOMI I RAMMEARKITEKTUREN) Den 7. og 13. juni 2018 1

VELKOMST V/ CHEFKONSULENT METTE VINTHER POULSEN 2 KOMBIT webinar om ØiR (Økonomi i Rammearkitekturen) for kommunernes KOMBIT programledere - juni 2018

Først lidt praktisk information Der er slukket for jeres mikrofoner Stil spørgsmål i chatten undervejs eller på mail mbprogrammet@kombit.dk og angiv Webinar ØiR i emnefeltet. Spørgsmål, der ikke besvares undervejs samles op og besvares, når begge webinarer om ØiR er afviklet - du får selvfølgelig tilsendt link til spørgsmål/svar. Evalueringsskema sendes til jeres mail umiddelbart inden, vi slutter i dag Hvem deltager fra KOMBIT i dag? Mette Vinther Poulsen Henrik Kirkeskov 3 Projektleder Malin Grenfors Chefkonsulent Iver Winther Proceskonsulent Peter Müller

Program for dagens webinar om ØiR Målgruppen for webinaret er kommunernes KOMBITprogramledere og personer med indsigt i og interesse for monopolbruddet, kommunens økonomi og processer. I dag forsøger vi at give jer svar på følgende spørgsmål: Hvad er og hvad omfatter ØiR? Hvad opnår kommunerne med ØiR? Hvilke arbejdsgange introduceres eller påvirkes med ØiR? Hvad skal kommunerne gøre for at benytte ØiR? 4

INTRODUKTION TIL ØIR V/ CHEFKONSULENT IVER WINTHER 5 KOMBIT webinar om ØiR (Økonomi i Rammearkitekturen) for kommunernes KOMBIT programledere - juni 2018

Hvad omfatter ØiR? FINANS Bogføringsgrundlag overføres fra fagløsning til bogføringssystem som bogfører DEBITOR/OPKRÆVNING Fagsystemet håndterer egne debitorer via integrationer til kommunens debitorsystem Fagsystemets indbetaling på egne og andres debitorer FAKTURAGODKENDELSE Fagløsningen kan modtage, godkende/afvise og anvise postering af faktura, der modtages i kommunens bilagssystem NEMKONTO Kosteffektiv og sikker adgang til NemKonto via Serviceplatformen 6

Prisme ØS Indsigt Kontanthjælp Sygedagpenge E&E FBS Praksys Hvorfor ØiR? As - Is ØiR Serviceplatform & Støttesystemer KMD OPUS 7

Det giver ØiR Postkontor for økonomidata Sørger for at økonomidata sendes til det rigtige system Moderniseret fælles format Kommunens kontoplan i Klassifikation 8

Hvorfor er ØiR smart? Postkontor for økonomidata - Interesse fra markedet for at sende data via ØiR - Lavere transaktionsomkostninger Ny datastandard - Bedre data - Ejes og kontrolleres af kommunerne - Fejlretning rykker tilbage til kilden - Mere sammenhæng med behov Kommunal kontrol over kommunens kontoplan - Fejlretning kan foregå i kommunen Øget konkurrence på kernefunktionalitet fordi alle systemer benytter samme standard 9 Det vender vi tilbage til!

Prisme KMD OPUS ØS Indsigt Kontanthjælp Sygedagpenge E&E FBS Praksys ØiR er også en anden måde at arbejde på.. ØiR Serviceplatform & Støttesystemer Klassifikation 10

Og det betyder, at Kommunerne skal ændre arbejdsgange i forhold til at vedligeholde egne underliggende data 11

HVAD OMFATTER ØIR? V/ PROCESKONSULENT PETER MÜLLER 12 KOMBIT webinar om ØiR (Økonomi i Rammearkitekturen) for kommunernes KOMBIT programledere - juni 2018

ØiR-Finans overblik Fagløsning Økonomisystem Udbetal ydelse Bogføringsgrundlag Validering Postering Sortiment Kontrol Forretningskvittering Ok Bogføring Omsætningstabel Forretningskvittering SP Modtaget Sortiment Bogført Kontoplan 14 Dataoverdragelse

ØiR klassifikation Klassifikation IM s kontoplan Andre Fælles ØiR Klassifikation Kommunespecifik opgave: Opret kommunespecifikke værdier/klasser Sortiment Fælles Sortiment Fagsystem Fælles Sortiment YR Fælles Sortiment KY Kommunespecifik Kommunespecifik Kommunespecifik opgave: Udvælg fagsystemets sortiment Systemopsætning opgave: Fagsystemet Ydelsesrefusion Økonomisystem Omsætningstabel opgave: Knyt sortiment til fagsystemets regler Sortiment Sortiment Kontoplan Map sortiment til kommunens kontoplan 15

ØiR-Debitor Funktionsområde I - Fagssystemets debitorkonti Oprette og ajourføre debitorkonti Krav, reguleringer mv. Hæfter, administrator Midlertidige adresser etc. Vedhæfte dokumentation og angive de enkelte parters materiale abonnementer Stor mulighed for knytte struktureret information til debitorregistreringer Fx tilbagebetalingsparagraffer Yderligere funktioner Hente information tilknyttet debitorkontoen, fx de renter, gebyrer og afskrivninger, der er fortaget af opkrævningsfunktionen Søge funktion relevant ifm. skift af fagsystemet. Det nye fagsystem kan fremsøge tidligere fagsystemers debitorkonto og overtage disse on the fly konvertering Indbetaling på krav på egne debitorkontos krav 17 Understøtter løsninger, der selv danner opkrævningen, fx Parkeringssystemer

ØiR-Debitor Funktionsområde II Andres debitorkonti Debitorsystemet vil samle debitorkonti for mange fagsystemer, samt debitorkonti der er oprettet af opkrævningsfunktionen direkte i debitorsystemet Et fagsystem kan med de rigtige opsætninger/autorisationer arbejde med andres debitorkonti Søge debitorkonti Hente information om en debitorkonto Søge debitorkonti, der har markeret krav, som må dækkes ved ekstern indbetaling Modtage besked om de krav, som må dækkes ved ekstern indbetaling Foretage indbetaling på krav, som må dækkes ved ekstern indbetaling 18

ØiR Faktura Relevant understøttelse af fakturakontrol i fagforvaltningen Centralt overblik over kommunens faktura og status på betaling Udnytte funktionalitet til betaling, kreditorhåndtering og postering Leverandør Faktura info Fremsender Fakturainfo Fakturahåndteringssystem Behandler fakturainfo Fremsender fakturainfo Fagsystem Kontrol af fakturainfo Foretag postering Fremsender fakturainfo svar Betaler faktura Behandl i kreditor 20

STATUS på ØiR FINANS Produktion: Version 2 (Ydelsesrefusion) På planen: Kommunernes Sygedagpengesystem, Kommunernes Ydelsessystem, Social Pension Kommune, UDK/Boligstøtte, Praksys, DHUV - Digitalisering på Handicap- og Udsatte Voksne-området DEBITOR/ OPKRÆVNING FAKTURA NEMKONTO 22 Produktion: Version 1 (Fælles Bibliotekssystem) På planen: Kommunernes Sygedagpengesystem, Kommunernes Ydelsessystem, Social Pension Kommune, Fælles Bibliotekssystem, DHUV - Digitalisering på Handicap- og Udsatte Voksne-området Produktion: Version 1 (Fælles Bibliotekssystem) På planen: Produktionsklar Q2 eller Q3 2019 Kommunernes Ydelsessystem, Social Pension Kommune, Fælles Bibliotekssystem Produktion: Produktionsklar Q3-Q4 2018 På planen: Kommunernes Ydelsessystem, Social Pension Kommune, DHUV - Digitalisering på Handicap- og Udsatte Voksne-området, Kommunernes Sygedagpengesystem.

- HVAD OPNÅR KOMMUNERNE MED ØIR? - HVILKE ARBEJDSGANGE PÅVIRKES AF ØIR? V/ PROCESKONSULENT PETER MÜLLER 23 KOMBIT webinar om ØiR (Økonomi i Rammearkitekturen) for kommunernes KOMBIT programledere - juni 2018

Hvad opnår kommunerne med ØiR? FINANS Højere kvalitet i finansbilag fra fagsystemet Kan tilpasse registreringspraksis til forretningens opfølgningsbehov Lettere udveksling af data mellem parter og myndigheder DEBITOR/ OPKRÆVNING Højere kvalitet i debitorregistreringer fra fagsystemet Kan tilpasse registreringspraktisk til forretningens opfølgningsbehov Lettere udveksling af data mellem parter og myndigheder Effektive arbejdsgange FAKTURA Bedre og mere effektiv understøttelse af decentral fakturagodkendelse Samme model for alle fagløsninger Ingen manuel distribution af fakturabilag - fx ved administrationssager NEMKONTO 24 Fagsystemet modtager kvitteringer via NemKonto og pengeinstitutter Bedre og mere effektiv borgerbetjening, da status af betalingsanmodning fremgår i fagsystemet Kommunens afstemning af remiteringskonti begrænses Udfasning af KMD-Udbetaling

Hvilke arbejdsgange påvirkes af ØiR? FINANS Fastlæg fagsystemets ØiR-sortiment/den kommunespecifikke opsætning Fejl rettes ved kilden/posteringsfejl skal rettes i fagsystemet DEBITOR/ OPKRÆVNING Håndtering af krav, som kan eksternt indbetales Fastlæg fagsystemets ØiR-sortiment/den kommunespecifikke opsætning Fejl rettes ved kilden FAKTURA Distribution af fakturer overtages af integrationen Den centrale bilagsfunktion håndterer opmærkning til brug for distribution herunder fejldistribuering Hovedparten af faktura kan distribueres automatisk via EAN-nummer 25 NEMKONTO Økonomiafdelingen skal hente fejlrapporter mv. direkte i NemKonto Ydelseskontoret m.fl. kan se status på udbetalinger direkte i sit fagsystem Fejl i udbetaling medfører automatisk modposteringer; minus manuel afstemning Kommunen skal oprette sig og sine bruger i NemKonto LOS

Nye arbejdsgange med ØiR medfører, at Fagforvaltning/forretningsområde og Økonomi skal samarbejde om ØiRsortiment Økonomi bliver afhængig af Fagforvaltningens/forretningsområdets fejlretning 26

HVAD SKAL KOMMUNERNE GØRE FOR AT BENYTTE ØIR? V/ CHEFKONSULENT IVER WINTHER 27 KOMBIT webinar om ØiR (Økonomi i Rammearkitekturen) for kommunernes KOMBIT programledere - juni 2018

28 KOMMUNEN SKAL MAPPE FAGSYSTEMETS KONTOPLAN MED KOMMUNENS KONTOPLAN I ØKONOMISYSTEMET

KLIK-opgaver og etablering af nødvendig drift/forvaltning Anskaffe snitflader Sikre at snitflader er implementeret i kommunens økonomisystem Opsætte og mappe anvenderløsningens kontoplan til kontoplan i økonomisystemet Gennemføre test af nulsums-postering i produktionsmiljøet Etablere arbejdsgang for fejlrettelse ved kilden Etablere arbejdsgang for vedligehold af kontoplanen 29

Mere om test af nulsums-postering Teste økonomisystemets opsætning på Serviceplatformens produktionsmiljø Teste hul-igennem fra anvendersystemet til kommunens økonomisystem Teste at kommunen har mappet kontoplanerne korrekt jf. KLIK-opgave 30

Opgaver, der skal løses hver gang kommunen tilslutter et nyt system: Tjekke at relevante snitflader er anskaffet Sikre at snitflader er implementeret i kommunens økonomisystem (hvis ikke snitfladen allerede er i drift) Opsætte og mappe anvenderløsningens kontoplan til kontoplan i økonomisystemet Gennemføre test af nulsums-postering i produktionsmiljøet 31

Tidsplan ØiR er udviklet for at understøtte monopolbruddet og UDK Fælles Bibliotekssystem (FBS) benytter version 1 Ydelsesrefusion bliver næste system KY og KSD udgør næste bølge Herefter følger Praksys og måske E&E Derudover styrer kommuner og leverandører, hvornår andre systemer går på ØIR 32

FÅ MEST MULIGT VÆRDI UD AF ØIR Hvilke andre/egne it-systemer kan med fordel anvende ØiR? Hvem skal kommunen påvirke for at få snitfladerne implementeret? Hvem kan kommunen samarbejde med for at nå et kosteffektivt resultat? 33

Tak for i dag! Projektleder Malin Grenfors Spørgsmål sendes på mbprogrammet@kombit.dk - anfør venligst Webinar ØiR i emnefeltet. KOMBIT samler op og besvarer spørgsmål, når begge webinarer er afviklet. Vi håber, at du vil bidrage til at udvikle KOMBITs webinarer - link til evaluering fremsendes på mail. Chefkonsulent Iver Winther Mere information om ØiR på projektets hjemmeside www.kombit.dk/oeir 34 Proceskonsulent Peter Müller

35 EKSTRA SLIDES TIL HANDOUT

FAKTA ØiR-Finans Integrationer Scope ØiR Klassifikation Status Afsend økonomiposteringer til ØiR (Finans) SF1590_A Version 2: Straksleverance (Webservice) og Masseleverance (filbaseret) Overførsel af bogføringsgrundlag indenfor en myndighed og mellem myndigheder Hvert fagsystem skal have sit eget ØiR sortiment med mulighed for kommunale udvidelser Produktion: Masseleverance (Ydelsesrefusion) På planen: Kommunernes Sygedagpengesystem, Kommunernes Ydelsessystem, Social Pension Kommune, UDK/Boligstøtte, Praksys, m.fl. 36

FAKTA ØiR-Debitor Integrationer Scope ØiR Klassifikation Status Afsende debitorregistreringer til ØiR (Debitor) SF1590_B V1: Straksleverance/Filleverance (På vej ud) SF1590_B V2: Straksleverance (Webservice) (kun til KSD) SF1590_B V3: Straksleverance (Webservice) / Masseleverance (fil-baseret) (afventer E&E) Modtag besked om krav til indbetaling SF1590_H V1: Reservation af indbetaling 37 Håndtering af debitorer og debitorkonti indenfor en myndighed og mellem myndigheder Hvert fagsystem skal have sit eget ØiR sortiment med mulighed for kommunale udvidelser Indbetaling på andres krav/debitorkonti forudsætter ØiR Klassifikation Produktion: SF1590_B_V1 (Fælles Bibliotekssystem) På planen: Kommunernes Sygedagpengesystem, Kommunernes Ydelsessystem, Social Pension Kommune, E&E- Ejendomsbidrag og Ejendomsskat, DHUV - Digitalisering på Handicap- og Udsatte Voksne-området

FAKTA ØiR-Faktura Integrationer Scope ØiR Klassifikation Status Fakturagodkendelse SF1590_D V1: Straksleverance/Fillevera nce (På vej ud) SF1590_D V2: Straksleverance (Webservice) Godkendelse af faktura indenfor en myndighed. Faktura modtaget af tredjepart. Hvert fagsystem skal have sit eget ØiR sortiment med mulighed for kommunale udvidelser aht. den tilhørende postering Produktion: SF1590_D_V1 (Fælles Bibliotekssystem) På planen: Kommunernes Ydelsessystem, Social Pension Kommune, Fælles Bibliotekssystem 38

FAKTA ØiR NemKonto Integrationer Scope ØiR Klassifikation Status Afsend betalingsanmodninger SF1590_E V1: Straksleverance (Webservice) Afsendelse fra en myndighed til NemKonto Systemet, NKS. Nil Produktion: Klar 2-3 kvt. 2018 På planen: Kommunernes Ydelsessystem, Social Pension Kommune (og senere Kommunernes Sygedagpengesystem), DHUV - Digitalisering på Handicap- og Udsatte Voksne-området 39