ØIR FINANS TAVLETEST. Uge Version

Transkript

1 ØIR FINANS TAVLETEST Uge Version

2 Agenda Velkommen Formål med Tavletesten Intro kontering af ydelser Tavletest: KSD Tavletest: KY Justeret konteringsflow fejlrettelse ved kilden Forvaltning: ØiR Klassifikationssystem

3 Formål Primære formål Tavletesten skal afdække om samspillet mellem den nye ØiR finanssnitflade, KYs og KSDs angivelse af kontodimensioner på sine finansposteringer og den kommende mapning lokalt i kommunens økonomisystem er tilstrækkelig ift. kommunernes budgetopfølgning, regnskabshåndtering samt indberetning. Sekundære formål Trykprøve om det justerede konteringsflow ifm. fejlrettelser er robust herunder afdække om der er særlige forhold, der skal tages højde for ifm. implementeringen af KY og KSD. Endelig gennemgås roller og ansvar ift. forvaltningen af ØiR Klassifikationssystemet med det formål at give en fælles indsigt i de nye opgaver, som ligger heri.

4 Intro kontering af ydelser Indledning fagsystemet danner posteringer på baggrund af ydelsesudbetalinger, indbetalinger mv. Økonomisystemet foretager den konkrete bogføring i kommunens regnskab As-is I fagsystemet (fx KMD Aktiv) opsætter kommunen sammenhæng mellem ydelser og kontering (IM s 11-streng) I økonomiløsningen oversættes (mappes) kontostrengen ift. kommunens kontoplan Ved fejl i oversættelsen sættes posteringen på en fejlkonto. Ompostering foretages af kommunens økonomifunktion KMD Udbetaling danner finansposteringer over positivt gennemførte udbetalinger. Kommunen afstemmer med brug af fejllister fra KMD Udbetaling.

5 Intro kontering af ydelser To-be ØiR Klassifikationssystemet indeholder fagsystemets tilladte værdier for kontering Primære dimensioner: Svarende til IM s kontoplan Sekundære dimensioner: Afhængig af anvenderløsning ØiR Klassifikationen er fælles (global) på tværs af kommunerne. Indeholder mulighed for kommunale tilføjelser - sekundære dimension fagsystemet har et register over mulig ydelser. På hver ydelse er her angivet kontering ift. faste værdier ud fra den fælles klassifikation, samt regler for variable værdier, fx bestemt af ydelsens organisatorisk ophæng Økonomiløsningen mapper den enkelte postering til en lokal kontering bestemt af kommunens kontoplan Økonomiløsningen danner en forretningskvittering for, om posteringen er gennemført succesfuldt Anvender systemet har ansvaret for at korrigere og genfremsende fejlbehæftede posteringer KMD Udbetaling ingen ændring!

6 Postering Konteringsflow Udbetaling Ydelse Intro kontering af ydelser Fagsystem Serviceplatform ØiR Økonomiløsning Bevilligede ydelser Dan Udbetaling Start Dan Postering Afsend posteringer i finansbilag Finansbilag Modtag finansbilag Valider Fejl Ok Map til lokal kontoplan Posteringer Gensend korrigeret postering Afvist Accept/Afventer/ Afvist Opdater status på posteringen Korriger postering Modtag forretningskvittering Dan Forretnignskvittering Forretningskvittering Foretag bogføring Afvist Valider Slut Accept/Afventer

7 Intro kontering af ydelser Konteringsdimensioner 6 primære dimensioner 0-X sekundære dimensioner

8 Intro kontering af ydelser Dan postering Beskrivelse fagsystemet har et register over ydelsens stamdata. Heraf fremgår faste og variable værdier for konteringen af den enkelte ydelse Registeret vil være opbygget med virkningstid mv. (ej vist) De variable dimensioner angives på en af flg. to måder Ud fra ydelsen organisatoriske ophæng (se næste slide) Sagsbehandleren foretager et valg i brugerdialogen ifm. den enkelte bevilling (ej vist) Ydelsesregistrering ID YdelsesartSag KLE-nr. Ydelse Tilb.pligt. Lovhenvisning Kontering Art Sekundær dimension Variable Faste værdier Konto Dranst Ejerforhold Omkostningssted Org.- Reference 1 Ledighedsy Ledighedsydel se med refusion 2 Ledighedsy Ledighedsydel se med refusion nej LAS Fra organisation ja LAS X = Ja Fra organisation 3 Ledighedsy Ledighedsydel se, ikkerefusionsbere ttiget ( 104, stk. 1, i lov om aktiv socialpolitik) nej LAS Fra organisation Fra organisation Fra organisation Fra organisation

9 Intro kontering af ydelser Dan postering Fastlæggelse af værdier ud fra ydelsens organisatoriske ophæng Kommunen knytter en sammenhæng ( Enhedstype ) mellem sin organisationsmodel i STS Organisation og så de enheder, fx omkostningssteder, som kommunen har oprettet i ØiR Klassifikation Dan Posterings-funktionen tildeler dynamisk værdien ud fra den organisatoriske reference på ydelsessagen

10 Intro kontering af ydelser Map til lokal kontoplan Beskrivelse I økonomiløsningen vedligeholder kommunen en mapningstabel, som angiver, hvordan den enkelte postering skal konteres jf. kommunens lokale kontoplan Mapningsmodulet foretager mapningen Såfremt mapningen er Succesfuld: Der posteres med mappede værdier = dem brugeren ser i økonomisystemet Mapningstabellen understøtter ikke de indkomne værdier: Postering sættes i status afventer Mapningstabellen ajourføres Mapningen gennemføres og der konteres Posteringen sættes i fejl = afvises Status for den enkelte posterings mapning giver en mulighed for at identificere årsag til manglende balance i afstemningen ØiR Klassifikation MAP Lokal kontoplan

11 Intro kontering af ydelser Korriger postering Beskrivelse Økonomiløsningen afleverer en forretningskvittering pr. postering Den kan have tre stati Accepteret: Økonomiløsningen har konteret overtaget ansvaret for postering Afvist: Økonomiløsningen kunne ikke gennemføre posteringen. fagsystemet har fortsat ansvar for posteringen. Afventer: Økonomiløsningen er i færd med at behandle posteringen. Typisk mangler en mapning. Fagsystemet har fortsat ansvaret for posteringen. Efter afventer følger enten accepteret eller afvist fagsystemet skal håndtere/fejlbehandle alle afviste posteringer. Efter fejlbehandling, som kan indeholde korrektion eller nul-korrektion, skal fagsystemet genfremsende posteringen i korrigeret tilstand. Det kan være samme eller ny postering.

12 Fremgangsmåde for Tavletesten Materiale KY og KSD har udarbejdet oplæg over et repræsentativt udsnit af de ydelser, som skal regnskabsføres KY benytter sig af registrantbogføring KSD benytter sig af sumposteringer Registreringen benytter sig af ØiR Klassifikationssystemet For at gøre det mere læsbart under tavletesten er de brugervendte nøgler angivet. Anvendelsen UUID i stedet for brugervendte nøgler fremgår ikke. Perspektivet er anvendersystemets, dvs. venstre-siden af diagrammet Intro kontering af ydelser Fremgangsmåde Fagprojektet gennemgår et eksempel På tavlen gennemgår vi dernæst i fællesskab, hvorledes mapningen kan gennemføres i økonomiløsningen Konstateres behov for yderligere information for at kunne opnå den ønskede mapning registreres dette. Det sikreres, at informationen kan gøres tilgængelig i Finans-snitfladen. NB: Det er det enkelte fagsystems kompetence, om der skal foretage en evt. justering.

13 TAVLETEST - KSD

14 Scenarier til kontering i KSD Konteringsprincip 1. Udbetaling af sygedagpenge til sygemeldt 2. Udbetaling af sygedagpenge til virksomhed Sumposteringer 3. Kontering af uge-kørsel Omkostningsted: KSD anvender kun øverste niveau (kommune). Der er ingen kommuner, som har ønsket at kunne kontere på område-niveau.

15 Udbetaling af sygedagpenge til sygemeldt Jette Hansen fra Skanderborg skal have udbetalt sygedagpenge for marts måned. Denne gang for en 4-ugers periode. Ydelse Beløb Sygedagpenge ATP egen andel -95 Skattepligtig ydelse A-skat ( ) * 36% Udbetaling i alt

16 Afstemningskonti Konteringer Ydelseskonti Afregningskonti Sygedagpenge Kommune ATP Afstemningskonto ATP Skat Udgående Udbetaling IM: IM: IM: IM: IM: IM: Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Sygedagpenge brutto kommune andel atp total atp A-skat netto borger

17 Kontering af sygedagpenge - sygemeldt Ydelse Beløb Sygedagpenge ATP kommuneandel 189 ATP bidrag ATP egen andel -95 Skattepligtig ydelse A-skat Udbetaling i alt KSD- kontonavn IM-konto Omkostningssted Sekundær dimension Sygedagpenge Skanderborg Kommune ATP Sygedagpenge Skanderborg Kommune 189 Afregning skat Skanderborg Kommune A-skat Afregning ATP Skanderborg Kommune ATP Udbetaling borger (KMD Udbetaling) Skanderborg Kommune Aut. udbetaling

18 Udbetaling af sygedagpenge til virksomhed Skanderborg Kommune har søgt om refusion for Jens Hansens sygefravær. De har søgt for perioden 1. januar til 31. januar. Ydelse Beløb Sygedagpenge Udbetaling i alt

19 Kontering af sygedagpenge virksomhed Ydelse Beløb Sygedagpenge Udbetaling i alt Sygedagpenge Skanderborg Kommune KSD- kontonavn IM-konto Omkostningssted Sekundær dimension Udbetaling virksomhed (KMD Udbetaling) Skanderborg Kommune Aut. udbetaling

20 Sumkontering Ærø Kommune har tre sager til udbetaling i én ugekørsel i KSD Ydelse - Hans Hansen Beløb Sygedagpenge ATP egen andel -95 Skattepligtig ydelse A-skat ( ) * 36% Udbetaling i alt Ydelse - Købmand Jensen Beløb Sygedagpenge Udbetaling i alt Ydelse - Bente Jørgensen Beløb Sygedagpenge ATP egen andel -95 Skattepligtig ydelse A-skat ( ) * 37% Udbetaling i alt

21 Kontering pr. kørsel Hans Hansen Bente Jørgsen Købmand Jensen Total Ydelse Beløb Beløb Beløb Beløb Sygedagpenge ATP kommuneandel ATP bidrag ATP egen andel Skattepligtig ydelse A-skat Udbetaling i alt Afregning skat Skanderborg Kommune A-skat Afregning ATP Skanderborg Kommune ATP 568 Udbetaling (KMD Udbetaling) KSD- kontonavn IM-konto Omkostningssted Sekundær dimension Sygedagpenge Skanderborg Kommune ATP Sygedagpenge Skanderborg Kommune Skanderborg Kommune Aut. udbetaling

22 Mulighed for opsplitning Der er mulighed for at splitte følgende: Hans Hansen Bente Jørgsen Købmand Jensen Total Ydelse Beløb Beløb Beløb Beløb Sygedagpenge ATP kommuneandel ATP bidrag ATP egen andel Skattepligtig ydelse A-skat Udbetaling i alt

23 Opsplitning Sygedagpenge og udbetaling kan opsplittes i: Ktpl Artskonto Type Udg. Betaling borger Udg. Betaling virksomhed Sygedagpenge, refusion Sygedagpenge, A-indkomst Sygedagpenge, B-indkomst

24 TAVLETEST - KY

25 Scenarier til kontering i KY 1. Udbetaling af Hjælp til forsørgelse inkl. Særlig støtte 2. Udbetaling af Hjælp til forsørgelse med sanktion Udbetaling af Hjælp til forsørgelse og særlig støtte til ejer 4. Udbetaling af enkeltydelse uden kommunal specifikation 5. Udbetaling af enkeltydelse med kommunal specifikation 6. Udbetaling af Kontanthjælp med administration

26 Udbetaling af Hjælp til forsørgelse inkl. Særlig støtte Anne Hansen skal have udbetalt hjælp til forsørgelse for marts måned. Ydelseskontor Øst er ansvarlig for Annes sag. Det er beregnet uddannelseshjælp og aktivitetstillæg: Ydelse Beløb Uddannelseshjælp 23 stk. 2 nr Aktivitetstillæg 24 stk. 3 nr Bruttouddannelseshjælp ATP egen andel -95 Skattepligtig ydelse A-skat ( ) * Nettouddannelseshjælp Særlig støtte Udbetaling i alt

27 Kontering af uddannelseshjælp Ydelse Beløb Uddannelseshjælp Aktivitetstillæg Bruttouddannelseshjælp ATP kommuneandel 189 ATP bidrag ATP egen andel -95 Skattepligtig ydelse A-skat Nettouddannelseshjælp Særlig støtte Udbetaling i alt KY- kontonavn IM-konto Omkostningssted Sekundær dimension Uddannelseshjælp Ydelseskontor Øst Særlig støtte Ydelseskontor Øst ATP Kontant- og Uddannelseshjælp Ydelseskontor Øst 189 Afregning skat Ydelseskontor Øst A-skat Afregning ATP Ydelseskontor Øst ATP 284 Udbetaling borger (KMD Udbetaling) Ydelseskontor Øst Aut. udbetaling

28 Udbetaling af Hjælp til forsørgelse inkl. 43 sanktion Brian Hansen skal have udbetalt hjælp til forsørgelse for marts måned, han er indstillet til en 3 ugers sanktion jf. 43. Ydelseskontor Vest er ansvarlig for Brians sag. Det er beregnet kontanthjælp: Ydelse Beløb Kontanthjælp 25 stk. 3 nr Sanktion stk Bruttouddannelseshjælp Heraf ikke-tilbagebetalingspligtig Heraf tilbagebetalingspligtig Skattepligtig ydelse A-skat ( ) * Udbetaling i alt 5.844

29 Kontering af kontanthjælp og tilbagebetalingspligtig sanktion Ydelse Kontanthjælp Sanktion Beløb Bruttouddannelseshjælp Heraf ikketilbagebetalingspligtig Heraf tilbagebetalingspligtig Skattepligtig ydelse A-skat Udbetaling i alt Kontanthjælp Ydelseskontor Vest Kontanthjælp Ydelseskontor Vest Tilb. 43 stk Afregning skat Ydelseskontor Vest A-skat KY- kontonavn IM-konto Omkostningssted Sekundær dimension Udbetaling borger (KMD Udbetaling) Ydelseskontor Vest Aut. udbetaling 5.844

30 Udbetaling af Hjælp til forsørgelse inkl. Særlig støtte til ejer Christina Hansen skal have udbetalt hjælp til forsørgelse for marts måned. Christina bor i andelslejlighed og betaler af på et andelslån. Ydelseskontor Vest er ansvarlig for Christinas sag. Det er beregnet uddannelseshjælp og særlig støtte: Ydelse Beløb Uddannelseshjælp 23 stk. 2 nr Aktivitetstillæg 24 stk. 3 nr Bruttouddannelseshjælp Fradrag pga. indtægter Skattepligtig ydelse A-skat ( ) * Nettouddannelseshjælp Særlig støtte Heraf tilbagebetalingspligtig 627 Udbetaling i alt 9.966

31 Kontering af uddannelseshjælp og særlig støtte m. tilbagebetaling Ydelse Uddannelseshjælp Aktivitetstillæg Beløb Bruttouddannelseshjælp Fradrag pga. indtægter Skattepligtig ydelse A-skat Nettouddannelseshjælp Særlig støtte Heraf tilbagebetalingspligtig 627 Udbetaling i alt Uddannelseshjælp Ydelseskontor Vest Særlig støtte Ydelseskontor Vest Afregning skat Ydelseskontor Vest A-skat KY- kontonavn IM-konto Omkostningssted Sekundær dimension Særlig støtte tilb Ydelseskontor Vest Tilb Udbetaling borger (KMD Udbetaling) Ydelseskontor Vest Aut. udbetaling 9.966

32 Udbetaling af Enkeltydelser - standard Dan Hansen får bevilget 883 kr. til en psykologbehandling og 167 kr. til medicin efter 82. Ydelse Beløb Sygebehandling Psykologbehandling 883 Sygebehandling Medicin 167 Udbetaling i alt Sygebehandling Ydelseskontor Vest Udbetaling borger (KMD Udbetaling) Ydelseskontor Vest Aut. udbetaling 1.050

33 Udbetaling af Enkeltydelser Kommunale ydelser Dan Hansen får bevilget 883 kr. til en psykologbehandling og 167 kr. til medicin efter 82. Ydelse Beløb Sygebehandling Psykologbehandling 883 Sygebehandling Medicin 167 Udbetaling i alt Sygebehandling Ydelseskontor Vest Psykologbehandling 883 Sygebehandling Ydelseskontor Vest Medicin 167 Udbetaling borger (KMD Udbetaling) Ydelseskontor Vest Aut. udbetaling 1.050

34 Udbetaling af Hjælp til forsørgelse med administration Erik Hansen skal have udbetalt hjælp til forsørgelse for marts måned. Kommunen administrere hans husleje, og trækker daginstitutionsbetaling i hjælpen. Ydelse Beløb Kontanthjælp 25 stk. 2 nr ATP egen andel -95 Skattepligtig ydelse A-skat ( ) * Nettoydelse i alt Indbetaling daginstitution Administration husleje Udbetaling i alt 5.090

35 Kontering af uddannelseshjælp Ydelse KY- kontonavn IM-konto Omkostningssted Sekundær dimension Beløb Kontanthjælp ATP kommune andel 189 ATP bidrag -284 ATP egen andel -95 Skattepligtig ydelse A-skat Nettoydelse i alt Indbetaling daginstitution Administration husleje Udbetaling i alt Uddannelseshjælp Ydelseskontor Øst ATP Kontant- og Uddannelseshjælp Ydelseskontor Øst 189 Indbetaling Debitor Ydelseskontor Øst Debitor Aministration Ydelseskontor Øst Administration Afregning skat Ydelseskontor Øst A-skat Afregning ATP Ydelseskontor Øst ATP 284 Udbetaling borger (KMD Udbetaling) Ydelseskontor Øst Aut. udbetaling 5.090

36 Opsummering Tavletest NB: Evt. noter, udeståender, aktions nedskrives her, som afslutning på testen.

37 Justeret konteringsflow fejlrettelse ved kilden Krav Fuld sporbarhed / revisionsspor Robust ift. datakommunikationen Fejl skal rettes ved kilden Forudsætter Anvender-/fagløsninger har funktionalitet til at korrigere fejlende posteringer og genfremsende de rettede posteringer Såfremt der er fejl i opsætning af mapning i økonomiløsningen, kan mapningsmodulet foretage re-mapning med efterfølgende omkontering inkl. revisionspor Resultat Samme datatilstand i anvender- og økonomiløsning Systemunderstøttet korrektion Fejlkorrektion hos kilden ændres til decentral håndtering, fx ydelsescentret

38 Justeret konteringsflow fejlrettelse ved kilden Validering i økonomiløsningen Fejltyper Tekniske fejl, fx data ikke tolkes/læses/følger forkert format Handling Hvis muligt returneres en forretningskvittering med fejlkode Mest sandsynligt rejses en incident mod Serviceplatformen, som bringer den videre til fagsystem Respons hos fagsystem Ansvarlig: Systemforvaltningen Udreder fejl foretager korrektion Genfremsender Ud fra status i fagsystemets posteringsdatabase kan man altid identificere de posteringer, hvor der ikke er modtaget accept Det er ikke en teknisk problem, at der gensende for mange Integrationens sætter krav til økonomiløsningen om at håndtere dubletter (princip: at-least-once)

39 Justeret konteringsflow fejlrettelse ved kilden Mapning i økonomiløsningen (I) Fejltyper Valideringsfejl, fx de angivne konteringsværdier er ikke gældende på bogføringstidspunktet Der mangler mapningsregel for posteringen Handling Valideringsfejl: Posteringen afvises Mapningsfejl: Posteringen afventer eller afvises Se slide: map til lokal kontoplan Respons hos fagsystem Valideringsfejl: Systemfejl, som skal håndteres via systemforvaltning/justeret konfiguration Mapningsregel: Opstår, hvis der ikke er enighed om opsætning mellem fagsystem og økonomisystem. Udredes og omkonfigureres Postering gensendes efter korrektion

40 Justeret konteringsflow fejlrettelse ved kilden Mapning i økonomiløsningen (II) Fejltyper Der opdages efterfølgende at en mapning er forkert Økonomiløsningen har overtaget ansvaret for posteringen - har sendt forretningskvittering med accept Der vil være tale om en fejl i mapningstabellen eller økonomiløsningens mapningsmodul Handling Mapningstabel/mapningsmodul korrigeres Der foretage om-mapning => omkontering Respons hos fagsystem Nil, da posteringsdata fra fagsystemet som sådan ikke er blevet ændret. Der er fortsat fuldt revisionsspor via den omkontering, som økonomiløsningen har foretaget.

41 Opsummering Justeret konteringsflow NB: Evt. noter, udeståender, aktions nedskrives her, som afslutning på trykprøvningen.

42 Forvaltning: ØiR Klassifikationssystem ØiR Klassifikationssystem Ansvarlig: KOMBIT (KDF/SP-forvaltning) Scope: Tilføjelse af nye underliggende klassifikationer ØiR Klassifikationssystemet Finans (SF1590_A) Domain Finans (SF1590_A) Ansvarlig: KOMBIT (KDF/SP-forvaltning) Scope: Håndteres parallelt med releases af nye versioner af ØiR finanssnitfladen NB: Håndteres som del af governance på Serviceplatformen Kommune 1 Kommune 2 Kommune xx Fagsystem KY Fagsystem KSD

43 Forvaltning: ØiR Klassifikationssystem Domain Finans Anvender: Fælles Ansvarlig: KY* Central administrator Scope: Ajourføre konteringsmuligheder (værdier) fx som konsekvens af: Ændret IM-kontoplan Nye ydelser Ændringer i KY, fx mulighed for at angive flere supplerende sekundære dimensioner NB: Sådanne ændringer vil typisk gå hånd i hanke med opsætninger i selve fagløsningen Kommune 1 Kommune 2 Kommune xx Fagsystem KY ØiR Klassifikationssystemet Finans (SF1590_A) Fagsystem KSD *) KY anvendes her og efterfølgende som eksempel på en anvenderløsning/fagsystem

44 Forvaltning: ØiR Klassifikationssystem Domain Finans Anvender: Kommunespecifik Ansvarlig: Lokal administrator Scope: Anvenderløsning, fx KY Ajourføring af lokale konteringsdimensioner Fx Tillægsydelser. Der vil typisk skulle foretages parallel opdatering i anvenderløsningen Ajourføre konteringsdimensioner med sammenhæng til kommunens organisation Omkostningssted og OrganisatoriskReference Det skal registreres i ØiR Klassifikationssystem Mapning i STS Organisation af det registrerede omkostningssted til en Fagsystem KY ØiR Klassifikationssystemet Finans (SF1590_A) organisatorisk enhed i kommunens organisationshierarki NB: Dette arbejde må forventes foretaget sammen med/i dialog med kommunens økonomifunktion Kommune 1 Kommune 2 Kommune xx Fagsystem KSD

45 Forvaltning: ØiR Klassifikationssystem Forvaltning Fagløsning: Fælles Ansvarlig: Central administrator (for KY) Scope: Ifm. ajourføring af fælles ydelsesklassifikation angiver den centrale administrator, hvilke værdier for de forskellige konteringsdimensioner, som er gældende for den enkelte ydelse. Det forudsætter, at der parallelt er sket en opdatering af ØiR Klassifikationssystemet Ajourføring af fælles konti, som fx SKAT, ATP, Udebetaling, Debitor

46 Forvaltning: ØiR Klassifikationssystem Forvaltning Økonomisystemet: Kommunespecifik Ansvarlig: Økonomifunktionen i kommunen Scope: Ajourføre mapningstabellen ift. de enkelte fagsystemer, som er tilsluttet ØiR-snitfladerne. Der må forventes en arbejdsgang, som inddrager den lokale administrator for fagsystemet. Opsætningen af mapningstabeller kan kort beskrives ved: Opsætning ifm. opstart/implementering af en fagløsning Løbende vedligehold, som enten skyldes ændringer, som mapningsmodulet har modtaget for ØiR Klassifikationssystemet. Eller ved ændringer internt i økonomisystemets kontoplan. Ad hoc, hvor mapningen af indkomne posteringer fejler pga. manglende/ikke korrekte mapningstabeller.

47 Opsummering Forvaltning ØiR Klass.system NB: Evt. noter, udeståender, aktions nedskrives her, som afslutning på gennemgang

48 Afslutnings Spørgsmål? Evt.