Vejledning til Kreditormodulet

Transkript

1 Vejledning til Kreditormodulet

2 Indhold Indstillinger vedr. kreditormodulet Opsætning af Bank... 4 Oprettelse af kreditor... 4 Oprettelse og bogføring af købs faktura... 5 Bogførte købs bilag - oversigt... 7 Udvælgelse af købsbilag som skal betales... 8 Kladde til betalinger... 9 Bogføring af betalingskladde... 9 Fil til banken:... 9 Kreditoroversigt Udskrifter: Saldobalance Forfaldne kreditorer Kreditorområdet kan håndtere bogføring af kreditorbilag, udskrive saldobalance for kreditorer og lave oversigt over forfaldne kreditorposter. Det er også muligt at danne en fil af betalinger, og uploade den til dit banksystem. Vejledningen beskriver hvordan man bruger kreditormodulet. Rigtig god fornøjelse. TEA s Økonomisystem 14. april

3 Indstillinger vedr. kreditormodulet. Vælg: Økonomi Indstillinger Kreditorer Nedenstående billede vises, og højre side at billedet skal udfyldes: Samlekonto her vælges /tastes den konto som skal anvendes fra din kontoplan Start nr. på købsfaktura. Er dit valg af nummer. De næste 2 punkter. Når du opretter en kreditor, har du mulighed for: 1)Et vilkårligt nr. til kreditor. ( f.eks. tlf. nr. eller 2) TØS tildeler et kreditornr. i stigende orden. Eksportsti: Her vælges den sti på skolens netværk / din computer, skal anvendes når der dannes en betalingsfil til eksport af oplysninger til din bank. Vælg konto til udbetaling. Det er den konto i kontoplanen, hvor betalingerne skal bogføres. Vælg konto nr. hvor pengene trækkes fra: Det er skolens reg.nr. + bankkonto nr. Herefter trykkes på Etabler betalingskladde. Der kommer en advarsel om, at der skal tilføjes et serienummer række til betalingskladde. Opret under indstillinger kladder og Nummerserie. TEA s Økonomisystem 14. april

4 Opsætning af Bank Bank: Skolens bankforbindelse vælges (hvis du er i tvivl om hvilken snitflade der skal benyttes til din bank kontakt Tabulex) Vedr.: Danske Bank Vedr.: Øvrige banker er en enkelt opsætning EDI aftalenr. Kan være aftalenummeret med DDBank Sender id f.eks. skolens navn Oprettelse af kreditor Bankens EAN nr. fås ved henvendelse til banken. Vælg: Økonomi Kreditor kreditoroversigt. Nu vises et nyt billede med en liste af alle kreditorer i systemet. Vælg: Opret kreditor TEA s Økonomisystem 14. april

5 Udfyld højre side med relevante oplysninger. Under punkterne Regnr. og Kontonr. samt Kortart og Betaler id, har du mulighed for at vælge enten bankbetaling eller FIK betaling. Hvis der vælges FIK betaling, skal de midterste tal fra FIK kortet tastes i forbindelse med købsregistreringen, mere herom senere i manualen. Ekstern kreditornr. Er skolens kundenr. I kreditors bogholderi. Det er nødvendigt at feltet udfyldes. Oprettelse og bogføring af købs faktura. Vælg: Økonomi Kreditor Købsfakturaliste TEA s Økonomisystem 14. april

6 Vælg herefter Funktioner Opret købsfaktura Nedenstående billede vises. Når der vælges Vælg kunde åbnes kreditorkartoteket, og kreditor kan vælges Herefter kan faktura nr., forfaldsdato og faktura dato tastes. Hvis kreditor er oprettet med betalings metoden FIK kort, vil feltet betalingsidentifikation være aktiv, og de midterste tal fra FIK kortet skal tastes i feltet. Bilagsnr kommer automatisk fra opsætningen. Faktura dato tastes Forfaldsdato tastes Betalingsidentifikation udfyldes ved kortart 71 Godkender. Her er det muligt at skrive nogle initialer så man evt. kan holde styr på, hvem der har fået bilaget udleveret til godkendelse. Dvs. systemet kan fungere om poståbningssystem. Herefter stiller markøren sig på nederste halvdel af købsfakturabilledet. I feltet Kontonr. indtastes eller vælges den relevante konto fra kontoplanen eller konto nr. tastes. Hvis købsbilaget er en kreditnota, skal der sættes (minus) foran antal eller beløb. Hvis der er flere linjer på købsbilaget som skal tastes: Tryk på opret linje eller Insert (på tastaturet). Det vil nu være muligt at registrere flere linjer. TEA s Økonomisystem 14. april

7 Når dit købsbilag er færdigregistreret. Tryk på Gem Det tastede købsbilag vises i købsfakturalisten. Herfra kan det rettes, slettes eller bogføres. Hvis du vil rette bilaget, kan du dobbelt klikke på den postering du ønsker at se. Man kan også sætte markøren på linjen, højre-klikke, vælge funktioner Vis faktura. De tastede oplysninger vises og de kan rettes. Hvis du ønsker at slette det tastede købsbilag, gøre du det ved at højre-klikke på undermenuen funktioner og vælg Slet. Bogføring: Højre-klik - bogfør. Hvis du ønsker at bogføre flere købs bilag på én gang, skal du markere de ønskede bilag. Det gør du ved at trykke på Ctrl + A (billedet bliver nu mørkeblåt). Ønsker du at bogføre nogle udvalgte bilag, så hold Ctrl tasten nede - og udpeg de bilag du vil bogføre. Alle udpegede linjer er nu mørkeblå. Når TØS har bogført, kommer der et bogføringsresultat, som kan udskrives. Bogførte købs bilag - oversigt Alle bogførte købs bilag er nu placeret under fanebladet Bogførte køb Vælg: Økonomi kreditor købsfakturaliste TEA s Økonomisystem 14. april

8 Udvælgelse af købsbilag som skal betales I ovenstående billede, har du mulighed for at vælge de købsbilag, som har forfald f.eks Åben kolonnen med forfaldsdato (klik på lille sort pil) og vælg den Billedet viser bilag, som alle har forfald den Vælg: Højre-klik - Funktioner Dan betalingskladde Hvis du vil betale alle linjer, kan de vælges ved at trykke Ctrl + A. Alle linjer bliver nu mørkeblå og derefter skal du højre-klikke Vælg: Funktioner Dan betalingskladde. Hvis du kun vil betale nogle af linjerne, så hold Ctrl tasten nede og udpeg med musen, de bilag/linjer som skal betales. De udvalgte linjer bliver nu påført teksten Sendt til betalingskladde. Posterne er nu overført til kreditorkladden. Kladden kan ses ( Økonomi Finans kladder kreditorkladde ). Det er også muligt at få en udskrift over forfaldne kreditorfakturaer. Se side 10. Hvis nogle bilag er blevet for gamle dvs. har en forfaldsdato som for længst er passeret, kan du højre-klikke funktioner sæt forfaldsdato og herefter ændre til en ny forfaldsdato.) TEA s Økonomisystem 14. april

9 Kladde til betalinger De bilag som er blevet udvalgt til betaling, er nu placeret under kladder. (Økonomi Finans kladder. Vælg betalingskladden) Når kladden er valgt, vises de linjer/bilag, som blev udpeget til betaling. Du har stadig mulighed for at fortryde, at du sendte et bilag til betalingskladden. Stil dig på den linje du vil fortryde/slette og tryk på Delete. Betalingsforslaget returneres til kreditors konto og teksten Sendt til betalingskladde bliver samtidig nulstillet. Bogføring af betalingskladde Du har udvalgt de kreditorer, som skal betales jfr. ovenstående beskrivelse. De udvalgte bilag/ linjer er nu placeret under kreditorkladden. (Økonomi Finans kladder kreditorkladde.) Fil til banken: Der skal nu dannes en fil til banken på de bilag, som står i betalingskladden. Funktioner dan betalingsfil til banken. Filen er nu dannet sti, som er valgt under opsætningen. - og er placeret i den TEA s Økonomisystem 14. april

10 Du går nu på dit banksystem og uploader filen til banken. Når filen er gået godt igennem, kan du bogføre bilagene. Kreditorkonti og bankkonto er hermed ajourført. Kreditoroversigt Økonomi - Kreditor Kreditoroversigt Ved højre klik er der mulighed for oprette en ny kreditor vise kreditordetaljer (navn adresse osv.) vise kreditors kontokort (bevægelser) mulighed for at slette en kreditor Man kan også stå på en kreditor og dobbeltklikke. Derved kommer man direkte ind på kreditors kontokort. TEA s Økonomisystem 14. april

11 Udskrifter: Saldobalance Økonomi kreditor samlede kreditorer Der kan vælges en dato, hvorfra man ønsker at udskrive en saldobalance for samlede kreditorer. Forfaldne kreditorer Økonomi - udskrift forfaldne kreditorer Der kan vælges et datointerval for udskriften. TEA s Økonomisystem 14. april