Udbetaling via finanskladde

Transkript

1 Udbetaling via finanskladde Åbn Finans-modulet Vælg Finanskladde under Kladder Du kan afgrænse om du ønsker, at se: Alle, Åbne eller bogførte kladder Du kan afgrænse om du kun ønsker at se de kladder du selv har oprettet Tast: Ctrl N for at oprette en ny kladde En kladde er en form for mappe, hvori du kan lave dine posteringsbilag. Du kan bruge den samme kladde indtil det sidste bilag i kladden er bogført. Og alt gemmes når du forlader kladden. Du kan altså bruge den samme kladde over en længere periode. Du kan både have posteringer og udbetalinger i samme kladde. Side 1/8

2 Vælg din afdelings kladde i kolonnen Navn Du kan evt. give din kladde en mere sigende betegnelse Klik på knappen Linjer Sådan ser billedet ud hvis du tidligere har været inde og lave en opsætning. Du kan gå videre til side 4 Hvis det er første gang du er inde på dette skærmbillede skal det sættes op klik i det grå felt derefter højreklik Side 2/8

3 Vælg: Opsætning Klik på: Hent fra bruger Scroll ned og dobbeltklik på moje (Morten Jensen administrator ) Dobbeltklik derefter på Standard Efter et øjeblik er standard opsætningen fa skærmbilledet på plads. Luk Brugeropsætning Side 3/8

4 Først skal du indtaste din kreditorlinie. Kreditoren (den der skal modtage betalingen) kan være en person (refusion af udlæg, honorar m.v.) eller undtagelsesvis en virksomhed der har fremsendt faktura på papir. Bemærk: En udbetaling kan godt medføre flere kreditorlinier. Hvis man feks. skal betale såvel honorar som kørsel til f.eks. en konsulent/underviser, der ikke er momsregistreret, vil det kræve 2 linjer a.h.t. kolonnen Oplysningspligt (se nedenfor) En udbetaling forgår som standard til Nem-konto. Såfremt kreditoren undtagelsesvis ønsker udbetaling til en anden konto, skal anmodning med oplysning om afvigende kontonummer fremsendes til Økonomiafdelingen. Anmodningen skal være underskrevet af kreditor. Dette skal kun foretages én gang pr. kreditor. Herefter er kontoen sat op i kreditorregisteret. Når afvigende konto er sat op, kan den slås op på kreditoren (feltet Kontonr. Nederst i skærmbilledet) Systemet opsætter automatisk Kredit I Kontotype vælges: 3 (kreditoropslag) I Konto indtastes CPR- eller CVR- nr. Herefter TAB Systemet laver så opslag i kreditorregisteret. Alternativt CPR-/CVR registeret. Tryk OK på de pup-ups der kommer. Faktura skal udfyldes i kreditorlinien. Enten tekst med. F.eks. dato, eller fakturanr. NB: Samme tekst/nr. kan ikke anvendes flere gange på samme kreditor. Teksten tilgår betalingsmodtageren Anfør evt. yderligere tekst til betalingsmodtager Side 4/8

5 Indtast dine finans-posteringslinjer. Angiver på hvilken/hvilke konti udbetalingen skal udgiftsføres på. NB: Én kreditorlinje kan godt kræve finanspostering på flere linjer afhængig af hvilken art f.eks. et udlæg for indkøb skal konteres på. Og en faktura kan jo indeholde elementer såvel med og uden moms. Ny linje ved pil ned Prisme foreslå altid modpostering så det enkelte bilag går i nul Når en postering balancerer og man laver en ny linje oprettes et nyt bilag. Anfør ydelsesmo dtager, hvis påkrævet Vælg Oplysning spligt, hvis beløbsmod tager skal betale B- skat: Honorar (H) Befordring (F) Påhæft bilag (fil eller notat) Kontotype: Skal være Finans Indtast kontonum mer fra kontoplanen Faktura må ikke udfyldes det giver fejl. Konter evt. på bærer (projektkod e i KMD) Der er krav om posteringst ekst Bemærk: Bilaget er tilgængelig fra alle ben i posteringen NB: Alle udbetalinger kræver dokumentation. Det kan være en faktura eller kvitteringer for udlæg. Scan dokumentationen ind som en pdf. fil og vedhæft. Er dokumentation ikke mulig i elektronisk form arkiveres det på papir. Dette bør anføres i notatfeltet. Bilagsnr. og dato påføres dokumentationen. Klik i det tomme felt. Tast: Ctrl - N Side 5/8

6 Du kan nu skrive et notat Og/eller du kan vedhæfte en fil Klik på: Vedhæft Vælg: Fil Find aktuel fil/dokument på aktuelt drev Markér filen/dokumentet Klik på Åbn Filen/dokumentet er nu vedhæftet. Luk dokumenthåndterings skærmbilledet. NB: Vedhæftede dokumenter kan ikke ses via finanskladden efter bogføring. Side 6/8

7 Bemærk, at der nu er kryds i kolonnen Dokument Klik på knappen: Kontroller Kontroller kontrollerer alle bilag i kladden Kontroller kun bilag kontrollerer aktuelt bilag Derefter skulle man gerne få denne Infolog med beskeden: Bilag er OK Side 7/8

8 Klik herefter på den øverste knap: Bogfør Bogfør bogfører alle bilag i kladden, hvis de er i orden Bogføring og overførsel bogfører de bilag der er i orden og overføre bilag med fejl til en ny kladde. denne funktionalitet anvendes normalt ikke ved manuelle kladder Du skulle nu gerne få denne meddelelse: Kreditor: Minus det beløb der er udbetalt Debitor: 0 Afslutningsvis får du en Infolog om at bilaget/bilagene er bogført. Tryk: OK Bonusinfo: Har du glemt, at vedhæfte bilag eller har du lavet fejl i posteringsteksten, så kan dette rettes via Posteringer på bilag Se pixi-vejledningen Har du glemt at vedhæfte dokument Side 8/8