Step by step vejledning til udbetaling til person/firma via en finanskladde

Transkript

1 Step by step vejledning til udbetaling til person/firma via en finanskladde Hvis du skal udbetale et udlæg til en medarbejder/kollega - (eller en sjælden gang udbetale penge til en borger, virksomhed eller forening, der ikke har sendt en elektronisk faktura) - så skal du udbetale via en finanskladde i Prisme. I Prisme 2009 skal du stå på Startsiden - og her vælger du så Finanskladde under Klientlinks I vinduet du får op, skal du nu oprette en ny kladde/linje - det gør du ved at taste Ctrl + n

2 Du skal nu taste jeres afdelingsnummer i feltet Navn på den nye linje. Tryk på Tabulator-tasten på tastaturet - og Prisme udfylder nu feltet Betegnelse + aktiverer knappen Linjer. Klik nu på knappen Linjer for at åbne din finanskladde

3 Nu er du klar til at oprette udbetalingen. Kladden bliver født med den første linje og du kan altid tilføje flere linjer, så længe kladde ikke er bogført. På den første linje skal du indtast de oplysninger, der skal søge for udbetalingen til personen/virksomheden. Sådan gør du Klik i feltet Kontotype (hvor der står Finans) Klik på den lille pil, der kommer frem i højre side af feltet Vælg nu 3 (kreditoropslag) Brug nu Tabulator-tasten til at hoppe videre til det næste felt Konto Her taster du nu CPR.nr. eller CVR.nr. på den person eller virksomhed, du vil udbetale penge til. HUSK - at du kan aldrig udbetale til dig selv i Prisme. Så har du selv haft et udlæg, så skal du have en kollega til at udbetale beløbet til dig. Hop videre til næste felt med Tabulator-tasten

4 Hvis Varde Kommune har udbetalt penge til personen/virksomheden før, vil det CPR./CVR.nr. som du netop har indtastet blive erstattet med det kreditornummer, som den pågældende tidligere har fået i Prisme. og du kan også se, navnet på modtageren i feltet kontonavn.

5 Hvis Varde Kommune ikke tidligere har udbetalt noget til den pågældende person/virksomhed - så vil du blive bedt om at oprette pågældende. Du får en boks op på skærmen - her vil navn og adresse på den nye kreditor (den du vil udbetale til) være vist. Du skal bare klikke på OK Ligesom du skal klikke på OK i den næste lille boks

6 Du skal nu udfylde felterne: 1. Posteringstekst - denne tekst bliver inde i Prisme, den kommer ikke med ud til modtageren. 2. Hop videre med Tabulator-tasten. Udfyld nu feltet under Kredit med det samlede beløb, som personen/virksomheden skal have udbetalt. Beløbet til udbetaling skal ALTID stå i Kredit på kreditorlinjen!!! 3. Feltet Faktura skal altid udfyldes - og har du ikke et fakturanummer, så sætter du bare en tankestreg eller en stjerne. 4. Udfyld feltet Betalingstekst med den tekst, som modtageren skal have på sit kontoudtog. 5. Feltet Forfaldsdato bliver som udgangspunkt altid udfyldt med d.d. - det betyder, at personen/virksomheden får pengene hurtigst muligt - skal pengene først udbetales senere, kan du rette i forfaldsdatoen. - forfaldsdatoen skal altid være på en hverdag (bankdag). Banken bruger op mod 2 dage på at ekspedere betalingen så du skal altid vælge en forfaldsdato, der ligger 2 hverdage før, pengene skal være på modtagerens konto. skal fx modtageren have pengene fredag, den 5. - så skal forfaldsdatoen være onsdag, den 3.

7 Udbetaling sker til NemKonto - med mindre du vælger noget andet Prisme udbetaler ALTID til modtagerens NemKonto med mindre du beder Prisme om noget andet. Betaling til anden bankkonto Ønsker modtageren, at pengene skal indsættes på en anden bankkonto end deres NemKonto - skal du manuelt taste registreringsnummer og bankkontonummer ind under NemKonto-oplysninger. Betaling af faktura med læselinje Er det en faktura med læselinje, du vil betale via en finanskladde - så skal du taste læselinjen i feltet Læselinje og FIK-nummeret ind i feltet Kontonr:

8 Hvor skal udgiften bogføres Når du har udfyldt felterne Faktura, Betalingstekst + evt. felterne Læselinje og Kontonr og evt. rettet på forfaldsdatoen - så er du klar til at oprette bogføringslinjen til din konto. Klik på Kreditorlinjen øverst i kladden og tryk på tasten PIL NED på tastaturet, så du får en konteringslinje mere frem. Du skal nu indtaste det kontonummer, hvor du skal have udgiften bogført. 1. På bogføringslinjen, skal feltet kontotype altid stå med Finans Hop med Tabulator-knappen videre til feltet Konto - her skal du skrive det bogføringskontonummer, hvor du skal have udgiften bogført. 2. Hop videre til feltet Posteringstekst med Tabulator-knappen Prisme foreslå den samme posteringstekst som på kreditorlinjen (linjen ovenfor) Du har mulighed for at ændre teksten gøre den mere sigende, hvis du har behov for det. Posteringsteksten vil du efterfølgende kunne se på et posteringsudtræk for det valgte bogføringskontonummer. 3. Hop til feltet Debet med Tabulator-tasten. Prisme foreslår, at det er hele udgiften, der skal bogføres på det kontonummer, som du lige har sat på. Du kan dog godt vælge at dele udgiften på flere konti, hvis du har behov for det så retter du beløbet og laver en ny linje med restbeløbet ved at trykke på PIL NED.

9 Bogføring af kladden Når beløbene i Kredit og Debet går op med hinanden - så er kladden klar til at blive bogført. Klik på knappen Bogfør og vælg Bogfør igen i den lille side menu Klik OK i den lille boks, der nu kommer frem. Herefter for du en boks op med besked om, om kladden blev bogført OK eller om der var nogen fejl. Er der fejl, skal disse rettes, inden du kan klikke på Bogfør igen.

10 Kontrollér kladden - inden du bogfører Hvis du er i tvivl om, om kladden er klar til bogføring - om du har udfyldt alle felter korrekt, om Kredit og Debet går op med hinanden, mv. - så kan du vælge at kontrollere din kladde, inden du klikker på Bogfør. Vil du kontrollere kladden, skal du klikke på knappen Kontroller. I sidemenuen, som nu åbnes, kan du vælge enten - Kontroller så bliver hele kladden kontrolleret - Kontroller kun bilag så bliver kun det bilag, du står på i kladden kontrolleret (hvis du har lavet blevet udbetalinger på samme kladde) Får du ved kontrol at vide, at kladden er OK. Så kan du lukke beskeden og bogføre kladden, som vist på foregående side. Er kladden ikke OK, skal du rette de fejl, der står i beskeden og så kan du bogføre kladden. HUSK at Varde Kommune som udgangspunkt skal have alle fakturaer elektronisk via EAN. Så modtager du en faktura i papir, pr. mail eller lignende så kontakt firmaet og bed dem sende fakturaen til jeres EAN-nummer i stedet. Det er kun i sjældne tilfælde, at du skal betale papirfakturaer via en finanskladde i Prisme.

11 Vedhæft bilag til en finanskladde Når du udbetaler via en finanskladde, skal du huske at gemme dokumentationen i godt 5 år bagefter (indeværende år + 5 regnskabsår efter). Med dokumentationen tænker vi på bonner, papirfakturaer, mv. I stedet for at have dokumentationen stående i mapper på kontoret så vil vi anbefale, at du i stedet hæfter det på kladden i Prisme, inden du bogfører kladden. Så start med at scanne fakturaen eller bonnen ind, og gem den i første omgang på din computers skrivebord. Opret nu en finanskladde, og når du er klar til at bogføre kladden, så skal du lige hæfte dokumentationen på din kladde. Sådan gør du Klik på knappen Dokument nederst til højre Klik på knappen Nyt og vælg Fil

12 Du skal nu finde den scannede fil, som du vil have hæftet på - gemte du filen på din PCs skrivebord, klikker du på Skrivebord, klikker på filen - og derefter på Åbn Filen er nu hæftet på din kladde hvis du har flueben i Vis fil øverst, kan du se den scannede faktura eller bon nederst. Luk nu vinduet på krydset Du er nu tilbage på din kladde, hvor der nu er kommet et kryds i kolonnen Dokument det er en markering af, at du har hæftet noget ved kladden. Du kan nu bogføre din kladde.