Fredensborg Kommune VI BYGGER FREMTIDEN

Transkript

1 Fredensborg Kommune VI BYGGER FREMTIDEN

2 Den 20. februar 2017 tænker vi, at integrationen til KMD Opus skal sættes op. Vi skriver derfor til KMD og spørger Hva koster det. Skidt med listepriser. Hvad skal vi betale

3 Opsætningsvejledningen fra Systematic er krystalklar: Klargøring af integration til CPR og kommunens økonomisystemer Cicero LMS integrerer til CPR og kommunens økonomisystem via KOMBIT s Serviceplatformen. For at gøre brug af disse integrationer, skal de nødvendige serviceaftaler og konfigurationer være på plads. Helt grundlæggende, skal Serviceaftaler oprettes mellem Systematic og kommunen og godkendes via Serviceplatformen. Det er typisk Systematics support som opretter disse aftaler, men de skal godkendes af kommunen Forudsætninger for integration til økonomisystemet Økonomisystemleverandøren skal have oprettet et IT system per integration per kommune på Serviceplatformen for at kunne sende og modtage de nødvendige data til Cicero LMS. Navnet for de to IT systemer skal kendes af kommunen, så de senere kan oplyses til Systematics support. Såfremt økonomisystemleverandøren er i tvivl om proceduren, så skal de kontakte Serviceplatformens helpdesk.

4 Vi får så tilsendt listepriserne fra KMD. KFS-snitfladen koster os 388,90 kr. pr. måned Vi havde samlet 31 bilag i december for både folkebib og PLC i alt 225,55 kr. Der er afsat et budget på kr. til bilagsintegration i 2018

5 Vi får også to dokumenter. Det første er Kom godt i gang med Integration til Fagsystem Superbruger I Opus Bilag opsættes et eller flere ean-numre således at faktura/kreditnota der sendes hertil, automatisk bliver sendt videre til fagsystemet. Bilaget bliver registreret i Opus Bilag, og man vil altid her kunne følge dets status. Fagsystemet kan således berige og godkende fakturaen hvorefter den sendes retur til Opus Bilag. Her sker en validering, og hvis der ikke findes fejl i berigelsen bogføres fakturaen og der sendes en kvittering til fagsystemet. Findes der fejl, sendes en fejlbeskrivelse til fagsystemet til yderligere behandling. Fagsystemet kan ligeledes afvise en faktura. Hvis en faktura afvises af fagsystemet, vil den blive sendt til en bogholders indbakke til behandling i Opus Bilag og der sendes en kvittering til fagsystemet.

6

7 D. KMD, kunde og Fagsystem aftaler og foretager teknisk opsætning/udveksling. a. Opsæt KFS-snitflade E. Kunde laver opsætning i Opus Bilag a. Evt. bestil oprettelse/ændring af fagsystem ean-nummer(nemhandel) b. Opret fiktiv fagsystembruger c. Tilføj modtager-opgaven til fiktiv fagsystembruger d. Tilføj godkender-opgaven til teknisk systembruger(pxxuahbc1003) e. Opret regel for alternativ fakturamodtager f. Tilknyt fiktiv fagsystembruger til alternativ fakturamodtagerregel g. Tilknyt ean-nummer til alternativ fakturamodtagerregel h. Opsæt evt. specifik bogholderregel i. Tilknyt evt. bogholder til bogholderreglen Det er klart, at det kan man ikke selv som biblioteksansat, så jeg kontakter straks vores Leder af Løn og Regnskab og spørger om hjælp.

8 D. KMD, kunde og Fagsystem aftaler og foretager teknisk opsætning/udveksling. E. Kunde laver opsætning i Opus Bilag Vores Regnskabsleder sætter mig i kontakt med en økonomimedarbejder. Det er så til ham, jeg fremsender KFS-dokumentet, som jeg fik fra KMD. Jeg fortæller ham om KFS, LOS, EAN, Bogholderrolle og fiktive brugere i Bilag. Så er det at han inddrager en gut mere. Vores KFS specialist.

9 Det andet dokument fra KMD er svært. Der er derfor vi skal have hjælp af vores KFS-specialist. Men han skal også have hjælp. Oplysningsseddel til bestilling af KFS snitflade

10 Vi sender en Helpdesk sag til Systematic: Vi vil gerne hermed bestille klargøring til integration til KMD Opus. Vi forventer at kommunens IT-afdeling har deres del klar i løbet af en uges tid.

11 Vores kontaktperson hos KMD går på pension og vi får en ny. Min kontaktperson i økonomiafdelingen rejser fra kommunen og vi får en ny. Troede jeg. Så siger kommunen IT-ansvarlige, at det er mit ansvar at udfylde KFS-dokumentet. Det der med systemnavne mm. Jeg siger, at han tager fejl. Note To Self: Kunne have været mere diplomatisk. Så melder min økonomikontaktperson, at hun ikke ved noget. Spørg en anden. Hun ved heller ikke noget. Så siger kommunen IT-ansvarlige, at jeg faktisk bør snakke med en anden IT-ansvarlig. Nu er vi i maj måned. Så skrev jeg en sur mail til kommunens regnskabschef. Husk næste gang at afstemme formuleringen med din chef 122 mails og 9½ måned tog det. Den 6. december virker det.

12 Jamen, hvad har vi så fået? Den korte version er som følger: Vi har fået et system, de holder øje med at alle materialer på en faktura er leveret. Er de det, så sendes en besked til KMD om, at nu må fakturaen gerne betales. Fakturaen betales i henhold til kommunens fastsatte regler for betalingsfrister. Beløbet fremgår straks af saldoopgørelser og posteringsudskrifter fra KMD Opus.

13

14 Materialeliste til materialevalg Indkøb besluttes Materialet ligger nu som post i Cicero med ordrenummer og forventet pris Faktura modtages i KMD Opus Cicero Materialet leveres Materialet godkendes i Cicero og betales automatisk MED MINDRE en forud defineret prisoverskridelsesprocent overskrides Eventuel manuel godkendelse eller afvisning Fejl håndteres manuelt KMD Opus spørger om prisen er korrekt KMD Opus får svar tilbage med Omkostningssted, PSP og eventuel SIO KMD Opus betaler fakturaen uden yderligere kontrol

15 Den vigtigste trimmeværdi Det kan umiddelbart virke som en høj værdi, men ofte er den oprindelige pris EKSKLUSIVE MOMS (som i resten af det kommunale regnskab) og klargøring, men Cicero arbejder inklusive moms. Vi har fundet at 40 er tilpas. Det er vigtigt at lave stikprøvekontroller, for at sikre at leverandørerne ikke tilpasser sig denne virkelighed.

16 Sådan ser det ud i Cicero, når et materiale ikke autobetales pga. pristolerancen.

17 Læg mærke til, at man i KMD Opus kan se, hvem der har godkendt bilaget i Cicero. Vi har her et af de tilfælde, hvor Systematic har lyttet til, hvad jeg har tænkt.

18 Og når vi nu er ovre i KMD Opus. Der vil naturligvis være en del bilag, der skal behandles manuelt, fordi de er afvist i KMD Opus. Vi har haft omkring 5 i løbet af en måned (samme to leverandører).

19 Posteringsoversigten i KMD Opus har én linje pr. materiale

20 Min helt klare anbefaling er følgende: Lad være med at sende opgaver til dem, som I tror har opgaven. Eller dem, der siger, at de har opgaven. Afhold et møde med ITchef og Økonomichef. Giv dem de to dokumenter I får fra KMD, samt hvad der står i Systematics vejledninger om emnet. Lad dem om at udpege samarbejdspartnere.

21 Hvordan styrede vi så materialekontiene mellem februar og december? Når vi nu var sikre på, at der kun ville være uger fra bestilling til fuld integration, så er det klart, at vi ikke skulle lave et stort arbejde ud af at konstruere en regnskabsstyring via Cicero, når vi allerede fra starten kunne se, at Cicero helt klart var programmeret til integration. Manuel regnskabsstyring i Cicero ville kræve alt for mange resurser, som vi ikke havde, da en personalereduktion allerede var implementeret. Da vi nåede juli var det klart, at vi måtte gøre noget drastisk. Vores beslutning om at styre via KMD Opus kom tilbage i hverdagen med tænder. Vi mistede totalt overblikket i Cicero, da ingenting opdateres automatisk. Retro-opdateringer af alle posterne i Cicero ville være alt for personalekrævende. Så vi opfandt.

22 Disponerede beløb fra Cicero og forbrug fra KMD Opus Simpelt nok. Hvis man altså véd, hvilke disponerede beløb, der IKKE skal tælles med. Og her valgte vi at lukke alle disponerede beløb ældre end den forventede leveringstid på materialetypen. Det resterende beløb satte vi ind i et regneark, som hentede forbrug og budget i KMD Opus. Det blev ikke lettere af, at vi har fire konti i KMD Opus, men 15 i Cicero. Cicero er desuden inklusive moms, og vi regner eksklusive moms.

23

24 Og hvad er så problemet med den metode? At vi taler om et disponeret beløb, som kun er vejledende. Når man nærmer sig årsskiftet, har man måske brug for større nøjagtighed. Men det har sparet os for mange arbejdstimer i løbet af året. Og måske er det OK at bruge nogle flere timer sidst på året i stedet for mange timer hele året?