Varde Kommune Skoleledergruppen Dok.nr. 27067-18 Sag 13-51 Dato: 9. februar 2018 Tid: 08.00 12.00 Sted: Rådhuset, Bytoften 2, 6800 Varde mødelokale 3 Ikke til stede: Toke Knudsmark Ditte Nørskov Fra Outrup Skole deltog viceskoleleder Morten Digmann Schmidt Direktør Britta Boel deltog i mødet. REFERAT PowerPoint Karen Mortensen Sagsnr13-51_Doknr 23553-18_v1_kompet Referent: Ann Tina Langgaard Pkt. 1 08.00 08.10 10 DAGSORDEN Godkendelse af referat fra skoleledermødet d. 12.01.2018 Dok.nr. 11365-18 Godkendelse af dagsorden REFERAT Godkendelse af referat fra skoleledermødet d. 12.01.2018 Dok.nr. 11365-18 Godkendt Godkendelse af dagsorden Godkendt Karen Mortensen bød velkommen en særlig velkomst til viceskoleleder Morten Digmann Schmidt og direktør Britta Boel. Direktør Britta Boel observerede på praksis. Side 1 af 14
Pkt. 2 08.10 08.15 5 Den gode historie v/ skoleleder Bitten Eilenberg Den gode historie v/ skoleleder Bitten Eilenberg Skoleleder Bitten Eilenberg redegjorde for baggrunden for Det Gyldne Fejeblad. Et tiltag hvor skolens elever målrettet inddrages i at holde skolen ren og pæn. Smiley-ordning til klasserne er bragt i anvendelse. Det Gyldne Fejeblad tildeles den klasse på skolen, som har opnået flest smileyer hen over en måned. Tiltaget taler ind i Scheins kulturteori /kulturniveauer: Artefakter - skueværdier grundlæggende antagelser Alle hjælper hinanden og passer på tingene. Læse mere på Jydske Vestkysten 31.01.2018: Rene toiletter er elevernes ansvar Pkt. 3 08.15 08.25 10 Science / opfølgning på det fælles ledermøde i Esbjerg d. 11.01.2018 Mortensen Projektgruppen har samlet skoleledernes input i forhold til det videre arbejde, og vil tage udgangspunkt i dette, hvad angår Spor 4 i skoleåret 2018/2019. Formål: Give skolelederne en status på det opfølgende og fremadrettede arbejde, som er foregået efter det fælles ledermøde d. 11. januar 2018. Mål: Skolelederne modtager tilstrækkelig information omkring forårets kommende aktiviteter, samt et lille indblik i det kommende skoleårs aktiviteter. Science / opfølgning på det fælles ledermøde i Esbjerg d. 11.01.2018 Mortensen Opsamling på ledermødet d. 11.01.2018 Skolechef Karen Mortensen oplyste, at meldinger, input m.v., som fremkom under mødet d. 11.01.2018, samles og sendes til skolelederne. Grafisk referat blev forevist. Det kan konstateres, at der er diskrepans mellem vejledernes og skoleledernes forventning til opgaven. Side 2 af 14
Camp-dage 5.3.18 og 30.4.18 D. 05.03.2018 kl. 08.30 15.00 på UC Syd Beskrivelse af dagens indholdsdelen fremsendes til skolelederne i uge 7. Spor 4 Sport 4 består af 4 miniseminar á 3 timers varighed til udvikling af mindset. Miniseminarerne planlægges ud fra lokale behov og ønsker og kan evt. kombineres med andre igangværende tiltag. Karen Mortensen anbefalede, at skolerne afsætter 4 x 3 timer til arrangementer for skolens medarbejdere hen over skoleåret 2018/2019. Input og idéer sendes til Troels I. Mahneke trma@varde.dk Opsamlingskursus for vejledere Skolelederne oplyser Troels I. Mahneke - trma@varde.dk - hvorvidt der er behov for et 30 timers målrettet vejlederkursus. Fra skolelederne Skolelederne fremsatte ønske om et tydeligt overordnet mål med projektet. Hvad er tilvæksten? Konklusion Karen Mortensen konkluderede, at - Mindset skal udvikles - Nødvendigt med mål og pejlemærker - Vigtigt at tiltagene giver mening på egen matrikel og i strukturen. Se tillige PPT 23553-18 Side 3 af 14
Pkt. 4 08.25 08.55 30. AULA v/ skolekonsulent Bjarne Lund Christensen Formål: At både igangsætte forberedelserne til det konkrete arbejde med AULA og synliggøre opgavens estimerede omfang. AULA v/ skolekonsulent Bjarne Lund Christensen Sagsnr17-9632_Dok nr23142-18_v1_aula Mål: At skolelederne har oprettet lokale aula grupper senest første 1. marts på baggrund af projektgruppens anbefalinger. Karen Mortensen introducerede til punktet og opfordrede skolelederne til løbende at informere medarbejderen om status på AULA, da brugerportalsinitiativet vil medføre forandringer for alle. At drøfte strategien for datamigrering, så denne kan påbegyndes i marts/april måned. Bjarne Lund Christensen oplyste, at medlemmer i projektgruppen vedr. AULA er: - Bjarne Højgaard Jensen - Tommy E. Jensen - Ole Holdgaard - Eva K. Poulsen (support) - Bjarne Lund Christensen Bjarne Lund Christensen orienterede om følgende: Anslået ressourceforbrug Estimater for forventet tidsforbrug fremgår af vedhæftede bilag dok.nr. 23142-18. Ressourcespørgsmålet skal evt. løftes i forhold til budget 2019, hvilket drøftes i it-styregruppen. Etablering af lokal AULA-gruppe De lokal AULA-grupper skal - Forestå praktiske opgaver herunder flytning af data - Organisere og kommuniker lokalt Anbefaling til AULA-gruppens sammensætning: - Ledelsesrepræsentant - Sekretær / TAP (teknisk/adm. personale) Side 4 af 14
- MED-repræsentant (B-siden) - Underviser Bjarne anbefalede ligeledes, at der i gruppen er repræsentation fra alle skolens matrikler. Navne på medlemmer af de lokale AULA-grupper meddeles Bjarne Lund Christensen pr. mail. Senest dato (opr. 1.3.2018) justeres efter ønske fra skolelederne. Ny dato udmeldes snarest. Opgave og profil skal være tydeligt beskrevet, således at rette personer indgår i AULAgruppen. Opgaven Datamigrering Adspurgt oplyste Bjarne Lund Christensen, at AULA vil berøre Intra, hjemmeside m.v. Bjarne foreslog jfr. dok.nr. 23142-18- strategi for datamigrering svarende til KL s anbefaling: A. Data klassificering (type af data og hvor de findes) B. Data flyttes til Office365 / Acadre C. Efter opsætning af AULA flyttes data fra Acadre, Office365 m.v. til AULA. Vejledning i flytning af data vil blive gennemgået på workshop (april 2018). Persondataforordningen indtænkes i processen. Yderligere oplysninger: - April 2018 afholdes 3-4 timers workshop for AULA-grupperne - Fælles AULA-gruppe oprettes i Office365. Side 5 af 14
- Office365 bliver integreret del af AULA - AULA kan i et vist omfang opsættes fra central side - Vikardækning kan ikke foregår via AULA - AULA erstatter Intra - Dagtilbud skal pt. ikke tænkes ind i processen. Skolelederne tilkendegav bl.a. følgende: - I forhold til medarbejderne må processen ikke gøres kompleks. - Tidsplan og opgavebeskrivelse ønskes udarbejdet - Gerne grafisk illustration af processen til brug for medarbejderne Spørgeskemaundersøgelse angående samarbejde med skole-it Deadline for besvarelse er 09.02.2018. Pkt. 5 08.55 09.25 30 Drop-out v/ skoleleder Lars Offersen Jfr. referat af skoleledermøde d. 8.12.2017 og 12.01.2018 Drop-out dagsorden skolelede Drop-out elever.docx Dokument 91079streg17.DOCX Formål: At skabe en fælles forståelsesramme for begrebet drop-out Drøftelse på baggrund af tilbagemeldinger Mål: Drøfte og afklare hvorvidt et fælles handlingsgrundlag mellem skolerne ift. drop-outs kan udformes. Drop-out v/ skoleleder Lars Offersen Skoleleder Lars Offersen oplyste, at punktet er dagsordensat efter anmodning fra SSP, som ønsker et overblik over omfanget af Drop-outelever i Varde Kommune. SSP bistår gerne med indsatser i forhold til de konkrete elever. Lars Offersen oplyste, at skoleledernes tilbagemeldinger på den tidligere fremsendte spørgeskemaundersøgelse viser, at problemet ikke kan betegnes som stort i Varde Kommune. Samtlige skoler har besvaret spørgeskemaundersøgelsens tre spørgsmål. Side 6 af 14
Svarene fremgår af vedhæftede bilag Drop-out elever.docx Der var i skoleledergruppen enighed om, at procedurer for håndtering af bl.a. Drop-outproblematikken er beskrevet eks. via dok.nr. 91079-17. Der skete gruppedrøftelse af følgende to spørgsmål: 1. Hvordan gør vi bedst muligt brug af jeres besvarelser i samarbejdet med SSP? 2. Kan vi med udgangspunkt i besvarelserne beslutte et fælles handlingsgrundlag mellem skolernes ift. Drop-outs eller er beskrivelsen i dokument 91079-17 fyldestgørende? Opsummering af drøftelserne sendes til laof@varde.dk 09.25 09.45 PAUSE 20 Pkt. 6 09.45 10.05 20 Forflyttelsesaftalen 2017/18 Mortensen Vedhæftet tidsplan for forflyttelsesaftalen Sagsnr18-735_Dokn r9016-18_v1_tidsplan Formål: Drøfte og afklare spørgsmål omkring forflyttelsesaftalen Mål: Sikre alle kender forflyttelsesaftalen og processer i forbindelse med overtallige lærere. Forflyttelsesaftalen 2017/18 Mortensen Karen Mortensen oplyste, at der er sket evaluering af forflyttelsesaften. Ny tidsplan er udarbejdet. Denne blev forevist. Side 7 af 14
Som tidligere aftalt er den frivillige forflyttelsesrunde annulleret. Pr. august 2017 startede 30 nyansatte på skolerne i Varde Kommune. Tildelingsmodellen har indflydelse på processen. Tildelingsmodel Tildelingsmodellen behandles på udvalgsmødet d. 20.02.2018, hvorefter denne sendes i høring. Høringsfrist er 21. marts 2018. Skolelederen vil d.d. modtage dagsordenspunktet samt bilag fra Birthe Laustrup Carstensen. Skolelederen skal agere ud fra modellen som sendes i høring. Jette Poulsen beregner skolernes forventede budget ud fra de prognosetal, som skolerne har indsendt til Jette Poulsen. Beregningen er med forbehold men giver en pejling af økonomien. Den foreslåede tildelingsmodel ændrer ikke på tildeling til specialområdet. Klubber er ikke en del af tildelingsmodellen. Efter orienteringen drøftede skolelederne følgende spørgsmål: - Hvordan sikrer vi bedst at alle lever op til aftalens forventninger Opsummering fra drøftelsen: - Der må ikke dannes klynge-privilegier - Hoved- og filialskole betragtes som et samlet hele Side 8 af 14
- Ordentlighed meld korrekte tal ind. - Ved evt. behov for ansættelse da forslag om kommunalt opslag. - Forflyttelsesaftalen har fordele (tryghed for medarbejderne + økonomisk ansvarlig) Pkt. 7 10.05 10.20 15 Ejendomsanalysen v/ skoleleder Kjeld Mathiasen En kort orientering om arbejdet både i arbejdsgruppen og fra workshoppen for skole- og serviceledere i uge 5. Formål: At alle skoleledere er orienteret om det arbejde, der pågår med analysen af ejendomsområdet og er klar over eventuelle konsekvenser dels for skolerne og dels for vores ledelsesret. Mål: At det Kjeld og Ditte bærer ind i arbejdsgruppen "Analyse af ejendomsområdet" er kvalificeret af den samlede skoleledergruppe. Ejendomsanalysen v/ skoleleder Kjeld Mathiasen Skoleleder Kjeld Mathiasen takkede skolelederne for deltagelse i workshop angående ejendomsanalyse. Det er oplyst, at der skal findes besparelse på området på 1-1,5 mill. kr. De nuværende vurderinger peger mod, at en nedjustering af bygningsmassen vil høste størst rationale. Karen Mortensen oplyste, at bygningsmassen er sat i fokus via rejseholdet, som pt. aflægger besøg på skolerne. Servicemedarbejdernes opgaveportefølje og tilknytning til de enkelte skoler er til drøftelse. Skolelederne italesatte følgende: - Servicemedarbejderne har en pædagogisk betydning og er en vigtig del i den samlede personalegruppe. Bekymrende hvis dette ændres og medarbejderne ansættes centralt. - Den lokale servicemedarbejderne kender skolen indgående Side 9 af 14
og laver megen forebyggende arbejde. Praktiske problemstillinger blev beskrevet. Skolelederne har afgivet høringssvar i forhold til emnet. Britta Boel oplyste, at forskellige modeller præsenteres. Der arbejdes med en bygningsmasse på 260.000 kvm. Pkt. 8 10.20 10.30 10 min Kompetenceudvikling Mortensen Formål: Drøfte af ønsker til kompetenceudviklingsmidler i skoleår 2018/19 Mål: Input til f.eks. fordeling af kompetenceudviklingsmidler. Kompetenceudvikling Mortensen I forhold til kompetenceudvikling oplyste Karen Mortensen, at der arbejdes med såvel: Statslige midler (frem til 2020) Disse midler finansierer eks. kompetencefag, vejledere m.m. Lockoutmidler - eks. til fleksible løsninger. Der planlægges pt. ikke med fælles kommunale tiltag for alle. Skolelederne drøftede ønsker til anvendelse af Lockoutmidler. Opsamling fra drøftelserne: - Midlerne ønskes ud på skolerne / ud i klyngerne - Anvendes til aktionslæring på skolerne - Midler til skræddersyede indsatser evt. flere skoler sammen - Udvikling af PLF - Til vikardækning - eks. ifm. 4 x 3 timers Side 10 af 14
Pkt. 9 10.30 10.45 Nyt fra forvaltningen Mortensen og konsulent Ole Holdgaard arrangementer (Science, teknologi og innovation) Skolechef Karen Mortensen oplyste, at de fremsatte forslag indtænkes i forhold til det videre arbejde angående kompetencemidler. Kompetencefag, vejledere m.v. vil uændret være et mål. Nyt fra forvaltningen Mortensen og konsulent Ole Holdgaard 15 Orientering om spørgeskemaundersøg else vedr. fravær, børn uden for undervisningstilbud og hjemmeundervisning Orientering om spørgeskemaundersøg else vedr. fravær, børn uden for undervisningstilbud og hjemmeundervisning Til orientering Orienteringsbrev ang.pdf Nyt fra styregruppen i A.P. Møller projektet v/ skoleleder Lene Jepsen Nyt fra styregruppen i A.P. Møller projektet v/ skoleleder Lene Jeppesen Skoleledelsesseminar: D. 10.04.2018 kl. 10.00 15.00. Vejelederworkshop: tirsdag eller onsdag i uge 32 Lokale styregruppemøder: Maj 2018. Mannaz kontakter skolerne for aftale om dato og tidspunkt Side 11 af 14
Sagsnr14-11737_Do knr24941-18_v1_1802 Sagsnr14-11737_Do knr24947-18_v1_1802 Evt. ønsker om deltagelse på årets læringsfestival 6. 8. marts 2018 i København omhandlende etwinning Evt. ønsker om deltagelse på årets læringsfestival 6. 8. marts 2018 i København omhandlende etwinning v/ konsulent Ole Holdgaard Varde Kommune er tilbudt 1-2 pladser (vederlagsfrie) på læringsfestivalen. Interesserede bedes snarest kontakte Lisbeth Kodal lkod@varde.dk TRIO planlægningsworkshop d. 5.4.2018 kl. 09.00 16.00 TRIO planlægningsworkshop d. 5.4.2018 kl. 09.00 16.00 Tilmeldingsliste blev rundsendt. Skoleledermøde d. 09.03.2018 kl. 08.00 12.00 Pkt. Videndeling i forhold PLF v/ Lene Jeppesen og Kenneth Bjerre sættes på dagsorden. Side 12 af 14
Koncert Foredrag - Rundvisning (Oksbøllejren) Dato: 20.03.2018 eller 21.03.2018 Sted: Gymnastiksalen i Oksbøllejren Målgruppe: Primært 8.-10. kl. Yderligere information: Kommer fra Sara Møller Olesen samo@varde.dk 79 94 66 03 Pkt. 10 10.45 11.00 15 EVT. EVT. VAKS-aktiviteter v/ viceskoleleder Morten Digmann Schmidt Der arbejdes på udbredelse af kendskab til VAKSaktiviteterne hos bl.a. udsatte børn, tosprogede børn m.fl. Oversættelse af VAKSfolderen til flere sprog påbegyndes. Yderligere information vil tilgå skolelederne. Arbejdstilsynet og arbejdspladsbrugsanvisning v/ skoleleder Inger Marie Kristensen Arbejdspladsbrugsanvisning skal foreligge. Lis Bang Troelsen lbtr@varde.dk kan tildele digital adgang til it-system, som kan understøtter arbejdet med udarbejdelse af brugsanvisninger. Side 13 af 14
OMDELT MATERIALE: Hæfte fra Cyklistforbundet: 20 cykellege mere sjov cykeltræning for alle børn. BILAG: Referat fra 15. møde i IT-styregruppen Sagsnr08-11535_Do knr12716-18_v1_refe Side 14 af 14