Møde Tid og sted Referent Deltagere Generalforsamling 8. november 2010, Munkebjerg Hotel ved Vejle Anette Persson Repræsentanter for medlemsfirmaer Foreningens bestyrelse Foreningens SIGformænd Dato: 15. januar 2011 Init: aap Doc: BentleyUser_Generalforsamling 2010_referat_20101108aap_UDKAST Fordeling Medlemsfirmaer v/respektive kontaktpersoner Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning om foreningens virke i det seneste år. 3. Fremlæggelse af det reviderede årsregnskab til Generalforsamlingens godkendelse. 4. Behandling af eventuelle forslag fra bestyrelsen eller fra medlemmerne. 5. Forelæggelse og godkendelse af budget, samt fastsættelse af kontingent. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer, 2 suppleanter og 2 revisorer. 7. Eventuelt. Næste møde Inden for 14 mdr. fra dato jf. foreningens vedtægter 1. Valg af dirigent Aktion Lars Straarup, Grontmij CarlBro, blev enstemmigt valgt som Generalforsamlingens dirigent. Dirigenten indledte med at bekræfte, at Generalforsamlingen var lovligt indkaldt med 3 ugers varsel jf. vedtægter. 2. Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år v/ formand Carsten Ahm, COWI. CPA Som annonceret i udsendt indkaldelse til Generalforsamling havde formanden gennemført sin mundtlige beretning ved Årsmødets formelle åbning i formiddags, mandag d. 8. november 2010, kl. 9.30. Beretningen omtalte bl.a. foreningens ny hjemmeside, der netop er lanceret, hvilket gav anledning til positive tilkendegivelser fra tilhørerne, der påskønnede, at der nu var sket fremdrift på dette område. Generalforsamlingens deltagere havde derudover ingen bemærkninger til formandens beretning, der derfor umiddelbart kunne godkendes. Formandens beretning er endvidere vedlagt dette referat som bilag. 3. Fremlæggelse af det reviderede årsregnskab til generalforsamlingens godkendelse v/kasserer Claus Johannesen, PLH arkitekter. CJ Foreningens kasserer forelagde det som bilag 1 rundsendte årsregnskab, der forud var undertegnet af foreningens 2 revisorer, om end regnskabet havde givet anledning til stor BentleyUser_Generalforsamling_2010_referat_20101108aap.doc Side 1 af 5 bentleyuser.dk co/ Bentley Scandinavia A/S Gydevang 39-41 DK-3450 Allerød Denmark www.bentleyuser.dk
kritik fra revisorernes side. Dette primært fordi regnskabet viser et stort udestående, der skyldes, at der i en årrække ikke er blevet fulgt op på manglende betalinger af kontingent og deltagelse i årsmøder. Af egenkapitalen på opgjort 980.000,- kr. er godt 600.000,- kr. opgjort som udestående ved regnskabsårets afslutning. Efterfølgende er restancen reduceret til ca. 230.000,- kr., hvorfor foreningens reelle indestående aktuelt vurderes til ca. 750.000,- kr. CJ pointerede, at regnskabet er udtryk for et snapshot af balancen ved regnskabsårets afslutning i juli måned. Derfor er resultatopgørelsen ikke fuldt ud retvisende i forhold til aktuel status, idet bl.a. rejsearrangementet til BE2010 reelt balancerer, selv om det i regnskabet fremstår som en mango på 205.000,- kr. Det tilknyttede revisionsfirma har ikke i tilstrækkelig grad konteret de enkelte poster efter kassererens anvisninger derfor fremstår flere poster med et resultat, der afviger markant fra årets budget. Regnskabet blev herefter drøftet, og der blev fra salen rejst kritik af, at regnskabet dermed ikke fremstår retvisende og sammenhængende. Formanden foreslog herefter, at regnskabet forkastes, og at bestyrelse og revisorer gives mandat til at revidere regnskabet og udsende korrigeret regnskab som bilag til referat. Dette forslag blev vedtaget ved håndsoprækning. Formand og kasserer lovede, at et korrigeret regnskab vil foreligge i indeværende år. Ifald, der herefter modtages yderligere kommentarer til regnskabet fra medlemmerne efter udsendelse af korrigeret regnskab, kan der begæres indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling. 4. Behandling af eventuelle forslag fra bestyrelsen eller fra medlemmerne. Der var i år ingen forslag til behandling på Generalforsamlingen. 5. Forelæggelse og godkendelse af budget samt fastsættelse af kontingent. v/kasserer Claus Johannesen, PLH arkitekter. CJ Kassereren gennemgik forslag til budget for foreningens aktiviteter i 2010-2011, bilag 2. Det blev af CJ kommenteret, at antallet af medlemsfirmaer burde have været rettet til 72. Derudover foreslog CJ, at rammen for regnskabsassistance blev hævet til 50.000,- kr. med det formål at få ryddet gennemgribende op i foreningens udeståender i løbet af det kommende år. I relation til den videre bearbejdning af hjemmesiden foreslog CJ, at der udover det anførte beløb blev tilført yderligere midler, så det samlede budget bliver 150.000,- kr. på denne post. Det ville dække de hidtil afholdte udgifter. Herefter må vi forvente at skulle afsætte 25-30.000,- kr. årligt i driftsomkostninger. Hjemmesiden ligger nu på en ekstern server, og der vil formentlig være behov for teknisk assistance i mindre omfang i forbindelse med overførsel af data til den ny platform, udvikling af tilmeldingssystem, medlemsadministration mv. Egenkapitalen bør ligge på 600-700.000,- kr., svarende til omkostningerne ved at afholde et Årsmøde på Munkebjerg. Foreningen ønsker at fastholde vores uafhængighed af tilskud fra Bentley, hvorfor denne indtægt ikke er anført som forventet på budgettet. Betaling af rejser til SIG-formænd, der traditionelt får betalt deltagelse i BE-konferencerne, BentleyUser_Generalforsamling_2010_referat_20101108aap.doc Side 2 af 5
skal bogføres under SIG-arbejde, og ikke som det nu er vist, under BE rejsearrangement. Endelig blev det drøftet, hvorvidt foreningen skulle budgettere med et tab på 100.000,- kr. grundet manglende indbetalinger af kontingent og deltagergebyrer. Flere gav udtryk for, at fremsendelse af fakturaer indeholdt i mailtekst, af mange ikke var blev oplevet som en faktura, og at dette kunne være grunden til den manglende betaling. Når der derefter ikke blev rykket, blev den enkelte skyldner ikke gjort opmærksom på, at der manglede betaling. Bestyrelsen har samlet et ansvar på miséren og må sørge for, at der nu strammes op på interne procedurer. Fakturaer bør fremover stiles til firmaet samlet, ikke til enkeltpersoner. Legatet er på budgetforslaget foreslået sat til 10.000,- kr., men der var i forsamlingen enighed om at fastholde det oprindelige niveau på 20.000,- kr., således at der fortsat er mulighed for at invitere op til 4 studerende, hvis der er ønske om det. Forsamlingen gav herefter bestyrelsen berettiget kritik af, at budgettet ikke var korrigeret i henhold til de indstillinger, der mundtligt blev fremført af kassereren. Det burde have været gennemarbejdet og revideret inden udsendelse til medlemmerne. Alligevel valgte forsamlingen at vedtage budgettet med de i fællesskab formulerede korrektioner. For god ordens skyld fremsendes det korrigerede budget som bilag til referatet. I den foreliggende form kunne dermed heller ikke budgettet godkendes, hvorfor også et korrigeret budget vil blive udarbejdet og fremsendt som bilag til referatet. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer, 2 suppleanter og 2 revisorer. LBL 2 bestyrelsesmedlemmer var på valg. Det drejer sig om kasserer Claus Johannesen, PLH Arkitekter, samt sekretær Anette Persson, København Universitet. Begge var villige til genvalg, og begge blev genvalgt med applaus. Formand Carsten Ahm, næstformand Michael Jepsen og web-master Gita Monshizadeh var ikke på valg i år. Som suppleanter opstillede Michael Friis Ørsted, Københavns Lufthavne A/S, og Bo Bekker, Vattenfall. Begge blev valgt med applaus. Endelig genopstillede vore to revisorer, Jacob Andersen, COWI, og Lars Straarup, Grontmij Carl Bro. Begge blev genvalgt med applaus. 7. Eventuelt Formalia i bestyrelsesarbejdet Frank Møller Christensen opfordrede til, at bestyrelsen fik undersøgt, hvorvidt de hæfter personligt for et eventuelt underskud i foreningens regnskab. Ifald der er risiko for det, ville han anbefale, at der gennemføres en vedtægtsændring, således at denne situation ikke kan opstå. BentleyUser_Generalforsamling_2010_referat_20101108aap.doc Side 3 af 5
Afslutning/ Dirigenten takkede herefter forsamlingen for god ro og orden og engageret debat - og erklærede derefter Generalforsamlingen for afsluttet. Bilag: Som bilag til indkaldelse til Generalforsamlingen var udsendt flg. materiale: bilag 1 / Årsopgørelse 2009-2010 bilag 2 / Budget 2010-2011 Formandens beretning vedlægges endvidere dette referat som bilag Deltagere i Generalforsamlingen: Flg. medlemsvirksomheder markerede deres deltagelse på den rundsendte liste: 108 Grontmij Carl Bro 109 COWI A/S 111 Dong Energy 117 Geopartner A/S 124 Henning Larsen Architects 126 Hillerød Kommune 128 Hvenegaard og Jens Bo Landinspektører 142 Københavns Lufthavne A/S 148 Landinspektørfirmaet LE 34 155 Mærsk Olie og Gas AS 166 PLH Arkitekter AS 167 Rambøll A/S 169 Roskilde Kommune 184 Vilhelm Lauritzen Arkitekter 201 NNE Pharmaplan 202 Union Engineering a/s 206 LiPREX 208 Københavns Universitet 209 SITE AS 211 Vattenfall A/S 214 EnviDan A/S 229 Graintec A/S Note tilføjet efter Generalforsamlingens afslutning: Revisorerne har med rette kritiseret foreningens manglende opfølgning på tidligere års tilgodehavender. Fordelingen af disse poster fremgår af årsregnskabet 2010-2011. Vi retter derfor en sidste henvendelse til de af vores nuværende medlemmer, der ifølge denne opgørelse stadigvæk står som debitorer, velvidende at der er tale om gamle udeståender. /aap BentleyUser_Generalforsamling_2010_referat_20101108aap.doc Side 4 af 5
Referatets gyldighed berigtiget ved underskrift af formand og dirigent: Formand Carsten Ahm, COWI. Dirigent Lars Straarup, Grontmij CarlBro BentleyUser_Generalforsamling_2010_referat_20101108aap.doc Side 5 af 5