Videomøder gør det lettere at mødes

Videomøder gør det lettere at mødes

Videomøder på tværs I kommuner og Psykiatrien i Region Sjælland skal vi styrke det tværsektorielle samarbejde, opnå bedre tilgængelighed til hinanden og gøre det lettere at mødes på tværs af region og kommune. Det gør vi ved at bruge videomøder, når det giver mening. Det kan fx være: Når flere forskellige medarbejdere på tværs af region og kommune skal yde en tidlig og koordineret indsats for en borger. Når flere medarbejdere fra forskellige adresser skal udarbejde en koordineret indsats- eller handleplan. Vi håber, at du vil gøre brug af videomøder, når det giver mening, og vil læse denne guide, der skal gøre dig tryg ved at mødes med os andre virtuelt og dermed gøre videomøder til en succes. Fordele ved virtuelle møder Kort fortalt er et virtuelt møde en mulighed for at holde møde via video og dermed uafhængig af sted. Den store fordel ved virtuelle møder er, at du kan deltage i mødet, uanset hvor du befinder dig og samtidig se de andre mødedeltagere via video. Det gør bl.a., at: Du får mindre transporttid til møderne. Du får mere plads i din kalender. Din tilgængelighed øges, og det bliver nemmere at mødes. Arbejdet bliver lettere, og du kan handle hurtigere. Vi har samlet alt materiale om virtuelle møder på vores fælles hjemmeside www.regionsjaelland.dk/sammenom 2

Sådan kan du holde virtuelle møder Du kan 1. holde møde i et virtuelt møderum på internettet. Her kan I være flere med til mødet og alle deltagere ringer op til det virtuelle møderum - og I behøver ikke at have det samme program eller udstyr. 2. holde et virtuelt møde ved at ringe direkte til hinanden. Det kræver, at I har samme program og kun er to, som skal snakke sammen. Deltag fra: PC eller tablet Videokonferencelokale Telefon For at deltage på et virtuelt møde skal du have en teknisk opkaldsadresse, som du skal ringe op til. Du finder den tekniske opkaldsadresse i mødeinvitationen. Du kan se eksempler på en mødeinvitation til virtuelt møde på hjemmesiden. 3

Deltag fra din PC eller tablet Hvis du deltager fra din PC eller tablet kan du se og tale med de andre deltagere. Dine muligheder for at skærmdele kan du se på vores fælles hjemmeside. Du kan deltage via programmerne Cisco Jabber eller Skype for Business. Du kan deltage uden noget specielt program på din computer eller tablet. Det kræver, at der i mødeinvitationen er et link, som giver mulighed for at deltage via en internetbrowser eller app til tablet. Du kan koble dig på mødet fra dit kontor, hjemmefra eller et helt tredje sted, men det kræver, at du har en stabil internetforbindelse og sidder i et rum, hvor du kan tale uforstyrret. Du finder en uddybende brugervejledning til PC og tablet på hjemmesiden hvad enten du har Cisco Jabber eller Skype for Business. Deltagelse uden Cisco Jabber eller Skype for Business: Når fx borgere eller eksterne samarbejdspartnere skal deltage på et videomøde, kan du sende dem et browser-/gæstelink. Du kan finde ud af præcis, hvordan du kan bruge denne mulighed på vores fælles hjemmeside under Muligheder for videomøder med eksterne. Husk Tjek at du har fået den tekniske opkaldsadresse i mødeindkaldelsen, så du kan ringe op til mødet. Tjek at du har fået et alternativt nummer til mødelederen, så du kan kontakte vedkommende, hvis der opstår tekniske problemer før eller under mødet. Fx et mobilnummer. 4

Deltag fra videokonferencelokale Husk selv at booke mødelokalet, hvis du deltager fra et videokonferencelokale. Når du deltager fra et videokonferencelokale, har du mulighed for at: Se de andre deltagere via video. Tale med de andre deltagere. Deltage flere fra samme lokale. Skærmdele dokumenter. For at deltage på det virtuelle møde skal du have en teknisk opkaldsadresse. Du finder den tekniske opkaldsadresse i mødeindkaldelsen, som du indtaster for at ringe op til mødet. Husk at rette ligeså meget opmærksomhed til skærmdeltagerne som dem i lokalet. 5

Deltag fra din telefon Brug helst telefon som sidste løsning ved mødedeltagelse. Video og skærmdeling er ikke muligt ved deltagelse via din telefon. Med telefonen ringer du ind til mødet og indtaster den tilhørende pinkode efterfulgt af # Region Sjælland: Ring til 57651411 og indtast nummer før @ i den tekniske adresse Vordingborg Kommune: Ring til det nummer der står før @ i den tekniske adresse Lolland Kommune: Ring til 96410770 Deltag fra telefon, hvis du oplever tekniske problemer eller ikke har anden mulighed for deltagelse. Mute din telefon, hvis der er støj. Informer deltagerne om, at du gør det. Mind deltagerne om, at du ikke kan se delt indhold, og bed dem læse op for dig. 6

Skab en god virtuel mødekultur For at opnå et godt virtuelt møde er det vigtigt at sikre en god mødekultur. Her er nogle anbefalinger, vi gerne vil bede dig om at respektere, når du deltager i virtuelle møder. Hvis du skal skærmdele, skal du have dine dokumenter klar før mødet. Luk ned for alt andet, der ikke er relevant for mødet. Hvis mødet er fortroligt, skal du afholde mødet, så udenforstående ikke kan se og høre, hvad der tales om. Opstart af videomødet - som mødedeltager skal du sikre dig: At logge på mødet 2-3 minutter før mødestart. At de andre kan se dig, og du kan se dem undgå at sidde i modlys fx ved at have et vindue bag dig. At du sidder centreret i billedet med en neutral baggrund fx en hvid væg. At der ikke er unødig støj i dine omgivelser. At du kan høre de andre, og at de kan høre dig. Tjek dine lydindstillinger. Husk at indlede med navn, hvis der er en, der deltager via telefon. Undgå unødig støj under mødet fx klik med kuglepenne eller skramlen med kaffekopper og stole. Husk at evaluere dit videomøde. Så bliver det bedre næste gang. Du kan evaluere dit videomøde på hjemmesiden det tager kun 3 minutter og er anonymt. 7

Hvis teknikken driller Hovedregel nummer et: Gå ikke i panik. 1. Har du indtastet den korrekte opkaldsadresse? 2. Tjek, om du har adgang til internettet. 3. Prøv at genstarte og log på igen. Vejledning til top 5 problemer Ingen lyd Tjek lydindstillinger og bed modparten gøre det samme. Hakkende billede Tjek netværksforbindelser. (Obs kablet netværk giver bedst stabilitet). Hakkende lyd (og billede) Problemer med netværket sluk evt. kamera, så bliver lyden bedre. Kan ikke ringe op Tjek om du har skrevet den korrekte opkaldsadresse og evt. kode. Billede fryser/ingen lyd, kan ikke lukke programmet ned Genstart PC og ring op igen. Hvis ovenstående ikke virker, kan du finde mere hjælp i troubleshooting vejledningerne på hjemmesiden under Hjælp ved tekniske problemer. Hvis teknikken stadig driller, skal du ringe til mødelederen på det alternative nummer, som er oplyst i mødeinvitationen. Sammen med mødeleder kan I så finde en løsning - evt. så kan du deltage via almindelig telefon. Husk at du på www.regionsjaelland.dk/sammenom kan finde alt vedrørende virtuelle møder. Brugervejledninger opdelt efter hvilken organisation du kommer fra Retningslinjer for virtuelle møder E-learning Muligheder for videomøder med eksterne deltagere Eksempler på mødeinvitationer Møderegler Huskeliste til mødeleder En film om Sammen om Artikler Troubleshooting vejledninger Og meget mere! Hæftet er udarbejdet af Working Virtual i samarbejde med Psykiatrien i Region Sjælland, Vordingborg Kommune og Lolland Kommune.