Retningslinjer for virtuelle møder

Transkript

1 Retningslinjer for virtuelle møder INDHOLD 1. Organisation og ansvar 2. Juridiske aspekter 3. Generel brug af virtuelle møder 4. God skik ved virtuelle møder 5. Lokale retningslinjer for virtuelle møder 1

2 1. ORGANISERING & ANSVAR Organisation I forbindelse med Faxe Kommunes digitaliseringsstrategi ønsker kommunen at sikre, at det virtuelle potentiale tværfagligt og internt i kommunen samt tværkommunalt og tværsektorielt med eksterne samarbejdspartnere udnyttes optimalt. Overordnet skal implementeringen af virtuelt samarbejde bidrage til en større sammenhængskraft i Faxe Kommune. Formålet med at indføre virtuelt samarbejde i Faxe Kommune er at øge tilgængeligheden og mulighederne for et mere smidigt tværfagligt samarbejde både internt og med eksterne samarbejdspartnere. Ved at indføre virtuelt samarbejde sigter Faxe kommune således mod, at virtuelle møder bliver et værktøj, der skal gøre den enkelte medarbejders arbejde nemmere at udføre til glæde for borgeren ved en mere koordineret, hurtigere og forbedret sagsbehandling. Som ved mange andre IT-systemer kræver en succesfuld implementering af de nye mødeformer, at ledere og medarbejdere i Faxe Kommune tager de nye muligheder i brug, hvor det er relevant, og hvor det betaler sig i det daglige arbejde. Ansvar Ledere og medarbejdere har følgende ansvar: Chefer og ledere er ansvarlige for, at: Hjælpe med implementeringen At understøtte og følge op på implementeringen af virtuelle møder inden for eget ledelsesansvarsområde. Være ambassadører At motivere og skabe rammer for god kommunikation og samarbejde. Herunder afse tid til at alle relevante medarbejdere får mulighed for at anvende og deltage i virtuelle møder både med interne og eksterne samarbejdspartnere. 2

3 Udarbejde lokale retningslinjer At sikre, at der er beskrevet evt. lokale retningslinjer for anvendelse af virtuelle møder og sikre, at medarbejderne kender disse og følger retningslinjerne i den. Til udarbejdelse af lokale retningslinjer kan den lokale ledelse anvende den skabelon, der findes sidst i dette dokument. Medarbejdere er ansvarlige for: Sætte sig ind i retningslinjerne At følge både disse retningslinjer for virtuelle møder samt de lokale retningslinjer, der er besluttet af den lokale ledelse. Anvende virtuelle møder At anvende virtuelle møder med omtanke og til løsning af samarbejdsopgaver i Faxe Kommune. Overholde sikkerhedsregler At overholde gældende sikkerhedsregler i forbindelse med deling af fortrolige oplysninger. 2. JURIDISKE ASPEKTER Udover de retningslinjer, der er beskrevet i dette dokument, skal brugerne i deres anvendelse af videomøder respektere gældende regler og lovgivning på området, herunder Persondataloven, Forvaltningsloven, Offentlighedsloven, Lov om ophavsret samt Lov om markedsføring. 3

4 3. GENEREL BRUG AF VIRTUELLE MØDER Mål Det overordnede mål med virtuelle møder er, at ledere og medarbejdere i Faxe Kommune oplever virtuelt samarbejde som et effektivt supplement til almindelige fysiske møder. Målet med virtuelle møder er at optimere samarbejdet internt i kommunen og eksternt. Dels ved at spare tid, fordi nogle fysiske møder kan afholdes som videomøder og dels ved at optimere koordineringsprocesser, fordi det nu bliver muligt oftere at afholde møder af kortere varighed. Retningslinjer Virtuelle møder erstatter ikke alle fysiske møder, men skal ses som et effektivt supplement. Ved virtuelle møder gælder de samme regler om samtykke fra borger som ved fysiske møder. De møder, der egner sig bedst til at blive afholdt virtuelt, er ofte møder, som handler om noget konkret. For eksempel koordinerings-, samarbejds- og orienteringsmøder. Hvis borger og/eller pårørende deltager på et virtuelt møde, er det særlig vigtigt at rette opmærksomheden mod borgeren/pårørende, da et virtuelt møde ikke giver samme nærhed, og det kan være svært at tyde kropssprog som ved et fysisk møde. Det er samtidig vigtigt at sikre, at borger og/eller pårørende har forstået mødets beslutninger. Virtuelle møder via de officielle værktøjer i Faxe Kommune afholdes krypteret og er sikkert også på tværs af firewalls ved brug af kommunens udstyr. Der gælder således almindelige fortrolighedsregler. Anvendelse af observationer baseret på virtuelle møder sidestilles med oplysninger, der er afgivet mundtligt og justeres jf. lov om offentlig forvaltning (Offentlighedsloven) og god forvaltningsskik. Alle videobilleder som inddrager personer, uanset om videobillederne er personhenførbare eller ej, skal have faglig relevans i situationen og må ikke være krænkende. Hvis et billede er personhenførbar, skal den afbildede person som udgangspunkt give samtykke. Dette kan ske mundtligt. 4

5 Med deltagelse i et virtuelt møde fra et videokonferencelokale gælder følgende retningslinjer: Hvis du deltager på et virtuelt møde via et videokonferencelokale, betyder det, at du enten sidder alene eller sammen med andre i et lokale indrettet med videokonferenceudstyr. Hvis I sidder flere personer i videokonferencelokalet er det vigtigt at rette lige meget opmærksomhed mod de, der deltager på skærmen, selvom I ikke er i samme fysiske lokale. Med deltagelse i et virtuelt møde fra en mobil enhed fx PC eller tablet gælder følgende retningslinjer: Mødedeltager skal som udgangspunkt afholde mødet uden at udenforstående kan se og høre, hvad der tales om for at sikre mødets fortrolighed. Mødedeltager skal som udgangspunkt bruge headset med mikrofon og undgå at forstyrre omgivelserne. Ved afholdelse eller deltagelse i virtuelle møder fra eget skrivebord i storrumskontorer er lokale retningslinjer gældende. Med deltagelse i et virtuelt møde af eksterne uden for kommunen gælder følgende retningslinjer: Det virtuelle møde giver eksterne samarbejdspartnere mulighed for at koble sig på mødet og eventuelt deltage i en begrænset periode, hvor det er relevant. Den eksterne samarbejdspartner har mulighed for at deltage i mødet på sin PC eller tablet via Lync eller Jabber og hvis ikke vedkommende har en klient, via et link der åbnes i en browser. Der findes guides hertil på intranettet. Læs & lær Du kan læse mere om brug af virtuelle møder på intranettet. 5

6 4. GOD SKIK VED VIRTUELLE MØDER Mål Målet er, at vi behandler hinanden med gensidig respekt og alle medarbejdere er opmærksomme på at holde en god takt og tone i kommunikationen også når det drejer sig om kommunikation i virtuelle møder. Retningslinjer Vær opmærksom på din egen kommunikation, når du samarbejder virtuelt. Undgå at bruge ironi og sarkasme, særligt når det kan være svært at have øjenkontakt og tyde kropssprog. På den måde kan du være med til at undgå konflikter i virtuelle møder. Fornemmer du at have krænket en person, så spørg straks ind til det. Læs & lær Du kan læse mere om brug af virtuelle møder på intranettet. 6

7 5. LOKALE RETNINGSLINJER FOR VIRTUELLE MØDER Det er muligt at udarbejde lokale retningslinjer for virtuelle møder, hvis det er nødvendigt for opretholdelse af daglige og godkendte rutiner. Lokale retningslinjer for virtuelle møder skal udarbejdes inden for rammen af denne politik og godkendes af den lokale ledelse. Lokale retningslinjer kan være en fordel, hvis man har specielle ønsker, for eksempel særlige fortrolighedskrav til visse videomøder mv. Nedenfor findes et skema, der kan hjælpe enheden/afdelingen med at give et overblik over, hvor I evt. har behov for lokale retningslinjer i forhold til virtuelle møder. VIRTUELLE MØDER LOKALE RETNINGSLINJER Virtuelle møder via videokonferencelokaler Virtuelle møder via PC eller tablet Virtuelle møder med eksterne samarbejdspartnere uden for kommunen Andet 7