Referat ordinært bestyrelsesmøde

Referat ordinært bestyrelsesmøde Tid Torsdag den 29.09.2016 kl. 15.30-18.00 Sted På Sporet mødelokale 1.46 Deltagere Lasse Breddam, selvsupplerende formand Jørgen R. Henriksen, Region Nordjylland, næstformand Kristian Gaardsøe, FOA Aalborg, næstformand - AFBUD Vibeke Haaning, KKR Nordjylland+ Jan Nielsen, Selvsupplerende - AFBUD Birger Thomsen, FOA Vendsyssel Kaj Kristian Birket Pedersen, SOSU Nord, medarbejderrepræsentant Maybritt Skak Pedersen, SOSU Nord, medarbejderrepræsentant Claus Nielsen, elevrådsrepræsentant Jette Keller, elevrådsrepræsentant Lene Kvist, SOSU Nord, direktør Mette F. Lyng, SOSU Nord, økonomi- og administrationschef Referent Lise-Lotte Tandrup Ruprecht - LIRU Dagsorden torsdag den 29.09.2016: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra den 21.06.2016 3. Orientering ved formanden 3.1 Tiltrædelsesreception for ny direktør på SOSU Nord den 30.09.2016 3.2 Invitation til medlemsmøde i B-SOSU for skolernes bestyrelser og direktører - bilag 4. Orientering ved direktøren 4.1 Dimensioneringsaftale mellem regeringen, KL, Danske Regioner og LO om antallet af elevpladser på Social- og sundhedshjælper-, Social- og sundhedsassistent-, og pædagogisk assistentuddannelse 4.2 Status på udbudsrunden 4.3 Sygefraværsstatistik for 1. halvår 2016 5. Budgetopfølgning 2. kvartal 2016 bilag 6. Finanslovsforslagets konsekvenser for SOSU Nords budget 2017 7. Forslag til overordnet årshjul for SOSU Nord 2017 8. Forslag til mødeplan for 2017 - bilag 9. Eventuelt 10. Næste møde Side 1 af 10

Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles til bestyrelsen af godkende dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt. Pkt. 2 Godkendelse af referat fra den 21.06.2016 Det indstilles til bestyrelsen at godkende referatet fra den 21.06.2016. Som opfølgning på referatets punkter orienterede formanden om, at der arbejdes ud fra et budget 2017, som er i balance. Da SOSU Nord i 2016 bruger af den likvide egenkapital er der blevet afholdt møde med Nykredit, da SOSU Nord gerne vil oparbejde en rimelig buffer på egenkapitalen. Der var en postitiv tilbagemelding fra Nykredit herpå, og de vil vende tilbage med forslag hertil, som vil blive behandlet i bestyrelsen på et senere tidspunkt. Herefter blev referatet godkendt. Pkt. 3 Orientering ved formanden 3.1 Tiltrædelsesreception for ny direktør på SOSU Nord den 30.09.2016 Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Invitation til medlemsmøde i B-SOSU for skolernes bestyrelser og direktører bilag Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Formanden spurgte bestyrelsesmedlemmerne om bestyrelsesmedlemmernes e-mailadresser må indsendes til B-SOSU, så de kan fremsende referater m.v. direkte til SOSU Nords bestyrelsesmedlemmer. Dette accepterede bestyrelsen og tog orienteringen til efterretning. Side 2 af 10

Pkt. 4 Orientering ved direktør 4.1 Dimensioneringsaftale mellem regeringen, KL, Danske Regioner og LO om antallet af elevpladser på Social- og sundhedshjælper, Social- og sunhedsassistent- og pædagogisk assistentuddannelse Direktøren vil på mødet gøre rede for dimensioneringsaftalens konsekvenser for SOSU Nord, herunder forskellige scenarier for udviklingen i elevoptaget i de kommende år. Med afsæt i dialog med KKR om rekrutteringsudfordringerne på social- og sundhedsuddannelserne, er der igangsat dialogmøder med kommunerne i skolens optageområde om udmøntningen af dimensioneringsaftalen og de udfordringer, der er heri. I den sammenhæng drøftes også prioriteringen af elevpladserne på pædagogisk assistentuddannelse ift. de mange ufaglærte, der er på det pædagogiske område i kommunerne. Dimensioneringsaftalen kan læses her: http://www.uvm.dk/aktuelt/~/uvm- DK/Content/News/Udd/Voksne/2016/Sep/160901-Ny-aftale-om-praktikpladserpaa-velfaerdsomraader Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Dialogmøderne med kommunerne er igangsat med møde hos borgmesteren og kommunaldirektøren fra Mariagerfjord kommune. Der er aftalt opfølgningsmøde. Som del af dialogmøderne drøftes udviklingen i antallet af dimittender på social- og sundhedsuddannelserne frem til 2020, og den nedgang der kommer fra 2016, og som skyldes færre elever på social- og sundhedshjælperuddannelsen og for lav søgning til GF2 SOSU efter EUD-reformen, samt indførelsen af den nye, længere social- og sundhedsassistentuddannelse fra 1/1 2017. Efter EUD-reformen er aktiviteten på social- og sundhedshjælperuddannelsen halveret ift. tidligere, hvor skolen optog 215-225 social- og sundhedshjælperelever 3 gange om året. I 2016 vil der således kun blive indgået ca. det halve af det antal uddannelsesaftaler, som kommunerne har meddelt, at de ønsker at indgå aftale med. Dette kan give nogle arbejdskraftudfordringer på længere sigt, i og med at faldet i antallet af dimittender fra social- og sundhedshjælperuddannelsen indtræder allerede i efteråret 2016, og dermed vil være samtidigt med den periode, hvor der ikke dimitterer social- og sundhedsassistenter fordi denne uddannelse ændres / forlænges fra 1/1 2017. Dimensioneringsaftalen opererer med minimum 200 elevpladser på social- og sundhedshjælperuddannelsen. Dertil kommer mulighed for ekstra pladser, som endnu ikker fordelt. Side 3 af 10

At der nu er indgået en en dimensioneringsaftale betyder også, at der et fælles grundlag for skolen og arbejdsgiverne for at italesætte rekrutteringsbehov og vejlede til social- og sundhedsuddannelserne på. Aktivitetsmæssigt betyder de nye uddannelsers skolepraktikplaner, at der bliver en mindre aktivitet end forudset i 1. halvår 2017, hvorefter aktiviteten på SOSU-uddannelserne samlet set vil være stigende over de næste år på grund af den forlængede social- og sundhedsassistentuddannelse, og den øgede elevvolumen på denne uddannelse. Forudsætningen er dog, at det lykkes at rekruttere tilstrækkeligt med ansøgere til GF2 SOSU til at kunne opfylde antallet af dimensionerede hovedforløbspladser. På pædagogisk assistentuddannelse halveres antallet af elevpladser på hovedforløbet, og der indføres dimensionering på grundforløb 2. Vi kender endnu ikke antal og vilkår for dette, men forventer afklaring senest med udgangen af oktober. Ændringerne i social- og sundhedsassistentuddannelsen, og de reducerede elevtal på social- og sundhedshjælper- og pædagogisk assistentuddannelse giver behov for tilpasning af organisationen. Ledelsen har i forhold til de på nuværende kendte forudsætninger beregnet behov for en tilpasning svarede til ca. 15 undervisere. Fra 2. halvår 2017 forventes behov for nyansættelser på social- og sundhedsuddannelserne, primært grundet den ændrede social- og sundhedsassistentuddannelse. Ledelsen vil i løbet af uge 40 orientere medarbejderne, og indlede tilpasningsprocessen. Afskedigelserne vil være afklaret og håndteret inden udgangen af november. Det blev fra bestyrelsens side pointeret, at det er vigtigt at vi får talt uddannelserne op, og også fokuserer på at få løftet ufaglært til faglært på det pædagogiske område. Derfor er det også afgørende at fastholde kvaliteten på trods af de ændrede økonomiske vilkår. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og noterede sig det, der blev sagt omkring tilpasning. 4.2 Status på udbudsrunden På baggrund af dimensioneringsaftalen omkring pædagogisk assistentuddannelse, og den varslede adgangsbegrænsning på GF2 Pædagogisk assistent, har Undervisningsministeriet gennemført en revideret proces for godkendelse af udbud af PAU. Det gælder både ansøgninger om grundforløbets 2. del og hovedforløbet. De ansøgende skoler har med afsæt i dimensioneringsaftalen haft lejlighed til at genoverveje deres ansøgning, ligesom regionerne og Rådet for grundlæggende Erhvervsrettede Uddannelser (REU) igen høres vedr. udbud af PAU. De ansøgende skoler har kunnet tilkendegive, om de vil opretholde deres ansøgning uændret, justere den med hensyn til forventede udbudssteder, eller trække ansøgningen tilbage. Side 4 af 10

SOSU Nord har efter samråd med bestyrelsens formandskab besluttet, at skolens ansøgning begrænses til at omfatte udbud af grundforløb 2 og hovedforløb på adresserne i Aalborg og Hjørring, og ansøgningen til at udbyde GF2 i Hobro, Aars, Fjerritslev og Frederikshavn frafaldes. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Som beskrevet i dagsordenen, er processen for pædagogisk assistentuddannelse blevet forlænget, og afgørelse forventes nu først ultimo oktober. SOSU Nords øvrige ansøgninger til redder-, social- og sundhedshjælpre- og social- og sundhedsassistentuddannelsen kan forventes svar inden udgangen af september. (Dette svar er kommet efter bestyrelsesmødet, og bestyrelsen er orienteret omkring resultatet via mail af 30.09.2016. SOSU Nord opnåede godkendelse til de to social- og sundhedsuddannelser, men afslag på redderuddannelsen). Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.3 Sygefraværsstatistik for 1. halvår 2016 - bilag Det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder er faldet fra 5,7 i 1. kvartal 2016 til 4,3 i 2. kvartal 2016, hvilket svarer til faldet fra 1. kvartal 2015 til 2. kvartal 2015. Det gennemsnitlige antal sygedage i 2. kvartal 2016 er 0,4 dag over niveauet på SOSU Nord i 2. kvartal 2015. SOSU Nord har i hele perioden 1. kvartal 2015 til nu ca. 1 sygedag mere i gennemsnit pr. medarbejder end Danske SOSU-skoler som helhed, der igen har et væsentligt højere sygefravær end staten som helhed. SOSU Nord har i 1. halvår haft mange langtidssyge medarbejdere. Der vedlægges oversigt over langtidssyge, hvoraf deltidsraskmeldinger, raskmelding og evt. fratræden fremgår. Der er en positiv udvikling i antallet af langtidssygemeldinger, og særligt antallet af arbejdsbetingede langtidssygemeldinger er reduceret henover 2. kvartal. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. De mange langtidssygemeldinger på SOSU Nord er blevet fulgt tæt at uddannelseschefer ogledere, og det er et indsatsområde, som SOSU Nord er lykkedes rigtig godt med. De fleste er nu tilbage i arbejde, og der er lagt planer for de, som endnu ikke er vendt helt tilbage. I denne proces, har SOSU Nord også set sig nødsaget til at afskedige den del af de langtidssygemeldte, der ikke har kunnet se sig selv komme tilbage til SOSU Nord pga. stress. Afskedigelserne vil have økonomisk betydning ind i 2017, da flere af de afskedigede har haft lang opsigelsesvarsel. Side 5 af 10

Medarbejderrepræsentanterne i bestyrelsen kunne oplyse, at der er blevet en anderledes god stemning i huset. Nogle steder er man stadig i proces, men generelt set er der meget positivitet i huset nu. Der er en åben og god dialog både mellem ledelse og medarbejdere og medarbejderne imellem. Det har kostet nogle penge og ressourcer at gennemføre en del af de processer, der er sat i gang for at styrke det psykiske arbejdsmiljø, men de er givet godt ud. Elevrepræsentanterne oplyste, at de også har kunnet mærke på underviserne, at de ikke længere er så stressede. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bemærkede, at det er et flot arbejde, der er blevet gjort for at nedbringe sygefraværet. Pkt. 5 Budgetopfølgning 2. kvartal 2016 bilag Der er foretaget budgetopfølgning efter 1. halvår 2016, og udarbejdet nyt skøn for det samlede resultat for året. Budgetopfølgningen viser, at SOSU Nord for 2016 må forvente et samlet underskud på ca. 3 mio. kr. i forhold til det oprindeligt budgetlagte overskud på ca. 1,5 mio. kr. I forhold til budgetopfølgningen efter 1. kvartal er det forventede resultat forbedret med 300.000 kr. Aktiviteten viser samlet 8 ÅE færre end orventet ved 1. kvartals opfølgning. Afvigelserne skyldes hovedsagligt følgende: - Fald i forventet samlet aktivitet ift. 1. kvartal på EUD-området, primært grundet fejlindberetning af uge 8 som tilskudsaktivitet på social- og sundhedshjælperuddannelsen og øget frafald / ændrede forudsætninger ift. EUV på social- og sundhedsassistentuddannelsen samt en mindre nedgang i august-optag til grundforløb - Stigende aktivitet på VEU-området, hvor forventningerne til årets resultat er steget med yderligere 24 ÅE efter 2. kvartal 2016 Aktiviteten vurderes samlet for året til at være ca. 40 ÅE under det budgetterede. Udover ovennævnte skyldes afvigelserne i aktivitet og i forhold til budgettet hovedsagligt følgende: - Svigtende aktivitet på/ansøgning til særligt de første optag på grundforløbene i januar og marts med deraf følgende aktivitetsubalance mellem forår og efterår, færre optagne ved augustoptaget på grundforløbene, afvigelser på den Side 6 af 10

budgetterede gennemsnitlige længde på EUV og merforbrug på undervisningsområdet på grund af ekstra omkostninger ved EUV netto merudgift i alt ca. 1 mio kr. - Sygefravær/ løn i opsigelsesperiode og fratrædelsesgodtgørelser: merudgift ca. 2 mio. kr. - Styrkelse af ungeteamet (konsulenter til opsøgende indsats) og skemalægning - ca. 1,4 mio kr. - Merudgift til konsulentbistand (rekruttering af ny direktør og arbejdsmiljøindsats) ca. 0,5 mio. kr. - Besparelse på ledelse og administration ca. 0,5 mio. kr. Budgetopfølgning 2. kvt., aktivitetsopgørelse for 2016 og revideret estimat for 2017 er vedlagt i bilag sammen med noter til budgetopfølgningen for 1. halvår. Indstilles til drøftelse i bestyrelsen. I forhold til 1. kvt. kan der konstateres en nedgang på EUD-området på 35 ÅE. Dette skyldes primært januarsøgningen til grundforløbene, som ikke matchede det budgetterede. Det har generelt været meget svært at lægge budget med den nye reform, da stort set alle forudsætninger omkring uddannelserne er ændret i forbindelse med reformen, og der opereres fortsat med mange ubekendte faktorer. På VEU er der konstateret en positiv fremgang på 13 ÅE i forhold til budgettet. Samlet set betyder det en nedgang på 8 ÅE i forhold til 1. kvartal. På udgiftssiden skal de primære afvigelser findes på lønudgifterne, hvor sygdom og fratrædelser har været de primære årsager, da SOSU Nord har været nødsaget til at hente ekstra lærerressourcer ind til at dække opgaverne for sygemeldte og opsagte medarbejdere. Dertil kommer udgiften til fratrædelsesgodtgørelse. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Pkt. 6 Finanslovsforslagets konsekvenser for SOSU Nords budget 2017 Økonomi- og administrationschefen vil på mødet kort redegøre for finanslovsforslagets konsekvenser for SOSU Nords budget i 2017. Finanslovsforslaget arbejder fortsat med et omlægningsbidrag, der reducerer takstametrene med 2 pct. ift. 2016. Derudover forventes udmøntning af kvalitets- og udstyrspulje på mellem 1,5 2 mio. kr. Side 7 af 10

Udgangspunktet for budget 2017 er, at vi forventer at fastholde 2016-aktivitet på VEU- og ungestrategi-området. EUD-området skal tilpasses ift. de nye social- og sundhedsuddannelser, og den indgåede dimensioneringsaftale. I forhold til budget 2017 kan nævnes, at ledelsen på grund af den store usikkerhed omkring aktivitetsforudsætningerne på underviserområdet i 2017 har haft stop for eksternt opslag af faste stillinger siden primo juli 2016. Det indstilles til bestyrelsen at drøfte perspektiverne for budget 2017. Lene Kvist orienterede om, at SOSU Nord starter et hold op på 29 EUV1-elever til oktober. De 20 elever kommer fra det private arbejdsmarked. Her findes et uopdyrket område, som har skolens fokus, og som indgår som indsatsområdet i 2017. Ledelsen er i gang med at lægge en handleplan for, hvordan skolen når et budget i balance i 2017. På baggrund af en drøftelse af de strammere økonomiske rammer, og hvordan disse bedst imødekommes, bedes ledelsen overveje evt. temadrøftelse om mulighederne for optimering af ressourceudnyttelse i forhold til de øgede krav om diffentierede forløbslængder på grund af standardmeritter og afkortning på baggrund af individuel realkompetencevurdering. Bestyrelsen tog i øvrigt orienteringen til efterretning. Pkt. 7 Forslag til overordnet årshjul for SOSU Nord 2017 Der er udarbejdet forslag til overordnet årshjul for SOSU Nord med angivelse af processer for kvalitets- og strategiarbejdet, budget- og regnskab og sammenhænge mellem møderne i MIO, de lokale uddannelsesudvalg og bestyrelsen. Forslaget findes ved ar følge linket: https://create.plandisc.com/mrye5mv Årshjulet er drøftet med MIO den 15.09.2016, hvor der blev udtrykt tilfredshed med det overblik over mødefora og sammenhænge, som årshjulet giver. Direktøren indstiller på denne baggrund årshjulet til godkendelse i bestyrelsen. Bestyrelsen syntes det overordnede årshjul så overskueligt ud, og var et godt værktøj til at synliggøre sammenhængen med de forskellige indsatser og møder henover et år. Side 8 af 10

Pkt. 8 Forslag til mødeplan for 2017 - bilag Det indstilles til bestyrelsen at godkende den foreslåede mødeplan for 2017. Enkelte bestyrelsesmedlemmer havde indsigelser mod enkelte af datoerne, som de hver især mailer til sekretæren herom, som forsøger at finde alternative datoer. Et nyt forslag vil blive præsenteret på bestyrelsesmødet den 15.12.2016 til bestyrelsens godkendelse. Pkt. 9 Eventuelt Der var intet til dette punkt. Pkt. 11 Næste møde Næste ordinære bestyrelsesmøde er planlagt til torsdag den 15.12.2016 kl. 15.30-18.00, mødelokale 1.46 På Sporet, Aalborg. Side 9 af 10

Referat af 29.09.2016 er godkendt og underskrevet på bestyrelsesmøde den 15.12.2016 Lars Bo Breddam Jørgen Henriksen Jan Nielsen Vibeke Haaning Kristian Gaardsøe Birger Thomsen Claus Nielsen Maybritt Skak Pedersen Side 10 af 10