Halsnæs Kommune Notat om det regnskabsmæssige tilsyn for regnskabsåret 2015 for det offentligt støttede boligbyggeri 1. Arresø Boligselskab 2. Den selvejende institution, ældreboligerne i Melby 3. Boligselskabet Nordsjælland, Afdeling Ølsted 4. Halsnæs Boligselskab PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31 Toldbuen 1, 4700 Næstved T: 5575 8686, F: 5575 8787, www.pwc.dk
Halsnæs Kommune Notat om det regnskabsmæssige tilsyn for regnskabsåret 2015 for det offentligt støttede boligbyggeri Indhold Afsnitsnr. Indledning 1-2 Grundlaget for tilsynet 3-5 Redegørelse for det udførte arbejde 6-12 Strukturering af gennemgang af de enkelte boligorganisationer og ældreboliger 13-16 Konklusion 17-0 Afslutning 21 Bilag 1 Arresø Boligselskab, regnskabsmæssigt tilsyn for 2015 Bilag 2 Den selvejende institution, ældreboligerne i Melby, regnskabsmæssigt tilsyn for 2015 Bilag 3 Nordsjællands Boligselskab, afdeling Ølsted, regnskabsmæssigt tilsyn for 2015 Bilag 3 Halsnæs Boligselskab, regnskabsmæssigt tilsyn for 2015 Indledning 1 I henhold til almenboligloven skal kommunalbestyrelsen føre tilsyn med de almene boligorganisationer, der er beliggende i kommunen. 2 Efter aftale har vi varetaget det regnskabsmæssige tilsyn for regnskabsåret 2015 for almene boligorganisationer i Halsnæs Kommune. Vi har foretaget gennemgang af forelagte regnskaber og andet regnskabsmateriale for følgende boligorganisationer: Arresø Boligselskab boligorganisation og 10 afdelinger Den selvejende institution, ældreboligerne i Melby Nordsjællands Boligselskab Afdeling Ølsted Halsnæs Boligselskab boligorganisation og 2 afdelinger samt afdelingen for sideaktivitet Grundlaget for tilsynet 3 Kommunalbestyrelsen skal føre tilsyn med almene boligorganisationer i henhold til følgende regelgrundlag: Bekendtgørelse nr. 1103 af 15. august 2016 af lov om almene boliger m.v. Bekendtgørelse nr. 1540 af 16. december 2013 om drift af almene boliger m.v. 1
Vejledning nr. 4130 af 27. december 1996 om drift af almene boliger m.v. Bekendtgørelse nr. 918 af 10. december 1999 om drift og tilsyn med boliger for gamle, sygelige og svagelige samt lette kollektivboliger. 4 Tilsynet føres gennem et årligt regnskabstilsyn, kommunens lovbestemte godkendelse af en række økonomiske enkeltdispositioner, samt et teknisk tilsyn af den vedligeholdelsesmæssige tilstand. 5 Nærværende notat omfatter alene det årlige regnskabstilsyn. Vi bemærker, at vi ikke har foretaget revision af foreliggende regnskaber, men har foretaget en gennemgang og vurdering i henhold til gældende bestemmelser om tilsynets udførelse. Redegørelse for det udførte arbejde 6 Det fremgår af kapitel 19 i bekendtgørelse om drift af almene boliger, at revisionen af en almen boligorganisation skal foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og i henhold til gældende revisionsinstruks. 7 Det fremgår specifikt, at revisor straks skal foretage indberetning til bestyrelse og kommunalbestyrelsen, hvis revisor konstaterer uregelmæssigheder af væsentlig betydning for boligorganisationens eller en afdelings økonomiske drift, eller hvis revisor bliver opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning. Revisor skal ligeledes foretage indberetning til boligorganisationens bestyrelse og kommunalbestyrelsen, hvis der opstår usikkerhed om, hvorvidt boligorganisationen eller en afdeling kan overholde sine økonomiske forpligtelser. 8 Vi bemærker også, at der er krav om, at revisor skal føre revisionsprotokol, hvor det skal anføres, hvilke revisionsarbejder der er udført, samt alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger, herunder forhold, hvor der er usikkerhed om, hvorvidt boligorganisationen har handlet i overensstemmelse med gældende regler. Specielt oplyses om revisors undersøgelse samt vurdering og konklusioner vedrørende boligorganisationens interne kontrol og registreringssystemer, boligorganisationens formål (navnlig om dispositioner udenfor formålet), sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. 9 Vores gennemgang har taget udgangspunktet i boligorganisationernes regnskaber for 2015, inklusive revisionspåtegningen og de lovkrævede spørgeskemaer, samt foreliggende revisionsprotokollater for regnskabsåret. Samtidig har vi gennemgået bestyrelsens beretning for 2015 og senest foreliggende styringsrapporter og referater fra styringsdialogmøder for de 4 boligorganisationer. 10 Ved vores gennemgang har vi indledningsvis haft fokus på eventuelle forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen på regnskaberne og eventuelle væsentlige bemærkninger i revisionsprotokollatet. 11 Samtidig har vi ved gennemgang af regnskaber og det øvrige materiale foretaget vurdering af, om boligorganisationerne overholder faktuelle og lovgivningsmæssige regler, herunder konsta- 2
tering af eventuelle væsentlige forhold i spørgeskemaet, organisationens henlæggelse til dispositionsfond og arbejdskapital, afdelingerne regnskabsmæssige behandling af underskud og størrelsen af henlæggelser. I forbindelse med vores gennemgang har vi også foretaget sammenholdelse med de registrerede oplysninger i regnskabsdatabasen hos Landsbyggefonden. 12 Vi bemærker, at vi har fået oplyst, at revisorerne for pågældende almene boligorganisationer ikke har foretaget indberetning udover den ordinære kommunikation i revisionsprotokollaterne. Strukturering af gennemgang af de enkelte boligorganisationer 13 Redegørelsen for det regnskabsmæssige tilsyn for de anførte almene boligorganisationer fremgår af vedlagte bilag 1-3. 14 Redegørelsen er struktureret på følgende vis: Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen Væsentlige forhold i revisionsprotokollatet Øvrige forhold Konklusion og forslag til byrådets kommunikation til bestyrelsen for organisationen 15 Efter aftale med kommunens administration, og i lighed med sidste år, har vi for hver enkelt bemærkning anført en given rating, der angiver vores vurdering af graden af væsentlighed af de givne forhold: A Der er konstateret et eller flere forhold, som byrådet bør reagere på ved at indkalde boligorganisationens bestyrelse til et snarligt møde for uddybning og redegørelse for nævnte forhold B Der er konstateret et eller flere forhold, som byrådet bør reagere på ved at kræve yderligere skriftlig redegørelse fra boligorganisationens bestyrelse C Boligorganisationens regnskaber kan tages til umiddelbar efterretning. De forhold, der måtte være, berettiger alene til optagelse på agendaen for næste styringsdialogmøde 16 Vi henviser til bilag 1-4 for vores bemærkninger til de nævnte boligorganisationer. Konklusion 17 Som det fremgår af bilag 1-4 foreslår vi, at kommunen tager regnskaberne og revisionsprotokollaterne for 2015 til efterretning. 18 Vi har ikke konstateret forhold, der rubriceres som rating A: 19 Vi har ikke konstateret forhold, der rubriceres som rating B. 3
20 Vi har konstateret følgende forhold, der rubriceres som rating C: Arresø Boligselskab: Helhedsplan i afdeling Skovbakken Den selvejende institution, ældreboligerne i Melby: Fastsættelse af husleje Den selvejende institution, ældreboligerne i Melby: Udarbejdelse og løbende opdatering af vedligeholdelsesplaner Den selvejende institution, ældreboligerne i Melby: Manglende funktionsadskillelse hos administrator og besvigelsesrisikoen herved Den selvejende institution, ældreboligerne i Melby: Manglende forretningsgangsbeskrivelser til forvaltningsrevisionen Den selvejende institution, ældreboligerne i Melby: Ydelser på udamortiserede lån Den selvejende institution, ældreboligerne i Melby: Manglende overholdelse af skemakrav i regnskabet Den selvejende institution, ældreboligerne i Melby: Fastsættelse af husleje Halsnæs Boligselskab, Henlæggelse til arbejdskapitalen Halsnæs Boligselskab, Henlæggelse til dispositionsfonden Halsnæs Boligselskab, Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse Halsnæs Boligselskab, Henlæggelse til tab ved fraflytning Afslutning 21 I henhold til revisorloven skal vi oplyse, at vi har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om. Næstved, den 2. december 2016 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Lars Ankersen statsautoriseret revisor 4
Bilag 1 Arresø Boligselskab, regnskabsmæssigt tilsyn for 2015 Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen Revisor har i forbindelse med påtegning af regnskaberne afgivet følgende supplerende oplysninger: Revisionspåtegning, budgetter: Revisionspåtegningerne for organisationen, henholdsvis afdelingerne, indeholder en supplerende oplysning vedrørende forståelsen af revisionen: Boligorganisationen/afdelingen har i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse som sammenligningstal i resultatopgørelsen medtaget godkendte budgetter. Budgetterne har, som det også fremgår af årsregnskabet, ikke været underlagt revision Tilsyn: Da den supplerende oplysning er af faktuel karakter og i overensstemmelse med erklæringsbekendtgørelsen for revisorer giver dette ikke anledning til bemærkninger, hvorfor der ikke foretages yderligere. Væsentlige forhold i revisionsprotokollatet Bortset fra ovenstående bemærkninger om forholdene, der fremgår af revisionspåtegningerne giver revisionsprotokollatet ikke anledning til bemærkninger. Øvrige forhold Helhedsplan i afdeling Skovbakken rating C Det er i forbindelse med styringsdialogmødet oplyst, at Den fysiske Helhedsplan for Skovbakken ender op med et merforbrug. Tilsyn: Vi anbefaler, at det på næste styringsdialogmøde drøftes størrelsen af det forventede merforbrug samt den forventede finansiering heraf. Konklusion og forslag til byrådets kommunikation til bestyrelsen for organisationen Vores gennemgang og tilsyn har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet, at det i skrivelse til boligorganisationens bestyrelse meddeles følgende: I forbindelse med det økonomiske tilsyn med Arresø Boligselskab, herunder gennemgang af regnskaberne og revisionsprotokollatet for 2015, har byrådet taget regnskaberne for boligorganisationen og afdelingerne samt revisionsprotokollatet til efterretning. 5
Bilag 2 Den selvejende institution, ældreboligerne i Melby, regnskabsmæssigt tilsyn for 2015 Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen Revisor har i forbindelse med påtegning af regnskaberne afgivet følgende supplerende oplysninger: Revisionspåtegning, budgetter: Revisionspåtegningerne for organisationen, henholdsvis afdelingerne, indeholder en supplerende oplysning vedrørende forståelsen af revisionen: Den selvejende institution ældreboliger i Melby har som sammenligningstal i resultatopgørelsen medtaget godkendte budgetter. Budgetterne har, som det fremgår af årsregnskabet, ikke været underlagt revision. Tilsyn: Da den supplerende oplysning er af faktuel karakter og i overensstemmelse med erklæringsbekendtgørelsen for revisorer giver dette ikke anledning til bemærkninger, hvorfor der ikke foretages yderligere. Væsentlige forhold i revisionsprotokollatet Vedligeholdelsesplaner rating C Revisor har følgende omtale i revisionsprotokollatet; Vi har modtaget vedligeholdelsesplan dateret april 2011. Af vedligeholdelsesplan er de årlige gennemsnitlige vedligeholdelsesomkostninger over de næste 10 år opgjort til t.kr. 65 ekskl. moms svarende til t.kr 81 inkl. moms. Institutionen har i budgetudkast for år 2016 budgetteret henlæggelser med kr. 100.834. Institutionen har ikke tidligere registreret afholdte omkostninger op til vedligeholdelsesplan. Fra 1. januar 2016 er institutionens kontoplan og bogføringsinstruks tilrettelagt således, at kontering sker i overensstemmelse med vejledning som anført på Landsbyggefondens hjemmeside, herunder Forvaltnings Klassifikation og ændring af konto 115 og 116. Bestyrelsen skal løbende vurdere, hvorvidt de foretagne henlæggelser er tilstrækkelige, herunder vurdere saldoen for henlæggelse til planlagt vedligeholdelsesarbejder og sammenholde denne med vedligeholdelsesstand samt de planlagte/forventede vedligeholdelsesarbejder på institutionens ejendomme. 6
Bestyrelsen har fra 1. januar 2016 ændret procedurerne ligesom udkast til budget 2016 afspejler øgede henlæggelser samt konkrete forventninger baseret på vedligeholdelsesplan, Det er vor vurdering, at institutionen baseret på vedligeholdelsesplan (fra år 2011), kapitalstruktur og nuværende lejeniveau har de fornødne henlæggelser/indtjening til at sikre overholdelse af vedligeholdelsesplan. Vi anbefaler at vedligeholdelsesplan løbende bliver ajourført. Tilsyn: Det er et krav, at der foreligger en 10-årig vedligeholdelsesplan, som årligt opdateres. Administrator har i brev til Halsnæs Kommune dateret 28. september 2016 anført, at kravet om vedligeholdelsesplan er opfyldt fra 2016. Vi anbefaler kommunen at følge op på, at bestyrelsen løbende får ajourført vedligeholdelsesplanerne årligt, så de løbende vil afspejle det faktiske vedligeholdelsesniveau. Funktionsadskillelse og drøftelse om besvigelser rating C Revisor har fremhævet følgende; Institutionens administration varetages af APO Boligfonden. På grund af institutions/apo boligfonden størrelse, herunder antallet af ansatte, der er beskæftiget med administrative opgaver, er der ikke etableret en egentlig intern kontrol, der er baseret på en hensigtsmæssig fordeling af arbejdsopgaverne mellem de ansatte. Derfor er revisionen kun i mindre omfang baseret på institutionens forretningsgange og interne kontroller. Vores revision er derfor kun i mindre omfang baseret på institutionens forretningsgange og interne kontroller. Samt i forlængelse af besvigelserne; Under vores revision har vi forespurgt administrator om risikoen for besvigelser, og denne har over for os oplyst, at der efter dennes vurdering ikke er særlig risiko for, årsregnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation som følge af besvigelser. Administrator har endvidere oplyst, at han ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser, Vi har under vores revision ikke konstateret forhold, der kunne indikere eller vække mistanke om besvigelser af væsentlig betydning for informationerne i årsregnskabet. 7
Tilsyn: Af hensyn til risikoen for besvigelser er det ikke hensigtsmæssigt, at der ikke er tilstrækkelige funktionsadskillelser. Det kan i konkrete situationer som den omtalte være vanskeligt at implementere funktionsadskillelser. Det bør altid tilsikres, at der er funktionsadskillelser på likvidområdet således, at ingen personer har eneprokura. Det fremgår ikke, hvorvidt administrator har tilsikret dette. Vi anbefaler, at dette punkt drøftes på næste styringsdialogmøde. Forvaltningsrevision, rating C: Revisor har følgende omtale i revisionsprotokollatet. Reglerne om forvaltningsrevision medfører, at institutionen skal have strategier, målsætninger og handlingsplaner for alle væsentlige driftsområder under skyldigt hensyn til sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Der er ikke udarbejdet forretningsgangsbeskrivelser, målsætninger og målepunkter for institutionen. Administrator/bestyrelse har oplyst, at man vurderer at en korrekt implementering heraf vil medføre betydelige omkostninger, som ikke står mål med resultatet. Henset til institutionens størrelse, herunder antal af bilag, lejligheder mv. er vi enige i bestyrelsen/administrators vurdering. Vi har i stedet for foretaget en vurdering af institutionens økonomistyring, herunder institutionens sparsommelighed i den daglige drift. Vurderingerne er blandt andet baseret på analyser af udgifts- og indtægtsposter, undersøgelse af usædvanlige udviklingstendenser samt analyse af større budgetafvigelser. Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision af årsregnskabet. Tilsyn: Under hensyntagen til revisors bemærkninger i revisionsprotokollat samt vores gennemgang af foreliggende regnskab for 2015, herunder institutions størrelse og karakter samt årlige indtægter og udgifter, er vi i det væsentligste enige med revisors holdning og foretagne arbejder. Yderligere arbejder i relation til forvaltningsrevision (udarbejdelse af formelle forretningsgange, målsætninger, fastsættelse af målepunkter samt opfølgning) vil være uhensigtsmæssigt krævende i relation til ressourcer og udgifter, hvorfor vi anbefaler kommunen at acceptere den nuværende situation, hvilket er i overensstemmelse med kommunens praksis i tidligere år. 8
Øvrige forhold Ydelser på udamortiserede lån, rating C: Jf. Bekendtgørelse om drift af almene boliger er det påkrævet, at der udgiftsføres ydelser på realkreditlån optaget til finansieringen af ejendommens oprindelige anskaffelsessum også efter, at lånene er indfriet. Reglerne herom fremgår i bekendtgørelsens 45-46. Tilsyn: Reglerne om udgiftsførsel og henlæggelse af ydelser på udamortiserede lån er ikke opfyldt. Det er vores opfattelse, at dette forhold skal berigtiges i forbindelse med budgetudarbejdelsen for 2018. Vi skal anbefale kommunen, at der indledes drøftes med institutionens bestyrelse om, hvorvidt udgiftsførslen af ydelser på udaortiserede lån helt eller delvist udelades jf. 45, stk. 2 i Bekendtgørelse om drift af almene boliger. Fastsættelse af husleje, rating C: Det er i lovgivningen påkrævet, at huslejen skal fastsættes, så huslejen præcist svarer til institutionens budgetterede nettoudgifter. Jf. budgettet for 2016 opkræves der i 2016 en husleje, der medfører et overskud på DKK 34.560. Forholdet skal imidlertid ses i sammenhæng med forrige observation Ydelser på udarmortiserede lån, hvor vi har anført, at der fejlagtigt ikke udgiftsføres ydelser på udamortiserede lån. Det kan derfor ikke konkluderes, at der opkræves for meget i husleje, men alene konkluderes, at huslejefastsættelsen ikke er sket i overensstemmelse med gældende regler. Tilsyn: Reglerne om fastsættelse af husleje er ikke overholdt. Det er vores anbefaling, at kommunen henstiller til institutionens bestyrelse, at budgetlægning og dermed fastsættelse af huslejeniveau sker i overensstemmelse med gældende regler. Overholdelse af skemakrav Rating C: Kommunen har i brev af 23. december 2011 tilskrevet institutionens bestyrelse, at årsregnskabet skal aflægges efter Bekendtgørelse om drift af almene boliger. Skemakravene i bekendgøtelsen ses ikke at være anvendt helt stringent. Der er til administrationen udleveret bilag med forhold, som vi anbefaler iagttaget ved fremtidige regnskabsaflæggelser. Derudover er spørgeskemaet udarbejdet i overensstemmelse med Bekendtgørelse om drift og tilsyn med boliger og hjem for gamle, syge og svagelige samt lette kollektivboliger. Fremadrettet anmodes om, at spørgeskemaet udarbejdes i overensstemmelse med Bekendtgørelse om drift af almene boliger. 9
Tilsyn: Vi skal anbefale kommunen at henstille til, at årsregnskabet og spørgeskemaet opstilles i overensstemmelse med Bekendgørelse om drift af almene boliger. Konklusion og forslag til byrådets kommunikation til bestyrelsen for organisationen Vores gennemgang og tilsyn har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet, at det i skrivelse til boligorganisationens bestyrelse meddeles følgende: I forbindelse med det økonomiske tilsyn med Den selvejende institution, ældreboligerne i Melby, herunder gennemgang af regnskaberne og revisionsprotokollatet for 2015, har byrådet taget regnskabet for organisationen og afdelingerne samt revisionsprotokollatet til efterretning med følgende bemærkninger: o At reglerne for fastsættelse af husleje efterleves fremadrettet o At der foretages årlig ajourføring og godkendelse af vedligeholdelsesplaner o At der ved næste budgetlægning sker berigtigelse af den manglende overholdelse af reglerne om ydelser på udamortiserede lån o At skemakravene iagttages ved fremtidig regnskabsaflæggelse 10
Bilag 3 Nordsjællands Boligselskab, afdeling Ølsted, regnskabsmæssigt tilsyn for 2015 Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen Revisor har i forbindelse med påtegning af regnskaberne afgivet følgende supplerende oplysninger: Revisionspåtegning: Revisionspåtegningerne for organisationen, henholdsvis afdelingerne, indeholder en supplerende oplysning vedrørende forståelsen af revisionen: Afdelingen har i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse som sammenligningstal i resultatopgørelsen medtaget godkendte budgetter. Budgetterne har, som det fremgår af årsregnskabet, ikke været underlagt revision. Tilsyn: Da den supplerende oplysning er af faktuel karakter og i overensstemmelse med erklæringsbekendtgørelsen for revisorer giver dette ikke anledning til bemærkninger, hvorfor der ikke foretages yderligere. Væsentlige forhold i revisionsprotokollatet Revisionsprotokollatet for Boligselskabet Nordsjælland og 23 afdelinger er dateret af revisor den 15. april 2016. Protokollatets omtale af afdeling Ølsted giver ikke anledning til væsentlige bemærkninger. Øvrige forhold Ingen. Konklusion og forslag til byrådets kommunikation til bestyrelsen for organisationen Vores gennemgang og tilsyn har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet, at det i skrivelse til boligorganisationens bestyrelse meddeles følgende: I forbindelse med det økonomiske tilsyn af Boligselskabet Nordsjælland, afdeling Ølsted, herunder gennemgang af regnskabet og revisionsprotokollatet for 2015, har byrådet taget regnskabet samt revisionsprotokollatet til efterretning. 11
Bilag 4 Halsnæs Boligselskab, regnskabsmæssigt tilsyn for 2015 Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen Revisor har i forbindelse med påtegning af regnskaberne afgivet følgende supplerende oplysninger: Revisionspåtegning, budgetter: Revisionspåtegningerne for organisationen, henholdsvis afdelingerne, indeholder en supplerende oplysning vedrørende forståelsen af revisionen: Boligorganisationen/afdelingen har i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse som sammenligningstal i resultatopgørelsen medtaget godkendte budgetter. Budgetterne har, som det også fremgår af årsregnskabet, ikke været underlagt revision Tilsyn: Da den supplerende oplysning er af faktuel karakter og i overensstemmelse med erklæringsbekendtgørelsen for revisorer giver dette ikke anledning til bemærkninger, hvorfor der ikke foretages yderligere. Væsentlige forhold i revisionsprotokollatet Revisionsprotokollatet er dateret af revisor den 8. juni 2016. Protokollatet giver anledning til følgende bemærkninger. Det bemærkes i protokollatet, at syn- og skønsforretningen ved byggeriet i afdeling 1 er afsluttet med betaling af erstatning fra entreprenøren, TDKK 1.727 i 2012. Der er fortsat afsat TDKK 244 til udbedring af fejl og mangler, da administrator stadig forventer udgifter til udbedring, hvorfor de fastholdes. Dette giver ikke anledning til kommentarer. Henlæggelse til arbejdskapitalen rating C: Boligorganisationen har ikke nået Landsbyggefondens fastsatte maksimum på DKK 3.026 pr. lejemålsenhed, der er pr. 31. december 2015 DKK 1.095 pr. lejemålsenhed. Administrator er opmærksom herpå og vil fremover have fokus på, at øge henlæggelserne til arbejdskapitalen, hvilket revisor er enig i. Tilsyn: Vi er enige i vurderingen fra administrator og revisor, at der bør ske fortsat indbetaling til arbejdskapitalen indtil maksimum bliver nået. Henlæggelse til dispositionsfonden rating C: Henlæggelserne til dispositionsfonden udgør DKK 2.401 pr. lejemålsenhed pr. 31. december 2015. Landsbyggefonden har fastsat et maksimum på DKK 5.530 pr. lejemålsenhed for indbetaling til 12
dispositionsfonden. For at styrke dispositionsfonden påpeger administrator selv, at der bør være øget fokus på bevilligede tilskud og fremadrettede tilskud fra dispositionsfonden i forhold til om disse kan nedbringes. Revisor er enig i administrators betragtning for at styrke dispositionsfonden. Tilsyn: Vi er enige i vurderingen fra administrator og revisor, at der bør ske fortsat indbetaling til dispositionsfonden indtil maksimum bliver nået. Vi er også enige i, at der bør være øget fokus på de allerede bevilligede tilskud og de kommende bevillinger, for at sikre sig, at der er likviditet nok i dispositionsfonden. Henlæggelse til vedligeholdelse rating C: Revisor skriver i protokol, at der ikke er nok henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse i afdeling 2. Der har i regnskabsåret 2015 været driftsført DKK 23.902 og der er ikke henlagt nok til at klare de budgetterede omkostninger på konto 116 for regnskabsåret 2016. Der har i tidligere år været påtalt, at kommunen henstiller til, at afdeling 2 forøger henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Tilsyn: Vi er enige i vurderingen og skal foreslå, at forholdet særskilt bliver taget på agendaen på næste styringsdialogmøde, eventuelt med en summarisk opgørelse af henlæggelserne pr. lejemålsenhed pr. afdeling, ud fra hvilke målsætningen kan konkretiseres og fastsættes. Henlæggelse til tab ved fraflytning rating C: Revisor skriver i protokol, at der ikke er nok henlæggelser til tab ved fraflytning i afdeling 2. Der er henlagt DKK 265 pr. lejemålsenhed, hvor der for regnskabsåret 2016 er egenbetaling indtil DKK 321 pr. lejemålsenhed. Revisor opfordrer til, at der sker øget fokus på henlæggelserne, så de kommer op på de DKK 321. pr. lejemålsenhed. Tilsyn: Vi er enige i vurderingen og henstiller til, at der bliver sat fokus på henlæggelserne til tab ved fraflytning fremadrettet. Øvrige forhold Ingen. Konklusion og forslag til byrådets kommunikation til bestyrelsen for organisationen Vores gennemgang og tilsyn har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet, at det i skrivelse til boligorganisationens bestyrelse meddeles følgende: 13
I forbindelse med det økonomiske tilsyn med Halsnæs Boligselskab, herunder gennemgang af regnskaberne og revisionsprotokollatet for 2015, har byrådet taget regnskaberne for selskabet og afdelingerne samt revisionsprotokollatet til efterretning med følgende bemærkninger: At bestyrelsen for boligorganisationen sikrer; o At der bliver henlagt til arbejdskapitalen indtil denne når maksimum for indbetalinger. o At der bliver henlagt til dispositionsfonden indtil denne når maksimum for indbetalinger. o At der fremadrettet bliver budgetteret med tilstrækkelige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse o At der fremadrettet bliver budgetteret med tilstrækkelige henlæggelser til tab ved fraflytning. 14