Punkter til skriftlig orientering: (Punkter under skriftlig orientering gennemgås ikke på mødet, men eventuelle spørgsmål kan besvares.

AARHUS Administrationens arbejdsmiljøudvalg (AAMU) Møde den: 6. december 2016, kl. 14.15-15.15 Sted: AU HR, Jens Baggesens Vej 53, Bygning 5221, lokale 012 Dagsorden Deltagere: Arnold Boon; John Westensee; Ole Jensen; Ole Rahn; Susanna Holm Nielsen; Søren Michael Nicholson; Anne-Marie Bach og Lizzi Edlich (referent) 1. Godkendelse af dagsorden og opfølgning på referat af AAMU-mødet d. 22. september 2016 (ca. 5 min.) Bilag 1: Referat af AAMU-mødet 22.9.2016. Dato: 28. november 2016 Ref: LIE Punkter til drøftelse: Side 1/2 2. Opfølgning på løbende sager og gensidig orientering om arbejdsmiljøsager på vicedirektørområderne og i administrationscentrene (ca. 25 min.) Udvalgets medlemmer giver en kort orientering om arbejdsmiljøarbejdet i de enheder, de hver især har kendskab til. Punkter til mundtlig orientering: 3. Orientering om Enhedsadministrationens APV-handleplan (ca. 10 min.) Bilag 2: APV-handleplan Enhedsadministrationens APV-følgegruppe har med udgangspunkt i de APVhandleplaner, som er udarbejdet af administrationscentrene og vicedirektørområderne udarbejdet en fælles APV-handleplan for Enhedsadministrationen. AAMU s medlemmer af APV-følgegruppen orienterer om handleplanen. Punkter til skriftlig orientering: (Punkter under skriftlig orientering gennemgås ikke på mødet, men eventuelle spørgsmål kan besvares.) 4. Enhedsadministrationens APV-evaluering (ca. 5 min.) Bilag 3: APV-evaluering Enhedsadministrationens APV-følgegruppe har med udgangspunkt i de evalueringer, som administrationscentre og vicedirektørområder har indsendt udar- Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 51-53 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk www.au.dk

AARHUS bejdet en fælles evaluering for Enhedsadministrationen. Evalueringen vil indgå i HAMU/HSU s samlede evaluering af APV 2015-2016. Side 2/2 5. Status på AT-besøg i Enhedsadministrationen (ca. 5 min.) Bilag 4: Oversigt over AT-besøg i Enhedsadministrationen i 2016. Oversigten viser de besøg, som Arbejdstilsynet har varslet i 2016 samt resultat af gennemførte tilsynsbesøg. 6. Arbejdsmiljøstatistikker for 3. kvartal 2016 (ca. 5 min.) Bilag 5-7: Arbejdsmiljøstatistikker for 3. kvartal 2016 Statistikkerne dækker psykologisk rådgivning, arbejdsskader og sygefravær. 7. Status på opfølgning på fysisk APV (ca. 5 min.) Bilag 8: Oversigt over opfølgning på fysisk APV i Enhedsadministrationen. Til orientering for udvalget er der udarbejdet en status over opfølgningen på den fysiske APV på baggrund af Rambøll APV-systemet. 8. Eventuelt

AARHUS AAMU-møde 6. december 2016 Bilag 1 Administrationens arbejdsmiljøudvalg (AAMU) Møde den: 22. september 2016, kl. 10.00-11.30 Sted: AU HR, Jens Baggesens Vej 51, Bygning 5221, lokale 012 Referat Deltagere: Arnold Boon; Ole Jensen; John Westensee, Ole Rahn; Anne-Marie Bach, Susanna Holm Nielsen; Søren Michael Nicholson og Lizzi Edlich (referent) Pkt. 1 - Godkendelse af dagsorden og opfølgning på referat af AAMUmødet d. 13. juni 2016 Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. Ole Jensen foreslog, at det i AU s vejledning Når arbejdstilsynet kommer på tilsynsbesøg tilføjes, at arbejdsgiver har ret til at deltage i hele tilsynsbesøget. Dato: 7. oktober 2016 Ref: LIE Side 1/3 Susanna Holm Nielsen foreslog enkelte mindre justeringer i samme vejledning mhp. at tydeliggøre arbejdsmiljørepræsentanternes rolle. Det blev besluttet, at bede AU HR vurdere de foreslåede ændringer mhp. justering af vejledningen. Udvalget opfordrede ligeledes AU HR til at følge op på spørgsmålet om supplerende arbejdsmiljøuddannelse for hele arbejdsmiljøorganisationen. Forpligtelsen til at byde ind med forslag må gerne spredes ud til alle dele af AU s arbejdsmiljøorganisation, men det vil give mening at samle og koordinere tilbuddene. Punkter til drøftelse Punkt 2 - Opfølgning på løbende sager og gensidig orientering om arbejdsmiljøsager på vicedirektørområderne og i administrationscentrene Ole Jensen fortalte, der ved Arts i Tåsingegade er indført udendørs rygezoner mhp. at undgå, at cigaretrøg stiger op langs bygningerne og ind gennem åbentstående vinduer. Ordningens effektivitet og behov for evt. yderligere tiltag vil blive vurderet på et senere tidspunkt. Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 51-53 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk www.au.dk

AARHUS Ole Rahn orienterede om, at AU IT p.t. gennemfører flytte-apv samt den 26/9 afholder et medarbejderseminar om stressforebyggelse. Desuden planlægger AU IT at afvikle en evakueringsøvelse i løbet af efteråret. Side 2/3 John Westensee fortalte, at også AU FE planlægger at afholde evakueringsøvelse i løbet af efteråret. Den tidligere omtalte flytte-apv for AU FE vil blive gennemført i løbet af kort tid. AU FE har på baggrund af det oprindelige fysiske APV-spørgeskema udarbejdet et nyt spørgeskema i Survey Xact. Spørgeskemaet er indtil videre blevet delt med Administrationscenter ST, som også står over for at skulle gennemføre flytte-apv. Hvis skemaet fungerer tilfredsstillende, kan det deles med resten af AU via arbejdsmiljøhjemmesiden. Arbejdet med psykiske APV-handleplaner kører decentralt og efter planen. Susanna Holm Nielsen orienterede om, at Administrationscenter ST i lighed med øvrige enheder har arbejdet med opfølgning på psykisk APV, herunder udarbejdelse af handleplaner. Hun påpegede i den forbindelse, at både ledere og medarbejdere har ansvar for et godt arbejdsmiljø. ST IT er flyttet til lokaler i nogle barakker. Susanna følger op på, hvordan de har indrettet sig i de midlertidige lokaler. Som opfølgning på fysisk APV afholdes et foredrag for medarbejderne om god ergonomi. Der vil ligeledes være tilbud om individuelle forløb vedrørende ergonomi. Anne-Marie Bach fortalte, at AU FE har løst alle indrapporterede problemer ifm. den fysiske APV uden handleplan, fordi det drejede sig om eksempelvis ønsker om indkøb af hjælpemidler. Fremover vil der være mere fokus på at informere om, hvad der bør/ikke bør indrapporteres ifm. fysisk APV. Pkt. 3 - Medarbejdertrivselsundersøgelser på AU Forud for det fælles møde med ASU den 3. oktober 2016 drøftede AAMU kort holdninger til evt. indførelse af hyppigere trivselsmålinger. Udvalget bakkede generelt op om, at der arbejdes videre med mulighederne for hyppigere trivselsmålinger. Det er vigtigt med opmærksomhed på, at der følges op på initiativer, der sættes i gang. Endvidere fandt udvalget, at evt. hyppigere trivselsmålinger bør knyttes meget tæt til APV-processen, så der ikke kører flere parallelle processer. Der var ønske om, at omfanget af de 3-årige APV er bliver mindre, og at der bliver mindst muligt arbejde med opfølgning og afrapportering. Desuden ønskes formen konkret og kort samt en lokalt forankret proces, hvor der ikke samles op på Enhedsadministrationsniveau. Det blev foreslået, at en statusmåling imellem de 3-årige APV er kunne begrænses til udelukkende at omfatte de fælles indsatsområder, som er udpeget af

AARHUS HAMU/HSU. Et alternativt forslag var at der udformes en mini-apv, hvor der spørges ind til centrale emner. Side 3/3 Konklusionen på drøftelsen blev, at udvalget er positivt indstillet over for at se nærmere på hyppigere opfølgning, men der er bekymring for ressourceforbruget. Punkter til orientering Pkt. 4 - Status på AT-besøg i Enhedsadministrationen Søren Michael Nicholson bemærkede, at Arbejdstilsynet fokuserer meget på fysisk arbejdsmiljø. Susanna Holm Nielsen påpegede en fejl i oversigten over AT-tilsynsbesøg, idet Administrationscenter ST ikke har medarbejdere i Nobelparken. Susanna følger op ift. rettelse i enhedsregisteret. Lizzi Edlich nævnte, at Arbejdstilsynet dagen forinden havde været på besøg i Roskilde. Ifølge de foreløbige tilbagemeldinger forløb besøget tilfredsstillende. Arbejdstilsynet nåede ikke hele vejen rundt, hvorfor de kommer igen den 31. oktober 2016. Pkt. 5 - Arbejdsmiljøstatistikker for 2. kvartal 2016 Der var intet til dette punkt, idet udvalget drøfter arbejdsmiljøstatistikkerne, når årsstatistikkerne foreligger. Pkt. 6 - Status på opfølgning på fysisk APV Susanna Holm Nielsen orienterede om, at Administrationscenter ST færdiggør deres fysiske APV-opfølgning i næste uge. Ole Rahn fortalte, at HAMU har drøftet, om AU fortsat skal benytte Rambøll APV-handleplansystemet. Pkt. 7 - Eventuelt Enhedsadministrationens APV-følgegruppe mødes den 2. november 2016 mhp. drøftelse af handleplaner for psykisk APV og evaluering af APV 2015-2016. Pkt. 8 - Næste møde Næste AAMU-møde er kalendersat til den 6. december 2016.

AARHUS AAMU-møde 6. december 2016 Bilag 2 HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR ENHEDSADMINISTRATIONEN 2016 De primære psykiske APV-handleplaner i Enhedsadministrationen ligger på administrationscenter- og vicedirektørniveau samt underliggende enheder. Nærværende handlingsplan er en opsamling af tværgående temaer fra disse handlingsplaner mhp. fælles tiltag. Udarbejdet oktober/november 2016 Opdateret [dato] INDSATSOMRÅDE: - Forebyggelse af stress MÅL: - At ledere og medarbejdere i Enhedsadministrationen har fokus på og redskaber til at forebygge stress samt reagere på stresssymptomer hos sig selv og kollegaer. PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Flere områder i Enhedsadministrationen har forebyggelse og håndtering af stress i deres APV-handleplan med forskellige tiltag, herunder kurser og afdelingsmøder. Som supplement hertil arrangeres kurser i forebyggelse og håndtering af stress målrettet medarbejdere generelt, enheder/medarbejdergrupper, ledere samt arbejdsmiljøorganisationen mhp. at understøtte indsatsen i egne enheder. Som en del af MUS drøftes kompetenceudvikling (så alle opgaver mestres), arbejdsbelastning, prioritering af arbejdsopgaver, tidspres og stress. ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) De enkelte enheder fsva. tiltag beskrevet i lokale handleplaner. AU HR De enkelte enheder i ENH, hvor det vurderes relevant. FRIST (Dato) 1. kvartal 2017 4. kvartal 2016 STATUS Det skal være tydeligt for medarbejderne, at det ikke forventes, at de over tid arbejder mere end den aftalte og overenskomst-fastlagte arbejdstid. Alle ledere går foran både ift. at kommunikere dette og vise det gode eksempel. AU HR udarbejder inspirationsspørgsmål, som lægges på MUS hjemmesiden. LEA-kredsen samt øvrige administrative ledere. 1. kvartal 2017

AARHUS INDSATSOMRÅDE: - God ledelse i dagligdagen MÅL: Ledere, der skaber gode rammer for opgaveløsning og dermed også et godt arbejdsmiljø PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Under temaet god ledelse i dagligdagen har vicedirektørområder og administrationscentre i deres lokale handleplaner besluttet en lang række forskellige tiltag. Derudover vil der som et tværgående tema være fokus på ledelse, prioritering og planlægning af arbejdet både lokalt og på tværs af organisationen. Som et fælles tema vil der være fokus på at spotte relevante muligheder for kompetenceudvikling fx via jobrotation og opgaverotation fx i MUS og GRUS, hvis leder og medarbejder finder det relevant Tydelig ledelseskommunikation af rammer og retning for den enkelte enhed Tilbud om aktuelle og relevante kurser i ledelsesudvikling herunder tilbud om gå-hjem-møder etc. for ledere i Enhedsadministrationen. Eksempelvis distanceledelse, den gode MUS-samtale, forebyggelse af stress etc. ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) De enkelte enheder fsva. tiltag beskrevet i lokale handleplaner. Ledere i ENH LEA og funktionsledere Ledere i ENH. LEA og AU HR FRIST (Dato) Løbende Løbende 4. kvartal 2017 Løbende STATUS

AARHUS INDSATSOMRÅDE: - Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen MÅL: - At medarbejderne oplever, at deres arbejdsindsats anerkendes af ledere og kollegaer TILTAG ANSVARLIG FOR TILTAG PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Under temaet anerkendelse har vicedirektørområder og administrationscentre i deres lokale handleplaner besluttet en lang række forskellige tiltag. Herudover har ledere, tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter samt medlemmer af samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg en særlig pligt til at gå forrest og være rollemodeller i forhold til at skabe/styrke en anerkendende kultur. Der vil som et fælles tiltag blive tilbudt kurser i anerkendelse målrettet arbejdsmiljøorganisationen og ledere mhp. at understøtte disse grupper i deres arbejde i egne enheder. Markere/synliggøre fælles succeser både lokalt og i Enhedsadministrationen. (Evt. hjælper) De enkelte enheder fsva. tiltag beskrevet i lokale handleplaner. Ledere, TR, AMR samt medlemmer af samarbejdsfora AU HR Ledere og medarbejdere FRIST (Dato) Løbende 1. kvartal 2017 Løbende STATUS

AARHUS INDSATSOMRÅDE: - God omgangstone MÅL: - Via en omgangstone præget af respekt og fokus på konstruktive løsninger at bevare og udvikle et godt samarbejdsklima både internt i Enhedsadministrationen og i forhold til fakulteter og institutter med henblik på høj trivsel og et godt arbejdsmiljø PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Under temaet god omgangstone har vicedirektørområder og administrationscentre i deres lokale handleplaner besluttet en lang række forskellige tiltag. Skabe rammer og en kultur, der fremmer et godt kollegaskab, f.eks. ved at anerkende behovet for og opfordre til samvær og fælles arrangementer i de enkelte enheder, eksempelvis fælles frokost, sociale arrangementer osv. Styrke samarbejde, relationer og dialog på tværs af de faglige miljøer og administrationen på AU. Alle kolleger bidrager til god omgangstone, både individuelt og ved at sige fra, hvis man hører omtale eller tiltale, som ikke er i overensstemmelse med en god omgangstone og respekt. Ledere, tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter samt medlemmer af samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg har en særlig pligt til at gå forrest og være rollemodeller i forhold til at skabe/styrke god omgangstone. Som et fælles tiltag tilbydes et kursus i god omgangstone målrettet arbejdsmiljøorganisationen og ledere mhp. at understøtte denne gruppe i deres arbejde i egne enheder. ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) De enkelte enheder fsva. tiltag beskrevet i lokale handleplaner. Ledere i ENH Konkrete tiltag arrangeres lokalt. Alle Alle Ledere, TR, AMR og udvalgsmedlemmer i ENH AU HR FRIST (Dato) Løbende Løbende Løbende Løbende 1. kvartal 2017 STATUS

AARHUS INDSATSOMRÅDE: - Samarbejde og ledelse på tværs af lokationer MÅL: - At forbedre arbejdsmiljøet via øget sammenhængskraft og samhørighed mellem forskellige geografisk placeret lokationer TILTAG ANSVARLIG FOR TILTAG FRIST PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) (Evt. hjælper) (Dato) Forbedring af AU s videolinkfaciliteter/virtuelle mødefaciliteter. Ledere i ENH og AU IT 4. kvartal 2017 Øget opmærksomhed på god mødekultur ifm. videolinkmøder. Enheder, De enkelte enheder Løbende som finder det relevant, kan drøfte mulighederne med udgangspunkt i AU guidelines, som ligger på hjemmesiden for Kultur og Trivsel. Fokus på distanceledelse via seminar for ledere, der har medarbejdere fordelt på flere lokationer. LEA samt AU HR 4. kvartal 2017 STATUS

AAMU-møde 6. december 2016 Bilag 3 Enhedsadministrationens evaluering af APV 2015-2016 Denne evaluering af APV 2015-2016 er udarbejdet på baggrund af input fra vicedirektørområder og administrationscentre. Psykisk APV Evaluering af spørgeskemadelen og rapportdelen (fx sammenlignelighed af spørgsmål med APV 2016, mulighed for specifikke spørgsmål, rapportering på 4. niveau, mulighed for særkørsler m.m.) Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt til næste psykiske APV? APV 2015-2016 processen var bedre end APV 2012, idet den har været mere smidig, og der har været mere fokus på arbejdet lokalt. Overordnet er der ros og tilfredshed med systemet og spørgerammen. Spørgsmålene var gode og dækkende. God hjemmeside og oversigt. Positivt, at der ikke var kommentarfelter. Dog bør det under mobning/chikane/osv. være muligt at skrive en kommentar (enten i APV en eller ved siden af APV en), som kan gå videre i systemet, så ledelse, arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter kan agere på det. Enkelte bemærker dog, at de ser det som en fordel, at der er mulighed for at nuancere sin besvarelse. Det var positivt, at der var mulighed for særkørsler. De vigtigste anbefalinger til en kommende APV I forhold til skemaets omfang og udformning er der i Enhedsadministrationen forskellige holdninger. Nogle ønsker en forenkling af skemaet og få, konkrete spørgsmål mhp. at gøre det mere håndterbart og vedkommende for den enkelte medarbejder. Dette antages også at gøre det lettere at følge op på, om indsatsen giver resultater. Andre ønsker for sammenlignelighedens skyld, at spørgeskemaet ikke ændres eller kun ændres ganske lidt næste gang. I samme forbindelse anerkendes behovet for, at APV en følger med tiden og i et vist omfang målretter sig et aktuelt behov for viden. Der er ønske om, at spørgsmålene bliver defineret lokalt mhp. at sikre ejerskab. Vedr. særspørgsmålene er det svært at definere spørgsmål til så mange forskellige enheder eksempelvis er der på Health ikke de samme geografiske udfordringer som på andre fakulteter. Derfor skal man tænke sig godt om, når disse spørgsmål laves, og ligeledes tænke over, hvem de rettes til. Der er divergerende opfattelser af, hvad der ligger bag ved spørgsmålet Vil du anbefale din arbejdsplads til andre. Der ønskes en løbende tydeliggørelse af, at man skal svare på sin egen oplevelse og ellers krydse af i ikke relevant.

Tolkning af spørgsmålene omkring ledelseslagene har mange steder sået tvivl, og der opfordres til, at disse spørgsmål omformuleres/tydeliggøres ved næste APV. Evt. give mulighed for selv at indsætte navnet. Det bør fremhæves, at formålet med APV en ikke er at evaluere de enkelte ledere, men at måle arbejdsmiljøet. Ifm. spørgsmålene om stress bør der være mulighed for at kunne angive i hvor lang tid, man har haft stress-symptomer. Disse spørgsmål kunne med fordel suppleres med specifikke spørgsmål om, hvilke faktorer som bidrager til stress. AU Uddannelse har udformet vedlagte forslag til spørgsmål. Det er ikke tanken, at alle spørgsmål skal medtages, men at de kan danne grundlag for, at fagfolk med indsigt i spørgeskemaundersøgelser kan bearbejde APV-spørgeskemaet. Der ønskes mulighed for at den enkelte medarbejder kan angive en vægtning af, hvor vigtigt det pågældende spørgsmål er for ham/hende. Der ønskes tilføjet spørgsmål, som undersøger hvorvidt de fysiske rammer påvirker det psykiske arbejdsmiljø. Ved spørgsmål af alvorlig karakter (vold, grim tale, mobning, ensomhed) bør der være mulighed for at præcisere svaret - om f.eks. mobning sker fra kolleger, ledelse eller studerende, eller hvis en medarbejder føler sig ensom, om det er faglig eller social ensomhed. I rapporten har det givet anledning til misforståelser, at graferne visse steder skal læses omvendt. Enkelte resultater er således fejlagtigt opfattet som negative i stedet for positive (og vice versa). Der ønskes en gennemgående ensartethed i rapporten, så tvivl om tolkning undgås. I prosateksten i rapporterne bør man undlade at benytte værdiladede ord. Evaluering af procesdelen (fx inspirationsmaterialet på www.au.dk/psykiskapv, temamøder om psykisk APV, følgegruppeorganiseringen, samarbejdet mellem AMO og SU, handlingsplansudarbejdelse, dialogmøder m.m.) Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt? Tydelig tidsplan på dedikeret hjemmeside. Overskuelig tidshorisont for arbejdet med den psykiske APV. Temamøder fx om hvordan man læser en APV-rapport. Inspirationsmaterialet var en god hjælp til at holde styr på tidsfrister mv. Fælles informationsmøder på forskellige campus i den ånd at LAMU-repræsentanter skulle spille en rolle fra start, under proces og evaluering. De vigtigste anbefalinger til en kommende APV Selve processen med dialogmøder, indmelding af handlingsplaner mv. har været stram, og er oplevet som forceret. Ikke alle afdelinger har haft mulighed for at behandle tiltag og indsatsområder som ønsket. Processen er langstrakt, det er svært at holde fokus over så lang tid. Tidsplanen burde have taget mere hensyn til afholdelse af sommerferie.

Tidsplanen skal tage hensyn til, at nogle områder har en koordinationsudfordring pga. geografisk spredning af medarbejdere. Der ønskes en forskydning af den fysiske og psykiske APV, så de ikke ligger i umiddelbar forlængelse af hinanden. Det opleves for komprimeret. For de fleste medarbejdere er det de lokale resultater, der er mest relevante. Det findes derfor problematisk, at resultaterne på afsnitsniveau først forelå noget tid efter den store AU-rapport. Det er uhensigtsmæssigt, at ønsket om at få resultaterne på afsnitsniveau skulle tilkendegives både før afholdelse af APV en og efter offentliggørelse af AU-rapporten. Det burde være tilstrækkeligt med én indmelding af dette ønske. Den psykiske APV er svær at bruge, fordi den er så generel. Der ønskes mulighed for en mindre omfangsrig og lokalt tilpasset psykisk APV hvert tredje år og derudover årlige trivselsmålinger med fokus på lokale behov og strategiske målsætninger. Fordelen herved at det kan signalere, at vi kigger fremad og tager et konstant ejerskab for trivslen. Der ønskes en beslutning af, om administrationscentre hører til hos fakultetet eller i enhedsadministrationen. Det dublerede ophæng har givet dublerede opfølgningsmøder. Mobning/chikane/osv. bør registreres i promille, så det ikke usynliggøres. Arbejdsmiljørepræsentanter bør modtage rapporter 2-3 dage før andre medarbejdere, for at kunne besvare spørgsmål fra medarbejderne med det samme. Tiden fra man har udfyldt spørgeskemaet til rapporterne offentliggøres bør være kortere. Hvis der går for lang tid, inden rapporterne offentliggøres, kan der være sket ændringer, som betyder, at der sættes et stort arbejde i gang, som ikke er nødvendigt. Man havde gerne set, at udmeldingen af de 4 anbefalede hovedtemaer var kommet efter det lokale opfølgningsarbejde, idet den tidlige udmelding kan have flyttet det lokale fokus fra mere oplagte og afdelingsnære emner og problemstillinger. For at bevare drivkraften og motivationen er det væsentligt, at medarbejderne føler ejerskab. Bedre materiale om udformning af handlingsdelen ønskes. Fysisk APV Evaluering af spørgeskemadelen (fx ift. information om processen, relevante og dækkende spørgsmål og svarmuligheder, passende spørgeskemalængde, modtagelse af link til datarapporter m.m.) Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt? Relevante spørgsmål, udformning og emner. Det var godt med et forholdsvist kort spørgeskema, som var hurtigt at besvare. Dog er der også nogle, der foretrækker en forenkling af skemaet og færre spørgsmål. Afsender er ikke anonym, hvilket giver konkrete handlemuligheder for udbedringer. Funktionen med, at skemaet lukker sig op afhængig af svar, er god. Der blev afholdt fælles informationsmøder på forskellige campus. Det er godt, især hvis oplægsholder (Rambølls repræsentant) havde kendskab til det produkt, vi andre skal lære at bruge indhold og tidshorisont havde store mangler.

Fin intro og opfølgning fra AU HR. De vigtigste anbefalinger til en kommende fysisk APV Temamøder om læsning af skemaer bør holdes lokalt, så man ikke skal deltage via videokonference. Det skal fremhæves, at spørgsmålet Har du fysiske problemer? er et overliggende spørgsmål, hvorunder man kan svare på yderligere spørgsmål. Giv evt. eksempler på, hvad der ligger under spørgsmålet, hvis man svarer ja, så folk ikke forventer, at de får mulighed for at svare på de spørgsmål senere. Nogle steder er detaljeringsgraden på spørgsmålene for ringe, eller der mangler muligheder for mere præcist at angive, hvad et problem drejer sig om og give uddybende forklaringer. Flere medarbejdere angiver, at de savner spørgsmål vedr. det psykiske arbejdsmiljø. På den baggrund anbefales, at det fremgår af den fysiske APV, at der kommer en psykisk APV få måneder senere. Ved spørgsmål om fx kemi, skal det være tydeligt, at spørgsmålet kun henvender sig til fx laboranter, forskere osv. og ikke medarbejdere, der kun sidder på kontor. Man behøver ikke at skrive sit lokale på, hver gang man svarer på et spørgsmål. Muligheden skal være der, men det skal ikke være obligatorisk. De felter man skriver i, skal kunne udvide sig, i stedet for at det bare er en enkelt linje, der bliver længere og længere. Det foreslås en mere grundig brugertest af spørgeskemaet og fortolkningsmæssige udfordringer. Der skal være en løsning for de medarbejdere, der ikke har adgang til en computer. Programmet skal let kunne tilføjes relevante ledere og personer. Der kan være en usikkerhed på, om der alene spørges til egentlige problemer, eller om der også spørges til forbedringsforslag. Evaluering af handlingsplansdelen (fx ift. brugen af handleplansprogrammet Rambøll APV, justeringsforslag ift. processen omkring fysisk APV m.m.) Hvad fungerede godt og ønskes bibeholdt? Der er taget hånd om indmeldte problemstillinger. Den lokale forankring. Synlig liste over problemstillinger og status herpå. De vigtigste anbefalinger til en kommende fysisk APV Der skal være mulighed for at kunne genbruge Rambøll-spørgeskemaet fx ved efterfølgende flytninger, hvor der også skal udføres en Fysisk APV. Softwareprogrammet bør gøres mere operationelt. Det skal være let at navigere, både når der indberettes, handles og afrapporteres, og især skal det være let at printe og videndele.

Den nuværende digitale understøttelse af etablering af handleplaner for fysisk APV fungerer ikke optimalt. Hovedproblemet er, at det er svært at dele indholdet med en større gruppe. Man er derfor hensat til kun at inddrage 1-2 personer i arbejdet med at udarbejde handleplaner eller at lave det hele i et eksternt medie først med henblik på at kunne rundsende materialet til hele LAMU, ledelsesgruppen og relevante medarbejdere. Generelt virker det som om systemet er baseret på meget små enheder med meget få problemer. Det anbefales, at der i stedet udformes et handleplansskema i word eller excel, som kan deles og kommenteres af flere brugere. Mulighed for indlæsning af tekst fra word eller excel, således at al data ikke skal gentastes, efter at input til handleplanerne er indsamlet. Afskaffelse af det felt, hvor LAMU skal lave en beskrivelse af problemet. Det har medarbejderen allerede gjort. Justering af de udsendte remindere, således at mailen indeholder information om både medarbejderens beskrivelse af problemet og den tilhørende handleplan, så man ikke efterfølgende skal bruge tid på at slå dette op. Et problem skal kunne tilknyttes mere end én handleplan, da medarbejderne til tider har beskrevet mere end ét problem i tekstfeltet. Herved minimeres indtastningsarbejdet. Der ønskes større brugervenlighed i systemet fra Rambøll, når man skal lave opfølgning og udarbejde handlingsplaner. Find en anden leverandør layoutet var nok pænt, men primært skal et værktøj være anvendeligt. Etablering af en rapportform, der er egnet som endeligt produkt, der kan rundsendes blandt medarbejdere, lægges på hjemmesiden etc. mhp. korrekt dokumentation overfor Arbejdstilsynet. Det opleves, at det administrative arbejde med at udforme og opdatere handleplaner efter den fysiske APV i en administrativ enhed overstiger arbejdet med udføre handleplanerne og derved reelt forbedre det fysiske arbejdsmiljø. Der bør derfor kontinuerligt arbejdes med at nedbringe dokumentationsarbejdet omkring dette.

Status pr. 10.11.2016 på AT-besøg i Enhedsadministrationen (besøg anmeldt i 2016) AAMU-møde 6. december 2016 Bilag 4 Grøn smiley Gul smiley Påbud AT overvejer påbud Afventer tilsynsbesøg Ikke AU-adresse Andet Varslingsperiode P-nummer Adresse Aktuel status Eventuelt tidligere påbud Årsag til påbud/vejledning Fakultet Institutter Adm Enhed 04 01 2016-04 04 2016 1005175678 Bygning 1445, 1448, Fredrik Grøn smiley Nielsens Vej 5, 8000 Aarhus 19012016. Vejledning om forebyggelse af stor arbejds-mængde og tidspres i "Optag" Enhedsadm Adm.center BSS Adm.center Arts Adm.center ST FA, AU Uddannelse FA, Kommunikation FA, Forskning/Ekst.Rel. 04 01 2016-04 04 2016 1016397381 Bygning 5360, Finlandsgade 29, 8200 Aarhus N Grøn smiley 160116. AT fået besked om, at der ikke er medarbejdere på adressen p.t. (sidder i nr. 27) FA, Forskning/Ekst.Rel. 04 01 2016-04 04 2016 1014119171 Bygning 1431, Nordre Ringgade 1, 8000 Aarhus C Grøn smiley 020216 Arts HE Dekanatet, Arts Dekanatet, HE Enhedsadm Rektoratet Uni.led. Stab 04 01 2016-04 04 2016 1015079041 Blichers Alle 20, 8830 Tjele 210616 og 280816 Gul smiley vedrører ikke forhold i administrationen. ST Husdyrvidenskab Molekylærbiologi og Genetik DCA Fødevarer Agroøkologi ICROFS Ingeniørvidenskab Kvægforskningscentret Enhedsadm Adm.center ST FA, AU IT

Status pr. 10.11.2016 på AT-besøg i Enhedsadministrationen (besøg anmeldt i 2016) 04 01 2016-04 04 2016 1017874973 04 01 2016-04 04 2016 1017164038 Kirstinebjergvej 10, 5792 Årslev Tuborgvej 164, 2400 København NV 13 02 2016 - Bygning 3410, Dalgas 13 05 2016 1016397322 Avenue 4, 8000 Aarhus C 13 02 2016 - Roskilde, Frederiksborgvej 13 05 2016 1005175654 399, 4000 Roskilde Bygning 1465-1467, Jens 13 02 2016 - Chr.Skous Vej 7, 8000 13 05 2016 1013124651 Aarhus C 13 02 2016-13 05 2016 1017526355 Bygning 5220 og 5221, Jens Baggesens Vej 51-53, 8200 Aarhus N Bygning 5123, 13 02 2016 - Helsingforsgade 10, 8200 13 05 2016 1017629405 Aarhus N 13 02 2016-13 05 2016 1017874434 Kalø, Grenåvej 14, 8410 Rønde Bygning 1485, Jens 13 02 2016 - Chr.Skous Vej 2, 8000 13 05 2016 1017888214 Aarhus C 13 02 2016 - NAVITAS, Inge Lehmanns 13 05 2016 1019331861 Gade 10, 8000 Aarhus C 13 02 2016-13 05 2016 1017523208 Bygning 1630-1632, Høegh- Guldbergs Gade 6B, 8000 Aarhus C 13 02 2016 - Fuglesangs Allé 26, 8210 13 05 2016 1018467514 Aarhus V - Grøn smiley 290116 ST Fødevarer Enhedsadm Adm.center ST Grøn smiley 150116 Arts DPU Enhedsadm FA, AU IT FA, Forsk. & Ekst.Rel. FA, AU HR FA, AU Uddannelse Adm.center BSS Adm.center Arts Grøn smiley 070416 HE Institut for Folkesundhed Enhedsadm FA, AU Uddannelse Overvejer påbud. 210916 og 311016 AT overvejer påbud. Høring pågår. Forholdene vedrører de to institutter på adressen og ikke de administrative enheder. ST Bioscience, Miljøvidenskab, DCE, Geoscience Enhedsadm FA, AU HR FA, AU IT Adm.center ST Grøn smiley 050416 Arts IKS Enhedsadm Adm.center AR Grøn smiley 020316 Enhedsadm FA, AU HR Grøn smiley 070416 Enhedsadm FA, AU IT Grøn smiley 180826 Påbud Grøn smiley 280916 Grøn smiley 040316 AT har givet en vejledning til instituttet. ST Bioscience, DCE Enhedsadm Adm.center ST Påbud gælder IKK: Skærmarbejdsplads skal indrettes i lok 636. Frist 1.6.2016 Arts IKK Enhedsadm Adm.center AR AT har givet vejledning om stor arbejdsmængde og tidspres. ST HE ST Ingeniørvidenskab, Ingeniørhøjskolen AIAS, Center for Sundhedssamarbejde, Bioscience Enhedsadm Enhedsadm Grøn smiley 030316 Enhedsadm FA, AU Uddannelse Adm.center ST FA, AU Forskning og Eksterne Relationer FA, AU Økonomi og Bygninger

Status pr. 10.11.2016 på AT-besøg i Enhedsadministrationen (besøg anmeldt i 2016) 13 02 2016 - Vejlsøvej 25, 8600 13 05 2016 1017874728 Silkeborg Grøn smiley 270516 ST Bioscience, Miljøvidenskab, DCE Enhedsadm Adm.center ST Aarhus Universitet, 13 03 2016-13 Flakkebjerg, Forsøgsvej 1, 06 2016 1017874450 4200 Slagelse Grøn smiley 27 06 2016 ST Molekylærbiologi og Genetik, Agroøkologi Enhedsadm AU Uddannelse, Adm.center ST Aarhus Universitet, 13 03 2016-13 Studenternes Hus, Nordre 06 2016 1010558898 Ringgade 3, 8000 Aarhus C AT har aflyst besøg, da der ikke er AU ansatte på adressen. 25 06 2016-25 Bygning 5335, Finlandsgade Grøn smiley 18 08 12 2016 1017629146 21. 8200 Aarhus N 2016 Enhedsadm AU uddannelse 30 09 2016 - Bygning 1520, 1522-1529, 31 03 2017 1009828059 Ny Munkegade 120 Afventer besøg ST Enhedsadm Adm.center ST 28 11 2016 - Vennelyst Boulevard 9, 28 05 2016 1010223624 8000 Aarhus C Afventer besøg HE Odontologi Det lægevidenskabelige studienævn Enhedsadm Adm.center HE

AARHUS AAMU-møde 6. december 2016 Bilag 5 Dato: 15.november 2016 Side 1/1 Sagsfremstilling Mødedato: 6. december 2016 Møde: Møde i AAMU Punktejer: Arnold Boon Gæst: Emne Arbejdsmiljøstatistik Q3 2016 Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) x Resumé Arbejdsmiljøstatistikken dækker psykologisk rådgivning, arbejdsskader og sygefravær. Indstilling Det indstilles, at arbejdsmiljøstatistikken tages til efterretning, og at der lokalt arbejdes videre med trivsels- og arbejdsmiljømæssige indsatser, der mindsker behovet for psykologisk rådgivning, forebygger arbejdsskader og nedbringer sygefraværet. Arbejdsmiljøstatistikkerne drøftes én gang om året, når årsstatistikken foreligger. Sagsfremstilling HR udarbejder arbejdsmiljøstatistikker med det formål at informere ledelsen og medarbejderrepræsentanter om udviklingen i de tre arbejdsmiljønøgletal og hermed danne grundlag for nødvendig forebyggende og opfølgende indsats. Arbejdsmiljøstatistikken indgår minimum som dagsordenspunkt på et HSU- og et HAMU-møde i hvert kalenderår. Efter lokal aftale distribueres statistikken til den lokale ledelse samt samarbejds- og arbejdsmiljømiljøorganisationen på udvalgsniveau. Statistikkerne giver et overblik over udviklingen i forbruget af psykologisk rådgivning, antallet af arbejdsskader og sygefraværsniveauet. På aggregeret niveau giver statistikken hermed et billede af tilstanden af dele af arbejdsmiljøet, men det lokale kendskab til det daglige og nære arbejdsmiljø er vigtigt for at analysere udviklingen og hermed danne grundlag for forebyggende tiltag. Kommunikation Distribueringen sker med henblik på dialog om den lokale håndtering, men der kan være forskellige aftaler i forhold til, hvor ofte statistikken drøftes i de enkelte udvalg. Sagsbehandler Jacob Søndergaard Jensen, AU HR Involvering Ledelsen, samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg i overensstemmelse med lokale aftaler. Tidsfrist Bilag Bilag 1 Arbejdsmiljøstatistik Q3 2016 Bilag 2 Sygefravær Q3 2016

AAMU-møde 6. december 2016 Bilag 6 ARBEJDSMILJØSTATISTIK Q3 2016 - PSYKOLOGISK RÅDGIVNING - ARBEJDSSKADER -SYGEFRAVÆR AU AARHUS AU HR NOVEMBER 2016 1. PSYKOLOGISK RÅDGIVNING Rådgivningsforløb Arts Aarhus BSS HE ST Enhedsadm. Øvrige 1 AU 2013 32 13 13 55 60 173 2014 35 18 49 82 76 260 2015 44 31 31 53 48 0 207 1 Øvrige: Omfatter pt. Aarhus Institute of Advanced Studies (AIAS). Rådgivningsforløb Arts Aarhus BSS HE ST Enhedsadm. Øvrige AU Q3 2015 11 3 9 11 13 0 47 Q4 2015 11 15 12 18 11 0 67 Q1 2016 7 6 1 8 15 0 37 Q2 2016 7 0 7 17 13 0 44 Q3 2016 6 0 7 18 11 0 42 Q1 Q3 2016 20 6 15 43 39 0 123 Kommentarer I Q3 2016 er der igangsat 42 rådgivningsforløb. I forhold til Q2 2016 og Q3 2015 er dette en reducering på henholdsvis 2 og 5 forløb. De 42 forløb omfattede både anonyme og visiterede rådgivningsforløb. Et lavt forbrug af psykologisk rådgivning vil næsten pr. definition være et succeskriterie, da brugen af ordningen er et udtryk for, at der er forhold, der har krævet psykologisk rådgivning. En tidlig henvendelse om psykologisk rådgivning, hvor problemer håndteres i opløbet, vil imidlertid oftest være forbundet med mindre gener og eventuelt fravær, end hvis problemerne ikke håndteres og eskalerer, eller hvis problemerne først håndteres på et senere tidspunkt. Det lokale kendskab til den visiterede del af ordningen omkring psykologisk rådgivning, hvor lederen informeres om, hvorfor ordningen benyttes, kan kaste yderligere lys over udviklingen i rådgivningsforløb og årsagerne til behovet for rådgivning. AU AARHUS NOVEMBER 2016 2 1

- RÅDGIVNINGSOMRÅDER Rådgivningsområder Q3 2015 Q4 2015 Q1 2016 Q2 2016 Q3 2016 Funktionsproblemer (fx faglige problemstillinger) 1 11 5 8 7 Afskedigelse 2 3 0 5 1 Samarbejdsproblemer 9 4 7 4 2 Voldsomme hændelser 1 7 4 1 2 Stress/udbrændthed 34 35 19 22 24 Angst/Depression 0 3 0 2 3 Misbrug 0 1 0 0 0 Relationsproblemer 0 2 2 1 2 Helbredsproblemer 0 1 0 1 1 AU 47 67 37 44 42 Rådgivningsområder 2013 2014 2015 Q1 2016 Q2 2016 Q3 2016 Funktionsproblemer (fx faglige problemstillinger) 7% 12% 10% 14% 18% 17% Afskedigelse 1% 14% 2% 0% 12% 2% Samarbejdsproblemer 9% 6% 9% 19% 9% 5% Voldsomme hændelser 4% 7% 10% 11% 2% 5% Stress/udbrændthed 79% 57% 65% 51% 50% 57% Angst/Depression 0% 1% 1% 0% 5% 7% Misbrug 0% 0% 0% 0% 0% 0% Relationsproblemer 0% 2% 1% 5% 2% 5% Helbredsproblemer 0% 1% 0% 0% 2% 2% AU 100% 100% 100% 100% 100% 100% Kommentarer Som i de foregående år og kvartaler dominerer rådgivningsområdet Stress/udbrændthed i Q3 2016. Til gengæld er der en tendens til, at der kommer færre henvendelser vedrørende områderne Afskedigelser og Samarbejdsproblemer. AU AARHUS NOVEMBER 2016 3 - FORBRUG AF RÅDGIVNINGSFORLØB Antal rådgivningsforløb pr. 100 medarbejdere Arts Aarhus BSS HE ST Enhedsadm. Øvrige AU Q3 2015 1,13 0,33 0,38 0,43 0,74 0,00 0,54 Q4 2015 1,14 1,60 0,53 0,69 0,62 0,00 0,76 Q1 2016 0,74 0,64 0,04 0,31 0,85 0,00 0,43 Q2 2016 0,73 0,00 0,30 0,66 0,73 0,00 0,51 Q3 2016 0,65 0,00 0,30 0,69 0,61 0,00 0,48 Udregningseksempel: AU Q4 2015: 67 forløb/8772 ansatte = 0,76 henvendelse pr. 100 ansatte Udvikling i andel af rådgivningsforløb Arts Aarhus BSS HE ST Enhedsadm. Øvrige AU 2012 16% 11% 14% 32% 27% 100% 2013 18% 8% 8% 32% 35% 100% 2014 13% 7% 19% 32% 29% 100% 2015 21% 14% 15% 26% 24% 0% 100% Q1 2016 19% 16% 3% 22% 41% 0% 100% Q2 2016 16% 0% 16% 39% 30% 0% 100% Q3 2016 14% 0% 17% 43% 26% 0% 100% Kommentarer Anvendes antallet af ansatte (Headcount) fra sygefraværsstatistikken fremgår forskellen på fakulteternes og Enhedsadministrationens brug af ordningen i løbet af 2015 og 2016. Det fremgår, at Arts i forhold til medarbejderantallet generelt har et højere forbrug end de øvrige fakulteter. Aarhus BSS og HE fortsætter med at have væsentlige variationer i forbruget. I Q1 2016 havde HE som det første fakultet blot en enkelt henvendelse i et kvartal. I Q2 2016 blev Aarhus BSS det første fakultet, hvor der ikke er registreret rådgivningsforløb i løbet af et kvartal. Det samme gør sig gældende i Q3 2016 på Aarhus BSS. ST anvendte i Q3 2016 43 % af det samlede forbrug af psykologisk rådgivning, mens Enhedsadministrationen anvendte 26 %. På næste side fremgår fakulteternes og Enhedsadministrationens forbrug af rådgivning opdelt på institutter/centre/administrationscentre/vicedirektørområder. AU AARHUS NOVEMBER 2016 4 2

-FORDELING AF RÅDGIVNINGSFORLØB 2016 Arts Q1 Q2 Q3 Total CUDIM 2 0 2 Institut for Kultur og Samfund 4 1 2 7 Danmarks institut for Pædagogik og Uddannelse 1 4 2 7 Institut for Kommunikation og Kultur 0 2 2 4 Øvrige 0 0 0 0 Total 7 7 6 20 Aarhus BSS Q1 Q2 Q3 Total Center for Undervisning og Læring 0 0 0 0 Institut for Erhvervskommunikation 0 0 0 0 Institut for Forretningsudvikling og Teknologi 1 0 0 1 Institut for Statskundskab 4 0 0 4 Institut for Virksomhedsledelse 1 0 0 1 Institut for Økonomi 0 0 0 0 Juridisk Institut 0 0 0 0 Psykologisk Institut 0 0 0 0 Øvrige 0 0 0 0 Total 6 0 0 6 Science and Technology Q1 Q2 Q3 Total Center for Bioinformatik (BiRC) 0 1 1 2 Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet 0 0 0 0 Institut for Agroøkologi 1 1 3 5 Institut for Bioscience Aarhus 2 7 0 9 Institut for Bioscience Roskilde 0 0 0 0 Institut for Datalogi 0 3 2 5 Institut for Fysik og Astronomi 0 0 4 4 Institut for Fødevarer 0 1 2 3 Institut for Geoscience 0 0 0 0 Institut for Husdyrvidenskab 1 1 3 5 Institut for Ingeniørvidenskab 0 1 0 1 Institut for Kemi 0 0 0 0 Institut for Matematik 1 1 0 2 Institut for Miljøvidenskab 1 0 1 2 Institut for Molekylærbiologi og Genetik 2 1 0 3 Interdisciplinary Nanoscience Center (inano) 0 0 1 1 Øvrige 0 0 1 1 Total 8 17 18 43 Øvrige Q1 Q2 Q3 Total AIAS 0 0 0 0 Enheder med under 20 medarbejdere på fakulteterne er af anonymitetshensyn placeret i kategorien Øvrige. Health Q1 Q2 Q3 Total Institut for Biomedicin 1 1 1 3 Institut for Folkesundhed 0 0 2 2 Institut for Klinisk Medicin 0 3 3 6 Institut for Odontologi og Oral Sundhed 0 2 0 2 Institut for Retsmedicin 0 1 0 1 Øvrige 0 0 1 1 Total 1 7 7 15 Enhedsadministrationen Q1 Q2 Q3 Total Administrationscenter Arts 2 4 0 6 Administrationscenter Aarhus BSS 3 2 1 6 Administrationscenter HE 0 0 0 0 Administrationscenter ST 3 2 4 9 AU HR 0 0 0 0 AU IT 1 1 2 4 AU Uddannelse 4 1 3 8 AU Økonomi og Bygninger 0 1 1 2 Forskning og Eksterne relationer 1 1 0 2 Universitetsledelsens Stab 1 1 0 2 Total 15 13 11 39 AU AARHUS NOVEMBER 2016 5 2. ARBEJDSSKADER Anmeldte arbejdsskader ARTS Aarhus BSS HE ST Enhedsadm. 2013 6 2 13 32 25 78 2014 3 2 18 31 22 76 2015 2 2 9 22 12 47 Q1 2016 2 0 6 3 3 14 Q2 2016 0 0 1 10 1 12 Q3 2016 0 0 1 3 1 5 Q1 Q3 2016 2 0 8 16 5 31 Antallet af ulykker kan adskille sig fra tidligere oplyste tal, da medarbejdere kan anmelde arbejdsskader op til et år efter ulykkestidspunktet. Arbejdsskadestyrelsens ændring af personskadebegrebet har medført et væsentligt fald i antallet af anmeldelser fra 2015. AU Kommentarer En ulykke kan ifølge Arbejdsmarkedets Erhvervssikring anerkendes som en arbejdsskade, hvis skaden er sket på grund af arbejdet eller de forhold, arbejdet er foregået under. For Q3 2016 er der anmeldt 5 arbejdsskader, mens der for Q2 2016 er anmeldt 12 arbejdsskader. I de tre første kvartaler i 2016 er der anmeldt flere arbejdsskader (31) end på samme tidspunkt i 2015, hvor der var anmeldt henholdsvis 13, 6 og 10 arbejdsskader. På trods af stigningen i antallet af anmeldelser fra 2015 til 2016, anmeldes der væsentligt færre arbejdsskader til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring end før 2015. En væsentlig del af forklaringen på det lavere antal anmeldelser skal findes i Arbejdsskadestyrelsens ændring af personskadebegrebet i 2014. Ændringen af skadebegrebet betyder, at hvis en ulykke på arbejdet medfører mindre, forbigående skader, kan ulykken kun anerkendes som arbejdsskade, hvis følgerne kræver behandling for at forsvinde eller mindskes. Forbigående gener, der ikke har været behandlingskrævende, kan således ikke anerkendes af Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, og de pågældende skader anmeldes derfor ikke længere af AU HR. Såfremt en ulykkesramt medarbejder er fraværende mere end en dag ud over tilskadekomstdagen, har AU dog pligt til at anmelde ulykken. AU AARHUS NOVEMBER 2016 6 3

-FRAVÆRSDAGE VED ARBEJDSSKADE Kommentarer I 2016 har der været under en dags fravær forbundet med 48% (15/31) af de skader, der anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring. I 2015 blev der anmeldt fem arbejdsskader med under en dags fravær, hvilket svarer til 11 % (5/47) af de anmeldte skader i 2015. I 2014 var knap 60 % (45/76) af de anmeldte arbejdsskader forbundet med under en dags fravær. Udover de arbejdsskader, der anmeldes til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, modtager HR en række anmeldelser, der ikke opfylder kriterierne for anmeldelse til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring. Disse arbejdsskader registreres men anmeldes ikke ved Arbejdsmarkedets Erhvervssikring i tilfælde af efterfølgende gener. Mange af de anmeldte og registrerede arbejdsulykker skyldes formentlig uopmærksomhed, men ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen kan bidrage til, at mængden af disse og andre former for ulykker mindskes igennem påvirkning af medarbejderadfærd samt tydeliggørelse og ændring af kendte og mulige fareforhold. AU AARHUS NOVEMBER 2016 7 - ARBEJDSSKADENS ART Fraværsdage ved arbejdsskade 2016 ARTS Aarhus BSS HE ST Enhedsadm. AU Under 1 dag 1 5 7 2 15 1 3 dage 1 6 2 9 4 6 dage 2 2 7 13 dage 1 1 2 14 20 dage 1 1 2 21 29 dage 0 1 3 måneder 1 1 3 6 måneder 0 Total 2 0 8 16 5 31 Skadens art 2016 ARTS Aarhus BSS HE ST Enhedsadm. AU Overfladiske sår eller skader 2 2 Åbne sår 1 1 1 3 Luksation, forstuvning, forstrækning, brud 1 2 6 2 11 Forgiftning, infektion 2 2 Tandskader 1 1 Hjernerystelse 1 1 Forbrænding, skoldning, kontakt med røg 1 1 Andet 4 4 2 10 Total 2 0 8 16 5 31 Overfladiske sår eller skader 7% Arbejdsskadens art 2016 AU Kommentarer I forhold til tidligere er der sket en ændring i, hvad de anmeldte skader omhandler. I 2014 udgjorde ledskader, forstrækninger, brud og forstuvninger samt sårskader størstedelen (50 % og 25 %) af de anmeldte arbejdsskader. I 2015 var de to tal 52 % og 9 %. I 2016 udgør disse skader henholdsvis 35% og 10%. Kategorien Andet udgør 32% af det samlede antal anmeldte arbejdsskader. Andet omhandler bl.a. Flere skader og Bestråling. Andet 32% Åbne sår 10% Luksation, forstuvning, forstrækning, brud 36% Forgiftning, infektion Tandskader 6% Forbrænding, 3% skoldning, Hjernerystelse røg 3% 6% AU AARHUS NOVEMBER 2016 8 4

-FORDELING AF ARBEJDSSKADER 2016 ARTS Q1 Q2 Q3 Q4 Total Institut for Kultur og Samfund 2 2 Aarhus BSS Q1 Q2 Q3 Q4 Total HE Q1 Q2 Q3 Q4 Total SKT 2 2 Institut for Retsmedicin 1 1 Institut for Klinisk Medicin 3 3 Institut for Biomedicin 1 1 2 0 ST Q1 Q2 Q3 Q4 Total Science Museerne 1 1 Institut for Fødevarer 1 1 Institut for Husdyrvidenskab 1 5 1 7 Institut for Molekylærbiologi og Genetik 1 1 2 Institut for Ingeniørvidenskab 1 1 Institut for Bioscience 1 1 2 Institut for Agroøkologi 1 1 Institut for Miljøvidenskab 1 1 Enhedsadm. Q1 Q2 Q3 Q4 Total AU IT 1 1 Administrationscenter Aarhus BSS 1 1 Administrationscenter HE 1 1 2 Administrationscenter ST 1 1 AU AARHUS NOVEMBER 2016 9 3. SYGEFRAVÆR Sygefravær 2015 2016 Arts Aarhus BSS HE ST Enheds adm. Øvrige AU Antal sygedage pr. ansat Q3 2015 1,6 0,8 0,7 0,7 2,0 0 1,1 Antal sygedage pr. ansat Q4 2015 1,6 1,3 1,0 1,1 2,8 0,2 1,5 Antal sygedage pr. ansat Q1 2016 1,8 1,0 1,0 1,3 3,0 0,4 1,6 Antal sygedage pr. ansat Q2 2016 1,5 0,8 0,8 1,0 2,5 0,3 1,3 Antal sygedage pr. ansat Q3 2016 1,4 1,1 0,9 1,1 2,2 0,1 1,3 Øvrige: Omfatter pt. Aarhus Institute of Advanced Studies (AIAS) og DANDRITE. Udvalgte oplysninger om datagrundlag mv.: Sygedage omfatter fraværstyperne: Sygdom, Graviditetsbetinget sygdom, Arbejdsskade, Delvis syg nedsat tid, Delvis syg opgavefritagelse, Sygdom 56 refusion. Sygedage er opgjort som arbejdsdage og ikke som kalenderdage. Sygedage for ansatte, der ikke har 37 timer pr. uge, er medtaget som hele dage (100 %). Antal ansatte pr. kvartal er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på kvartalets første og sidste dag. Antal ansatte pr. år er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på årets første og sidste dag. Kommentarer Det gennemsnitlige sygefravær i Q3 2016 er på 1,3 dage, hvilket er 0,2 dag mere end i samme periode i 2015. På tværs af fakulteter og internt på fakulteter er der forskelle i det registrerede fravær. Fraværet på institutniveau kan ses i bilaget med sygefraværsstatistikken. I forhold til eventuelle sammenligninger imellem og internt på fakulteter og i Enhedsadministrationen skal der tages højde for forskelle i registreringspraksis, forskelle i arbejdsfunktioner og de videnskabelige medarbejderes rapportering af sygedage. I HR IT systemet AUHRA er det muligt at trække mere detaljerede statistikker, hvor sygefraværet kan filtreres fx i forhold til enheder og fraværslængde. HR i administrationscentre, sekretariater og fraværsregistratorerne har bl.a. adgang til AUHRA. Læs mere om AUHRA på http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/hrsystemer/auhra/ AU AARHUS NOVEMBER 2016 10 5

AAMU-møde 6. december 2016 Bilag 7 AU Sygefravær 2016 Datagrundlag Datagrundlaget antal ansatte, antal sygedage og de ansattes indplacering på enheder er baseret på oplysninger fra AUHRA. Bemærk at der kan være forskel mellem registreret fravær og reelt fravær. Enheder med under 20 medarbejdere er af anonymitetshensyn placeret i kategorien Øvrige på de fire fakulteter og i Enhedsadministrationen. Antal ansatte Antal ansatte (Headcount) dækker over antallet af entydige månedslønnede ansatte (identifikation ved CPR nummer) herunder månedslønnede ph.d. er. Antal ansatte adskiller sig hermed fra optællingsmetoder som årsværk, ansættelsesbrøk mv. Ansatte med ansættelse i flere enheder er talt med i de pågældende enheder. Antal ansatte pr. kvartal er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på kvartalets første og sidste dag. Antal ansatte pr. år er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på årets første og sidste dag. Udregningsmetoden af antal ansatte gør, at der ikke vil være overensstemmelse mellem årsopgørelsen og summen af de fire kvartaler. Sygedage Sygedage omfatter fraværstyperne: Sygdom, Graviditetsbetinget sygdom, Arbejdsskade, Delvis syg nedsat tid, Delvis syg opgavefritagelse, Sygdom 56 refusion. Sygedage er opgjort som arbejdsdage og ikke som kalenderdage. Sygedage i weekenden er hermed ikke medtaget. Sygedage for ansatte, der ikke har en fuldtidsstilling (37 timer pr. uge), er medtaget som hele dage (100 %). Sygedage, der ikke er registreret som 100 % fravær, er medtaget med den angivne fraværsprocent. Har en ansat skiftet institut, VD område mv. i et kvartal, er fraværet medregnet i begge enheder. I 2015 vedrørte dette højest 100 dage på hele AU. Sygedage for ansatte med Socialt Kapitel fx fleksjobbere er medtaget. Kontakt Statistikken er udarbejdet af AU HR Lena Henriksen og Jacob Søndergaard Jensen Ved spørgsmål, kommentarer eller ønsker kontakt venligst: Jacob Søndergaard Jensen, jacobsj@au.dk, 871 53542 Læs mere om AU's retningslinjer for fravær på http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/fravaer/ 1

Q1 2016 01 01 2016 31 03 2016 Hovedområde Sygedage Antal ansatte Antal sygedage pr. ansat Arts 1739 949 1,8 Health 2347 2301 1,0 Aarhus BSS 940 936 1,0 Science and Technology 3384 2578 1,3 Øvrige 19 44 0,4 Enhedsadministrationen 5390 1774 3,0 13819 8582 1,6 Hovedområde Enhed Institut/VD Sygedage Antal ansatte Antal sygedage pr. ansat Arts 1817 Inst. f. Kommunikation og Kultur 578 285 2,0 1816 Inst. f. Kultur og Samfund 575 354 1,6 1818 Inst. f. Pædagogik og Uddannelse 496 237 2,1 2584 Rådgivning og Støtteenheden 40 34 1,2 1819 Underv.udv. og Dig.Medier, Cent. f 33 31 1,1 9999 Øvrige 17 8 2,1 1739 949 1,8 Health 1946 Biomedicin, Inst. f. 704 387 1,8 2211 Folkesundhed, Inst. f. 232 183 1,3 1829 HE Centre m.m. 8 61 0,1 2400 Klinisk Medicin, Inst f. 569 1235 0,5 2800 Odontologi, Institut for 418 204 2,0 2320 Retsmedicin, Institut for 178 60 3,0 2900 SKT Skolen for Klin. ass., TP og KT 232 140 1,7 9999 Øvrige 6 31 0,2 2347 2301 1,0 Aarhus BSS 1072 Erhvervskommunikation, Inst. f. 67 76 0,9 3810 Institut for Forretningsudvikling 117 66 1,8 3200 Juridisk Institut 103 100 1,0 3500 Psykologisk Institut 128 126 1,0 3400 Statskundskab, Inst. f. 125 151 0,8 1024 Undervisning og Læring, Center for 34 23 1,5 1071 Virksomhedsledelse, Inst. f 103 130 0,8 3100 Økonomi, Inst. f. 219 243 0,9 9999 Øvrige 44 21 2,1 940 936 1,0