Tlf: 46 37 30 33 roskilde@kr.dk BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18, st. th. DK-4000 Roskilde BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE Beretning nr. 16 (side 238-249) Den løbende revision for regnskabsåret 2010 Delberetning for regnskabsår 2010 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 238 2 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER... 239 2.1 Kasse- og regnskabsregulativet / principper for økonomistyring... 239 2.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder... 239 2.3 NemKonto... 240 2.4 Kasseeftersyn... 240 3 BUDGET- OG BEVILLINGSKONTROL... 241 4 GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER... 242 4.1 Likvide beholdninger... 242 4.2 Øvrige balanceposter... 242 5 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET... 243 6 LØN OG VEDERLAG M.V. TIL POLITIKERE... 244 7 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION... 245 7.1 Generelt... 245 7.1.1 Formål... 245 7.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 245 7.2 Forretningsgange m.v.... 246 7.3 Personsager... 246 7.3.1 Tilbud til udlændinge... 246 7.3.2 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) 246 7.3.3 Revalidering... 247 8 FOKUSREVISION... 248 9 OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER... 248 10 APERIODISKE REGNSKABER... 248 11 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 249 11.1 Sagsrevision på det social område... 249
Til s Kommunalbestyrelse 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2010 udført indtil januar 2011. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr.1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2010 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. Side 238
2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.1 Kasse- og regnskabsregulativet / principper for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet om regulativet fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Vi er bekendt med, at regionskommunen er i gang med en omlægning af kasse- og regnskabsregulativet som led i kommunens arbejde med en ændring af den generelle økonomistyring, og kommunalbestyrelsen har i den forbindelse godkendt ændringer i bilag 2.3 Bevillingsstyring og bilag 2.4 Økonomistyring på kommunalbestyrelsesmøde den 25. november 2010. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 2.2 Bilagsbehandling og tilsyn med bogføringsenheder Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i Kasse- og regnskabsregulativet for økonomistyring. Regulativet indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: w Bilagene effektueres til bogføring og betaling af en person, når bilaget er attesteret elektronisk. w Efterfølgende skal en anden person, typisk den budgetansvarlige leder, anvise bilaget. Denne fremgangsmåde sikrer bl.a., at bilag behandles af to personer, hvilket i sig selv er en sikkerhed. Økonomiafdelingen fører løbende tilsyn med bilagsbehandlingen og foretager løbende stikprøvekontrol på udvalgte bogføringsenheder eller særlig risikofyldte bilagstyper. Vi har derfor undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler, og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har endvidere foretaget stikprøvevis bilagsrevision. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at Økonomisk Afdeling har etableret tilsyn med bilagsbehandlingen i de enkelte bogføringsenheder. Der er i 2010 udført kontrol med bogholderes adgang til at ændre betalingsstrømme, og der er udført kontrol af manuelle udbetalinger fra Økonomisk Afdeling og andre virksomheder. Herigennem opsamler økonomiafdelingen løbende viden om kvaliteten i bilagsbehandlingen, som gør det muligt at reagere hurtigt, hvis de enkelte bogføringsenheder eksempelvis er bagud med bogføringen, eller der er fejl ved behandlingen af bilagene. Vi anbefaler, at Økonomisk Afdelings kontroller med bilagsbehandlingen beskrives i et bilag til kasse- og regnskabsregulativet, og en minimumskontrol fastlægges. Side 239
2.3 NemKonto Kommunerne har adgang til at oprette konti i NemKonto-registreret, eksempelvis når en udbetaling skal overføres til en anden konto end borgerens NemKonto. Vi har undersøgt, hvordan regionskommunen har organiseret ansvaret for at indberette til dette register, og herunder tilrettelagt den efterfølgende kontrol af indberetningerne. Det er vores opfattelse, at har organiseret administrationen af NemKonto på en fornuftig og hensigtsmæssig måde, og at der er etableret kontroller af indberetningerne. 2.4 Kasseeftersyn Vi har foretaget uanmeldt kasseeftersyn ved Regionskommunens Økonomi og Analyse den 1. november 2010. Formålet med revisionen har været, at kontrollere midlernes tilstedeværelse samt foretage en vurdering af, om s forretningsgange på kasse- og likvidområdet er hensigtsmæssige og fungerer tilfredsstillende i kontrolmæssig henseende, og om de er i overensstemmelse med det af kommunalbestyrelsens fastlagte kontrolniveau. Vi har konstateret, at de likvide aktiver var til stede på eftersynsdagen, og det er vores vurdering, at området administreres betryggende og i overensstemmelse med interne retningslinjer. Side 240
3 Budget- og bevillingskontrol Vi har undersøgt om kommunens budget- og bevillingskontrol følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget, og de generelle bestemmelser i Styrelsesloven. I henhold til kommunalbestyrelsens regelsæt vedrørende bevillingsstyring skal kommunalbestyrelsen forelægges en økonomiopfølgning mindst 3 gange årligt. 3. budgetopfølgning vedrørende 2010 er foretaget som en borgmesterbeslutning i henhold til Styrelseslovens 31 med efterfølgende orientering af kommunalbestyrelsen på kommunalbestyrelsesmøde den 18. januar 2011. Side 241
4 Gennemgang af udvalgte balanceposter 4.1 Likvide beholdninger Som anført i afsnit 2.4 har vi under revisionsbesøget gennemgået afstemninger af de likvide beholdninger pr. 1. november 2010. 4.2 Øvrige balanceposter Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i kasse- og regnskabsregulativet om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Økonomi og Analyse har i et underbilag til kasse- og regnskabsregulativet beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Økonomiafdelingen har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. Side 242
5 Løn- og personaleområdet Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2010 til 31. marts 2010. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller 1, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 17 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: w Børneområdet w Skoleområdet w Ældreområdet w Det administrative område. Vi har endvidere efterprøvet den decentrale løndannelse i forbindelse med indberetning til skolesystemet og vagtplanlægning. I lønsagerne har vi bl.a. påset, w at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, w at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, w at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, w at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, w at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen generelt er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. Det er dog konstateret, at der ikke er det fornødne dokumenterede ledelsestilsyn i forbindelse med indberetning foretaget i TRIO, KMD Vagtplan og KMDs fraværs- & feriemodul for decentrale virksomheder. Der er på revisionstidspunktet ikke iværksat kompenserende kontroller, men kommunen er opmærksom på problemet. Der bør iværksættes en decentral forretningsgangsbeskrivelse for interne ledelseskontroller til beskyttelse af medarbejdere mod uberettiget mistanke mv., således at udbetalinger til personer med indberetningsadgang til systemet kontrolleres i forhold til den foreliggende dokumentation. Det er konstateret, at kommunens forretningsgange for multimediebeskatning på decentrale virksomheder ikke sikrer, at kommunen lever op til deres arbejdsgiveransvar, hvilket særligt begrundes i, at det ikke er sikret dokumenteret ledelsestilsyn. Det anbefales, at der iværksættes kontroller, der sikrer, at der sker beskatning, eller alternativt føres de fornødne ledelseskontroller for samtlige multimedier således, at administrationen af multimediebeskatning sker i henhold til Skats retningslinier. 1 Bl.a. kontrol af ind- og uddata fra Lønsystemet Side 243
6 Løn og vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalt løn, vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt løn og vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. Side 244
7 Revision af de sociale områder med statsrefusion 7.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 7.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1305 af 15. december 2009, nr. 801 af 28. juni 2010 samt 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninges, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser 7.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. Side 245
7.2 Forretningsgange m.v. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandling) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: w Tilbud til udlændinge w Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) w Revalidering Vi har foretaget gennemgang af 41 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. 7.3 Personsager På de under afsnit 7.2 omtalte personsagsområder har vi foretaget test af kontroller på udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager på de enkelte personsagsområder, hvor vi har foretaget test af kontroller. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. 7.3.1 Tilbud til udlændinge Vi har foretaget test af kontroller i 6 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 7.3.2 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Vi har foretaget test af kontroller i 25 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 1 væsentlig fejl i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Side 246
I flere sager vedrørende sygedagpenge er opfølgning i flere tilfælde foretaget med forsinkelse (Ressortministerium Beskæftigelsesministeriet) Der er ved gennemgangen konstateret 2 væsentlige fejl i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I flere sager vedrørende kontanthjælp og aktivering er opfølgning på det individuelle kontaktforløb i enkelte tilfælde foretaget med forsinkelse (Ressortministerium Beskæftigelsesministeriet). I flere sager vedrørende sygedagpenge har vi konstateret fejl og mangler i forbindelse med registrering af opfølgningssamtaler og andre notater. Det anbefales, at der f.eks. via arbejdsgangsbeskrivelse sikres ensartethed ved registrering i de forskellige itsystemer, som afdelingen anvender (Ressortministerium Beskæftigelsesministeriet). Der henvises til afsnit 11, Revisionens bemærkninger. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet i øvrigt generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 7.3.3 Revalidering Vi har foretaget test af kontroller i 10 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 1 væsentlig fejl i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: i flere sager vedrørende revalidering, forrevalidering og ledighedsydelse er opfølgning på det individuelle kontaktforløb i enkelte tilfælde foretaget med forsinkelse (Ressortministerium Beskæftigelsesministeriet). Der henvises til afsnit 9, Revisionens bemærkninger. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne i øvrigt generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Side 247
8 Fokusrevision Arbejdsdirektoratet har på vegne af Beskæftigelsesministeriet i mail af 3. maj 2010 til samtlige kommunalbestyrelser og de kommunale revisorer meddelt, at Beskæftigelsesministeriet som et supplement til den årlige revisionsberetning i 2010 gennemfører en fokusrevision vedrørende aktive tilbud samt økonomistyring og hjemtagelse af refusion på kontanthjælps- og starthjælpsområdet. Vi har foretaget denne fokusrevision, jf. de fremsendte spørgeskemaer og har afgivet en erklæring til Arbejdsdirektoratet/Beskæftigelsesministeriet til Deres brug. 9 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger I forbindelse med revisionen har vi foretaget opfølgning af tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold, omtalt i tidligere revisionsberetninger. Der er ikke afgivet revisionsbemærkninger i den seneste revisionsberetning. 10 Aperiodiske regnskaber Tilskudsregnskab for Rønne Vandtårn I forbindelse med revisionen regnskabet har vi konstateret, at der ifølge tilsagnsbetingelserne kan udbetales støttebeløbet a conto i projektforløbet på baggrund af et budget godkendt af Realdania - restbeløbet udbetales, når byggeprojektet er afsluttet. Det endelige projekt er godkendt den 29. juni 2009 af Realdania, hvorved det været muligt løbende at hjemtage a conto tilskud, når halvdelen af de budgetterede udgifter var betalt. Hjemtagelse af tilskud er ikke foretaget løbende, og v/bofa har derved ca. 2,1 mio. kr. til gode ved udfærdigelse af tilskudsregnskab. Vi anbefaler løbende hjemtagelse af tilskud ud fra en likviditetsmæssig betragtning. Side 248
11 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning: 11.1 Sagsrevision på det social område Vi har i flere sager vedrørende kontanthjælp, aktivering, sygedagpenge, revalidering, forrevalidering og ledighedsydelse konstateret, at opfølgning på det individuelle kontaktforløb i enkelte tilfælde er foretaget med forsinkelse. Det henstilles, at de etablerede forretningsgange, der sikrer rettidig opfølgning i sagerne, følges. Endvidere har vi i flere sager vedrørende sygedagpenge konstateret fejl og mangler i forbindelse med registrering af opfølgningssamtaler og andre notater. Det anbefales, at der f.eks. via arbejdsgangsbeskrivelser sikres ensartethed ved registrering i de forskellige it-systemer, som afdelingen anvender (Ressortministerium Beskæftigelsesministeriet). Roskilde, den 18. marts 2011 BDO Kommunernes Revision Nicolai Porslund Registreret revisor Side 249