Dagsorden til Hovedudvalgets møde

Dagsorden til Hovedudvalgets møde Dato: Onsdag den Mødetidspunkt: 13:00 Mødelokale: B 205 Medlemmer: Fraværende: Lars Holte (formand), Vibeke Bøgh Lynge (næstformand), Bo Petersen, Brith Josephsen, Charlotte Markussen, Heidi Hansen, Jette Elleby, Jørgen Lerhard, Karen Aslaug Jensen, Karin Mikkelsen, Morten Marcher, Niels Krüger, Per Aalbæk Nielsen, Peter Foskjær, Sussi Jørgensen, Thommas Nielsen, Tine Tom-Petersen Tine Tom-Petersen, Morten Marcher

Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af referat 2 2. Evaluering af processen for budget 2014 og drøftelse af budgetproces 2015 3 3. Nøgletalsrapporter 4 4. Barselsfonden 5 5. Brug af Frivilligshedscharter i HTK 7 6. Ændring i Tandplejens MED-organisation 8 7. Sygdomsudredning 9 8. Materiale til APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 11 9. Arbejdsgruppe til HUs årlige arbejdssmiljødrøftelse 14 10. Tekstning af lønelementer 15 11. Sygefraværsmåltal 2014-2017 17 12. Opsigelsesbestemmelserne i vores lokale MED-aftale 22 13. Oversigt over arbejdsgrupper 23 14. MedarbejderNyt 24 15. Eventuelt 25 1

1. Godkendelse af referat Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/23682 Det indstilles, at HovedUdvalget godkender referatet fra mødet den 23. oktober 2013. Beslutning Hovedudvalg den 20-11-2013 Punktet udsættes. 2

2. Evaluering af processen for budget 2014 og drøftelse af budgetproces 2015 Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/23682 Jfr. HovedUdvalgets årshjul, skal budgetprocessen for 2014 - og MED-organisationens inddragelse heri - evalueres på mødet. Endvidere igangsættes en drøftelse af MED-organisationens inddragelse i budgetprocessen 2015. Det indstilles, at HovedUdvalget evaluerer inddragelsen i budgetprocessen 2014 samt drøfter HovedUdvalgets inddragelse i budgetprocessen 2015. Beslutning Hovedudvalg den 20-11-2013 Punktet udsættes. Bilag: 1 Åben Budgetproces 2014-2017 - beskrivelse af 2 modeller 6912/13 3

3. Nøgletalsrapporter Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/23682 På HovedUdvalgets møde den 24. juni 2013 orienterede ledersiden om de seneste nøgletalsrapporter om kommunens opgaveløsning sammenlignet med Greve, Gentofte, Gladsaxe, Hillerød og Helsingør kommuner ( 6-kommunesamarbejdet ). Hovedkonklusionerne blev på mødet gennemgået og det blev aftalt, at HovedUdvalget skal drøfte udvalgte elementer på et af de kommende møder. Medarbejdersiden foreslog på mødet, at HovedUdvalget drøfter sundhed (kan kommunen anvende flere penge på forebyggelse og som konsekvens heraf færre penge på at finansiere indlæggelse) samt drøfter, hvordan vi kan anvende kommunens ressourcer mere tværgående (opløse søjletænkningen). På mødet vil Thomas Hovmann Henriksen, ØDC komme med et kort oplæg om, hvordan rapporterne skal forstås og hvad de kan bruges til. Medarbejdersiden skal derefter komme med forslag til, hvilke elementer i rapporterne, der ønskes drøftet i HovedUdvalget og hvilke der elementer, der bedre egner sig til drøftelse på Sektor-/Lokalniveau. Det indstilles, at HovedUdvalget kommer med forslag til, hvilke elementer i rapporterne, der ønskes drøftet i HovedUdvalget og hvilke der elementer, der bedre egner sig til drøftelse på Sektor-/Lokalniveau. Beslutning Hovedudvalg den 20-11-2013 Punktet udsættes. 4

4. Barselsfonden Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/31463 Medarbejdersiden har ønsket en nærmere redegørelse for det administrationsgrundlag, der ligger til grund for Barselsfonden, herunder om den budgetmæssige ændring, der er vedtaget i forbindelse med budget 2014 i relation til barselsfonden, idet der er behov for en afklaring af, om dette er en væsentlig ændring i udligningsordningen i barselsfonden. Baggrunden for Barselsfonden I forbindelse med overenskomstforliget 2005, blev det besluttet, at alle kommuner skulle etablere en barselsudligningsordning med virkning fra 1. januar 2007. Udligningsordningen skal udligne udgifter til barsel på tværs af samtlige arbejdspladser i kommunen. Formålet med aftalen var at sikre en økonomisk udligning mellem samtlige arbejdspladser inden for kommunen, således at udgifter til ansatte under graviditets-, barsels- og adoptionsorlov ikke påhviler den enkelte arbejdsplads alene. Formålet var desuden at understøtte et arbejdsmarked med lige muligheder for kvinder og mænd. Udligningsordningen skal yde refusion til den arbejdsplads, der har lønudgiften til den orlovshavendes løn fx en skole eller en daginstitution. Kommunen træffer valg mellem to udligningsordninger: a) Til arbejdspladsen ydes der refusion af minimum 80% af forskellen mellem udgiften til sædvanlig løn til den der er på orlov og den dagpengerefusion arbejdspladsen modtager fra den ansattes bopælskommune. Ved sædvanlig løn forstås en løn, der svarer til den løn, den ansatte har ret til under sygefravær, samt arbejdsgiverafgifter. b) Til arbejdspladsen ydes der refusion af minimum 80% af forskellen mellem lønudgifter til vikar og den dagpengerefusion arbejdspladsen modtager fra den ansattes bopælskommune. I begrebet løn indgår: Vikarens løn, pension, arbejdstids- og arbejdsbestemte tillæg, ferie med løn/kontantgodtgørelse/særlig feriegodtgørelse/feriegodtgørelse, arbejdsgiverafgifter mv. Det fremgår af aftalen om udligning af udgifter til barsels- og adoptionsorlov, at såfremt der sker væsentlige ændringer i udligningsordningen drøftes dette i det øverste medindflydelsesog medbestemmelsesudvalg. Administrationsgrundlaget Aftalen førte til beskrivelsen af et administrationsgrundlag for Barselsfonden i HTK. Det fremgår af dette administrationsgrundlag, at midler til finansiering af barselsfonden opsamles ved, at alle områder bidrager ud fra områdets andel af kommunens samlede lønbudget. Desuden fremgår det, at der til arbejdspladsen ydes refusion af minimum 100% af forskellen mellem lønudgifter til vikar og den dagpengerefusion arbejdspladsen modtager fra den ansattes bopælskommune. I 2009 besluttede Byrådet i forbindelse med vedtagelsen af budget 2010 at reducere refusionen til 90% i henhold til aftalen om udligning af udgifter til barsels- og adoptionsorlov. Administrationsgrundlaget beskriver desuden bl.a., hvordan beregningerne af udligningen sker samt hvordan budgetomplaceringer sker fra fonden til den arbejdsplads, der har udgiften til barselsvikaren. 5

Bidrag til Fonden Pengene til barselsfonden kommer fra afdelingernes lønbudgetter og fungerer som en form for forsikringsordning hvor alle hæfter solidarisk. Hvert år, når budgettet er vedtaget og udmeldt, beregnes det, hvor stor en forsikringspræmie det enkelte lønbudget skal bidrage med for at der i fonden er tilstrækkeligt med midler til at finansiere det forventede antal barsler i budgetåret. Til og med 2013 har fonden desuden være administreres således, at der har været tale om en form for hvile i sig selv -princip, som har betydet, at hvis der var overskud i puljen et år, skulle de overføres til det næste budgetår. Og var der på den anden side underskud, skulle der trækkes mere fra lønbudgetterne i det efterfølgende år. I 2012 blev der opkrævet 1,1% i forsikringspræmie til barselsfonden. I 2013 blev forsikringspræmien reduceret til 0,72%. Ændringen i budget 2014 Den vedtagne ændring i relation til barselsfonden ændrer ikke på, hvor meget den enkelte arbejdsplads får i refusion til barsel. Der ydes fortsat den samme refusion til arbejdspladserne i 2014, som i 2010, 2011, 2012 og 2013. Som det fremgår ovenfor under afsnittet om bidrag til fonden, har bidraget været lavere i 2013 end i 2012. Det har givet alle afdelinger et ekstra lønmæssigt råderum svarende til differencen mellem præmien på 1,1% i 2012 og præmien på 0,72% i 2013. Dette ekstra råderum ligger på afdelingernes lønbudgetter. Hvis en arbejdsplads fx har et årligt lønbudget på 10 mio. kr., blev den i 2012 trukket 110.000 kr. til barselsfonden og havde dermed 9.890.000 kr. til rest til at betale løn. I 2013 blev den samme arbejdsplads kun trukket 72.000 kr. til barselsfonden og havde dermed 9.928.000 kr. til rest til at betale løn. Dvs. at arbejdspladsen i 2013 havde 38.000 kr. mere på lønbudgettet i 2013 end i 2012. Budgetændringen i 2014 handler om, at dette ekstra råderum på de 38.000 kr. er blevet inddraget. For at sikre, at det ikke får en negativ konsekvens, hvis der senere bliver behov for flere midler til barselsfonden, hvis antallet af barsler stiger, er forsikringsprincippet samtidig forladt. Det betyder, at bidraget til barselsfonden fremover frem over ikke vil ændre sig fra år til år. Det vil hvert år være det samme beløb. Hvis det viser sig, at der bliver behov for flere eller færre midler til barselsfonden end der er budgetmidler til, vil barselsfondens budget blive ændret, men uden at det påvirker lønbudgetterne. Konklusion HU skal inddrages såfremt der sker væsentlige ændringer i udligningsordningen. Den besluttede ændring til budgettet medfører hverken større eller mindre refusion end i dag og arbejdspladserne skal ikke bidrage med mere til finansieringen end i dag. Men det er besluttet, at det ekstra råderum, som arbejdspladserne har haft i 2013 som følge af lavere præmie til fonden, skal spares væk. På denne baggrund har det været direktionens opfattelse, at der ikke med budgetvedtagelsen er sket væsentlige ændringer i udligningsordningen. Det indstilles, at HovedUdvalget drøfter sagen. Beslutning Hovedudvalg den 20-11-2013 Punktet udsættes. Bilag: 1 Åben Administrationsregler Barselsfond 010107 263699/13 2 Åben Barselsfonden. 263726/13 6

5. Brug af Frivilligshedscharter i HTK Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/23682 Det nye charter for samspil mellem den frivillige verden og det offentlige indeholder visioner og principper for samspillet år 2013 og i de kommende år. Det nye frivillighedscharter har fokus på tillid mellem sektorerne, gensidighed og samarbejde og skal danne grobund for nye samspil mellem den frivillige verden og det offentlige lokalt rundt om i Danmark. Frivillighedscharteret indeholder fire overordnede principper: Vi vil demokrati, dannelse og livsudfoldelse Vi vil gensidig forståelse, tillid og respekt Vi vil medborgerskab og mangfoldighed Vi vil arbejde sammen På mødet orienterer frivillighedskonsulent Ea Skibsted Nielsen, FKC om Frivillighedschartrets indhold. HovedUdvalget drøfter på den baggrund, om der er behov for en nærmere drøftelse af, hvordan vi arbejder med Frivillighedschartret i HTK og i givet fald hvornår og i hvilken form det bedst drøftes. Det indstilles, at HovedUdvalget drøfter om der er behov for en nærmere drøftelse af, hvordan vi arbejder med Frivillighedschartret i HTK og i givet fald hvornår og i hvilken form det bedst drøftes. Beslutning Hovedudvalg den 20-11-2013 Punktet udsættes. Bilag: 1 Åben Frivillighedscharter.pdf 258648/13 7

6. Ændring i Tandplejens MED-organisation Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/19948 Som følge af kliniksammenlægninger og besparelser på ledelse og administration, ønsker Tandplejen at slanke deres lokalmed. For nuværende er sammensætningen som følger: 1 tandplejeleder (arbejdsmiljøleder) 2 ledere (souschef og filialleder) 4 medarbejderrepræsentanter 1 arbejdsmiljørepræsentant Ved ændringen ser sammensætningen ud som følger: 1 ledelsesrepræsentant (overtandlæge og arbejdsmiljøleder) 1 TR for HK (repræsenterer klinikassistenter og administrativt personale) 1 TR for DTP (repræsenterer tandplejerne og er desuden talsmand for tandplejens eneste tandtekniker) 1 TR DOFT/TL (repræsenterer tandlægerne) 1 arbejdsmiljørepræsentant Forslaget lever således op til MED-aftalens intention om, at der skal sikres inddragelse og indflydelse på hele området og at sammensætningen skal være repræsentativ. Forslaget ændrer ikke på strukturen i øvrigt heller ikke på arbejdsmiljøområdet, hvor der fortsat er en arbejdsmiljøgruppe. Forslaget har været drøftet i og er godkendt af Sundheds- og Omsorgscentrets SektorMED. Det indstilles, at HovedUdvalget godkender slankningen af Tandplejens lokalmed. Beslutning Hovedudvalg den 20-11-2013 Punktet udsættes. Bilag: 1 Åben 2013.10.08- referat SektorMED 235842/13 8

7. Sygdomsudredning Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 10/17333 Den 12-12-2012 blev Hovedudvalget orienteret om, at HR-Centret ville gå videre med at undersøge hvordan SKATs ændrede praksis på sundhedsområdet påvirkede vores sygdomsudredning. Skatterådet har nu afgivet et bindende svar til Høje-Taastrup Kommune, som opridses nedenfor. Hovedpointerne i Skatterådets svar Ansatte der gør brug af sygdomsudredningsordningen, vil som udgangspunkt være skattepligtige af hele beløbet. Hvis der er tale om et forløb pga. en arbejdsskade, vil medarbejderen kun være skattepligtig af værdien af den koordinerende bistand, og ikke selve behandlingen. Hvis en medarbejder tilbydes et kort afklarende forløb i forbindelse med en potentiel arbejdsskade, vil selve den lægelige udredning være skattefri for medarbejderen. Værdien af koordinatorens arbejde vil dog stadig være skattepligtigt. Mulige reaktioner på skatterådets svar Der er umiddelbart to mulige reaktioner på Skatterådets svar. Den første er at nedlægge ordningen helt. Den anden er at fortsætte ordningen, men kun tilbyde udredning i forbindelse med arbejdsskader. Ad 1) Afskaffe ordningen helt Dette er den simpleste løsning, da den ikke vil efterlade nogen usikkerhed ved fortolkning af Skatterådets svar. I svaret åbner Skatterådet op for, at HTK, skattefrit for medarbejderen, kan igangsætte tiltag for medarbejdernes sundhed, der ligger indenfor den almindelige ledelsesret. Skatterådet nævner som eksempler: Omlægning af arbejdsgange, justering af arbejdsmiljøet eller møder om tilrettelæggelse af arbejdet. Pengene fra ordningen kan derfor anvendes på tiltag af denne type, og på den måde stadig være med til at nedbringe sygefraværet. Ad 2) Modificering af den nuværende ordning Den anden løsning kan være, at begrænse sygdomsudredningen til kun at omfatte klare arbejdsskadetilfælde, og selv i disse tilfælde begrænse brugen af koordinator mest muligt. Det korte forløb kan bruges til at afgøre om der er tale om arbejdsskade, i tilfælde hvor vi selv mener at dette er tilfældet. Men selv med fokus på at minimerer koordinatorens rolle, vil koordinatorydelsen stadig i næsten alle tilfælde være skattepligtig. Så i de tilfælde hvor denne udgør mere end bagatelgrænsen på 1.000 kr. (og det vil den stort set altid gøre) vil medarbejderen blive beskattet af hele beløbet. Det vil derfor blive en forholdsvis kompliceret ordning at administrere, da HR-Centret løbende skal vurdere om den primære grund til behandlingen stadig er en arbejdsskade, samt holde styr på hvor stor en af ydelsen der stammer fra koordinatoren. Herudover skal medarbejderen 9

informeres meget grundigt omkring skattereglerne, og endeligt skal det korrekte beløb indberettes til SKAT. Der indstilles at Hovedudvalget drøfter konsekvensen af afgørelsen fra Skatterådet, samt drøfter behovet for alternative tilbud i tilknytning til sygefraværsindsatsen. Beslutning Hovedudvalg den 20-11-2013 Punktet udsættes. 10

8. Materiale til APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 Type: Hovedudvalget Sagsnr.: 12/25982 På mødet d. 19. september 2013, godkendte Hovedudvalget at lokaludvalgene skal have mulighed for at kommentere på materialet til brug for APV- og Trivselsundersøgelse 2014. Materialet har siden dette møde gennemgået nogle væsentlige ændringer og omfatter nu: 1. Oversigt over procesen fra kortlægning til APV-handlingsplan 2. Tidsplan for APV-arbejdet for arbejdsmiljøgrupperne i 2014 3. Spørgeskema til den generelle APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 4. Brancherettede tjeklister til brug for observationer Det generelle spørgeskema er blevet reduceret og indeholder primært spørgsmål vedrørende det psykiske arbejdsmiljø suppleret med forhold omkring vold og trusler samt håndtering af arbejdsskader. Spørgsmålene er stillet op under følgende temaer: Indholdet i arbejdet (de 6 guldkorn) Rammerne for arbejdet (Social kapital de 3 diamanter) Trivsel Vold, trusler og tryghed på arbejdspladsen Håndtering af arbejdsskader Når den generelle spørgeskemaundersøgelse er gennemført i efteråret 2014, vil det blive muligt for arbejdsmiljøgrupperne eller lokal- og sektorudvalgene at gennemføre lokale spørgeskemaundersøgelser i APV-modulet med spørgsmål, der er særlig relevante på en arbejdsplads eller inden for en afdeling eller sektor. Disse lokale spørgeskemaundersøgelser kan gennemføres efter behov, på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af året eller de efterfølgende år. De brancherettede tjeklister er målrettet observationer i forhold til det fysiske arbejdsmiljø. Tjeklisterne er udarbejdet på baggrund af de fysiske emner, som Arbejdstilsynet opstiller i deres Arbejdsmiljøvejvisere for de pågældende brancher. Det anbefales at arbejdsmiljøgrupperne læser den/ de Arbejdsmiljøvejvisere, som er relevante for deres område. Herigennem får de mere viden om de typiske arbejdsmiljøtemaer, som er på deres arbejdsplads og forslag til, hvordan temaerne kan håndteres. Tjeklisten er ment som et basisudgangspunkt, der tager afsæt i de temaer, som Arbejdstilsynet normalt har fokus på inden for den pågældende branche. Det er muligt for den enkelte arbejdsmiljøgruppe selv at supplerer tjeklisten med inspiration fra f.eks. Arbejdstilsynes brancherettede tjeklister, som der henvises konkret til i hver enkel af de brancherettet tjeklister. Materialet har løbende været drøftet med Hovedudvalgets sparringsgruppe for APV- og Trivselsundersøgelsen 2014, og justeret i forhold til input fra gruppen. Da lokaludvalgene senere selv kan supplere det generelle spørgeskema med udarbejdelse af lokale spørgeskemaundersøgelser, og da arbejdsmiljøgruppen kan tilføje andre temaer på de brancherettede tjeklisterne, som de ønsker at bruge på deres arbejdsplads, vurderer HR- Centret, at det at sende materialet i høring i MED-organisationen ikke giver mening. 11

Det indstilles, at Hovedudvalget 1. drøfter og fremkommer med eventuelle kommentarer til det udarbejdede materiale. 2. godkender, at der først gennemføres lokale spørgeskemaundersøgelser efter den generelle spørgeskemaundersøgelse. 3. godkender, at der derfor ikke gennemføres høring af materialet i MED organisationen. Beslutning Hovedudvalg den 20-11-2013 Punktet udsættes. Da HU mødet den 20. november 2013 blev aflyst, blev sagen sendt i høring via mail d. 28. november 2013 til HU s medlemmer. Der er ikke kommet tilbagemeldinger til punkt 2 og 3, hvorfor de betragtes som godkendt. Til punkt 1 er der kommet 3 tilbagemeldinger fra medarbejdersiden, som vedlægges som bilag: A. Forslag om, at der i spørgeskemaet også spørges ind til samarbejdet afdelingerne imellem i kommunen. B. Forslag om, at svarkategorierne under social kapital ændres fra 4 svarmuligheder til 5 svarmuligheder. C. Forslag om, at der til observationslisterne tages udgangspunkt i Arbejdstilsynets brancherettede tjeklister. HR-Centrets kommentarer til tilbagemeldingerne: A. Som udgangspunkt er det en god ide, at få afdækket samarbejdet afdelingerne imellem i kommunen. Dette gøres dog bedst i en selvstædig undersøgelse, da en generel spørgeskemaundersøgelse ikke kan afdække dette område tilfredsstillende, uden at blive meget omfattende. Det anbefales derfor, at APV- og trivselsundersøgelsen ikke udvides med afdækning af samarbejde. B. Det er bevidst, at der kun er valgt 4 svar kategorier, for at undgå en neutral besvarelse i midten. I HTK spørgeskemaet er der lidt flere spørgsmål om social kapital end de 4 spørgsmål, som indgår i verdens korteste spørgeskema om social kapital, og derfor kan vi alligevel ikke sammenligne med gennemsnitstallet for danske arbejdspladser. I kommunes arbejdsmiljøpolitik og -strategi for 2013 2016 er der fastlagt mål for udviklingen i medarbejdernes trivsel siden sidste APV- og trivselsundersøgelse. Ændres der på svarkategorierne, vil det ikke være muligt at vurdere om dette mål er nået. Endelig bør svarkategorierne i hele spørgeskemaet være ens for at undgå usikkerhed ved besvarelsen. Det anbefales derfor, at de fire svarkategorier fastholdes. C. Under udarbejdelsen af APV-materialet har det været drøftet, at tage udgangspunkt i Arbejdstilsynets brancherettede tjeklister. Dette blev forladt, da der er et ønske fra organisationen om at forenkle listerne, og gøre dem mere neutrale i deres formuleringer, frem for mangelprægede. I introduktionsmaterialet til observationsskemaerne henvises til, at arbejdspladserne selv kan hente inspiration til deres observationer fra Arbejdstilsynets tjeklister. 12

Det indstilles, at Hovedudvalget afklarer hvorvidt udvalget kan anbefale det udarbejdede materiale. Bilag: 1 Åben Tidsplan for APVarbejdet for Arbejdsmiljøgrupperne 257151/13 2 Åben Oversigt over APV proces 2014 229335/13 3 Åben Spørgeskema 1. november 2013 254987/13 4 Åben Tjek liste Kontor 254461/13 5 Åben Tjekliste Døgninstitutioner og hjemmeplejen 255739/13 6 Åben Tjekliste Skoler 255728/13 7 Åben Tjeklister Daginstitutioner 255681/13 8 Åben Karin Mikkelsen SV: Materiale til APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 285814/13 9 Åben Tine Tom-Petersen SV: Materiale til APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 285818/13 10 Åben Niels Krüger SV: Materiale til APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 285829/13 13

9. Arbejdsgruppe til HU s årlige arbejdssmiljødrøftelse Type: Hovedudvalget Sagsnr.: 12/16910 Baggrund I følge årshjulet for den årlige arbejdsmiljødrøftelse skal Hovedudvalget i starten af året foretage den samlede årlige arbejdsmiljødrøftelse for hele kommunen. Forberedelsen af dette vil næste gang skulle foregå i januar til fremlæggelse for Hovedudvalget i februar 2014. Det indstilles, at Hovedudvalget nedsætter en fast arbejdsgruppe til at forberede Hovedudvalgets årlige arbejdsmiljødrøftelse består af følgende medlemmer fra Hovedudvalget: de to arbejdsmiljørepræsentanter de to arbejdsmiljøledere næstformanden Som forberedelse til drøftelsen har Hovedudvalget tidligere udpeget medlemmer fra Hovedudvalget til en arbejdsgruppe bestående af: de to arbejdsmiljørepræsentanter de to arbejdsmiljøledere næstformanden Arbejdsgruppen bliver understøttet af arbejdsmiljøkonsulenterne fra HR-Centret. I 2011 og 2012 har der været forelagt en sag for Hovedudvalget om nedsættelse af en arbejdsgruppe til at foretage Hovedudvalgets årlige arbejdsmiljødrøftelse. Det foreslås, at der fremover nedsættes en fast arbejdsgruppe bestående af de to arbejdsmiljøledere og de to arbejdsmiljørepræsentanter samt HU s næstformand til at forestå den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Det vil betyde, at sammensætningen er den samme som hidtil, men at der ikke hvert år skal fremlægges en sag om arbejdsgruppens sammensætning, idet den altid vil bestå af HU-medlemmer med de nævnte funktioner. 14

10. Tekstning af lønelementer Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/23682 Baggrund I henhold til Fællesaftale om lokal løndannelse 6, stk. 2, skal aftalte løntillæg forsynes med en beskrivende betegnelse (lønseddeltekst), der skal fremgå af lønsedlen, når tillægget udbetales. Arbejdet med at omdøbe allerede ydede lønelementer blev derfor igangsat på alle kommunens arbejdspladser i foråret 2013. På HovedUdvalgets møde den 19. september 2013 udtrykte medarbejdersiden bekymring for, hvorledes denne opgave håndteres på de enkelte arbejdspladser. På HovedUdvalgets møde den 23. oktober 2013 blev det derfor aftalt, at Tine og Karen i samarbejde HR-Centret skulle se på alternative måder at løse udfordringer og opgave med tekstning af eksisterende lønelementer på. Gruppen har nu færdiggjort arbejdet og sagen forelægges til orientering, forinden processen med at tekste lønelementerne genoptages. Det indstilles, at HovedUdvalget tager orienteringen til efterretning. På gruppens første møde blev det tydeligt, at formålet med og resultatet af arbejdet med at tekste eksisterende lønelementer ikke er blevet tydeligt beskrevet og derfor er blevet misforstået af medarbejdersiden. For at afhjælpe denne misforståelse skal det præciseres 1. at lønoplæggene i dag består af en kort tekst (funktionsløn eller kvalifikationsløn) og en langtekst (den reelle begrundelse for ydelse af tillægget), 2. at det kun er den korte tekst, der omdøbes, 3. at der ikke ændres i den allerede forhandlede begrundelse (den lange tekst), der i sin tid er givet for ydede tillæg/trin, 4. at den forhandlede begrundelse vises på lønsedlens side 3 (Løn- og Ansættelsesoplysninger), hver gang der sker ændringer i lønnen (incl. ved de årlige reguleringer) og 5. at den forhandlede begrundelse fremover vil fremgå af nye lønoplæg, når arbejdet med at tekste alle lønelementer er afsluttet. Det betyder i praksis, at medarbejderne hver måned kan se en kort, mere sigende begrundelse på lønsedlens forside i stedet for funktionsløn og kvalifikationsløn og hver gang der sker en lønændring (hvis der f.eks. ydes ny løn eller ved de årlige regulering) kan se hele lønsammensætningen, inkl. de forhandlede begrundelser, på lønsedlens side 3 (Løn- og Ansættelsesoplysninger). Som bilag til denne sag er vedlagt et eksempel på, hvordan lønoplægget vil se ud, når arbejdet med at tekste alle lønelementer er afsluttet. Af lønoplæggene vil således fremgå 1) en sigende overskrift, 2) om der er tale om funktions- eller kvalifikationsløn samt 3) den forhandlede be- 15

grundelse (den lange tekst). Ligeledes er vedlagt et eksempel på, hvad der vil fremgå af den månedlige lønseddel og hvad der vil fremgå af lønsedlens side 3 (Løn- og Ansættelsesoplysninger). Medarbejdersidens største bekymring var, hvorvidt lederne får valgt overskrifter, der ikke stemmer overens med den reelle begrundelse, der er forhandlet med tillidsrepræsentanten. Gruppen har aftalt følgende: 1. I processen med at tekste eksisterende lønelementer, vil ledernes bud på overskrifter (den korte tekst) blive fremsendt til den forhandlingsberettigede tillidsrepræsentant på området, inden det rettes i lønsystemet. De forhandlingsberettigede tillidsrepræsentanter har så mulighed for at gøre opmærksom på, hvis de oplever uoverensstemmelser mellem de forhandlede begrundelser og de overskrifter lederne har valgt. 2. HR-Centret tilretter listen over overskrifter i overensstemmelse med de bemærkninger/ændringer medarbejdersiden havde på møderne. 3. HR-Centret vurderer løbende, i hvor høj grad de rummelige begrundelser anden særlig funktion, andre særlige opgaver og anden særlig kompetence bliver anvendt. Hvis disse begrundelser misbruges, samles gruppen igen og vurderer, om der er behov for andre/flere specifikke begrundelser. 4. Gruppen evaluerer ledernes brug af overskrifter i december 2014. Bilag: 1 Åben Eksempel på lønoplæg i f.b.m. tekstning af lønelementer 284710/13 2 Åben Eksempel på lønseddel efter omdøbning 286779/13 16

11. Sygefraværsmåltal 2014-2017 Type: Hovedudvalget Sagsnr.: 13/20544 Baggrund I forbindelse med vedtagelsen af budget 2014 blev det besluttet, at effektivisere ved at reducere i sygefraværet på baggrund af måltal. Denne sag fremlægges for HovedUdvalget til høring i relation til måltal og fordelingen af budgetreduktionen. Endelig beslutning træffes af Direktionen den 7. januar 2014. Det indstilles at, Hovedudvalget på mødet kommer med kommentarer til sagen. HTK har tidligere haft måltal for sygefravær. I 2008, i forbindelse med Projekt Aktiv Arbejdsmedicin, blev der sat et mål på 5,3%. Men det var et samlet måltal for hele kommunen. Budgetvedtagelsen i relation til sygefraværet betyder, at der nu indføres differentierede måltal på arbejdspladsniveau. Centercheferne har ansvaret for at måltallene nås på centerniveau, mens det er op til centerchefen i dialog med egne ledere at fastlægge, hvad der er realistiske måltal for den enkelte enhed. Den vedtagne budgetreduktion baserer sig på nedenstående overordnede måltal for antal sygedage i HTK. År 2014 2015 2016 2017 Måltal i dage - HTK samlet 12,9 12,5 12,0 11,5 Hvor HTK hidtil har opgjort sygefraværet efter egen metode og med fokus på sygefraværsprocenterne, ændres fokus nu til det gennemsnitlige antal sygefraværsdage pr. medarbejder. Samtidig opgøres sygefraværet på samme måde som i de årlige opførelser på landsplan, som Kommunernes og Regionernes Løndatakontor (KRL) udsender. I perioden 2012-13 lå det gennemsnitlige sygefravær i HTK på 13,6 sygedage pr. medarbejder. HTK skal således reducere sygefraværet med 0,7 dage pr. medarbejder inden udgangen af 2014. Med Byrådets vedtagelse af effektiviseringsforslag 000-01 og den kortsigtede effektivisering i forhold til sygefraværsindsats, vil der være følgende budgetbeløb, der skal realiseres i 2014-2017: Budgetkrav 2014 2015 2016 2017 Kortsigtet effektivisering 1.500.000 2.000.000 3.000.000 3.000.000 Sygefraværsindsats, forslag 000-01 1.683.900 3.031.000 4.714.900 6.398.800 I alt 3.183.900 5.031.000 7.714.900 9.398.800 17

Måltal på centerniveau På baggrund af KRL landsgennemsnittet er differentierede måltal beregnet måltal for alle sektorer og centre. Måltallet for hver sektor er beregnet ud fra landsgennemsnittet for hvert overenskomstområdes sygefravær og sammensætningen af medarbejdere i de enkelte sektorer. På baggrunden af personalesammensætningen i det enkelte center, er måltallene omregnet til centerniveau. Forudsætningerne for beregningen af måltal kan ses i vedhæftet bilag. Antal sygedage gnsn. pr. medarbejder - HTK 2012 Måltal 2014 (12,9 dage) Måltal 2015 (12,5 dage) Måltal 2016 (12,0 dage) Måltal 2017 (11,5 dage) Sektor Administration 9,7 9,3 9,0 8,6 8,3 Biblioteksområdet 8,8 8,4 8,1 7,8 7,5 BURC excl. adm. 17,5 10,9 10,6 10,2 9,7 Dagpasning 13,2 14,7 14,2 13,6 13,1 Driftsbyen excl. adm. 11,1 14,1 13,7 13,1 12,6 Hjemmeplejen 18,2 15,3 14,9 14,3 13,7 Klubber 12,1 14,4 13,9 13,4 12,8 Kulturinstitutioner 16,1 10,1 9,8 9,4 9,0 Plejecentre 15,6 15,3 14,8 14,2 13,6 Rengøring/Kantine 12,8 15,3 14,8 14,2 13,7 Skoler 13,4 11,7 11,3 10,9 10,4 Social- og Handicapinst. 16,3 14,7 14,2 13,6 13,1 Tandplejen 10,0 9,8 9,5 9,1 8,7 Teknisk Service 12,7 11,8 11,4 11,0 10,5 Hovedtotal 13,5 12,9 12,5 12,0 11,5 Omsat til centerniveau betyder det, at det enkelte center skal styre efter nedenstående måltal. Center Antal sygedage gnsn. pr. medarbejder - HTK 2012-13 Beregnet måltal 2014 (12,9 dage) Beregnet måltal 2015 (12,5 dage) Beregnet måltal 2016 (12,0 dage) Beregnet måltal 2017 (11,5 dage) BSC 8,0 10,0 9,6 9,3 8,9 BURC 15,2 10,9 10,6 10,2 9,7 BYC 4,5 7,2 7,0 6,7 6,4 CEIS 13,7 13,7 13,3 12,7 12,2 DIR 1,7 3,5 3,5 3,3 3,2 DRBY 10,8 13,0 12,6 12,1 11,6 18

FKC 13,4 11,2 10,8 10,4 10,0 HRC 5,8 9,0 8,7 8,4 8,0 ISC 13,3 13,2 12,7 12,2 11,7 JOBC 13,8 10,3 9,9 9,5 9,1 SHC 16,0 14,2 13,8 13,2 12,7 SUOC 15,8 14,5 14,1 13,5 12,9 TMC 6,4 6,9 6,7 6,4 6,1 ØDC 6,7 8,5 8,2 7,9 7,6 Hovedtotal 13,6 12,9 12,5 12,0 11,5 Som det fremgår, er der sektorer og centre, som allerede i dag ligger under måltallet. Disse centres mål er at forsøge at fastholde det lave sygefravær. I en fremadrettet sygefraværsindsats skal det sikres, at fokus også er på de arbejdspladser, der har et lavt sygefravær sammenholdt med tilsvarende grupper på landsplan. Dette kan bl.a. ske via formidling af de gode historier om, hvad det er, der gør, at disse arbejdspladser har et lavt sygefravær. Opfølgning på måltallene skal ske via ledelseshierarkiet. Det betyder, at det er direktøren, der følger op på hvert centers måltal i forhold til centerchefen, og det er centerchefen, der følger op på hendes/hans ledere. Det skal være tydeligt i alle ledelseslag, hvilke mål der skal nås. Opfølgningen skal indeholde en forventning om, at måltallene nås. Herunder en drøftelse af hvordan de nås, hvis det pågældende område ikke ser ud til at være på rette vej. Der vil blive igangsat en række initiativer som kan bidrage til at understøtte lederne med at nå målene og der vil løbende blive offentliggjort sygefraværsstatistikker, der tydeligt viser, om sygefraværet på de enkelte arbejdspladser er op- eller nedadgående og om niveauet svare til, er over eller under måltallet. Der skal være plads til, at en arbejdsplads i en periode får udsving i deres fraværstal pga. enkeltpersoners langtidssygdom, som forventes at være af enkeltstående karakter. Det skal hvert center sørge for, at de kan rumme. Det betyder, at hvis der er en afdeling, som centret ved ikke når deres måltal, må der være andre afdelinger, der bidrager ydereligere til centrets måltal. Effektuering af budgetkrav For at realisere budgetreduktionen fremlægges 2 alternative modeller. Model A er en fordeling på baggrund af måltal i forhold til reduktion i sygefraværet på center- og sektorniveau. Model B er en udregning af effektiviseringen i forhold til de områder, der via deres budgetdelingsmodel har budget til vikarer under sygdom og ferie 19

Center Lønsumsandel Model A (måltal) Model B (vikarbudgetter) Direktion 2,4% 0 0 Driftsbyen 2,8% 15.858 0 Teknik- og Miljøcenter 1,3% 0 0 Center for ejendomme og intern service 4,8% 205.028 0 Fritids- og Kulturcenter 6,7% 563.659 0 Institutions- og Skolecenter 39,8% 910.708 1.758.696 Børne- og Ungerådgivningscenter 5,4% 469.627 0 Jobcenter 3,7% 241.742 0 Social- og Handicapcenter 8,7% 318.918 615.872 Sundheds- og Omsorgscenter 17,8% 458.361 809.331 Byrådscenter 1,0% 0 0 HR-Centret 2,5% 0 0 Økonomi- og Digitaliseringscenter 1,7% 0 0 Borgerservicecenter 1,4% 0 0 I alt 100,0% 3.183.900 3.183.900 Nedenstående tabel viser en række fordele og ulemper ved hver af de to modeller: Fordele Ulemper Model A Besparelserne gennemføres der hvor sygefraværet er størst og ligger over måltallet og altså der hvor der er størst mulig reduktion i sygefraværet at opnå. Modellen tager ikke højde for, om der er tale om arbejdspladser som normalt anvender vikarer og som således har et sted at finde besparelsen. Områder der normalt ikke bruger vikarer, som fx Driftsbyen, Teknisk Service, administrationen og biblioteker, betaler også 20

og kan derfor blive nødt til at reducere i det faste personale, hvis denne model vælges. Model B Dem der både har højt sygefravær (over måltal) og har vikarbudget, direkte eller indirekte, betaler besparelsen. Modellen betyder, at få betaler besparelsen, også for andre der har sygefravær, men ikke har et vikarbudget. Få pålægges således en stor byrde. Fremadrettet indsats For at kunne nå sygefraværsmåltallene skal indsatsen omkring sygefraværet intensiveres i nogle dele af organisationen. HU-følgegruppe om sygefraværsindsats har allerede drøftet nogle forslag til tiltag. Følgegruppen har bedt om en tydeliggørelse på HTKalle af, hvilke håndtag lederne har til rådighed for håndtering af sygefraværet. Desuden mener følgegruppen, at det skal pointeres, at nogle ledere skal have hjælp til at blive bedre til at holde sygefraværssamtaler. Derudover tænkes den fremadrettede indsats bl.a. at omfatte følgende: Inspirationsmateriale til ledere i forhold til håndtag i sygefraværsindsatsen Temadag for ledere, TR er og arbejdsmiljøkonsulenter om sygefraværshåndteringen Nye sygefraværsstatistikker som viser udviklingen i antal sygefraværsdage og i hvilken grad de enkelte arbejdspladser ligger over, under eller på niveau med måltallet Afdækning af praksis for afskedigelser med henblik på at vurdere, om der skal ske ændring af praksis Visse anbefalinger for håndtering af sygefravær gøres obligatoriske på arbejdspladser med højt sygefravær Desuden er der for nylig ibrugtaget en funktionalitet i lønsystemet, som betyder, at en leder får en mailbesked fra lønsystemet, når medarbejdere har været sygemeldte i 14 dage, 25 dage eller 7 perioder inden for de sidste 12 måneder. HU-følgegruppe om sygefraværsindsatsen vil blive hørt i forhold til de kommende tiltag. Bilag: 1 Åben Sygefraværsmåltal 2014-2017 - Ny beregning 28-11-2013 - Forudsætninger for beregninger 280781/13 21

12. Opsigelsesbestemmelserne i vores lokale MED-aftale Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/23682 Baggrund Sagen fremsættes med henblik på at implementere ændringen af rammeaftalens opsigelsesbestemmelser i vores lokale MED-aftale. Det indstilles, at HovedUdvalget godkender, at opsigelsesbestemmelserne i vores lokale MEDaftale, ændres i overensstemmelse med ændring af bestemmelsen i Rammeaftalen. Ved indgåelse af KTO-forliget 2013 blev parterne er enige om, at opsigelsesbestemmelserne i Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse ændres fra Den lokale aftale kan opsiges skriftligt med 9 måneders varsel til ophør med udgangen af september måned i ulige år til Den lokale aftale kan opsiges skriftligt til bortfald med 9 måneders varsel. Der er ikke ændret ved, at der ved aftalens opsigelse skal optages forhandling om indgåelse af ny aftale samt at en lokal aftale kan genforhandles uden forinden at være opsagt. 22

13. Oversigt over arbejdsgrupper Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/23682 Arb.gruppe Opgave Deltagere Status Deadline APV- og Trivselsundersøgelsen 2014 Nedsat 24.04.13 Skal fungere som sparringsgruppe for HR-Centret. Karen, Heidi, Vibeke, Bo, Jette og Hanne. Ansvarlig: Marianne Klug-Andersen Sparringsgruppen har givet feedback på kortlægningsmaterialet. Juni 2014 Tekstning af lønelementer Nedsat 23.10.13 Kommunens personalepolitiske tilbud Nedsat 23.10.13 Skal fungere som sparringsgruppe for HR-Centret. Skal komme med forslag til, hvordan man synliggør kommunens tilbud. Karen, Tine, Bjarne Hansen Ansvarlig: Majbritt Fenger Lars Holte, Niels Krüger, Vibeke Lynge, Karen Aslaug Jensen, Henrik Meyer Rasmussen fra Personaleforeningen, Hanne Borchersen. Ansvarlig: Helle Mølleskov Gruppen har været samlet og forventer at afrapportere på mødet. Gruppen er booket til første møde 19.12.13. December 2013 Primo 2014 Følgegruppe til sygefraværsindsatsen Nedsat 26.10.11 Årlig arbejdsmiljødrøftelse Nedsat 21.11.12 Sundhedsindsatsen Nedsat 24.04.13 Sparringspartner for HR-Centret i forhold til sygefraværsindsatsen i kommunen. Skal forberede HU s årlige arbejdsmiljødrøftelse Følgegruppe, som bl.a. skal komme med inspiration til nye sundhedsindsatser. PERMANENTE UDVALG Tine, Heidi og Karin Ansvarlig: Søren Grenaa Vibeke, Bo, Sussi, Jette og Peter. Ansvarlig: Marianne Klug-Andersen Karen, Vibeke og repræsentant fra Personaleforeningen. Ansvarlig: Helle Mølleskov Gruppen samles 2 3 gange årligt. Gruppen mødes en gang årligt i januar måned. Løbende dog længst til 31.05.15. Løbende dog længst til 31.05.15 Løbende dog længst til 31.05.15 Det indstilles, at HovedUdvalget tager orienteringen til efterretning. Beslutning Hovedudvalg den 20-11-2013 Punktet udsættes. 23

14. MedarbejderNyt Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/23682 I henhold til HovedUdvalgets informationsstrategi skal udvalget beslutte, om der i et kommende MedarbejderNyt skal medtages emner fra mødet og i givet fald hvilke. Det indstilles, at HovedUdvalget beslutter, om der i et kommende MedarbejderNyt skal medtages emner fra mødet og i givet fald hvilke. Beslutning Hovedudvalg den 20-11-2013 Punktet udsættes. 24

15. Eventuelt Type: HovedUdvalget Sagsnr.: 12/23682 Punktet er åbent for input. Beslutning Hovedudvalg den 20-11-2013 Punktet udsættes. 25