Functional Requirements Document FRD Std. Ledelsesinformation

Functional Requirements Document FRD Std. Ledelsesinformation ODM Version 1.0 Udarbejdet for: Det Fællesoffentlige ERP-sekretariat Projekt: Det fællesoffentlige ERP-projekt i Grønland Udarbejdet af: Emir Šibić Page 1 of 18

Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Figuroversigt... 2 Tabeloversigt... 3 1 Introduktion... 4 1.1 Formål... 4 1.2 I scope... 4 1.3 Ikke i scope... 4 2 Ændringshistorik... 4 3 Oversigt over forretningsprocesser... 5 4 Std. Ledelsesinformation... 5 4.1 Processer i scope... 6 4.2 Opsummering... 6 4.3 Beskrivelse af to-be processer... 6 Identificerede gaps i forbindelse med Std. Ledelsesinformation i AX 2012... 16 Variationer i to-be-processer... 16 Initiativer og krav til to-be-processer... 16 Indsatsområder... 16 Andre spor... 17 Nøgledata på området... 17 Øvrige bemærkninger... 17 5 Samlet oversigt over identificerede gaps på området Std. Ledelsesinformation... 17 6 Risici... 18 7 Forkortelser og definitioner... 18 8 Referencer og bilag... 18 Figuroversigt Figur 1: Illustration af procesflow for området Std. ledelsesinformation... 5 Figur 2: Menupunktet Management Reporter i AX 2012... 7 Figur 3: Report designer... 8 Figur 4: Rapport "byggeklodser" i Management Reporter... 9 Figur 5: Web viewer... 10 Figur 6: Eksempel på drilldown i web viewer... 11 Figur 7: Eksempel på drilldown fra en rapport til posteringer i AX 2012... 12 Figur 8: Eksempel på et totalsum-view på en rapport... 12 Figur 9: Report viewer... 13 Figur 10: Rapporteringstræ i en rapport... 14 Page 2 of 18

Figur 11: Formen "Råbalance" i AX 2012... 15 Figur 12: Eksempel på eksport fra AX 2012 til MS Excel... 15 Tabeloversigt Tabel 1: Oversigt over alle processer for området Std. Ledelsesinformation... 5 Tabel 2: Oversigt over alle processer for området Std. ledelsesinformation... 5 Tabel 3: Management Reporter-komponenter... 7 Tabel 4: Identificerede gaps i forbindelse med Std. Ledelsesinformation i AX 2012... 16 Tabel 5: Samlet oversigt over identificerede gaps på området Std. Ledelsesinformation... 17 Tabel 6: Forkortelser og definitioner... 18 Page 3 of 18

1 Introduktion Nærværende dokument indeholder en behandling af alle processer på området "Std. Ledelsesinformation" og er baseret på en række Deep Dive-workshops (uge 8-9) og løsningsworkshops (uge 16-17). I forbindelse med udarbejdelsen af dokumentet er processerne gennemgået med henblik på vurdering af behovet i den nye løsning op imod standard AX 2012-funktionalitet. Analysearbejdet er udført i samarbejde med ERPsekretariatet og har resulteret i en oversigt over nødvendige tilpasninger (gaps) i den nye løsning. En dybere analyse af de enkelte gaps med henblik på at designe de specifikke løsninger bliver foretaget i projektets design- og implementeringsfase. 1.1 Formål Dokumentet har til formål at beskrive resultatet fra løsningsworkshops i form af fit og gaps og dermed give en præcisering af kundens krav og en efterfølgende analysering af mulighederne for understøttelse i Dynamics AX2012. Dokumentet danner grundlaget for senere detailanalyse (FDD) og den videre implementering. Det er ERP-sekretariatet, der har til opgave at validere, at de skitserede krav er udtømmende, samt at de skitserede løsningsforslag er dækkende i forhold til kravene. 1.2 I scope Dokumentet omhandler kun sporet "Std. Ledelsesinformation". Derudover henvises der til afsnit 3. 1.3 Ikke i scope Dokumentet fokuserer udelukkende på de definerede processer. Det er ERP-sekretariatets opgave at sikre, at de enkelte krav er medtaget i løsningsworkshops og dette dokument. 2 Ændringshistorik Version Dato Initialer Specifikation af ændringer 1 12.05.2015 EMSIB Nyt dokument startet 1 13.05.2015 EMSIB Færdig 1 20.05.2015 JORAN Review foretaget (EG) 1 22.05.2015 Jan Bredgaard Review foretaget (ERP) 2 26.05.2015 EMSIB Rettelser foretaget jf. input fra Jan Bredgaard 2 26.05.2015 Jan Bredgaard Review af rettelser foretaget 3 26.05.2015 EMSIB Sidste rettelser foretaget jf. Jan Bredgaard 3 26.05.2015 Jan Bredgaard Dokument godkendt Page 4 of 18

3 Oversigt over forretningsprocesser Dette dokument omhandler processen, der vedrører generering af ledelsesrapportering i hhv. de fire kommuner og Selvstyret. Processen kan illustreres på følgende måde: Figur 1: Illustration af procesflow for området Std. ledelsesinformation Definition og opsætning af finansielle rapporter Generering og distribution af finansielle rapporter Analyse og bearbejdning af finansielle rapporter Processen og beskrivelsen i oversigten nedenfor er udarbejdet af ERP's interne konsulenter ifm. deres analysearbejde gennem de seneste to år. Området Std. Ledelsesinformation er beskrevet som én proces. ERP benytter værktøjet Rapid Value, og nedenstående er et snapshot af det gennemførte procesarbejde i Rapid Value tilbage fra uge 2, 2015. Nedenstående har dannet grundlaget for det arbejde, som EG, sammen med ERP-sekretariatet, har gennemført i løbet af vinter/forår 2015 i form af en række Deep Dives og løsningsworkshops. Ledelsesinformation er ikke behandlet på en Deep Dive, men udelukkende på en løsningsworkshop. Foruden procesbeskrivelsen er der beskrevet en række krav til området, som ikke er knyttet direkte til nedenstående proces, men er med til at give et bedre billede af udfordringerne. I forbindelse med LW har det været ERP-sekretariatets opgave at sikre, at alle relevante krav er medtaget. Tabel 1: Oversigt over alle processer for området Std. Ledelsesinformation Funktionsområde Bearbejdning Proces - Forretningsproces EG - LW Kategori (spor) (H, M og L) ID Ledelsesinformation M 17.017 Generere ledelsesinformation LEDELSESINFO Ledelsesinfo 4 Std. Ledelsesinformation Processen for området Std. Ledelsesinformation består af en enkel proces, som omfatter opsætning, generering og distribution af ledelsesinformation i form af finansielle rapporter i AX 2012. Nedenfor vises en oversigt over de processer, der er defineret på området. Tabel 2: Oversigt over alle processer for området Std. ledelsesinformation Proces- ID Forretningsproces Beskrivelse 17.017 Generere ledelsesinformation I dag omfatter den strukturerede ledelsesinformation stort set kun rapportering på økonomital i forbindelse med budgetopfølgning og de månedlige godkendelser af bruttolønlister. Der er en forventning om, at Systemet skal kunne indsamle, bearbejde og præsentere informationer fra andre systemet, både på økonomital og aktivitetstal, eller/og levere økonomital til et BI-system. Page 5 of 18

4.1 Processer i scope Std. ledelsesrapportering er i dette dokument defineret som finansiel rapportering af økonomiske data fra AX 2012. Dokumentet fokuserer således udelukkende på mulighederne for ledelsesrapportering i standard AX 2012 samt de værktøjer, der levers heri. Det omfatter bl.a. standard forms og list pages i AX 2012, standard finansielle rapporter i AX 2012, integration til MS Office-pakken og ikke mindst Management Reporter for Dynamics ERP (standard rapportgenerator, der leveres med AX 2012). En vigtig ambition i projektet er at skabe gode data og gøre det muligt at drage konklusioner samt tage beslutninger på baggrund af disse. Det indebærer opsamling og opfølgning på andre data udover det finansielle, herunder aktivitetstal. Det kunne eksempelvis være tal på uddannelsesområdet, herunder årselever, lærertimer osv.. Det indebærer bl.a. anskaffelse og ibrugtagning af et BI-værktøj til formålet. BI er dog ikke planlagt som en del af projektets indledende fase, hvorfor det ikke er omfattet af nærværende dokument. Fase 2 af projektet vil indebære valg og anskaffelse af et BI-værktøj. I fase 1 vil en evt. rapportering på aktivitetstal ske på baggrund af registreringer udenfor AX 2012, eksempelvis Excel regneark. Disse vil kunne kombineres med økonomital fra AX 2012 via Management Reporter og evt. efterbehandling og præsentation via Power Pivot. 4.2 Opsummering Der er ikke gennemført Deep Dive på procesområdet. 4.3 Beskrivelse af to-be processer I forbindelse med gennemførelsen af LW på området Std. Ledelsesinformation blev processen gennemgået med henblik på at vurdere løsningsmulighederne i standard AX 2012. Fokus blev lagt på følgende muligheder til understøttelse af rapporteringsprocessen: Management Reporter Standardrapporter i AX 2012 Revisionsspor/transaktionsspor i AX 2012 m.m. MS Office-integration Power Pivot På løsningsworkshoppen blev der lagt primær fokus på Management Reporter som rapporteringsværktøj. Der blev vist, at Management Reporter er en integreret del i AX 2012 til finansiel rapportering, selvom der er tale om et særskilt værktøj uden for AX 2012. Det er derfor muligt at starte Management Reporter fra AX 2012 (se Figur 2: Menupunktet Management Reporter i AX 2012). ERP-sekretariatets sandkassemiljø, der blev anvendt i forbindelse med de øvrige løsningsworkshops, indeholder ikke Management Reporter, hvorfor Std. Ledelsesinformation LW blev gennemført vha. et demomiljø, EG har stillet til rådighed. Samme miljø blev anvendt i forbindelse med skrivning af dette dokument, hvorfor eksempler og skærmbilleder er på engelsk. Page 6 of 18

Figur 2: Menupunktet Management Reporter i AX 2012 Komponenterne i Management Reporter blev gennemgået, herunder at værktøjet kræver særskilt server og installation. Komponenterne er vist i tabellen nedenfor. Tabel 3: Management Reporter-komponenter Komponenter Report designer Desktop viewer Web viewer Rapportskemaer Management Reporter database Funktion Bruges til at skabe rapport "byggeklodser", der kan kombineres med henblik på definition af rapporter. Indeholder wizard, som guider brugeren gennem opbygningsprocessen. Kan bygge fra bunden eller bruge og modificere eksisterende byggeklodser. Bruges til at holde styr på og se rapporter og supporterende filer. Indeholder rapportbibliotek. Viser Management Reporter-rapporter i webbrowseren. En bruger kan skemalægge en rapport eller en gruppe af rapporter til at blive genereret med faste mellemrum. SQL-database til opbevaring af byggeklodser, rapportdefinitioner samt de tidligere genererede rapporter. Application service Kontrol af adgang og klienttilgængelighed. Process service Genererer rapporter, som er igangsat fra Management Reporter. De enkelte komponenter i Management Reporter blev gennemgået enkeltvis med henblik på at vurdere, hvilke muligheder værktøjet giver for effektiv og fyldestgørende ledelsesrapportering. Page 7 of 18

Der blev vist, hvordan Report designer-klienten indeholder de enkelte "byggeklodser" til rapporter og ikke mindst sikkerhedsopsætningen (se Figur 3: Report designer og Figur 4: Rapport "byggeklodser" i Management Reporter). Byggekloder består af: Rækkedefinitioner, som bruges til opsætning af de rækker, en bruger ønsker at se på en bestemt finansiel rapport. Kolonnedefinitioner, som bruges til opsætning af de kolonner, en bruger ønsker at se på en bestemt rapport. Rapporteringstræer, som bruges til at definere en organisationsstruktur og kombinere det med dimensioner. Rapportdefinitioner, som er en kombination af en rækkedefinition, en kolonnedefinition og muligvis et rapporteringstræ, som definerer en rapport. Management Reporter har sin egen sikkerhedsopsætning bestående af fire roller: Administrator, designer, generator og viewer. Afhængigt af den tildelte rolle kan brugere bygge, generere eller udelukkende se rapporter. Figur 3: Report designer Der blev genereret eksempler på rapporter via designer-klienten, og der blev vist, at periodedefinitioner, header-/footeropsætning og andre parametre kan styres på de enkelte rapporter, herunder også hvilket Page 8 of 18

bibliotek en rapport skal placeres i. Brugere, der har adgang til specifikke biblioteker, har også adgang til de rapporter, der er placeret i biblioteket. Der blev udtrykt behov for en dansk brugergrænseflade, da LW blev gennemført på et miljø uden det danske sprog. Figur 4: Rapport "byggeklodser" i Management Reporter Udover selve Report designer blev det vist, hvordan rapporter genereret via Management Reporter ser ud i web vieweren (se eksempel i Figur 5: Web viewer). Her blev det vist, hvordan rapporterne fra Management Reporter kan bruges interaktivt ved at tilknytte kommentarer til de enkelte linjer på en rapport (lignende funktionalitet som i MS Office). Muligheden for at zoome ind og ud af specifikke rapportsektioner (fx totaler) blev også vist, ligesom muligheden for udelukkende at se summerne på rapporten (Figur 8: Eksempel på et totalsum-view på en rapport). Page 9 of 18

Figur 5: Web viewer Drilldown-funktionalitet blev gennemgået og drøftet med stor interesse fra deltagerne. Funktionaliteten gør det muligt at gå ned i detaljer på selve rapporten helt ned til transaktionsniveau og hvis nødvendigt springe fra rapporten til AX 2012 for at se et bilag 1. Der er vist nogle eksempler på drilldown-mulighederne i Management Reporter i Figur 6: Eksempel på drilldown i web viewer og Figur 7: Eksempel på drilldown fra en rapport til posteringer i AX 2012. Her kunne deltagerne se en del værdi, og vurderede at værktøjets benyttelse kunne understøtte rapporteringsprocessen i fremtiden. 1 Forudsætter, at brugeren har adgang til AX 2012. Page 10 of 18

Figur 6: Eksempel på drilldown i web viewer Page 11 of 18

Figur 7: Eksempel på drilldown fra en rapport til posteringer i AX 2012 Figur 8: Eksempel på et totalsum-view på en rapport Page 12 of 18

Desktop viewer blev også vist på LW, herunder muligheden for at se og kommentere på tidligere genererede rapporter samt videredistribuere dem via print, e-mail eller Excel. Drilldown-funktionaliteten, som blev vist i web vieweren, er også tilgængelige i desktop vieweren inkl. spring til AX 2012 2. Figur 9: Report viewer Brug af rapporteringstræer i Management Reporter blev også gennemgået. Her blev det vist, at et organisationshierarki, som er oprettet i AX 2012, kan anvendes som et rapporteringstræ i Management Reporter, ligesom brugere frit kan bygge rapporteringstræer i Management Reporter. Rapporteringstræer giver mulighed for at skræddersy rapporter til organisationsenheder. Brugeren har mulighed for at afgrænse rapportresultatet til enkelte afdelinger eller lign. inden for et rapporteringstræ, hvilket tilfører dimensioner til drilldown-funktionaliteten (se Figur 10: Rapporteringstræ i en rapport). Mulighed for at lave "what if" analyser via Management Reporter blev drøftet, herunder hvordan resultaterne evt. kan fremskrives. Der var tale om flere forskellige fremskrivningsmetoder, hvor der bl.a. kombineres realiserede tal og budgetterede tal. Fremskrivning i Management Reporter kan gøres via kolonnedefinitioner, hvor man har mulighed for at bruge faktiske, budgetterede eller beregnede tal. 2 Forudsætter, at brugeren har adgang til AX 2012. Page 13 of 18

Behovet for at kunne opsætte rapporter både på dansk og grønlandsk blev nævnt (rapporter der rammer politikerne og borgerne). I Management Reporter er det et spørgsmål om opsætning af "byggeklodserne", herunder række- og kolonnedefinitioner på både dansk og grønlandsk. Rapporter, der skal udskrives på grønlandsk skal "bygges" med "byggeklodser" på grønlandsk. Rapporter, der skal udskrives på dansk skal "bygges" med "byggeklodser" på dansk. Figur 10: Rapporteringstræ i en rapport Foruden Management Reporter blev der vist standard forms i AX 2012 finansmodul med henblik på at understøtte rapporteringsprocessen. Eksempelvis blev formen "Råbalance" i AX 2012 vist som en hurtig måde at danne sig et overblik over økonomiske data uden at generere rapporter (se Figur 11: Formen "Råbalance" i AX 2012). Formen viser data baseret på en økonomisk dimensionsopsætning, som i eksemplet nedenfor er sat op til finanskonto. Ved at opsætte forskellige dimensionsopsætninger kan brugere se på data med udgangspunkt i en dimension (fx afdeling) i formen frem for i finanskonti. Formen giver mulighed for at lave drilldown til posteringerne ved at klikke på enkelte beløb. Formen ses som et godt værktøj til ad hoc-analyser af data. Page 14 of 18

Figur 11: Formen "Råbalance" i AX 2012 Muligheden for at eksportere data til Excel og arbejde videre deri er også en nyttig feature i AX 2012, der kan anvendes med fordel. Efter eksport kan data frit bearbejdes i Excel og har ikke noget link tilbage til AX2012. Figur 12: Eksempel på eksport fra AX 2012 til MS Excel Fuld sporbarhed af finansielle poster helt ned til det originale dokument i form af en faktura eller kladde er standard i AX 2012 og kan med fordel anvendes ved analyse af data i forbindelse med rapportering. AX 2012 giver også mulighed for at konfigurere traditionelle standardbalancer og rækkedefinitioner (som man kender fra XAL). Disse blev ikke vist på LW, da de bliver erstattet af Management Reporter og er ikke supporteret i fremtiden. Page 15 of 18

I den afsluttende del af LW på Std. Ledelsesinformation blev behovet for at kombinere rapportering på økonomiske data (regnskaber i AX 2012) og aktivitetsdata (aktivitetstal fra forskellige fagområder/systemer) drøftet. Eksempelvis var der tale om behov for at kombinere økonomien på sundhedsområdet med antal senge, operationer osv. Behovet for et datawarehouse og BI blev drøftet i den sammenhæng dog først med i fase 2. Følgende beslutning er resultatet af LW: I fase 1 implementeres der ikke et BI-værktøj (Business Intelligence-værktøj) I fase 2 skal det vurderes, om der skal implementeres et BI og i givet fald hvilket. Ambitionen i fase 1 er udelukkende finansiel rapportering i Management Reporter. Dokumentet omfatter derfor ikke evt. BI-løsning. Evt. rapportering på aktivitetstal vil udelukkende ske på baggrund af registreringer udenfor AX 2012, eksempelvis Excel regneark. Disse vil kunne kombineres med økonomital fra AX 2012 via Management Reporter og evt. efterbehandling og præsentation via Power Pivot. Identificerede gaps i forbindelse med Std. Ledelsesinformation i AX 2012 Tabel 4: Identificerede gaps i forbindelse med Std. Ledelsesinformation i AX 2012 Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Initiativ Led_001 Finansiel rapportering fit Løses via Management Reporter for Dynamics ERP. Management Reporter er vurderet til at opfylde de krav, der er på området. Det drejer sig om opsætning generering af rapporter baseret på finanskonti og dimensioner i AX 2012. Kræver installation og konfiguration af Management Reporter. Led_002 Aktivitetsbaseret rapportering (budgetter og faktisk) gap Der henvises til Budgettering FRD. Led_003 BI-løsning gap OOS i fase 1. Løses via valg af BI efter fase 1. Led_004 Management Reporter med dansk Brugergrænseflade Led_005 Opstilling af KPI-tal fit Simple KPI'er i form af køindikatorer og rapporter på rollecentre. Mere avancerede former for KPI'er er en del af BI i fase 2. Led_006 Rapporter på grønlandsk fit Rækkedefinitioner, kolonnedefinitioner og rapporteringstræer opsættes på grønlandsk i Management Reporter. fit N/A. Variationer i to-be-processer N/A. Initiativer og krav til to-be-processer N/A. Indsatsområder Page 16 of 18

N/A. Andre spor Nøgledata på området Nøgledata på området i AX 2012 er: Finanskontoplan Økonomiske dimensioner Økonomiske dimensionsopsætninger Organisationshierarkier. Nøgledata på området i Management Reporter er: Rækkedefinitioner Kolonnedefinitioner Rapporteringstræer Rapportdefinitioner. N/A. Øvrige bemærkninger Tabel 5: Samlet oversigt over identificerede gaps på området Std. Ledelsesinformation Std. Ledelsesinformation Std. Ledelsesinformation Std. Ledelsesinformation Std. Ledelsesinformation Std. Ledelsesinformation 5 Samlet oversigt over identificerede gaps på området Std. Ledelsesinformation Procesområde Aktivitets- ID Beskrivelse Fit / gap Initiativ Led_001 Finansiel rapportering fit Løses via Management Reporter for Dynamics ERP. Management Reporter er vurderet til at opfylde de krav, der er på området. Det drejer sig om opsætning generering af rapporter baseret på finanskonti og dimensioner i AX 2012. Kræver installation og konfiguration af Management Reporter. Led_002 Aktivitetsbaseret rapportering (budgetter og faktisk) gap Der henvises til Budgettering FRD. Led_003 BI-løsning gap OOS i fase 1. Løses via valg af BI efter fase 1. Led_004 Management Reporter med dansk brugergrænseflade Led_005 Opstilling af KPI tal fit Simple KPI'er i form af køindikatorer og rapporter på rollecentre. Mere avancerede former for KPI'er er en del af BI i fase 2. Std. Ledelsesin- Led_006 Rapporter på grønlandsk fit Rækkedefinitioner, kolonnedefinitioner og fit Page 17 of 18

formation rapporteringstræer opsættes på grønlandsk i Management Reporter. 6 Risici N/A. 7 Forkortelser og definitioner Tabel 6: Forkortelser og definitioner Forkortelse Definition GAB Global adressebog i AX 2012 LW Fit Gap Løsningsworkshop Angiver, at en proces/krav kan håndteres i standard AX 2012 uden tilpasning Angiver, at en proces/krav ikke kan håndteres i standard AX 2012 uden tilpasning 8 Referencer og bilag Page 18 of 18