Dette dokument beskriver den nye grænseflade med udgangspunkt i den nye MS Dynamics NAV 5.0 SP1 klient.

Transkript

1 Side 1 af 18 Navision Stat 5.0 ØKO/CPS Den nye grænseflade Dette dokument beskriver den nye grænseflade med udgangspunkt i den nye MS Dynamics NAV 5.0 SP1 klient. Overblik Introduktion Følgende beskrives: Oprettelse af database Indlæsning af sikkerhedskopi Oprettelse af nyt regnskab Omdøbning af regnskab Opsætning af flere fin.zup filer Menusuiten og dens opbygning Udlæsning til Excel og Word Dokumentkæder Map Point Indholdsfortegnelse Introduktion...1 Indholdsfortegnelse...1 Målgruppe...3 Hvorfor er det vigtigt?...3 Seneste ændring...3 Beskrivelse...4 Oprettelse af database...4 Indlæsning af sikkerhedskopi...8 Oprettelse af nyt regnskab...9 Omdøbning af eksisterende regnskab...9 Opsætning af flere ZUP filer...10 Sådan opbygger du dine egne genveje fra din PC...10 Menusuiten og dens opbygning...11 Sådan fjernes og vises hele hele menusuiten...11 Sådan skjuler du menupunkter i menusuiten...12

2 Sådan viser du menupunkter i menusuiten...12 Sådan opretter du dine egne genveje i menusuiten...12 Dokumentkæder...14 Map Point...15 Sådan virker Map Point...15 Sådan opsætter du Map point...16 Side 2 af 18

3 Side 3 af 18 Målgruppe Vejledningen henvender sig til den daglige Navision Stat bruger. Hvorfor er det vigtigt? Brugergrænsefladen er ændret væsentlig mellem Navision Stat 3.60 og 5.0. Det vil derfor uden introduktion være svært at finde rundt i den nye brugergrænseflade. Seneste ændring Publiceret første gang: Seneste ændring:

4 Side 4 af 18 Beskrivelse Oprettelse af database Åbn Navision klienten og vælg Filer\ Database\ Ny Kontroller at der valgt Netværkstype = TCP/IP Sockets, og klik OK. Angiv databasenavnet og skift til faneblad Databasefiler.

5 Kontroller at databasen er opsat som nedenfor vist. Side 5 af 18 Skift til faneblad Transaktionslogfiler. Overvej at flytte placering af transaktionsloggen til andet drev end det forslåede, således at data og log placeres på hvert sit drev. Skift til faneblad Sortering. Kontroller at sorteringstype er sat til SQL-sortering, og at sorteringsbeskrivelsen er sat til: Scandinavian dictionary sort order, code page 850, case-sensitive, accent-sensitive (59). Skift til faneblad Indstillinger.

6 Side 6 af 18 Kontroller at Indstillinger er sat op som ovenfor og skift til faneblad Integration. Bemærk at: du med fordel kan markere Single user for en hurtigere indlæsning af sikkerhedskopi og hurtigere og mere sikker datakonvertering. Efter afsluttet datakonvertering du så blot huske at fjerne markeringen i Single user igen via Filer\ Database\ Juster Kontroller at Integration er sat op som ovenfor og skift til faneblad Avanceret. Kontroller at Sikkerhed\ Model er sat til Standard. Klik OK.

7 Vælg den opdaterede licens og klik Åbn, og databasen oprettes. Side 7 af 18

8 Side 8 af 18 Indlæsning af sikkerhedskopi [Åbn Navision Stat 5.0 og ] Vælg Funktioner\ Gendan Vælg den udlæste sikkerhedskopi (fx fra 3.60) eller skabelondatabasen tilhørende Navision Stat 5.0 og klik Åbn. Kontroller at Hele sikkerhedskopien samt Data fælles for alle regnskaber og Applikationsobjekter er markeret. Klik OK Herefter starter indlæsning sikkerhedskopien, hvilket er en tidskrævende opgave afhængigt af sikkerhedskopiens størrelse.

9 Side 9 af 18 Oprettelse af nyt regnskab 1. Åben databasen via Filer\ Databaser\ Åbne 2. Vælg Filer\ Regnskab\ Nyt 3. Skriv det ønskede regnskabsnavn og klik OK 4. Feltet Company Type må IKKE udfyldes. Der klikkes blot OK og regnskabet oprettes. Herefter opsættes regnskabet som ønsket, enten manuelt eller via fx opsætningstjeklisten, der kan tilgås via: Navision\ Administration\ Programopsætning\ Generelt\ Opsætningstjekliste. Omdøbning af eksisterende regnskab 1. Åbn regnskabet via Filer\ Regnskab\ Åbn [angiv regnskabsnavn] 2. Omdøb regnskabet via Filer\ Regnskab\ Omdøb [angiv det nye regnskabsnavn] Bemærk at: en omdøbning af regnskabsnavnet medfører tab af alle dokumentkæder, da disse fortsat er knyttet til det oprindelige regnskabsnavn. Hvis dokumentkæderne ønskes re-etableret skal dette ske manuelt via en konsekvensrettelse i tabel ID , Record Link (Postkæde), direkte i objektdesigneren.

10 Side 10 af 18 Opsætning af flere ZUP filer I forbindelse med installering af Navision klienten dannes et automatisk link til start af Navision, som findes under Start \ Programmer. Benyttes dette link til opstart af Navision dannes der automatisk en fin.zup fil på følgende placering:: Drev :\Documents and settings\ [Brugernavn]\Application Data\ Fin.zup-filen indeholder information om: Sidst valgt database, sidst valgt regnskab, seneste opsætning af kolonner, sidste valg af filtrer på rapporter og lignende valg foretaget af brugeren. Hvis du åbner Navision via Start\ Programmer er det kun muligt at gemme en fin.zup fil pr. bruger på en PC. Men hvis du bygger dine egne genveje, fx fra skrivebordet, til åbning af Navision klienten, kan du gøre det med udgangspunkt i forskellige fin.zup filer, og dermed med mulighed for at bibeholde forskellige brugervalg afhængigt af forskellige databaser og regnskaber. Sådan opbygger du dine egne genveje fra din PC 1. Find Navision klienten gennem stifinderen, fx under: C:\Programmer\Microsoft Dynamics NAV\CSIDE Client 2. Markér filen: Finsql.exe og tryk på højre musetast 3. Vælg Send til > Opret genvej (skrivebord) 4. Find genvejen på skrivebordet og omdøb til noget signende fx med udgangspunkt i databasenavnet eller regnskabsnavnet. 5. Højreklik på ikonet for genvejen og vælg Egenskaber og fanebladet Genvej 6. I feltet Destination tilføjes den ønskede fin.zup fil placering i forlængelse af den eksisterende tekst, der angiver placeringen af eksekveringsfilen til Navision. Hvis eksekveringsfilen fx er placeret på: "C:\Programmer\Microsoft Dynamics NAV\CSIDE Client\finsql.exe" og man ønsker at danne en ny fin.zup fil der hedder MinZup1, der gemmes på D:\NaviZup, som Minzup1.zup, skal der angives følgende i feltet: C:\Programmer\Microsoft Dynamics NAV\CSIDE Client\finsql.exe ID=D:\NaviZup\MinZup1 7. Der kan på den måde laves flere genveje på skrivebordet med hver sin zup fil, ex.vis MinZup1, MinZup2 etc.

11 Menusuiten og dens opbygning Side 11 af 18 Med Outlook 2003 feel and look alike, introduceres menu suiten, med et navigationspanel, der svarer til det, der kendes fra Outlook. Hermed lanceres den nye brugergrænseflade, hvor den kendte modul visning udgår, og menupunkterne i stedet er opbygget i en sti struktur i forhold til det eller de områder, hvor det forventes at give mest mening. Fx kan man finde debitorkartoteket følgende steder: Økonomistyring\ Tilgodehavender Salg & Marketing\ Salg Salg & Marketing\ Ordrebehandling På samme måde er Journaler og Bogførte bilag fx flyttet til et nyt punkt, navngivet Oversigter. Derudover er rapporterne placeret ind, der hvor de skal bruges og sorteret i undergrupper, fx rapporter til regnskabsopgørelse og rapporter til momsompostering. Det kan godt være lidt forvirrende - i starten - at arbejde med denne struktur, hvor man skal folde mapper ind og ud, og hvor man meget hurtigt får åbnet en masse skærmbilleder. Efter lidt tilvænning begynder strukturen dog at give mening. Eftersom det kan være lidt overvældende at arbejde med den nye navigationsvisning, er det muligt at skjule hhv. vise menupunkter efter behov. Alternativt kan man lave sin helt egen struktur i punktet Genveje, hvor man kan nøjes med at til vælge de menupunkter, som man ønsker at arbejde med. Sådan fjernes og vises hele hele menusuiten Klik Alt + F1for at fjerne menusuiten og klik Alt + F1 for at vise den igen. Bemærk at: såfremt du har fjernet menusuiten og derefter lukker regnskabet ned, får du et blankt billede, når du genåbner regnskabet. Her klikker du så blot Alt + F1 og visningen bringes tilbage.

12 Side 12 af 18 Sådan skjuler du menupunkter i menusuiten Vælg det menupunkt du vil skjule og højreklik med musen og vælg Skjul. Du kan både skjule en hel folder ad gangen, eller udvalgte vinduer under et menupunkt. Sådan viser du menupunkter i menusuiten Højreklik i menusuiten og vælg Vis Markér de foldere (grupper) og visninger (vare) som du gerne vil have vist igen, og klik på OK. Sådan opretter du dine egne genveje i menusuiten Menusuiten indeholder et specielt område til egne genveje. Her kan du placere kopier af de menupunkter og vinduer som du bruger mest, hvis dette giver et større overblik, end at skjule dem du IKKE anvender. Vælg det menupunkt du vil oprettes som genvej og højreklik med musen. Vælg Send til genveje. Du kan både sende en hel folder ad gangen, eller udvalgte vinduer under et menupunkt. Ovenstående viser et eksempel på genveje til både vinduer (bank og finanskladder), rapporter (Balance/budget og Dimensionsbalance) og en komplet folder (E-bilag). Bemærk at: ved at højreklikke i genvejene, kan du både slette og flytte rundt på rækkefølgen af genvejene.

13 Udlæsning til Excel og Word Side 13 af 18 Fra alle skærmvisninger kan der ved et enkelt klik på enten Excel ikonet (Ctrl + E) eller Word ikonet (Ctrl + W) i værktøjslinjen eksporteres til hhv. Excel og Word. Eksporten tager i alle tilfælde udgangspunkt i den sortering og visning, der er valgt i Navision Stat. Hvis du fx har valgt at eksportere til Excel fra en faktura, oprettes der et faneblad i Excel, for hvert faneblad der findes på fakturaen, hvilket fx er rigtig smart ifm kontrol af opsætninger ol. Det sidste ikon (med fluebenet ) giver mulighed for selv at definere, hvordan data ønskes overført til hhv. Excel og Word, hvilket i langt de fleste tilfælde ikke er nødvendigt. Nedenstående viser et eksempel på udlæsning fra kontoplanen til Word UDEN yderligere behandling i Word.

14 Side 14 af 18 Dokumentkæder Fra alle kartoteker, hoveder og linjer kan der i oprettes et link eller en Kæde til en fil, som enten kan være placeret på et share point site eller på et almindeligt drev - fx et fælles T-drev. Der kan linkes til alle typer af dokumenter. Der linkes ved at klikke på klipsen (Ctrl + L) i værktøjslinjen, hvorefter der kan linkes til flere filer, hvis ønsket. I eksemplet ovenfor er der oprettet 2 kæder fra en Kreditor til 2 word dokumenter. Når der oprettes kæder sker det med en sti angivelse, filnavn, dato for oprettelse af kæden og Brugerid en for den bruger, der har oprettet kæden. Så snart der bare er oprettet en kæde, fremgår det på fx kreditorvisningen i bunden af vinduet, hvor der markeret KÆDER i statuslinjen. Bemærk: Såfremt filerne flyttes fra deres oprindelige placering brydes kæden.

15 Side 15 af 18 Map Point Sådan virker Map Point Såfremt regnskabet er opsat til anvende map point under Administration\ Programopsætning\ Generelt\ Opsætning af Online Map, vil der på alle adresser fremkomme et nyt ikon med en tegnestift lige efter landekoden, som det fx her er vist for et kreditor kort. Hvis der nu klikkes på tegnestiften vises der følgende billede, hvor det er muligt at få vist adressen som: Kort med udgangspunkt i kreditors adresse Rute fra egen firmaadresse til kreditorens adresse Rute fra kreditorens adresse til en anden adresse Rute fra anden adresse til kreditors adresse Rute fra kreditors adresse til egen firmaadresse Billedet herunder viser kortvisningen med udgangspunkt i kreditors adresse data.

16 Side 16 af 18 Bemærk: at integrationen kræver at landekoden er udfyldt som en del af adresseoplysningerne i Navision Stat. Sådan opsætter du Map point Åbn Navision\ Administration\ Programopsætning\ Generelt\ Opsætning af Online Map

17 Klik på Parameteropsætning. Side 17 af 18 Klik på Indsæt standard Hvorefter tabellen udfyldes som ovenstående. Indsæt herefter en ny linje med sprogkode DAN og lande-/områdekode = blank. Alle andre oplysninger kopieres fra den eksisterende linje med sprogkode = DAN. Med denne ekstra opsætningslinje, kan du bruge Map Point uanset om du har sat DK eller blank værdi i landekoden på adressekortet. Klik OK.

18 Side 18 af 18 Skift eventuelt værdien for Afstand i fra Miles til Kilometer. Herefter kan du bruge Map Point funktionaliteten fra alle adressekort, hvor der angivet landekode som angivet i parameteropsætningstabellen. Hvis du ønsker at opsætte for flere områdekoder, skal disse blot tilføjes i parameteropsætningstabellen.