System Innovation Consult ApS

Transkript

1 Linåvej 9A Silkeborg Denmark Tlf.: Fax: CVR-nr.: kurt@sysinconcult.com SAP Business One ERP-systemet for mindre og mellemstore virksomheder fra Verdens største udbyder af ERP-systemer SAP AG, Tyskland 1

2 Indledning Virksomhedssystemet for mindre og mellemstore virksomheder - SAP Business One - blev i 2004 introduceret i Danmark og System Innovation Consult ApS har lige siden været en af de førende partnere. Dette dokument beskriver de overordnede funktionaliteter i ERP systemet SAP Business One. De beskrevne funktionaliteter bør følges op af en gennemgang af disse i SAP Business One. SAP Business One er et internationalt virksomhedssystem og er i dag til stede i 49 landeversioner og 25 forskellige sprog. Alle landeversioner og sproglag kan frit anvendes af SAP Business One brugere - uden yderligere omkostninger for virksomheden. SAP Business One bygger på en fri og åben MSSQL database uden begrænsning ingen ekstra betaling for forbrug af database plads. SAP Business One er velegnet til små og mellemstore virksomheder, der har datterselskaber. Dels kan man oprette så mange virksomheder som man ønsker uden ekstra betaling, og dels er det muligt at integrere virksomhederne imellem også selvom det drejer sig om forskellige landeversioner.. Financiering Det er muligt at ansøge om financiering af hele SAP installationen igennem SAP Financing, hvilket betyder at der intet likviditetstræk vil være i hele implementerings perioden. 2

3 3

4 Licens struktur Adgang til SAP Business One applikationen kræver en bruger licens, hvoraf der findes forskellige former afhængig af vedkommende brugers arbejdsområde. Licens Type Professionel licens HANA overbygning Starter pakke Begrænset CRM licens Begrænset Finans licens Begrænset Logistik licens MSSQL database Arbejdsområde Brugeren kan arbejde i alle funktionaliteter i applikationen. Mulighed for opsætning af separate bruger autorisationer. In-Memory server overbygning til virksomheder med mange transaktioner, der ønsker hurtig adgang til Business Intelligence rapporter En speciel pakke for mindre virksomheder. Indeholder alle nødvendige moduler for en mindre virksomhed. 60% rabat på normal prisen. Max. 5 brugere. Bruger kan kun arbejde i CRM funktionalitet Bruger kan kun arbejde i Finans funktionalitet. Mulighed for opsætning af separate bruger autorisationer Bruger kan kun arbejde i logistik funktionalitet (Salg, Indkøb, L agerstyring, Service) Mulighed for opsætning af separate bruger autorisationer. Hvis ikke virksomheden selv har en MSSQL database, kan licenser købes enkeltvis sammen med SAP Business One licenser IT Landskab SAP Business One bygger på en MSSQL database og kræver derfor en Microsoft Windows server installation. SAP Business One installeres som en client/server løsning. Det er muligt at Outsource løsningen, så virksomheden ikke selv behøver at investere i servere og IT-folk 4

5 Dashboard/Cockpit set up Det er muligt at opsætte skærmbilleder individuelt. Skærmbilleder kan indrettes, så man fx ved oprettelse af salgsordrer samtidig får åbnet til andre funktionaliteter. Det kan fx være den pågældende kundes hjemmeside, prislister, oplysning om hvad kunde sidst har betalt for en vare, lagersituation etc. 5

6 Standard SAP Business One funktionalitet Ved køb af Professionel licens får brugeren adgang til alle standard SAP Business One funktionaliteter. Det betyder at selv om man er en lille virksomhed endda selvom der kun er én bruger får man hele paletten af nedennævnte funktionaliteter for kun én licens pris. 6

7 Funktionalitet Åben MSSQL database Antal virksomheder Sprog Valuta Beskrivelse Der er ingen øvre grænse for størrelse af database den er kun afhængig af serverens størrelse. Der kan oprettes et ubegrænset antal virksomheder. SAP har default oprettet 49 lande specifikke virksomheder, der kan vælges imellem. Når en lande specifik virksomhed oprettes, installeres automatisk alle lovmæssige funktionaliteter for det pågældende land (fx moms system) Pr. bruger kan der vælges mellem 25 forskellige sprog. Dvs. at én bruger kan betjene systemet på Dansk en anden bruger kan betjene samme system på Russisk mv. Der er fuld valuta styring på samtlige valutaer i verden Microsoft Office Der er fuld integration til MS Word og Excel samt gemme alle dokumenter i PDF format Outlook Intern mailsystem samt fuld integration til Outlook mail og kalender system. Dokumenter kan sendes via mail direkte til fx kunde fra system. Interne ændrings funktion Ved hjælp af de interne ændrings funktioner, er det muligt uden brug af programmering at tilføje bruger definerede felter og 7

8 tabeller, lave skærm layout ændringer, dokument layouts samt lave nye rapporter overalt i applikationen. Godkendelse og alarm funktioner Opsætning af godkendelse af fx fakturaer, betalinger etc. også remote, hvor godkenderen bruger fx iphone/ipad/tablets til remote godkendelse, check af lager, kreditmax. etc. Alarm funktioner kan opsættes (fx hvis en sælger opretter en salgs ordre med et dækningsbidrag mindre end det acceptable. Alarmen kan sendes via det interne mail system og/eller Outlook mail og/eller via IPhone/iPAD/Tablets. Intrastat Opfylder alle krav til opsætning af koder på forretningspartnere og varer. Kan genere fil til indsendelse/upload til Skat 8

9 Økonomi Salgsmulighed (CRM) Understøtter den internationale regnskabs standard IFRS Konteringsmodeller, periodiske posteringer mv. Budgettering også på kost- profit center niveau Kost- og profit centre Anlægsregnskab Planlægning af aktiviteter Møde planlægning automatisk Outlook kalender opdatering Salg Rammeaftaler Tilbud Kundeordre Aut. oprettelse af indkøbsordre Levering Fakturering Delvis levering og fakturering Krediteringer Automatisk dokument generering Periodiske posteringer Omsætningsanalyser 9

10 Indkøb Rammeaftale Indkøbsrekvisition Leverandørforespørgsel Indkøbsordre Varetilgang Fakturering Delvis levering og fakturering Krediteringer Automatisk dokument generering Periodiske posteringer Indkøbsanalyser Forretningspartnere Kunder Leverandører Leads Rammeaftaler Kampagner Aktiviteter incl. Integration til Outlook mail/kalender 10

11 Bankafvikling Indgående betalinger Udgående betalinger Check udskrift og administration Aut. generering af betalingsforslag Kontoudskrifter og eksterne afstemninger Integration til WEB bank Lagerstyring Artikelstamdata Stregkoder Batch- og Serienummer Forretningspartner katalog Beholdnings transaktioner Prislister Tids- og mængde rabatter Kampagnepriser Specialpriser 11

12 Produktion Styklister Produktionsordrer Produktionsrapporter MRP (Materiale og Ressource Planlægning) Salgs Prognoser Indkøbsforslag på grundlag af indkøbs- og salgsordrer samt evt. salgs prognoser Automatisk generering af Indkøbsordrer. Service Reklamationsbehandling Service kontrakter Registrering af servicekald Løsningsdatabase 12

13 Personale Medarbejder stamdata Uddannelse Vurderinger CV Fraværs registrering Remote salgssystem: On-line CRM registrering On-line Tilbuds registrering On-line Ordre registrering On-line Service registrering On-line registrering af reklamationer Check af lager status Check af kunde data åbne fakturaer etc. Salgskataloger Godkendelse af betalinger mv. Alarmer Dashboard Business Intelligence Rapporter 13

14 SAP Business One tilkøbs moduler Er ovennævnte funktionaliteter ikke dækkende for virksomhedens behov, kan eksternt udviklede moduler tilkøbes. Alle moduler er fuldt integreret i SAP Business One og understøttet af SAP AG i Tyskland. Funktionalitet Beskrivelse Variant styring: Uendeligt antal varianter Valgfri navngivning af varianter Kan valgfrit opsættes på salg, indkøb, lager etc. Valgfrit antal attributter størrelse, farve etc. Lagercheck pr. størrelse, farve etc. Rapporter 2-dimentionelt eller 3 dimentionelt - og meget mere 14

15 POS system: Central database Ubegrænset antal forretninger på tværs af grænser Kreditkort Bonus- virksomheds kort Stregkode Gavekort Indkøbs- opfyldningsordrer Reklamekampagner Grupperabatter Flytning af varer fra ét lager til et andet - og meget mere 15

16 Projektstyring: Ressource planlægning Kalender Budget Tids- og omkostnings rapportering Indrapportering via WEB - og meget mere 16

17 Business Intelligence BI Dashboard setup Henter data fra valgfrie virksomheds databaser Konsoliderer virksomheds databaser Intelligente regneark Vælg mellem 30 prekonfigurerede rapporter Rapport generator - og meget mere 17

18 Produktionsplanlægning: Work order direkte fra Salgs ordre Planlæg ordrer Grafisk opfølgning af produktions forløb Forkalkulation af produktions pris Ressource planlægning PDC/CAD/PDA interface - og meget mere 18