Microsoft Dynamics. Fall. 16 AX Scanfak

Transkript

1 1 Microsoft Dynamics Fall 16 AX Scanfak

2 1 2 - faktura management & workflow Med faktura management & workflow systemet Scanfak fra GITS kan du afhjælpe de tunge og kedelige administrative rutiner ved håndtering af kreditor faktura. Scanfak kan anvendes sammen med mange forskellige økonomi systemer, da workflowet primært benytter standard indlæsninger og funktioner, der findes i økonomi systemerne. Faktura godkender arbejder i en WEB eller Ipad platform, Økonomi arbejder på begge platforme og alt bogføring fortages standard af økonomi systemet. et oplagt område, fordi det ofte er tidskrævende på grund af de høje krav fra revision og ledelse til hvem der er bemyndiget til at godkende de forskellige typer faktura, beløbsprokura, samt revisionsbord på faktura godkendelsen. Scanfak forenkler denne proces og giver real time overblik over faktura/godkendelses processen samt nødvendige stamdata fra økonomi systemet uden omfattende integrationer og redundante data. Mange virksomheder søger efter muligheder for optimering af de administrative rutiner, hvor indkøbsfaktura og omkostningsfaktura er

3 2 2 - faktura management & workflow Det unikke ved dette faktura workflow er, at det tilbyder de samme generelle funktioner vedrørende bogføring, godkendelse, prokura, godkendelses grupper og hierarki, indkøbsmatch og automatisk godkendelse/bogføring, konteringsforslag, substituering, sporbarhed, osv. som andre workflow på standard indlæsninger til ankomst registrering (indgangsbog), bogføring (godkendelse) og realtime informationer direkte fra økonomi databasen. Længere nede ses oversigt over funktioner. Du er også velkommen til at kontakte GITS for en demo eller snak om systemet. markedet, men meget mindre impact på økonomisystemet, da systemet anvender Scanfak procesbeskrivelse

4 3 2 - fordele ved at bruge Scanfak Godkendelsesfunktionalitet Avanceret og mangfoldig opsætning af godkendelses hierarkier og prokura Sekventielle eller parallelle godkendelser eller en kombination Betinget videresendelse (manglende prokura) Godkendelser opsætning for brugere og eller brugergrupper Ubetinget videresendelse (ferie, fratrædelse etc.) Godkender typer (Kontering, varemodtagere, godkender) Manuel videresendelse (tilføje flere godkender til en faktura) Definerede rettigheder i workflow- opgave Konfiguration af substitutter Opsætning og administration af prokura Mail advisering Mulighed for Notaer til godkender i hierarkiet og økonomi Send kopi af faktura videre internt og ekstern via mail Dynamisk faktura matching Kontering og Indkøb Integration til dimensioner og konto opsætning fra økonomisystem Automatisk godkendelse/bogføring af omkostningsfakturaer der er tillid til Forslag og kontrol af dimensioner ved kontering Konterings forslag på omkostnings faktura Split af kontering på flere dimensioner Håndtering af kreditnotaer, ventende og afviste fakturaer Automatisk bogføring af matchende indkøbsordrefakturaer Søgning efter godkender i kreditorer Afstemning af indkøbsordre på hoved- eller linjeniveau

5 4 - fordele ved at bruge Scanfak Bogføringsfunktionalitet Anvender ankomst registrering (indgangsbog) Opdeling af faktura i henhold til scannede fakturalinjer Anvender standard bogføring (godkendelseskladde) Bogføring på indkøbsordre- eller omkostningskonti. Bogføring på projekter, anlæg eller mellemregningskonti Opdeling af faktura i henhold til reglen om fordeling på konto Genbrug af konteringsskabeloner Håndtering af bogføringsbeløb inkl./ekskl. moms Automatisk import/bogføring af fakturaer Manuel registrering uden OCR Forespørgsler, søgning og rapporter Billedet af fakturaen er synligt i hele økonomi systemet Sporbarhed med hændelseslog Statistik om den tid, der bruges på godkendelser Automatisk funktion til påmindelser/eskalering Filtrering af fakturaoversigter over tilladte dimensioner Revisionsrapport via Excel Administration og lagring af alle noter Fuld historik for alle fakturaer Handlingsfiltre som hjælp til administratorer Links fra alle relevante forms fra Microsoft Dynamics AX,C5 & XAL Alle tidligere fakturaer er tilgængelige Rykker lister via Excel fra hændeles loggen Fleksibel filtrering af alle fakturaer

6 5 5 Konfiguration Benytter standard indlæsning til kladder Realtime opslag til stamdata via DB view (inden dataudveksling og data redundante data) Integration med mail (modtage PDF faktura via mails) Fleksibel og nem konfiguration af workflow Funktionalitet til flere virksomheder Integration med ReadSoft, Lasernet og andre OCR scannings programmer Modtager standard OIO- XML og OIO- UBL Fleksibelt tilknytningssystem til XML- og EDI- filer - Bruger opsatte valideringsregler til automatiseringsprocessen. F.eks. Automatisk fordeling af modtaget faktura Validering af data og tilføje evt. manglende informationer Konteringsskabeloner Validere og håndtere komplekse faktura der ikke hører ind over en standard (Ud landske indkøbsfaktura ) GITS er en IT Servicevirksomhed med stor kompetence indenfor drift og implementering af Microsoft Dynamics AX, Microsoft XAL, Microsoft Dynamics C5 samt hardware- løsninger baseret på Microsofts produkter. I GITS er vi omkring 42 medarbejdere, som hver især har mange års erfaring. Vi ønsker, at du som kunde har fuld tillid til os, og vi sætter en ære i, at det er de samme konsulenter, du møder fra gang til gang.