Bestyrelsesmøde den 15. september 2017 Tidspunkt: 15/9 2017 kl. 09:00-11:00. Mødested: Skype, https://meet.lync.com/aarhuskommune/rafr/i81pwa0b Mødedeltagere: Bo, Jon, Jens, Henrik og Michel Afbud: Leon Referent: Rasmus Ankomst og velkomst, Vi skal lige finde os til rette [5 min.] Dagsordenpunkt 1, Godkendelse af sidste referat Beslutning [5 min.] Sidste møde blev afholdt hos Ballerup Kommune den 17/8 2017. Referat findes her: https://os2.eu/dokument/referat-bestyrelsesmoede-d-178-2017. Referatet godkendes Dagsordenpunkt 2, OS2MO Drøftelse og beslutning [ca. 20 min.] Sammenkoblingen af MO brugergrænsefladen og LoRa er nu så langt at vi har et grundlag for at genoplive OS2MO projektet og se om der er tilslutning fra kommunerne til at få lavet den sidste produktmodning af produktet og klargøre løsningen til drift. Vedlagt er oplæg til en projekttilslutning og oplæg til fremtidig vedligehold og videreudvikling. Oplægget er udarbejdet på foranledning og i samarbejde med leverandøren Magenta. Ambitionen er at projektet fortsat er et OS2-projekt og at projektet overholder den vedtagne governancemodel. Der lægges op til at bestyrelsen beslutter om OS2MO skal genoplives i OS2 regi. Såfremt det besluttes at gå videre med projektet i OS2 regi skal følgende drøftes og besluttes: Sekretariatschefen har henvendt sig til medlemmerne i den tidligere styregruppe for OS2MO og bedt om tilkendegivelse af interesse for at deltage i en eventuel ny styregruppe. Bestyrelsen bedes drøfte og beslutte sammensætning af styregruppe (jf. niveau 3 i governance). Bestyrelsen bedes drøfte og beslutte en model for etablering af et midlertidigt projektsekretariat. Ballerup er positive omkring at stille et sådan til rådighed. Bestyrelsen bedes drøfte vedlagte oplæg til projekttilslutning specifikt bedes bestyrelsen forhold sig til betalingsmodellen. Hvordan skal vi f.eks. forhold os til tilslutning fra digitaliseringsfællesskaber? Side: 1
Bestyrelsen drøfter emnet og beslutter at før vi skal gå videre med et MO 2.0 projekt i OS2 er det vigtigt at vi har en føling med behovet og forventet tilslutning. Derfor foretager Ballerup Kommune en markedsafklaring og finder frem til om der er tilstrækkelig opbakning for et nyt OS2MO projekt. Endvidere drøfter bestyrelsen vigtigheden af at det er et fælleskommunalt projekt og ikke en leverandørløsning. Det skal være et projekt med en høj grad af fælles kode og konfiguration. Bestyrelsen pointerer yderligere vigtigheden i at udbudsregler overholdes. Vi har et projekt som ligger lige på grænsen og der må ikke være noget at komme efter. Dagsordenpunkt 3, Ekstra medarbejder/ressourcer i OS2 Drøftelse [ca. 20 min.] Punktet er en videreførelse fra sidste bestyrelsesmøde hvor drøftelsen blev igangsat. Med udgangspunkt i tidligere snakke og den viden vi har om forventninger og krav til OS2 bedes bestyrelsen drøfte hvordan vi tager tilløb til at højne OS2s værdiudbud og efterleve forventninger fra kommuner af alle modenhedsniveauer. Hvordan skal vi sikre den nødvendige økonomi og samtidig bevare det høje antal medlemmer. Bestyrelsen har ved tidligere lejligheder drøftet emnet om ressourcer i OS2 sekretariat og hvordan vi sikre at fællesskabets medlemmer får mest muligt ud af OS2. Der er bred enighed om at det er vigtigt at vi tager fat i emnet nu og dermed er på forkant med information. Vi skal sikre at OS2 også får de kommuner med som kan kategoriseres værende ikke aktive i dag. Vi skal matche vores værdiudbud med forventninger og ønsker. OS2 højner modenhed. OS2 anerkender at ikke alle kan være på samme modenhedsniveau. Ressourcer i et OS2 sekretariat er centralt i spørgsmålet om hvad vi kan gøre for at hjælpe til at hæve niveau. Ved at melde sig ind hjælper man sin modenhed i gang. Der lægges op til at bestyrelsen drøfter emnet og får sporet sig ind på hvad sekretariatschefen skal fokusere på frem mod næste generalforsamling hvor emnet må forventes at afføde et eller flere beslutningspunkter? Sekretariatet for OS2 og OS2 som fællesskab vil i høj grad have gavn af ekstra hænder til at løfte de mange opgaver med at drive fælleskabet og indfri forventninger. En ny medarbejder tænkes primært at skulle løfte kommunikationsopgaver og koordineringsopgaver omkring OS2-projekter og -produkter. En funktion som vil give et stort løft til udbredelse og forståelse af OS2. Samtidig med at det i dagligdagen vil give en god dynamik i opgaveløsningen. Bilag: Excel regneark med estimeret omkostning og variable indtægtsberegning. Bestyrelsen drøfter emnet og der er bred enighed om at vi skal arbejde frem mod en tilføjelse af ressourcer til OS2-sekretariatet. Det besluttes at vi skal bruge de opsparede midler til at ansætte en medarbejder. Vi skal bevise at ekstra ressourcer giver værdi for medlemmerne. Til kommende generalforsamling præsenteres dette og en kontingentforhøjelse i 2019 italesættes. Side: 2
Det besluttes endvidere at sekretariatschefen skal lave en detaljeret beskrivelse af hvad en øget bemanding bruges på. Vi skal tydeliggøre værdiskabelsen. Bestyrelsen beslutter også at sekretariatschefen skal se på om vi kan samle koordinations-ressourcer fra de små projekter og dermed skabe en del af grundlaget for ansættelse. Yderligere besluttes det at vi undersøge hvad en kommune egentlig i alt bruger på OS2. Hvad bruges der samlet når man tager både fællesskabet og løsninger med i ligningen? Sekretariatschefen har noteret opgaven. Dagsordenpunkt 4, OS2iot platform Status og fremadrettet [ca. 10 min.] Bo giver en status på OS2iot projekt siden sidst. Der er fra bestyrelsens side fuld opbakning til projektet og en evt. ansøgning efter fondsmidler. Der er bred enighed i bestyrelsen om at en fælles og teknologiuafhængig iot-platform er et behov og det er vigtigt at kommunerne har en sådan. Det foreslås at bringe emnet frem for KL da vi ønsker opbakning. Dagsordenpunkt 5, DocCloud netværk Drøftelse og beslutning [ca. 20 min.] Firmaet DocCloud er interesserede i at skabe et samarbejde omkring de kommuner der benytter deres løsning. Ønsket og henvendelsen til OS2 tager sit afsæt i dialog med Anne Dandanell fra Kalundborg og Michael Hald, KL som har nævnt at et sådan netværk bør/kan bo i OS2. Ønsket er et samarbejde som skal dele viden om bl.a. optimeret anvendelse af de data som leveres. Samarbejdet skal definere nye behov, få dem udviklet i fællesskab, samt sikre dataudveksling og integrationer til andre systemer. Netværket skal ikke være forbeholdt DocCloud kunder men kan også give mening for andre der ønsker at dele viden om IT-driften. DocCloud løsningen er gearet til at 3. part kan udvikle moduler og tanken er ikke at DocCloud skal være egenrådig. Netværket skal være drevet af kommunerne via OS2. DocCloud (http://www.doccloud.nu/) med Michaels ord: Kort fortalt er DocCloud en platform, som leverer en fuldautomatisk daglig konfigurations dataindsamling på tværs af servere og services. Denne data kan så præsenteres i flere formater, såsom reel dokumentation, Analytics værktøjer, dag for dag konfigurations ændringer og dynamisk server sammenligning. Ovenpå disse leveres yderligere mulighed for alarmering. Lavpraktisk leverer løsningen er konfiguration dokumentation, der altid er opdateret og en dybdegående ændringshistorik, men endnu vigtigere så leverer den muligheder for Operational Insights og Configuration Analytics, som de færreste om nogen IT afdeling har i dag. Vores løsning er i dag enten kørende eller under implementering ved - Mariagerfjord Kommune - Kalundborg Kommune - Lemvig Kommune - Struer Kommune - Kolding Kommune - Silkeborg Kommune Side: 3
- Sorø Kommune Der lægges op til at bestyrelsen drøfter og beslutter om OS2 skal og i så fald hvordan OS2 kan faciliteter et samarbejde af denne karakter. Det er vigtigt at OS2 ikke skaber monopoler, så hvordan kan OS2 faciliteter et netværk omkring en kommerciel løsning. Hvordan bibeholdes åbenheden og relevansen til OS2s strategi og hvordan sikre vi at et sådant samarbejde kan være med til at skabe yderligere åbenhed fremfor et enkeltleverandørforhold. Kan OS2 skabe en økonomi omkring netværk af denne type og ligefrem få ekstra ressourcer som dermed kan styrke OS2s evner til at faciliteter netværk og samarbejder (faggrupper). Kan vi udnytte denne form for samarbejder til at skabe yderligere værdi omkring et OS2 medlemskab og dermed styrke incitamenter for at blive og være medlem af fælleskabet. Bestyrelsen drøfter emnet og der er bred enighed om at et netværk af denne type ikke skal organiseres i OS2. Det er vigtigt at netværk tager afsæt i kommunerne og organiseres af kommunerne. Det besluttes at OS2 ikke skal gå videre med etablering af netværk som har et meget specifikt kommercielt ophæng. Dagsordenpunkt 6, Andre orienteringer og eventuelt [ca. 10 min.] Orienteringer: Andet OS2valghalla koordinationsgruppe. Vi er i dialog med leverandøren Bellcom omkring en model hvor de varetager koordinatorrollen. Dette skyldes at det ikke har været muligt at skabe engagement hos bruger-kommunerne til at nedsætte en koordinationsgruppe. Dialog med KOMBIT videncenter omkring OS2loop Dato for bestyrelsesseminar fastlagt til 17-18/1 2018. Har bestyrelsen ønsker til lokation? Dato for Årsmøde/Generalforsamling er fastlagt til 20/4 2018. Har bestyrelsen forslag til lokation? Sekretariatet har selv København på tegnebrættet. Fair og lige konkurrence er nok ikke gået jeres næse forbi. OS2 sekretariatet er forberedt og har selvfølgelig i baghovedet at OS2-fællesskabet ikke skal kunne anklages for såkaldt opgavetyveri. Sekretariatschefen indkøber et par timers rådgivning i forbindelse med kommende paneldebat om emnet. OS2indberetning er i seriøse overvejelser om at omlægge til en Cloud arkitektur og blive en multi-tenant løsning. Seneste møde i arkitektur gruppen peger i retning af en sådan løsning, da der pt. ses flere fordele end ulemper. RPA projektet i KL. Deltager i 2. Temadag mandag d. 18/9 og der er en god dialog med KL omkring at OS2 kan være et fundament for fremtidig governance. Sekretariatschefen vil gerne bruge ca. 3.000 kroner på at indkøbe udstyr til at kunne udarbejde ordentlig og semi-professionel videokommunikation. Den største post er en såkaldt stabilisator (DJI Osmo Mobile) som gør at video optaget med smartphone er 100% i orden. Kan bestyrelsen godkende denne udgift selvom det ikke er i budget. Side: 4
Sekretariatschefen orientere. Det besluttes at bestyrelsesseminar forsøges placeret i Jylland. Det besluttes at sekretariatschefen skal forsøge at finde en alternativ dato til årsmøde/generalforsamling, en dato som ligger onsdag eller torsdag. Oplægget fair og lige konkurrence får lidt ekstra opmærksomhed fra bestyrelsen og det besluttes at sekretariatschefen inddrager Henrik og Michel i forberedelsen til paneldebat på digitaliseringsmessen. Indkøb af ekstra udsyr til videokommunikation godkendes Henrik orientere om at rollekataloget er på vej ind i OS2 og der afholdes møde om dette den 6/10. Side: 5