Referat fra bestyrelsesmøde den 16. oktober 2018

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde den 16. oktober 2018 Tidspunkt: 16/ kl. 10:00-14:00. Mødested: Odense Kommune, Egeparken 2A, 5240 Odense NØ Mødelokale 9.05 Mødedeltagere: Michel van der Linden, Søren Ladefoged, Henrik Brix, Leon Johansen, Jens Kjellerup, Bo Fristed og Rasmus Frey (Sekretariatet) Afbud: Referent: Rasmus Frey Indhold Dagsordenpunkt 1, Godkendelse af sidste referat [Beslutning]... 1 Dagsordenpunkt 2, Artogis [Drøftelse og beslutning 45 min]... 1 Dagsordenpunkt 3, Best practice når en leverandør vil open source via OS2 [Drøftelse og beslutning 10 min]... 2 Dagsordenpunkt 4, OS2mo [Drøftelse og beslutning 20 min]... 2 Dagsordenpunkt 5, OS2iot [Orientering og beslutning 20 min]... 3 Dagsordenpunkt 6, Status på økonomi [Orientering 10 min]... 4 Dagsordenpunkt 7, OS2 ansøgning til rammearkitekturpuljen [Drøftelse og beslutning 10 min]... 4 Kl. 12:00 12:30 Frokost... 5 Dagsordenpunkt 8, KOMBIT og ny strategi [Drøftelse og beslutning 30 min]... 5 Dagsordenpunkt 9, Interview til KIT [Drøftelse 15 min]... 6 Dagsordenpunkt 10, Når et OS2-produkt mangler en styregruppe [Drøftelse 20 min]... 7 Dagsordenpunkt 11, Eventuelt [10 min]... 8 Dagsordenpunkt 1, Godkendelse af sidste referat [Beslutning] Sidste møde blev afholdt online d. 11/ Referat findes her: Referatet godkendes Dagsordenpunkt 2, Lukket dagsordenspunkt Side: 1

2 Dagsordenpunkt 3, Best practice når en leverandør vil open source via OS2 [Drøftelse og beslutning 10 min] Der lægges op til at bestyrelsen kort drøfter hvordan vi skal forholde os når leverandører ønsker at placere et produkt i OS2 eller bruge OS2 løftestang. Hvad er skillelinjen? Er den nogen mellemvej i forhold til OS2s organisering og governance? Bilag: Sekretariatet bedes arbejde videre med et oplæg til hvordan en leverandøre fører et produkt ind i OS2. Det er vigtigt at der tages højde for: Vi skal sikre at der ikke er en catch 22 i forhold til at vi rent faktisk kan arbejde samme med andre leverandører. Produktet skal være frit og tilgængeligt. Vi skal huske at hvis vi øger kompleksiteten skal vi også øge kravene til leverandøren. Vi skal ikke tage imod et produkt som ikke kan tages i brug af medlemmerne. Vi skal passe på ikke at lave en model hvor det udadtil ser ud som om det er OS2 der har fået et produkt ind hvor der reelt kun er en enkelt leverandør. Vi skal være opmærksomme på ikke at tage munden for fuld og tage imod et produkt som er for omfangsrigt. Måske der kan brydes ned i mindre produktbidder. Snitflade vurdering, licensvurdering en samlet arkitekturvurdering bør udarbejdes. Når vi tager noget ind, skal det gøres så godt at vi også kan opbygge et leverandørnetværk. Vi skal huske at stille spørgsmålene: Hvad er kompleksiteten? Er det komplekst? Dagsordenpunkt 4, OS2mo [Drøftelse og beslutning 20 min] Som styregruppeformand for OS2mo afgiver Jens status på OS2mo og seneste beslutninger taget af styregruppen. Såfremt status giver anledning til drøftelser eller tiltag fra bestyrelsens side behandles disse. Med udgangspunkt i status og at produktet betragtes som niveau 3 lægges der op til beslutning vedr. Styregruppen bør have en bredere forankring end nuværende 3 repræsentanter Strammere leverandørstyring, hvordan sikrer vi at løsningen forankres bredt i markedet og bliver en medspiller til monopolbrud og har solide ophæng til rammearkitekturen. Politisk kommunikation, hvad indebærer det? Og hvordan løses opgaven? Side: 2

3 Der afgives status: - Næste fundringrunde til sprint for udvikling af version 2.5 er igangsat med funding fra DIGIT og styregruppekommuner (Ballerup, Frederikshavn) samt Viborg, Hjørring. o Fokus er udvikling af integrationer - Review af kodebasen er igangsat i samarbejde med leverandøren Strongminds. - Funding af et halvt årsværk til en projektleder dedikeret til at drive projektet frem i 2019 er sikret. - Visionen er abonnement på cloud-løsning og fælles sekretariat. - OS2-sekretaraitet udsender status via os2.eu og mail. o Husk at kommunikere baglæns, så vi beskriver hvad der kommer til at ske først. o Kommunikation skal så vidt muligt indeholde svar på forventninger til tid, pris. o Der skal være svar på hvad er det for en løsning og har man brug for den. Det besluttes at række ud til KOMBIT for at få dem med i styregruppen, Michel tager kontakt. Det besluttes endvidere at række ud til Holstebro vedr. deltagelse i styregruppe. Henrik tager kontakt, Dagsordenpunkt 5, OS2iot [Orientering og beslutning 20 min] Som projektejer orienterer Bo om status på OS2iot projektet ( OS2iot projektet indgiver ansøgning vedr. finansiering til udvikling af platformen. Ansøgningen (vedlagt som bilag) lægger op til at bestyrelsen drøfter følgende: Styregruppen skal ved projektets opstart bestå af 6 medlemmer fra henholdsvis OS2, Alexandra Instituttet, Erhvervsstyrelsen, Lundgrens og Region Hovedstaden. Derudover udpeges en repræsentant fra en af de deltagende kommuner. Bestyrelsen bedes forholde sig til om et projekt af denne karakter fordre indplacering på niveau 3 ( I så fald bør den kommunale repræsentant være et bestyrelsesmedlem samt bestyrelsen bedes godkende styregruppens sammensætning. Med afsæt i konkrete projekter bringer kommunerne konkrete usecases ind i projektet. Bestyrelsen bedes forholde sig til om egne kommuner kan indgå i samarbejdet om at levere usecases. Bestyrelsen bedes drøfte hvordan vi kan løfte egenfinansieringen af projektet. o OS2 udsender anmodning om delfinansiering til kommunale IT-chefer o Ansøgning til Rammearkitekturpuljen o Via usecase bidragydere OS2 påtager sig efter endt udvikling den løbende vedligeholdelse og udvikling. Bestyrelsen bedes forholde sig til hvordan vi sikre udbredelse og tilslutning til at OS2 kan løfte opgaven. Her er behov for kommunal støtte og input til den strategiske og politiske kommunikation. Side: 3

4 Bo afgiver status på projektfremgang. Der er indsendt ansøgning til Erhvervsstyrelsen med OS2 og Alexandra som ansøger. Samtidig har en række storkøbenhavnske kommuner indsendt ansøgning til Region Hovedstaden med henblik på delfinansiering til projektet. Der lægges op til drøftelse af egenfinansieringsdelen. Bestyrelsen beslutter at OS skal køre en funding runde hvor projektet kort præsenteres og kommuner bedes byde ind med et beløb svarende til Det besluttes endvidere at kommuner som deltager i finansiering kan friholdes for en evt. tilslutningsafgift senere. OS2-sekretariatet hjælper med kommunikation til OS2-medlemer. Henrik kan hjælpe med Kita. Det besluttes at vi gerne vil have det ind i KTC-bladet. Bo hjælper Michel med et skriv. En del af forankring at der skabes egenfinansiering. Kommunerne får viden om at noget er på vej og bidragydere kommer naturligt ind i loopet. Der er stor ros til ansøgning fra bestyrelsens side. Dagsordenpunkt 6, Status på økonomi [Orientering 10 min] Rasmus afgiver en kort status på OS2s økonomi efter afslutning af 3. kvartal. Regnskabsstatus er vedhæftet som bilag. Afledt af økonomistatus drøfter bestyrelsen i hvor høj grad der skal spares op og med hvilken begrundelse. Der er et ønske om at vi ikke sparer op, men samtidig et ønske om at vi har lidt stående til uforudsete udgifter. Det besluttes at vi skal have en fremtidig drøftelse for at afklare hvad er målet med opsparing? og hvad begrundelsen herfor? Hvilke situationer kunne vi komme ud for? Hvad kunne koste os penge? Hvilke ydre påvirkninger kan true os? Sekretariatet forbereder et dagsordenspunkt til fremtidigt møde. Dagsordenpunkt 7, OS2 ansøgning til rammearkitekturpuljen [Drøftelse og beslutning 10 min] I forbindelse med at Rasmus har taget hul på IT-Arkitekturuddannelsen, blev sekretariatet opmærksomme på at rammearkitekturen fortjener at blive kommunikeret på en god, kreativ og forståelig måde. Ideen er at lave et spil - et brætspil/kortspil - der kan vise nytten af Rammearkitekturen både til politisk, strategisk og udførende niveau. Sekretariatet er klar til at være tovholder på projektet og tanken er at bruge Aarhus Kommunes Innovationscenter som samarbejdspartner. Side: 4

5 Bestyrelsen bedes forholde sig til om det er noget OS2 bør gå videre med? Center for innovation i Aarhus har erfaring med at lave spil. De har bl.a. lavet et Innovationsspil, et IoT-spil og tidligere også spil rettet mod flygtningen etc. Der må forventes et budget på ca ,- Bestyrelsen drøfter emnet og konkludere følgende: Spillet skal ligge i en anden kontekst end arkitektur og IT for at få folk med. Få arkitektur ind som en præmis for noget andet. OS2 skal ikke være tovholder på dette. Vi finder nogle alliancepartnere. Det besluttes at det kun er noget vi skal gå videre med hvis vi kan vi få andre med og gerne med en anden primær tovholder. Vi skal have det bragt ind i andre fora f.eks. Kita, COK. Sekretariatet arbejder videre med den vinkel. Kl. 12:00 12:30 Frokost Dagsordenpunkt 8, KOMBIT og ny strategi [Drøftelse og beslutning 30 min] KOMBITs nye strategi for 2018 og frem indeholder bl.a. et fokus på Fælleskommunal innovation og ny teknologi. Strategien er vedhæftet som bilag. Kort beskrevet som: Facilitere afprøvning og modning af nye teknologier baseret på kommunernes behov i samarbejde med udvalgte kommuner og leverandører. Erfaringerne skal efterfølgende spredes til det samlede kommunale fællesskab. Bestyrelsen bedes drøfte hvordan OS2 skal tænke samarbejdet med KOMBIT set i forhold til den nye strategi. Er der f.eks. konkrete tiltag vi bør tage? Emnet drøftes og hovedtemaet er at vi skal have landet hvor skillelinjen er? og forventningsafstemt hvem der løfter hvad? Der er spørgsmål som: Hvad er det vi hver især kan bruge ressourcer på? Hvordan spiller OS2 samme med KOMBIT? Hvad kan vi bidrage med? Hvad kan KOMBIT bidrage med? Hvordan får vi udvidet begrebet åbenhed? Kan OS2 aflevere noget til KOMBIT? Side: 5

6 Kan det være et sted OS2 kan bringe ideer ind og få dem bragt til live. Skal OS2 have et strategisk samarbejde med KOMBITs innovationsspor? o Hvor går vores commitment o Og hvor går deres commitment Er vi dygtige nok til at fortælle hvad værdien er i et godt fællesskab? og hvad er værdien i at alle tager ejerskab over løsningen? Bestyrelsen har endvidere følgende betragtninger: OS2 kan hjælp KOMBIT med projektet. Det som ligger i idebanken (KOMBITs) kommer direkte fra kommunerne. o Der kommer også opgaver fra andre steder som ikke er direkte synlige Løbende dialog er ekstremt vigtigt. Forståelse for open source skal drøftes meget grundigt. Vi skal huske at et projekt i KOMBIT regi kommer under en helt anden lup. KOMBIT drøfter også hvad gør vi med alle de mindre og mellemstore leverandører. Innovationssporet er også kommet med for at afprøve nye ting. Vi skal være meget skarpe på at OS2s kerneværdier ikke tilsidesættes med profit for øje. Bestyrelsen KOMBIT skal inddrages på bestyrelse seminaret gerne i kraft af Inge Speiermann- Vognsen som er Markeds- og innovationschef for forretningsudvikling. Sekretariatet kan trække på bestyrelsen i forhold til planlægning. Henrik og Michel stiller sig til rådighed. Dagsordenpunkt 9, Interview til KIT [Drøftelse 15 min] KIT magasinet ønsker at bringe et interview med OS2s formand. Bestyrelsen bedes bidrage med dybdegående materiale så OS2 som fællesskab får mest mulig værdi ud af artiklen. Oplægget fra journalist er spørgsmål som: Hvilken værdi - strategisk eller anden - kan open source bidrage med i kommunerne? Hvilken rolle spiller anvendelsen af open source ift. kritikken af offentlige it-indkøb/- udbud fra dele af it-branchen, der mener, at konkurrencen og mulighed for "markedsliggørelsen" har været begrænset? Hvordan ser OS2 på de fem principper for bedre offentlige it-indkøb fra ITB? Hvilke udfordringer kan der være for kommunerne ifm. at anvende open source/indgå i samarbejder som OS2? OS2 har valgt MPL 2.0 som licensform - hvad er baggrunden for det? Findes der andre eksempler på offentlige open source-samarbejder som OS2 - evt. i udlandet? Bestyrelsen bidrager med input: Side: 6

7 Formålet er at fortælle om hvad arbejdes der med og hvor der skabes værdier. Skabe mere ejerskab og få lavet løsninger på områder hvor det kan for svært at gå til en stor leverandør eller være svært for en enkelt kommune at løfte opgave. Open source som innovationsdriver. OS2autoproces er et godt eksempel på et projekt hvor vi meget hurtigt har kunnet samle støtte omkring et initiativ i kommunerne og få skabt en fælles løsning på et fælles behov. Det er vigtigt at ligge vægt på at leverandørerne også er en del af samarbejdet. Leverandørerne har underlagt sig en code of conduct. Andre gode eksempler på samarbejder: o Ting fællesskabet og danskernes digitale bibliotek. o Jens har rigtig mange gode input på andre lande/regioner som arbejder med open source. IT-Branchens 5 principper for offentlige indkøb af it. o Offentlige indkøb af it skal understøtte konkurrencen på markedet og udnytte bredden i markedet. o Det offentlige må ikke udvikle nye løsninger for offentlige midler, hvis der allerede findes velfungerende løsninger på markedet. o Leverandøren skal eje rettighederne til kildekoden, hvis der ikke er tale om open source. o Det offentlige skal styrke sine kompetencer som kunde og opbygge domæneviden. o Offentlige indkøb skal understøtte kvalitet, innovation og etableringen af nye markeder Det skal skrives til den konservative læser. Ramme dem der har vi holder os til det vi kender holdningen. Det er ikke et spørgsmål om kompetencer om man kan være med. Der er support at hente til løsningerne. Derfor leverandøren er tilknyttet. Det handler ikke om at gøre det gratis, det handler om ejerskabet til løsningen. OS2 prikker til markedet og bringer nye spillere på banen. Dagsordenpunkt 10, Når et OS2-produkt mangler en styregruppe [Drøftelse 20 min] Det er en udfordring når vi i OS2 har løsninger som ender i et vakuum af daglig drift og derfor mangler at få sat den strategiske retning. Samt mangler et organ der er med til at sikre koordinationsgruppens fokus. Konkret er det en udfordring når der er et ønske hos arkitekter, teknikere, projektledere og leverandør om at et produkt bør tage rejsen fra niveau 1 til 2. Her kan det ofte være svært at få anvendere til at påtage sig ejerskabet og stille med beslutningskraft omkring løsningen. Det vi kalder Accept fra lokal linjeledelse i vores produktniveauer. Et andet eksempel er OS2indberetning som i dag har en tilslutningsaftale der sikre et solidt økonomisk fundament for løsningen, samt har en velfungerende koordinationsgruppe. Men der kommer ikke flere med på løsningen og der mangler en strategisk roadmap for løsningen. Måske mangler der også en supplering eller udskiftning i koordinationsgruppe da Side: 7

8 tilslutningsaftalen tilsigter 2-årige perioder. Helt konkret er der også et behov for at justere tilslutningsaftalen i forhold til gældende praksis. Bestyrelsen bedes drøfte hvilke greb vi kan tage fra central hånd i OS2 for at øge bevågenheden om det nødvendige i en velfungere styregruppe. Hvad skal der f.eks. lægges vægt på i kommunikationen og hvordan får vi fat i de rigtige personer? Er vi ude i sanktioner eller opsigelse af aftaler? Accept fra lokal linjeledelse er ikke altid så nemt når løsningen er i drift og det hele jo kører meget godt. Punktet udsættes til kommende møde Dagsordenpunkt 11, Eventuelt [10 min] Her behandles punkter til eventuelt. Bo orienterer kort om kommende projekter i Aarhus: Workflowmotor til OS2forms og en generisk chatbot platform med et krav om kommunalt ejerskab. Bo orienterer om at ITK, Aarhus Kommune har udviklet et billetsystem. Bo udarbejder en 1- sides beskrivelse af projekter til næste møde. Side: 8