ERHVERVSANKENÆVNET Naevnenes Hus * Toldboden 2.. 8800 Viborg.. Tlf. 72 40 56 00.. ean@naevneneshus.dk www.erhvervsankenaevnetdk Kendelse af 18. maj 2017 (jr. nr. 2016-14309) Afslag på anmodning om fritagelse for afgift grundet ikke rettidig årsrapport Årsregnskabslovens 151 og 152. Lov om Digital Post 7 og 10 Gert Fisker Tomczyk, Kirsten Aaskov Mikkelsen og Jan Uffe Ramussen). Ved skrivelse af 21. december 2016 har statsautoriseret revisor A på vegne af bestyrelsesmedlemmerne i K klaget over, at Erhvervsstyrelsen ved skrivelse af 24. november 2016 har afslået at fritage de pågældende ledelsesmedlemmer for betaling af eri pålagt afgift på 3.000 kr. til hver for ikke rettidig indsendelse af selskabets årsrapport for 2015. Sagens omstændigheder: I en i anledning af klagen af Erhvervsankenævnet over sagen fra Erhvervsstyrelsen indhentet redegørelse for sagens faktiske omstændigheder er det i skrivelse af 30. januar 2017 anført blandt andet: Sagens faktiske omstændigheder Virksomheden har kalenderårsregnskab som regnskabsår, og da virksomhedens årsrapport for 1.1.2015-31.12.2015 ikke var i styrelsen inden den i årsregnskabslovens (herefter loven) 138, stk. 1 2. pkt. fastsatte frist på 5 måneder efter regnskabsårets udløb, sendte styrelsen i henhold til lovens 150 den 8. juni 2016 en skrivelse til virksomhedens digitale postkasse med påkrav om at modtage årsrapporten senest den 20. juni 2016. Styrelsen meddelte samtidig, at såfremt årsrapporten blev modtaget senere, ville hvert medlem af virksomhedens øverste ledelse blive pålagt en afgift for overskridelse af indsendelsesfristen i medhørt af lovens 150-152. Styrelsen meddelte endvidere, at hvis årsrapporten ikke blev modtaget senest den 6. juli 2016, ville styrelsen uden yderligere varsel anmode skifteretten om at tvangsopløse virksomheden,jf. lovens 150, stk. 3.
Da årsrapporten fortsat ikke var modtaget, anmodede styrelsen den 22. august 2016 Sø- og Handelsrettes Skifteretsafdeling om at tvangsopløse virksomheden. Den 24. august 2016 modtager styrelsen virksomhedens årsrapport for 1.1.2015-31.12.2015. Årsrapporten offentliggøres ikke, da virksomheden er under tvangsopløsning. Samme dag modtager styrelsen en anmodning om genoptagelse af virksomheden i overensstemmelse med selskabsloven. Den 31. august 2016 trækker styrelsen tvangsopløsningen af virksomheden tilbage fra Sø- og Handelsretten på baggrund af modtagelsen af anmodning om genoptagelse i overensstemmelse med selskabsloven. Den 9. september 2016 offentliggør styrelsen virksomhedens årsrapport for 1.1.2015-31.12.2015 på datacvr.virk.dk. Ved skrivelser af hhv. 9. september 2016 og 12. oktober 2016 pålagde styrelsen under henvisning til lovens 151, stk. 3, hvert ledelsesmedlem i virksomhedens øverste ledelse en afgift på 3.000 kr. Den 21. september 2016 modtager styrelsen en skrivelse fra A, som på vegne af bestyrelsen klager over de pålagte afgifter. Den 24. november 2016 sender styrelsen en afgørelse til A om, at styrelsen fastholder de pålagte af gifter. Det hedder i Erhvervsstyrelsens afgørelse af 24. november 2016: " Afgift som følge af for sen modtagelse af årsrapport for K, for 2015. Erhvervsstyrelsen har modtaget din henvendelse af den 21. september 2016, hvori du anmoder om at ledelsen bliver fritaget for den afgift, der er blevet pålagt jer, fordi vi har modtaget selskabets årsrapport for sent. Du begrunder din anmodning om fritagelse med, at der var fejl i styrelsens indberetningsløsning, du anfører ydermere, at hverken ledelse eller direktion i selskabet har modtaget påkravsskrivelsen. Afgørelse Vi kan ikke fritage jer for den pålagte afgift. Begrundelse Ifølge årsregnskabslovens 138 skulle årsrapporten være indsendt senest den 31. maj 2016.
- 3 - Da styrelsen ikke modtager årsrapporten rettidigt, bliver der sendt et påkravsbrev til selskabets digitale postkasse den 8. juni 2016, hvori der gives en ny frist til den 20. juni 2016 for indsendelse af årsrapporten. Styrelsen modtager først indberetningen af årsrapporten den 24. august 2016.. Ifølge årsregnskabslovens 8, stk. 2, har selskabets ledelsesmedlemmer hver for sig et ansvar for, at årsrapporten er udarbejdet, så der er tid til eventuel revision, godkendelse og indsendelse mv. inden for lovens tidsfrister. Selskabets ledelsesmedlemmer har således et selvstændigt ansvar for, at indsendelsesfristerne i årsregnskabslovens 138, stk. 1. overholdes. Betingelserne for at blive fritaget for afgift står i årsregnskabslovens 152, stk. 1. Her står, at styrelsen kun under ganske særlige omstændigheder kan fritage et ledelsesmedlem for betaling af afgift. Du beskriver i klagen, at selskabet ikke har modtaget påkravsbrevet. Efter nærmere undersøgelse kan styrelsen konstatere, at påkravsbrevet er fremsendt til selskabets digitale postkasse. Styrelsen opfylder derved lov om offentlig digital posts 10 hvorefter meddelelser, der sendes under anvendelse af Offentlig Digital Post, anses for at være kommet frem på det tidspunkt meddelelsen er tilgængelig for adressaten i vedkommende digitale postkasse. Adressaten bærer således risikoen ved ikke at gøre sig bekendt med indholdet af post i vedkommendes digitale postkasse. Ifølge årsregnskabslovens 152, stk. 2 fritager det ikke i sig selv et ledelsesmedlem for ansvar, at det ansvarspådragende forhold er begået af virksomhedens ansatte, rådgivere eller lignende, herunder revisor. Hvis du mener, at jeres revisor er skyld i forsinkelsen, må du afklare sagen med ham eller hende, hvilket fremgår klart af lovbemærkningeme til 152. Da der ikke er dokumenteret ganske særlige omstændigheder, som kan begrunde hel eller delvis afgiftsfritagelse, fastholder vi den pålagte afgift. Hvis du kan fremsende dokumentation for, at der har været fejl i styrelsens indberetningsløsning fx i form af fejlkode eller screen dump kan sagen revurderes. I opfordres derfor til at fremskaffe den fornødne dokumentation, der kan dokumentere fejlen i indberetningsløsningen senest inden 4 uger fra dags dato, således at styrelsen har dokumentationen i hænde senest tirsdag den 22. december 2016... " I klageskrivelse af 21. december 2016 har statsautoriseret revisor K anført:.,
-4- Vi skal, på vegne af bestyrelsen i ovenstående selskab, herved klage over vedhæftede afgørelse fra Erhvervsstyrelsen i relation til afgift vedr. for sen modtagelse af årsrapporten for regnskabsåret 2015. De argumenter, der er fremført i den oprindelige klage til Erhvervsstyrelen, gentages i sin helhed. Det må således fastholdes, at når bestyrelsen pålægges en bøde, følger det af almindelige retssikkerhedsmæssige forhold. at myndigheden som et minimum orienterer bestyrelsen om problemstillingen, hvad Erhvervsstyrelsen udmærket kunne have gjort, jf. at Erhvervsstyrelsen efterfølgende godt kunne finde ud af at kommunikere bøden direkte til det enkelte bestyrelsesmedlem. For så vidt angår Erhvervsstyrelsens påkravsbrev af 8. juni 2016, gøres der opmærksom på, at det ikke er påkravsbrevets tekst, der kommer frem, når brevet åbnes i den elektroniske postkasse. I forbindelse med overgivelse af selskabet til tvangsopløsning, sker der rutinemæssigt spærring af adgangen til den digitale postkasse. Selskabets personale har ikke gemt udskrifter eller skærmprint af den tekst, der er kommet frem. da beskeden oprindeligt er blevet læst, men de oplyser, at det på intet tidspunkt har været påkravsbrevets faktiske indhold, der er kommet frem ved læsning af brevet. Der må generelt være en tiltro til, at den kommunikation, som myndighederne fremsender via den digitale post, kommer til modtagerens kendskab i korrekt form. Efter at tvangsopløsningen er trukket tilbage, er der sket genåbning af adgang til den digitale postkasse. Når brevet af 8. juni herefter printes direkte fra e-boks, er det således en senere ændring i selskabets registreringsforhold, der vises på udskriften. Som dokumentation fremsendes kopi af udskrift modtaget fra selskabet. Den beskrevne ændring i selskabets registreringsforhold er åbenlyst ikke relateret til for sen indsendelse af årsregnskabet. Ved telefonisk kontakt til Erhvervsstyrelsen får den pågældende regnskabsmedarbejder for selskabet oplyst, at det er en fejl hos e-boks, som Erhvervsstyrelsen udmærket er bekendt med. Regnskabsmedarbejderen får endvidere oplyst, at for at være sikker på at få den korrekte tekst fra de enkelte breve, skal brevet sendes videre fra e-boks til medarbejderens egen mailadresse i selskabsregi. Det bemærkes i den forbindelse, at en sådan videresendelse hver gang ledsages af en advarsel om, at der nu ikke længere kommunikeres via en sikker forbindelse. At Erhvervsstyrelsen vælger at kommunikerer via et system styrelsen udmærket er klar over indeholder betydelige fejl og usikkerhed i forhold til korrekt kommunikation for modtageren af så væsentlig information, herunder at Erhvervsstyrelsen opfordrer til kommunikation via ikke sikker forbin-
Betingelserne for at blive fritaget for afgift står i årsregnskabslovens 152, stk. 1. Her står, at styrelsen kun under ganske særlige omstændigheder kan fritage et ledelsesmedlem for betaling af af gift. Det er dog en forudsætning, at den pågældende konkret kan dokumentere over for styrelsen, at han eller hun har søgt at fremme indsendelsen mv., og at forsinkelsen derfor ikke kan lægges den pågældende til last. Styrelsens udtalelse I henhold til lovens 138, stk. 1, skal en virksomheds årsrapport være modtaget i styrelsen senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning. Modtages en årsrapport for sent, finder reglerne i lovens 150-152 anvendelse. Lovens 151 omhandler den afgift, som bliver pålagt hvert medlem af virksomhedens øverste ansvarlige ledelse ved for sen modtagelse af årsrapporten. Bestemmelsen er udtryk for, at det er af stor betydning, at årsrapporterne modtages rettidigt i styrelsen, og ikke mindst af hensyn til regnskabsbrugerne er det vigtigt, at oplysningerne i de offentliggjorte årsrapporter er aktuelle. Pålæggelse af afgift til den øverste ansvarlige ledelse på grund af for sen indberetning af årsrapport skal tilskynde virksomhedsledelserne til at prioritere regnskabsaflæggelsen højt. Der påhviler derfor virksomhedens ledelsesmedlemmer et selvstændigt ansvar for, at indsendelsesfristerne overholdes. Klager anfører i sin skrivelse til styrelsen den 21. september 2016, at der ikke skete rettidig indberetning af årsrapporten for 2015 på grund af fejl i indberetningsløsningen. Klager anfører videre i samme skrivelse, at hverken direktionen eller bestyrelsen har modtaget styrelsens påkravsskrivelse og således heller ikke været orienteret om den manglende indberetning af årsrapporten før virksomheden blev oversendt til tvangsopløsning. I samme skrivelse oplyser klager, at de enkelte ledelsesmedlemmer har modtaget de pålagte afgifter via eboks AJS. I klagers skrivelse af 21. december 2016 til ankenævnet anfører klager udover det i sin helhed af klagers skrivelse til styrelsen den 21. september 2016, at det ikke er påkravsbrevets tekst, der kommer frem når brevet åbnes i den digitale postkasse. Klager oplyser endvidere, at indholdet af påkravsbrevet ikke var i en læsbar form, da virksomhedens personale oprindelig havde læst brevet. Klager oplyser videre, at der efter genåbning af eboks AJS [Note: Når tvangsopløsning af virksomheden er tilbagetrukket på baggrund af anmodning om genoptagelse i overensstemmelse med selskabsloven] når påkravsbrevet printes direkte fra eboks AJS er en meddelelse om ændring i selskabets registreringsforhold der vises.
-7- Som anført i styrelsens afgørelse af 24. november 2016 til klager kan styrelsen med efterstående konstatere, at påk.ravsbrevet er fremsendt fejlfrit til virksomhedens digitale postkasse. Styrelsen bemærker, at påkravsbrevet er kommet frem til virksomhedens digitale postkasse, idet klager oplyser i sin skrivelse til ankenævnet af 21. december 2016, at der ved åbning af brevet kommer et forkert tekst frem. Det må derfor betyde, at virksomheden har modtaget påk.ravsbrevet. Det må efter styrelsens vurdering lægges til grund, at styrelens påkravsbrev af er kommet frem til virksomhedens øverste ledelse, idet den er afsendt til virksomhedens digitale postkasse. Brevet er i overensstemmelse med bestemmelsen i lovens 150, stk. 1 sendt til virksomhedens digitale postkasse på virksomhedens adresse (her den digitale postkasse). Det kan derfor efter styrelsen vurdering ikke lægges til grund, at virksomhedens ledelse ikke har modtaget det pågældende brev. Som tidligere anført, er det adressaten som bærer risikoen for ikke at gøre sig bekendt med indholdet af post i den digitale postkasse. Det er styrelsens vurdering, at det således er adressatens ansvar at opsøge support m.m. til afhjælpning, såfremt virksomheden oplever forkert visning af post i virksomhedens digitale postkasse. Styrelsen bemærker yderligere, at hvis virksomheden har oplevet en fejlmeddelelse i den digitale indberetningsløsning, bedes der indsendes en fyldestgørende forklaring eller dokumentation i form af fejlkode eller lign. Dette har styrelsen i øvrigt også givet klager mulighed for i styrelsens afgørelse af 24. november 2016. Styrelsen vil gerne gøre opmærksom på, at påk.ravsbrev i henhold til lovens 150 sendes til virksomhedens digital postkasse, og pålæggelse af afgift i medhør af lovens 151 sendes separat til hvert enkelt ledelsesmedlems personlige digitale postkasse. Det er således styrelsens vurdering, at der ikke er oplyst ganske særlige omstændigheder i henhold til lovens 152, stk. 1, som kan begrunde hel eller delvis afgiftsfritagelse, og styrelsen fastholder derfor de pålagte afgifter.,. Ved skrivelse af 27. februar 2017 har A yderligere bemærket:,. Indledningsvist fastholdes de anbringender, der er fremført i såvel den oprindelige klage til Erhvervsstyrelsen samt i brev af 21. december 2016 til Erhvervsankenævnet. Herudover bemærkes særskilt, at Erhvervsstyrelsen i redegørelse af 30. januar 2017 ikke reelt forholder sig til læsbarheden af det påkravsbrev, der er
-8- fremsendt efterårsregnskabslovens 150, stk. 1. Erhvervsstyrelsen anfører i brevet, at: "Det er styrelsens vurdering, at det således er adressatens ansvar at opsøge support m.m. til afhjælpning, såfremt virksomheden oplever forkert visning af post i virksomhedens digitale postkasse". Styrelsens vurdering forekommer betænkelig. Modtageren af digital post har selvsagt ingen chance for at tage højde for systemfejl i kommunikationsløsningen. Som tidligere anført, må virksomheder som modtagere af digital post have en tiltro til, at den modtagne kommunikation via digital post også viser den korrekte tekst ved åbning af brevet i den digitale postkasse. Dette understøttes også af styrelsen egen redegørelse. hvor det anføres: "Det fremgår ligeledes af bemærkningerne til 10, at den meddelelse kan anses for at være kommet frem, når den /zar en placering i postløsningen, hvoraf adressaten skal fremkalde den, og den digitale postløsning fungerer" ( min fremhævning). Styrelsens medarbejder er som anført i vort brev af 21. december 2016 øjen synligt udmærket klar over, at fremkaldelsen af kommunikation via den digitale postkasse ikke nødvendigvis vises korrekt hos modtageren ved fremkaldelsen af den modtagne korrespondance. Styrelsens medarbejder oplyser sågar telefonisk, at for at være sikker på korrekt fremkaldelse af teksten i de modtagne breve, skal modtaget post videresendes til egen mailadresse. I redegørelsen af 30. januar 2017 bestrider styrelsen således på ingen måde, at de er bekendt med denne fejlvisning af kommunikation via den digitale postkasse. Netop henset til at Erhvervsstyrelsen egne medarbejdere er klar over, at kommunikationen via den digitale postkasse ikke fremkaldes korrekt hos modtageren og sågar anbefaler videresendelse til egen mailadresse, udgør efter vores vurdering en særlig omstændighed, der bør medføre at de pålagte af gifter frafaldes.,, Ankenævnet udtaler: Det fremgår af årsregnskabslovens 8, stk. 2, 4. pkt., at hvert enkelt medlem af det øverste ledelsesorgan har ansvar for, at årsrapporten indsendes til Erhvervsstyrelsen inden for de i årsregnskabsloven fastsatte frister. Af årsregnskabslovens 150, stk. 1, 1. pkt., følger det, at hvis årsrapport eller undtagelseserklæring ikke er modtaget i Erhvervsstyrelsen, når fristen i 138, stk. 1, 2.
-9- pkt., er udløbet, sender styrelsen et brev med påkrav til virksomhedens øverste ledelse på virksomhedens adresse med anmodning om at indsende virksomhedens årsrapport eller undtagelseserklæring. Ifølge stk. 2 skal angives en frist i påkravsbrevet på 8 hverdage fra brevets datering til indsendelse af årsrapport og efter 151 pålægger Erhvervsstyrelsen hvert medlem af virksomhedens øverste ledelse en afgift, hvis årsrapporten eller undtagelseserklæringen ikke er modtaget efter udløbet af fristen på 8 hverdage fra påkravsbrevets datering. Da årsrapporten for perioden 1. januar 2015 til 31. december 2015 for K ikke var modtaget i Erhvervsstyrelsen inden udløbet af ind sendelsesfristen på 5 måneder i årsregnskabslovens 138, sendte styrelsen i medfør af lovens 150, stk. 1, den 8. juni 2016 en påkravsskrivelse til selskabets ledelse. Skrivelsen blev fremsendt til selskabets digitale postkasse. Klagerne gør til støtte for klagen gældende, at der ikke skete rettidig indberetning af årsrapporten på grund af fejl i indberetningsløsningen, at hverken direktionen eller bestyrelsen har modtaget styrelsens påkravsbrev, at det ikke er påkravsbrevets tekst, der kommer frem, når brevet åbnes i den digitale postkasse, og at indholdet af påkravsbrevet ikke var i en læsbar form, da virksomhedens personale oprindelig havde læst brevet. Det følger af 7 i lov om Offentlig Digital Post, at Erhvervsstyrelsen kan anvende Offentlig Digital Post til kommunikation med selskaber. Juridiske enheder skal som udgangspunkt tilsluttes offentlig digital post, jf. lovens 3, stk. 2. K ses ud fra sagens oplysninger således også at være tilsluttet post løsningen. Meddelelser, der sendes under anvendelse af Offentlig Digital Post anses for at være kommet frem på det tidspunkt, hvor meddelelsen er tilgængelig for adressaten i postløsningen, jf. 10, nr. 1, i lov om Offentlig Digital Post. Det anføres i årsregnskabslovens 152, stk. 1, at Erhvervsstyrelsen under ganske særlige omstændigheder helt eller delvis kan fritage et ledelsesmedlem for betaling af