Procedure for anmeldelse og opstart af ph.d. forløb ved UCL Når et ph.d. projekt er godkendt skal det indrapporteres/anmeldes til Forskningssekretariatet og øvrige relevante afdelinger i UCL. Det sker ved at medarbejderen i samarbejde med enheden udfylder omhandlede anmeldelses-skabelon som fremsendes sammen med kopi af ansøgning, optagelsesbrev og samarbejdsaftaler til Forskningssekretariatet. Forskningssekretariatet videreformidler oplysningerne til de øvrige afdelinger/stabe i UCL. Anmeldelsen og tilknyttede aftaler fremsendes elektronisk sammen med en underskrevet kopi af fanen "Oplysninger". Der henvises endvidere til de ved UCL beskrevne retningslinjer for ph.d. forløb - se Mit.ucl. Vejledning til udfyldelse af skabelonen Alle 4 faner, "Oplysninger", "Løn", "Omkostninger" og "Kontaktinfo" skal udfyldes i de "Brune" felter. Nogle af felterne er tilknyttet drop-down menuer med begrænsede indtastningsmuligheder. Se endvidere vejledninger til udfyldelse af de enkelte faner øverst i fanerne, samt enkelte kommentarbokse. Øvrige felter udfyldes af Forskningssekretariatet eller er felter der auto-udfyldes. Kontakt eventuelt Forskningssekretariatet hvis der er brug for hjælp til udfyldelsen. Start med at indtaste oplysninger i fanen "Oplysninger" Efterfølgende indtastes oplysninger om løn i fanen "Løn" - Kontakt eventuelt Økonomi- og personale for oplysninger om nuværende løn. Omkostninger tilknyttet ph.d. forløbet indtastes i fanen "Omkostninger" Fanen "Kontaktinfo" udfyldes med kontaktoplysninger på samarbejdspartnere og betalingsinformationer tilknyttet samarbejdsaftalerne. Det samlede budget og finansieringsplanen kan, når alle oplysninger er indtastet ses i fanen "Oplysninger"
Ændringer til aftalt ph.d. forløb Såfremt der i løbet af ph.d. forløbet sker væsentlige ændringer til forløbet, skal disse aftales med nærmeste chef og meddeles Forskningssekretariatet som informerer videre til øvrige relevante stabsafdelinger i UCL. Væsentlige ændringer kan være længerevarende sygemeldinger eller andre forhold der påvirker forventet afslutningstidspunkt. Væsentlige ændringer til omkostningsbudgettet eller finansieringen skal ligeledes aftales og meddeles Forskningssekretariatet, HACH - 29. maj 217 (Fanen Koder er skjult!)
Anmeldelsesblanket Ph.d. forløb Alle farvemarkerede felter SKAL udfyldes. Når alle oplysninger er udfyldt sendes en underskrevet/indscannet version af anmeldelsesblanketten og denne fil til Forskningssekretariatet sammen med projektbeskrivelsen, ansøgningen, tilsagn fra Ph.d. skolen, Ph.d. aftalen og eventuelle øvrige samarbejdsaftaler. Forskningssekretariatet varetager kontakten til Økonomi og personale. Ph.d. ansøger, Navn og stilling Uddannelsesniveau Kort overordnet beskrivelse af projektet inkl. metode, mål, leverancer og tidsplan: E-mail/kontakt Mobil nummer Ph.d. titel Ansættende afdeling i ph.d. perioden Ansvarlig leder/chef ansættende afdeling Eventuel tilknytning forsknings/videncenter UCL Eventuel ansvarlig leder/chef forsknings/videncenter UCL Er projektet godkendt af direktionen - Ja/Nej - Eventuel kommentar angives i "Særlige forhold" Aftalt start dato UCL s retningslinjer for håndtering af forskningsdata FØLGENDE SKAL LÆSES OG UDFYLDES, HVIS DER ER TALE OM ET FORSKNINGSPROJEKT Alle forskningsprojekter i UCL skal følge UCL`s retningslinjer for håndtering af forskningsdata. Du er forpligtet til at læse retningslinjerne, inden du går i gang med dit projekt. Som projektansvarlig er man, jf. retningslinjerne, dataansarlig for det registrerede projekt, hvilket betyder, at ansvaret for korrekt håndtring af forskningsprojektet nu tilfalder vedkommende. Ved at underskrive projektoprettelsesdokumentet, accepterer du dette. Aftalt slut dato Aftalepartner (Universitet) Kontaktperson Ph.d. skolen Vil der i forbindelse med forskningsprojektet blive behandlet personoplysninger (enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person)? Hvis ja, skal du som projektansvarlig advisere datasikkerhed@ucl.dk om kontaktoplysninger og projekttitel, inden du går i gang med dit projekt. Besvares med ja/nej Statistikoplysninger m.v.: Projekt type Hovedområde efter fag A Kommentar FORSK 225 FORSK225 Hovedområde 1 og underliggende tema(kun Frascati) FORSK225 Hovedområde 2 og underliggende tema(kun Frascati) Strategiområde FORSK225 Hovedområde 3 og underliggende tema(kun Frascati) Område efter formål FORSK225 Hovedområde 4 og underliggende tema(kun Frascati) Vil du vide mere om FORSK225 Finansiering (Angiv afdeling/navn): Finansieringspartner 1 - Afdeling UCL Er der indgået aftale? Ja/Nej Særlige forhold omkring løn under ph.d. forløbet: Finansieringspartner 2 - Navn Finansieringspartner 3 - Navn Finansieringspartner 4 - Navn Finansieringspartner 5 - Navn Finansieringspartner 6 - Navn Kontostreng udfyldes af projektteamet i økonomiafdelingen: Evt. kommentar fra økonomiafdelingen: Ansvarsnummer Formålsnummer 61 Projektnummer Navision Sagsnummer NAV/Smart-klik Budget Ph.d.forløb Budget løn - se fanen "Løn" Budget øvrige omkostninger - se fanen "Omkostninger" Budget i alt Regnskabsår (finansår) I alt 1 2 3 4 Eventuelle kommentarer Finansiering - Beløbet hentes fra fanerne "Løn" og "Omkostninger" Over- underskud Dato: Dato: Underskrift medarbejder Underskrift forskningschef Dato: Underskrift projektansvarlig vicedirektør 2-5-21811:1
Lønbudget Ph.d. forløb Nedenfor indtastes oplysninger om nuværende løn og løn under ph.d. forløbet. Løn indtastes gerne opdelt i særlige funktions- kvalifikationstillæg. Herefter indtastes de under ph.d. perioden aftalte/budgetterede lønforhold i kolonnen "Aftalt ph.d.løn". Husk angivelse af eventuel pensionssats ud for hver løntillæg. Under afsnittet "Diverse reguleringer" indtastes forventet årlig procentregulering af lønnen (budgetmæssig fremskrivning). Såfremt ph.d. perioden er aftalt som en 4-årig periode er det vigtigt at indtaste "25% " i feltet(svarende til den nedskrevne årlige ph.d. periode) samt sætte "X" i fletet " Aftalt 4-årig periode". Start og slut-dato indastes. Når finansieringsplanen er indtastet i fanen "Finansiering" fordeles den månedlige lønudgift på de enkelte finansieringspartnere nedenfor ved at angive nummeret på den enkelte finansieringspartner i kolonne "M". Såfremt en udgift skal deles mellem flere finansieringspartnere kan beløbet overskrives. Ansøger Ph.d. forløb: Løn Månedsløn Tillæg 1 Tillæg 2 Tillæg 3 Pension procent-sats Nuværende løn Beløb Aftalt løn ph.d. forløb Pension procentsats Beløb Tillæg 4 Månedsløn før pension,, Pension,, Månedsløn inkl. pension,, Eventuelt udligningstillæg - aftales, Evt. kommentar Diverse reguleringer FP tillæg 1,5% Procentregulering april hvert år (Fremskrivning løn/budgetmæssig procentregulering) Eventuel fradrag grundet 4-årig periode - Vigtigt - Såfremt den 3-årige ph.d. periode strækker sig over 4 år angives 25% fradrag i feltet, svarende til den løn-del der afholdes af ansættelsesstedet og ikke indregnes i ph.d. budgettet Aftalt 4-årig periode - Vigtigt - Sæt kryds hvis 4-årig periode: Aftalt udbetaling af lønudligning (Sæt kryds) - Vigtigt - sæt kryds ved aftalt udbetaling af lønudligning Angiv "Kode" finansieringspartner på den partner der skal finansiere lønudligningen - se koder nedenfor til højre for navn på Finansieringspartner - Vigtigt - Hvis lønudligning aftales skal der angives kode for den partner der finansierer lønudligningen Start dato ph.d. forløb Forventet Slut dato ph.d. forløb Dag Måned År 9 Nr. finansieringspartner Finansieringspartnere - Ph.d. år Inkl. evt. lønudligning År 1 År 2 År 3 År 4 I alt Finansieringspartnere - Regnskabsår Inkl. evt. Lønudligning 1 2 3 4 I alt 1 2 3 4 5 6 I alt I alt Heraf indregnet lønudligning Heraf indregnet lønudligning Måned Ph.d. år Finansår Beregning løn ph.d. forløb Løn-udligning inkl. Lønregulering Løn Løn-regulering FP tillæg Fordeling finansiering løn per finansieringspartner Nummer finansieringspartner - se ovenfor Løn-udligning Løn inkl. reguleringer Finan-siering i alt Over- underfinansiering 1 FALSK 1 FALSK 1 FALSK 1 FALSK 1 FALSK 1 FALSK 1 FALSK 1 FALSK 1 FALSK 1 FALSK 1 FALSK 1 FALSK 2 FALSK 2 FALSK 2 FALSK 2 FALSK 2 FALSK 2 FALSK 2 FALSK 2 FALSK 2 FALSK 2 FALSK 2 FALSK 2 FALSK 3 FALSK 3 FALSK 3 FALSK 3 FALSK 3 FALSK 3 FALSK 3 FALSK 3 FALSK 3 FALSK 3 FALSK 3 FALSK 3 FALSK 4 #VÆRDI! FALSK 4 FALSK 4 FALSK 4 FALSK 4 FALSK 4 FALSK 4 FALSK 4 FALSK 4 FALSK 4 FALSK 4 FALSK 4 FALSK 4 2-5-218 11:1
Omkostninger tilknyttet ph.d. forløbet Denne fane skal omfatte alle udgifter tilknyttet ph.d. forløbet eksklusive løn og lønudligning til den ph.d. studerende Omkostningerne kan opdeles/budgetteres i forskellige relevante omkostningstyper, f.eks. Studieafgift, overhead til Universitetet, forskningsudstyr, kontorhold m.v. Navn/betegnelse på de relevante omkostningstyper angives i afsnittet "Omkostningstype". Udgifterne fordeles/indtastes per regnskabsår i den første boks "Omkostninger eksklusive Løn", hvorefter de fordeles på de enkelte finansieringspartnere i boksen til højre "Fordeling finansiering...". Vigtigt: se kommentarboksen nedenfor. Ansøger ph.d. forløb: Omkostningstype: Studieafgift Materialer Apparatur/Udstyr/Data Kursus og rejseudgifter Miljøskifte Publicering/Formidling Overhead Beløb indtastes i de farvemarkede felter nedenfor: Omkostninger eksklusive Løn Ph.d. kandidat per regnskabsår Fordeling finansiering omkostninger per finansieringspartner Regnskabs-år Antal mdr. Studieafgift Materialer Apparatur/Ud styr/data Kursus og rejseudgifter Miljøskifte Publicering/F ormidling Overhead Nummer Omkostninger i alt Finansieringspartner Projektnr. 5 1 2 3 4 I alt 5 Finansiering i alt fordelt Over- underfinan-siering Evt. kommentar Eventuelle kommentarer til omkostninger og finansieringen af disse 2-5-218 Klokkeslæt]
Kontaktoplysninger samarbejdspartnere og vejledere Nedenfor angives kontaktoplysninger og betalingsinformationer fra de enkelte finansieringspartnere/fundraisere. Bemærk at navnet på finansieringspartneren hentes fra fanen "Oplysninger". Husk at angive om aftalen er indgået, eller eventuelt en kommentar om status på indgåelsen af aftale. Kopi af samarbejdsaftalen m. underskrifter fremsendes til Forskningssekretariatet sammen med dette dokument. Navn og kontaktinfo på vejledere tilknyttet ph.d. forløbet bedes også oplyst nedenfor. Ansøger Ph.d. forløb Finansieringspartner - se fanen "Oplysninger" Kontaktoplysninger Aftale indgået Ja/Nej Kontaktperson E-mail Telefon Info om betalingsaftale og terminer Eventuelt særskilt tildelt projektnummer (Se fanen "Omkostninger" Vejledere: Navn E-mail Telefon Hovedvejleder Med-vejleder Bi-vejleder Eventuelle kommentarer 2-5-218 11:1