OPRET MEDARBEJDER Orkidé Marts 2017

Transkript

1 OPRET MEDARBEJDER Orkidé Marts 2017

2 Indholdsfortegnelse 1. Start oprettelse Medarbejder Det skal du vide Ansættelse Det skal du vide Løn, pension og goder Pårørende Næsten færdig... 7 Side 2 af 7

3 1. Start oprettelse Når I ansætter en ny kollega, så opretter du medarbejderen i Orkidé. Du starter med at gå ind i menupunktet Medarbejdere, så du kommer ind i medarbejderoversigten. Klik nu på Ny. 2. Medarbejder Den første fane Medarbejder er til de grundlæggende data. Felter med stjernemarkering er obligatoriske, andre felter er valgfrie. Hvis der er markering i Løn udbetales via NemKonto kan der ikke udfyldes registrerings- og kontonummer. Når du har udfyldt CPR-nummer, så vil felterne Fødselsdato og Køn automatisk blive udfyldt. Du kan bruge tabulator til at hoppe fra felt til felt, så du undgår mange klik med mus Ved disse felter kan du åbne en ekstra menu for at udfylde flere adresser eller telefonnumre på medarbejderen. Hvis du åbner dem, men ikke skal bruge dem alligevel, så skal de lukkes sammen, inden du kan gemme. Det gøres ved at klikke på X til højre for feltet: Side 3 af 7

4 Husk at klikke Gem, når du er færdig i fanen. Når oplysningerne er gemt, får du denne besked: 2.1. Det skal du vide I skærmbilledet på side 3 er der indsat nogle små røde bokse, med nogle numre. Til hver boks kommer der her en kort forklaring. 1: Ved felter, hvor der er en lille pil, der indikerer en drop-down-menu, kan du ikke frit vælge, hvordan du udfylder feltet. Du skal vælge en af de muligheder, der fremkommer i drop-downmenuen. 2: Medarbejdernummer skal du selv taste. Du skal vælge et medarbejdernummer, der ikke eksisterer i forvejen. Nogle virksomheder opretter medarbejdere med fortløbende numre, andre har deres egne regler for hvordan medarbejdernumre skal se ud. 3: Du kan rekvirere hovedkort eller bikort, når du opretter en medarbejder. Det forudsætter dog et gyldigt CPR-nummer. 3. Ansættelse Når du har gemt oplysningerne under fanen Medarbejder, klikker du på fanen Ansættelse. Her skal der være information om medarbejderens ansættelsesforhold, hvor i firmaet er vedkommende ansat, hvilken stillingskategori, arbejdstid etc Side 4 af 7

5 Husk at gemme. Når oplysningerne er gemt får du igen denne besked: 3.1. Det skal du vide I skærmbilledet på side 4 er der indsat nogle små røde bokse, med nogle numre. Til hver boks kommer der her en kort forklaring. 1: Under Organisation skal du via drow-down-menuerne vælge i hvilket firma (der kan godt være flere) medarbejderen er ansat, i hvilken afdeling og typen af ansættelse. Titlerne er valgfrie at udfylde. 2: Under Datoer er tiltrædelse og anciennitets-felter udfyldt på baggrund af den ansættelsesdato du har angivet i fanen Medarbejder. Du kan ændre datoerne hvis nødvendigt. Er der aftalt ekstra opsigelse kan du udfylde de ekstra måneder i de 2 nederste felter. 3: Økonomisk placering fortæller under Costcenter, hvor udgiften til medarbejderen afholdes. Derudover kan du også vælge udbetalingssted. Stillingskategori: Er et obligatorisk felt. En stillingskategori er en måde at gruppere medarbejdere på, som skal aflønnes med samme interval og med samme ferieforhold. Vores standard stillingskategorier er på 4 cifre og hovedgrupperne er inddelt således: Starter med 1 (F.eks. 1001): Medarbejdere, der aflønnes 1 gang om måneden bagud. Typisk funktionærer eller andre typer af fastlønnede medarbejdere Starter med 2 (F.eks. 2004): Medarbejdere, der aflønnes hver 14. dag Starter med 3: (F.eks. 3006): Medarbejdere, der er timelønnede og aflønnes 1 gang om måneden bagud. Starter med 4: (F.eks. 4001): Medarbejdere, der aflønnes 1 gang om måneden forud. Udover at sige noget om, hvornår løn skal udbetales, så vil stillingskategorien også sige noget om hvordan forholdende vedrørende ferie, SH, 6. ferieuge etc. fungerer for den gruppe af medarbejdere. De fleste virksomheder nøjes med at have en lille håndfuld stillingskategorier de anvender. Løngruppe: Er også obligatorisk at udfylde. Løngruppe er en yderligere opdeling af medarbejderne. Det kan f.eks. være medarbejdere i samme stillingskategori, hvor der beregnes forskellige pensionssatser eller andre lønmæssige forhold, der ikke er ens. Andet P-nummer: P-nummer er Produktionsenhedsnummer og alle virksomheder har et P- nummer pr. adresse. Skal kun udfyldes, hvis medarbejderen arbejder et andet sted end, hvad der er sat op som standard for virksomheden. Anden kontoplan: Man kan i MultiLøn oprette alle de kontoplaner der er behov for. Hvis medarbejderens løn skal bogføres efter en anden kontoplan, end den der er sat op som standard, kan du angive det her. Side 5 af 7

6 Anden foreningskode: Benyttes kun til statistikoplysninger til DA og udfyldes, hvis der skal indberettes en anden kode end den DA-foreningskode, der er angivet på arbejdsgiverens stamoplysninger. 4: Under Arbejdstid kan der i drop-down-menuen angives om man er Månedslønnet, Timelønnet eller Andet. Feltet Normtid er virksomhedens normtid. Felterne under Arbejdstid er medarbejderens arbejdstidsprocent og timer pr. måned. Hvis du retter det ene felt til, vil det forholdsmæssigt påvirke det andet. 4. Løn, pension og goder Når du klikker ind i fanen Løn, pension og goder er den til at starte med lidt tom. Du vil kunne se nogle overskrifter og de blå felter, hvor du kan åbne for yderligere muligheder. Når du har gemt lønoplysninger, pension etc., så vil punkterne ikke være foldet sammen, når du efterfølgende går ind i fanen. Når du har udfyldt de lønoplysninger, der skal være på medarbejderen, så gemmes de på den enkelte linje ved at klikke på det lille flueben ude til højre. Hvis du holder musen henover, kan du se, der kommer en lille besked, hvor der står Opdater. I eksemplet her er der udfyldt en lønoplysning og en pensionsoplysning. Der er ikke udfyldt noget under Fradrag eller Personalegode. I toppen af billedet er der et overblik over de oplysninger, der er udfyldt på medarbejderen. Kommer du til at skrive forkert og gemme det, klikker du blot på den linje, hvor du vil rette, så åbnes felterne igen. Husk efter redigering igen at klikke på fluebenet for at gemme alternativt på den runde pil for at fortryde: Side 6 af 7

7 5. Pårørende Den sidste fane er til pårørende. Her kan der noteres så mange pårørende per medarbejder, som der er behov for. Klik på for at registrere en pårørende. Når du har klikket på Gem, vil den pårørende fremgå at listen: 6. Næsten færdig Når du har været de 4 faner igennem, er din medarbejder stort set færdigoprettet. Der er nogle tilfælde, hvor ekstra oplysninger er nødvendige i MultiLøn. Statistik Der er på alle stillingskategorier tilknyttet nogle statistikoplysninger, men der vil også være andre, der er individuelle. DISCO-koden vil fx altid skulle udfyldes pr. medarbejder. De individuelle oplysninger i forbindelse med statistik, tilføjes den enkelte medarbejder under Ansættelsesforhold og derefter Ansættelsesoplysninger i højremenuen i MultiLøn. Fordeling af lønudgifter Hvis medarbejderens løn skal fordeles mellem flere enheder, kan man registrere det i Multiløn. Det sker under Ansættelsesforhold og Ansættelsesoplysninger i menuen til højre. Side 7 af 7