Referat fra mødet i Udvikling af den politiske struktur (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Torsdag den 30. april 2015 Mødested: Meldahls Rådhus Udvalgsværelset Mødetidspunkt: Kl. 11:30-13:30 Medlemmer: Fraværende: Formand: Jane Findahl (SF) Cecilie Roed Schultz (Ø) Jean Brahe (C) Pernelle Jensen (V) Steen Wrist Ørts (A) Susanne Eilersen (O) Jean Brahe Susanne Eilersen Side 1
Indholdsfortegnelse 14 Godkendelse af dagsorden...3 15 Godkendelse af interviewguide...4 16 Eventuelt...6 Side 2
14 Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Sagen afgøres i: Udvikling af den politiske struktur Sagsbeskrivelse: Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Bilag: Beslutning i Udvikling af den politiske struktur den 30-04-2015: Godkendt. Fraværende: Jean Brahe, Susanne Eilersen Side 3
15 Godkendelse af interviewguide Sagsnr.:14/13433 Sagen afgøres i: Udvikling af den politiske struktur Sagsbeskrivelse: Som led i arbejdet med udvikling af den politiske struktur, er der i perioden februar-marts gennemført spørgeskemaundersøgelser blandt en række af Byrådets væsentligste interessenter; lokale foreninger/råd/nævn, det lokale erhvervsliv og borgerne i Fredericia. Derudover er der gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt byrådsmedlemmerne selv. I forlængelse af disse undersøgelser er der i april måned gennemført en række fokusgruppeinterviews med deltagelse fra foreninger/råd/nævn, det lokale erhvervsliv og borgerne i Fredericia. Der gennemføres i øjeblikket fokusgruppeinterviews med den øverste administrative ledelse i Fredericia Kommune. På mødet vil der blive givet en kort status på de foreløbige resultater. Udvalget har tidligere besluttet at der tillige skal gennemføres interviews med byrådsmedlemmerne selv (enkeltvis) og en spørgeskemaundersøgelse blandt medlemmer af Ungebyrådet. På baggrund af det allerede foreliggende materiale er der derfor udarbejdet et udkast til en interviewguide til de interviews med byrådsmedlemmerne som skal foregå i maj måned, samt et udkast til en spørgeramme til spørgeskemaundersøgelsen i Ungebyrådet. Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Ingen Indstillinger: Byråds- og ledelsessekretariatet indstiller: 1. at forslagene til interviewguide og spørgeramme godkendes Bilag: Åben - Spørgeskema til Ungebyrådet Åben - Interviewguide til den politiske ledelse Side 4
Beslutning i Udvikling af den politiske struktur den 30-04-2015: Godkendt med enkelte rettelser, herunder med tilføjelse af yderligere spørgsmål afledt af de gennemførte fokusgruppeinterviews. Fraværende: Jean Brahe, Susanne Eilersen Side 5
16 Eventuelt Sagsnr.: Sagen afgøres i: Udvikling af den politiske struktur Sagsbeskrivelse: Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Bilag: Beslutning i Udvikling af den politiske struktur den 30-04-2015: Information om inspirationsmødet den 5. maj 2015. Tidsplanen for 17. stk. 4 udvalget ændres ikke i forbindelse med formand Jane Findahls udtrædelse af byrådet. Fraværende: Jean Brahe, Susanne Eilersen Side 6
Underskriftsside Jane Findahl Pernelle Jensen Cecilie Roed Schultz Jean Brahe Susanne Eilersen Steen Wrist Ørts
Bilag: 15.1. Spørgeskema til Ungebyrådet Udvalg: Udvikling af den politiske struktur Mødedato: 30. april 2015 - Kl. 11:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 26049/15
Spørgeskema til Ungebyrådet Temaer står med fed skrift, forslag til konkrete spørgsmål, der vil blive stillet, med almindelig skrift. Temaer og spørgsmål er bl.a. lavet med udgangspunkt i det spørgeskema som politikerne har haft lejlighed til at besvare. Der svares også ud fra den samme skala, med mindre andet er nævnt, fra i meget høj grad, i nogen grad, til i lav grad, i ingen grad og ved ikke. Der er i formuleringen af spørgsmålene lagt vægt på at formålet ikke er en evaluering af Ungebyrådet, men at få Ungebyrådets input til 17, stk. 4 udvalgets arbejde. Derudover er spørgeskemaet forsøgt gjort så kort og konkret som muligt. Tema 1: Arbejdet i Byrådet Synes du, helt generelt, at Byrådet fortæller om vigtige politiske beslutninger? Synes du at du har fået det at vide som du har brug for? Synes du, at der er dialog mellem Byrådet og borgerne i byen? Synes du at det er vigtigt at borgere, virksomheder og foreninger i byen får mulighed for at være med når Byrådet træffer vigtige beslutninger? Synes du at borgere, virksomheder og foreninger i byen skal sætte sig mere ind i det politiske arbejde? Synes du at Byrådet skal finde på nye måder at samarbejde med borgere, virksomheder og foreninger i byen på? (ja/nej) o Hvis ja, hvilke nye måder kunne det være? (tekstboks) Tema 2: Byrådets samarbejd med Ungebyrådet I hvor høj grad mener du at Byrådet bør fortælle Ungebyrådet om vigtige politiske beslutninger? Synes du at Byrådet skal gå i dialog med Ungebyrådet? Synes du at Byrådet skal give Ungebyrådet mulighed for at være med i det politiske arbejde? Tror du at Ungebyrådet kan hjælpe Byrådet med at få borgere, virksomheder og foreninger til at sætte sig mere ind i det politiske arbejde? o Hvis i meget høj grad eller i nogen grad, hvordan? (tekstboks) Synes du at Byrådet skal finde på nye måder at samarbejde med Ungebyrådet på? (ja/nej) o Hvis ja, hvilke nye måder kunne det være? (tekstboks)
Bilag: 15.2. Interviewguide til den politiske ledelse Udvalg: Udvikling af den politiske struktur Mødedato: 30. april 2015 - Kl. 11:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 26047/15
Interviewguide til den politiske ledelse Temaer står med fed skrift, konkrete spørgsmål, der vil blive stillet, med almindelig skrift. Interviewene afvikles som semi-strukterede interviews, hvor vi søger at holde os så tæt til temaerne som muligt, men med mulighed for at forfølge interessante spørgsmål og perspektiver. Spørgsmålene vil situationsbestemt og i varierende omfang blive fulgt op med kan du uddybe det?, kan du fortælle mere om det..?, kan du komme med konkrete eksempler på det? el. lign. Introduktion Indledende præsentation og skitsering af interviewrammer, herunder dokumentation, anonymitet, mm. Evt. opklarende spørgsmål eller bemærkninger inden at vi går i gang. Tema 1: Politisk servicering Temaet sætter fokus på, hvordan og med hvilken kvalitet, administrationen yder service til kommunens politikere. Hvordan vurderer du kvaliteten af den politiske servicering? Matcher den de politiske behov? o Byråd/Økonomiudvalg o Fagudvalg o Temamøder Understøttes alle politikerne i deres arbejde? Hvor godt oplever du at du bliver klædt på (kompetenceudvikling)? Hvordan er de praktiske rammer omkring jeres arbejde (IT-udstyr, antal møder, dagsordener mm.)? Hvordan vurderer du, at de politiske forventninger til serviceringen vil udvikle sig? Tema 2: Samarbejdsrelationer politik og administration Dette tema sætter fokus på det samarbejde, som finder sted mellem kommunens politikere og administrationen. Hvordan fungerer samspillet mellem det politiske og det administrative niveau? Er jeres forventninger til samarbejdet formuleret, og hvordan implementeres de i organisationen? Hvordan oplever du at administrationen er klædt på til at imødekomme krav og ønsker fra jer? Hvad er de bedst/dårligst til? Hvordan oplever du de faktiske muligheder for at arbejde på tværs i administrationen? Er der barrierer, som gør det vanskeligt? Hvad fungerer godt? Hvordan ser du fremtidens samspil mellem det politiske og det administrative niveau i Fredericia Kommune? Hvilke roller får I hver især?
Tema 3: Den politiske og administrative topledelse Dette tema drejer sig om topledelsens opgaveløsning, herunder i forhold til både politikerne og den øvrige administrative organisation. Er den politiske og administrative topledelse tilstrækkelig motiverende og engagerende for den øvrige administration og for borgere, erhvervsliv og foreninger? Hvad kunne de/i med fordel gøre mere af? Tema 3: Den politiske dagsorden Temaet handler om tilrettelæggelse af de politiske møder i udvalg samt byråd og om borgmesterens, udvalgsformændenes og direktionen og chefernes rolle heri. Hvilken rolle har borgmesteren og udvalgsformændene i tilrettelæggelsen af de politiske processer? Hvilken rolle har du? Hvilken rolle har det øverste administrative ledelseslag (direktionen og cheferne) i tilrettelæggelse af de politiske processer? Hvordan fungerer samspillet? Tema 4: Politisk organisering - sammenhæng og samarbejde Temaet drejer sig om, hvorvidt den politiske struktur opleves som hensigtsmæssig, gennemsigtig og fleksibel. Temaet drejer sig også om de faktiske muligheder for at arbejde på tværs, og om der er barrierer, som gør det vanskeligt. Hvilke fordele og ulemper har den nuværende politiske organisering (Udvalg, 17,stk. 4 udvalg og temamøder)? Hvordan oplever du snitflader og kompetencefordelingen mellem udvalg og mellem udvalg og byråd? Hvordan oplever du de faktiske muligheder for at arbejde på tværs af udvalg? Er der barrierer, som gør det vanskeligt? Hvad fungerer godt? Hvordan oplever du samarbejdet med de øvrige politikere? På tværs af partier? Hvordan oplever du de politiske temamøder? Hvordan er udbyttet? Tema 5: Indflydelse Dette tema drejer sig om din oplevelse af muligheden for at få indflydelse og sætte politiske fingeraftryk. Hvordan oplever du dine muligheder for at være dagsordenssættende i dit politiske arbejde? I hvilket omfang oplever du at du har fået gennemført dine politiske mærkesager? Hvad fungerer efter din mening godt/mindre godt ift. at opnå politisk indflydelse? Tema 6: Samarbejdsrelationer politik, foreninger, borgere og erhvervsliv Dette tema drejer sig samarbejdet mellem politikere, foreninger, borgere og erhvervsliv og mulige forslag til nye måder at samarbejdet på. Hvordan oplever du samarbejdet mellem politikere og foreninger, erhvervsliv og borgere? Hvad fungerer godt/mindre godt? Er der behov for nye måder at samarbejde på? Hvilke/hvordan?
Tema 7: Udvikling Dette tema drejer sig om den udvikling, som enten er sat i gang på politisk initiativ eller af topledelsen. Er det de rigtige ting, der sættes i gang? Når initiativerne sine mål? Er der udviklingsinitiativer, som mangler? Tema 8: Den kommunale fremtid? Temaet sætter fokus på de udfordringer, der tegner sig i den kommunale fremtid. Hvilke generelle udfordringer ser du for kommunerne? Hvilke udfordringer ser du for Fredericia Kommune? Hvordan vil udfordringerne påvirke det politiske arbejde og det administrative arbejde? Afslutning Afrundende opsamling, herunder skitsering af det videre forløb og tak for deltagelse. Mulighed for at komme med af med andet som du ikke har haft lejlighed til at sige, evt. opklarende spørgsmål eller bemærkninger.