Forslag til procesplan Udbuds- og Indkøbspolitikken 2019

Transkript

1 BILAG 1 Forslag til procesplan Udbuds- og Indkøbspolitikken 2019 Model A Punkter jf. Politik- og styringsprocessen Dato/periode Aktivitet 2. Tirsdag d. 8. januar Økonomiudvalget behandler forslag til tids- og procesplan for Udbuds- og Indkøbspolitikken , og kommer med input til temaer i politikken. 3a. Januar April Administrationen indhenter og bearbejder relevant viden fra erfaringer, faglitteratur, fagpersoner, lovgivning mv. 3b. Februar Marts 3b. Februar Marts 3b. Torsdag d. 19. marts Dialogmøder med interne interessenter (de enkelte fagcentre) vedr. input til den kommende Udbuds- og Indkøbspolitik. Der afholdes med hvert fagcenter et dialogmøde med henblik på input og bemærkninger til den kommende Udbuds- og Indkøbspolitik. Forud for møderne fremsendes den eksisterende Udbuds- og Indkøbspolitik, samt de input, der er kommet fra Økonomiudvalget, og de input, der er kommet frem under Koncerncenterets indhentning og bearbejdning af faglig viden og lovgivning indenfor udbuds- og indkøbsområdet. Dialogen med de enkelte fagcentre tager udgangspunkt i det af Koncerncenteret fremsendte materiale, samt centrenes egne bemærkninger og input til den kommende politik. De enkelte fagcentre sikrer selv, at relevante deltagere allokeres til processen. Infomøde for håndværkere og virksomheder i Ringsted Kommune På det årlige infomøde for håndværkere og virksomheder i Ringsted Kommune redegøres der, under Koncerncenterets indlæg, kort for processen vedr. Udbuds- og Indkøbspolitikken, ligesom der opfordres til, at Ringsted Kommunes erhvervsliv aktivt deltager i processen. Temamøde med eksterne interessenter Der afholdes temamøde med særlig fokus på eksterne interessenter (f.eks. lokalt erhverv, fagforbund mv.) vedr. input til den kommende Udbuds- og Indkøbspolitik. Der inviteres til temamøde via kommunens hjemmeside, lokalavisen, samt Ringsted Erhvervsforum. Relevant materiale Side 1 af 9

2 gøres tilgængeligt på kommunens hjemmeside. Temamødet tager udgangspunkt i fremkomne temaer (f.eks. der er fremkommet i processen. Ligeledes tager temamødet udgangspunkt i den eksisterende Udbuds- og Indkøbspolitik, samt de eksterne interessenters egne erfaringer. Temamødet forventes opbygget af en præsentation af relevante temaer, med efterfølgende dialog med de eksterne interessenter. På mødet behandles et tema ad gangen, indenfor fastlagte tidsrum, hvilket giver mulighed for, at de eksterne interessenter, afhængig af interesse, kan tilmelde sig de temaer, der er relevante for dem. 3c. Mandag den 1. april Temamøde for byråd og direktion Der afholdes temamøde for byrådet og direktionen vedr. de konkrete temaer, der er fremkommet. Temamødet tager udgangspunkt i fremkomne temaer (f.eks. der er fremkommet i processen. Ligeledes tager temamødet udgangspunkt i den eksisterende Udbuds- og Indkøbspolitik. Det forventes at input fra afklaringsfasen kan fordeles på 4-7 temaer. Som intro til gruppedrøftelserne vil der af hver gruppes tovholder, blive givet en kort introduktion til temaet på baggrund af de drøftelser og input der har været. Det bliver muligt for deltagerne at debattere 1-2 temaer i grupper afhængigt af interesse, hvorefter der i plenum samles op på de enkelte temadrøftelser i grupperne. Outputtet fra temadrøftelserne indarbejdes herefter i udkastet til den kommende Udbuds- og Indkøbspolitik. 4. April Maj Administrationen udarbejder udkast til Udbuds- og 5b. 4. juni Økonomiudvalget behandler udkast til Udbuds- og 5c. 11. juni Byrådet behandler udkast til Udbuds- og Indkøbspolitik (formulering). Side 2 af 9

3 juni 5. august Byrådet sender udkast til Udbuds- og Indkøbspolitik (formulering) i høring hos eksterne Interessenter august Administrationen samler og behandler alle indkomne høringssvar, inden indstilling til endelig vedtagelse. 7b. 3. september Økonomiudvalget behandler Udbuds- og Indkøbspolitikken med henblik på endelig vedtagelse. 7c. 9. september Byrådet behandler Udbuds- og Indkøbspolitikken med henblik på endelig vedtagelse. 10. september Endelig Udbuds- og Indkøbspolitik offentliggøres på Kommunens hjemmeside. Oktober Orienteringsmøde for Ringsted Kommunes erhvervsliv, hvor der laves en gennemgang af den nye Udbuds- og Indkøbspolitik, med mulighed for spørgsmål. Der skal på baggrund af mødet evalueres, om der er behov for at tilbyde workshops inden for nogle af Udbuds- og Indkøbspolitikken relevante temaer, således at det lokale erhvervsliv er klædt på til at handle med Ringsted Kommune inden for rammerne af den nye Udbuds- og Indkøbspolitik. Novemberdecember Evaluering af politikprocessen. *Der er ved enkelte af tidsplanens punkter angivet, hvor på medbestemmelsestrappen, man forventes at befinde sig (jvf. Borgerinddragelsesstrategi for Ringsted Kommune). Trappens trin er: Information, Høring, Dialog, Indflydelse og Medbestemmelse. Side 3 af 9

4 Forslag til procesplan Udbuds- og Indkøbspolitikken 2019 Model B Punkter jf. Politik- og styringsprocessen Dato/periode Aktivitet 2. Tirsdag d. 8. januar Økonomiudvalget behandler forslag til tids- og procesplan for Udbuds- og Indkøbspolitikken , og kommer med input til temaer i politikken. 3a. Januar April Administrationen indhenter og bearbejder relevant viden fra erfaringer, faglitteratur, fagpersoner, lovgivning mv. 3b. Februar Marts Dialogmøder med interne interessenter (de enkelte fagcentre) vedr. input til den kommende Udbuds- og Indkøbspolitik. Der afholdes med hvert fagcenter et dialogmøde med henblik på input og bemærkninger til den kommende Udbuds- og Indkøbspolitik. Forud for møderne fremsendes den eksisterende Udbuds- og Indkøbspolitik, samt de input, der er kommet fra Økonomiudvalget, og de input, der er kommet frem under Koncerncenterets indhentning og bearbejdning af faglig viden og lovgivning indenfor udbuds- og indkøbsområdet. Dialogen med de enkelte fagcentre tager udgangspunkt i det af Koncerncenteret fremsendte materiale, samt centrenes egne bemærkninger og input til den kommende politik. De enkelte fagcentre sikrer selv, at relevante deltagere allokeres til processen. 3b. Februar Marts 3b. Torsdag d. 19. marts Infomøde for håndværkere og virksomheder i Ringsted Kommune På det årlige infomøde for håndværkere og virksomheder i Ringsted Kommune redegøres der under Koncerncenterets indlæg, kort for processen vedr. Udbuds- og Indkøbspolitikken, ligesom der opfordres til, at Ringsted Kommunes erhvervsliv aktivt deltager i processen. Offentligt borgermøde Der afholdes borgermøde vedr. input til den kommende Udbuds- og Indkøbspolitik. Der inviteres til offentligt borgermøde for borgere, inkl. eksterne interessenter, via kommunens hjemmeside, lokalavisen, samt Ringsted Erhvervsforum. Relevant materiale Side 4 af 9

5 gøres tilgængeligt på kommunens hjemmeside. Borgermødet tager udgangspunkt i fremkomne temaer (f.eks. der er fremkommet i processen. Ligeledes tager borgermødet udgangspunkt i den eksisterende Udbuds- og Indkøbspolitik, samt borgernes og de eksterne interessenters egne erfaringer. Borgermødet forventes opbygget af en præsentation af relevante temaer, med efterfølgende dialog med borgere og de eksterne interessenter. På mødet behandles et tema ad gangen, indenfor fastlagte tidsrum, hvilket giver mulighed for, at borgerne, og de eksterne interessenter, afhængig af interesse, kan tilmelde sig de temaer, der er relevante for dem. 3c. Mandag den 1. april Temamøde for byråd og direktion Der afholdes temamøde for byrådet og direktionen vedr. de konkrete temaer, der er fremkommet under processen til den kommende Udbuds- og Indkøbspolitik. Temamødet tager udgangspunkt i relevante temaer (f.eks. der er fremkommet i processen. Ligeledes tager temamødet udgangspunkt i den eksisterende Udbuds- og Indkøbspolitik. Det forventes at input fra processen kan fordeles på 4-7 temaer. Som intro til gruppedrøftelserne vil der, af hver gruppes tovholder, blive givet en kort introduktion til temaet på baggrund af drøftelser og input i processen. Det bliver muligt for deltagerne at debattere 1-2 temaer i grupper afhængigt af interesse, hvorefter der i plenum samles op på de enkelte temadrøftelser i grupperne. Outputtet fra temadrøftelserne indarbejdes herefter i udkastet til den kommende Udbuds- og Indkøbspolitik. 4. April Maj Administrationen udarbejder udkast til Udbuds- og 5b. 4. juni Økonomiudvalget behandler udkast til Udbuds- og 5c. 11. juni Byrådet behandler udkast til Udbuds- og Indkøbspolitik (formulering). Side 5 af 9

6 juni 5. august Byrådet sender udkast til Udbuds- og Indkøbspolitik (formulering) i høring hos eksterne Interessenter august Administrationen samler og behandler alle indkomne høringssvar, inden indstilling til endelig vedtagelse. 7b. 3. september Økonomiudvalget behandler Udbuds- og Indkøbspolitikken med henblik på endelig vedtagelse. 7c. 9. september Byrådet behandler Udbuds- og Indkøbspolitikken med henblik på endelig vedtagelse. 10. september Endelig Udbuds- og Indkøbspolitik offentliggøres på Kommunens hjemmeside. Oktober Orienteringsmøde for Ringsted Kommunes erhvervsliv, hvor der laves en gennemgang af den nye Udbuds- og Indkøbspolitik, med mulighed for spørgsmål. Der skal på baggrund af mødet evalueres, om der er behov for at tilbyde workshops inden for nogle af Udbuds- og Indkøbspolitikken relevante temaer, således at det lokale erhvervsliv er klædt på til at handle med Ringsted Kommune inden for rammerne af den nye Udbuds- og Indkøbspolitik. Novemberdecember Evaluering af politikprocessen. *Der er ved enkelte af tidsplanens punkter angivet, hvor på medbestemmelsestrappen, man forventes at befinde sig (jvf. Borgerinddragelsesstrategi for Ringsted Kommune). Trappens trin er: Information, Høring, Dialog, Indflydelse og Medbestemmelse. Side 6 af 9

7 Forslag til procesplan Udbuds- og Indkøbspolitikken 2019 Model C Punkter jf. Politik- og styringsprocessen Dato/periode Aktivitet 2. Tirsdag d. 8. januar Økonomiudvalget behandler forslag til tids- og procesplan for Udbuds- og Indkøbspolitikken , og kommer med input til temaer i politikken. 3a. Januar April Administrationen indhenter og bearbejder relevant viden fra erfaringer, faglitteratur, fagpersoner, lovgivning mv. 3b. Februar Marts 3b. Februar Marts 3c. Mandag d. 1. april Dialogmøder med interne interessenter (de enkelte fagcentre) vedr. input til den kommende Udbuds- og Indkøbspolitik. Der afholdes med hvert fagcenter et dialogmøde med henblik på input og bemærkninger til den kommende Udbuds- og Indkøbspolitik. Forud for møderne fremsendes den eksisterende Udbuds- og Indkøbspolitik, samt de input, der er kommet fra Økonomiudvalget, og de input, der er kommet frem under Koncerncenterets indhentning og bearbejdning af faglig viden og lovgivning indenfor udbuds- og indkøbsområdet. Dialogen med de enkelte fagcentre tager udgangspunkt i det af Koncerncenteret fremsendte materiale, samt centrenes egne bemærkninger og input til den kommende politik. De enkelte fagcentre sikrer selv, at relevante deltagere allokeres til processen. Infomøde for håndværkere og virksomheder i Ringsted Kommune På det årlige infomøde for håndværkere og virksomheder i Ringsted Kommune redegøres der under Koncerncenterets indlæg, kort for processen vedr. Udbuds- og Indkøbspolitikken, ligesom der opfordres til, at Ringsted Kommunes erhvervsliv aktivt deltager i processen. Offentligt borgermøde (inkl. byrådet, borgere og eksterne interessenter) Der afholdes borgermøde vedr. input til den kommende Udbudsog Indkøbspolitik. Der inviteres til offentligt borgermøde for byrådet, borgere og eksterne interessenter, via Kommunens hjemmeside, lokalavisen, samt Ringsted Erhvervsforum. Relevant materiale Side 7 af 9

8 gøres tilgængeligt på kommunens hjemmeside. Borgermødet tager udgangspunkt i fremkomne temaer (f.eks. der er fremkommet i processen. Ligeledes tager borgermødet udgangspunkt i den eksisterende Udbuds- og Indkøbspolitik, samt byrådet, borgernes og de eksterne interessenters egne input. Borgermødet forventes opbygget af en præsentation af relevante temaer, med efterfølgende dialog med borgere og de eksterne interessenter. På mødet behandles et tema ad gangen, indenfor fastlagte tidsrum, hvilket giver mulighed for, at byrådet, borgerne, og de eksterne interessenter, afhængig af interesse, kan tilmelde sig de temaer, der er relevante for dem. 4. April Maj Administrationen udarbejder udkast til Udbuds- og 5b. 4. juni Økonomiudvalget behandler udkast til Udbuds- og 5c. 11. juni juni 5. august Byrådet behandler udkast til Udbuds- og Indkøbspolitik (formulering). Byrådet sender udkast til Udbuds- og Indkøbspolitik (formulering) i høring hos eksterne Interessenter august Administrationen samler og behandler alle indkomne høringssvar, inden indstilling til endelig vedtagelse. 7b. 3. september Økonomiudvalget behandler Udbuds- og Indkøbspolitikken med henblik på endelig vedtagelse. 7c. 9. september Byrådet behandler Udbuds- og Indkøbspolitikken med henblik på endelig vedtagelse. 10. september Endelig Udbuds- og Indkøbspolitik offentliggøres på Kommunens hjemmeside. Oktober Orienteringsmøde for Ringsted Kommunes erhvervsliv, hvor der laves en gennemgang af den nye Udbuds- og Indkøbspolitik, med mulighed for spørgsmål. Der skal på baggrund af mødet evalueres, om der er behov for at tilbyde workshops inden for nogle af Udbuds- og Side 8 af 9

9 Indkøbspolitikken relevante temaer, således at det lokale erhvervsliv er klædt på til at handle med Ringsted Kommune inden for rammerne af den nye Udbuds- og Indkøbspolitik. Novemberdecember Evaluering af politikprocessen. *Der er ved enkelte af tidsplanens punkter angivet, hvor på medbestemmelsestrappen, man forventes at befinde sig (jvf. Borgerinddragelsesstrategi for Ringsted Kommune). Trappens trin er: Information, Høring, Dialog, Indflydelse og Medbestemmelse. Side 9 af 9