Referat fra ordinær generalforsamling i E/F Wessels Have E/F Wessels Have afholdte ordinær generalforsamling onsdag 23. maj 2018, kl. 18:00 i selskabslokalerne, adgang via kældertrappen mellem Helsingborggade 11 og 13. På generalforsamlingen deltog 31 ejere, heraf 8 ved fuldmagt, ud af 95 ejere. Endvidere deltog Pernille Olsen og Clara Gorboi Andersen fra Ejendomsadministrationen 4-B A/S. Dagsordenen er følgende: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. 4. Forslag, jf. 8. 5. Forelæggelse af budget til godkendelse. 6. Valg af medlemmer til bestyrelsen. Rasmus Eriksen og Lars Zwicky-Hauschild modtager genvalg. Sergej Radmer er udtrådt af bestyrelsen, hvorfor der skal vælges et medlem for 1 år. 7. Valg af suppleanter til bestyrelsen. Anne-Mette Nielsen modtager ikke genvalg. 8. Valg af revisor. 9. Evt. Nærværende referat er ikke en ordret gengivelse af alt det passerede, men alene en ekstrakt, der gengiver de væsentligste synspunkter og beslutninger. Ad 1. Valg af dirigent & referent Bestyrelsen opstillede Pernille Olsen som dirigent, da der ikke var andre kandidater, blev hun enstemmigt valgt. Clara Gorboi Andersen blev valgt som referent. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var både lovligt indvarslet og beslutningsdygtig i henhold til foreningens vedtægter 7.1. Der var for sent indkommet et forslag fra ejer. Dette forslag blev afvist, men er blevet drøftet med ejeren, bestyrelsen og administration. Der var yderligere 2 forslag fra en ejer indkommet for sent. Disse forslag var ligeledes drøftet med ejeren og ejeren valgte herefter ikke at få behandlet forslagne på denne generalforsamling. Side 1 af 6
Der var ingen indvendinger mod generalforsamlingens lovlighed og beslutningsdygtighed. Ad 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. Bestyrelsens beretning blev gennemgået af formand Rasmus Eriksen og omhandlede følgende: Økonomi. Vicevært og gårdmand. Retssagen anlagt af HP Parkering. Haven og øvrige grønt. Svømmebassin. Vaskeri og varmemålere. Der var spørgsmål fra en ejer til, om det store svømmebassin, vil være færdigt sidst i maj. Bestyrelsen forklarede, at arbejdet med pool-renoveringen, burde være afsluttet senest i starten af juni måned. En ejer ville gerne høre lidt om vedligeholdelsesplanen og om der sker endelig certificering af poolen, når det samlede arbejde er færdigt og om bestyrelsen har en bestyrelsesansvarsforsikring, da pool renoveringen er et stort stykke arbejde. Dirigenten oplyste, at foreningen har en bestyrelsesansvarsforsikring. Formanden forklarede, at vedligeholdelsesplanen fortsætter som hidtil og der spares penge op og bestyrelsen arbejder ud fra de opgaver, som de har aftalt med Filip. Bestyrelsen har gennemgået vedligeholdelsesplanen med Filip, møntet på hvilke opgaver der trænger først og bestyrelsen har ikke lave noget i det forgangne år i forhold til vedligeholdelsesplanen. Med hensyn til poolen er det primært formanden og et bestyrelsesmedlem, der har kørt denne opgave i samråd med rådgivere. Bestyrelsen har fået et godt billede af, hvad der skal gøre i forbindelse med pool renoveringen og det opfylder reglerne og kravene. Bestyrelsen fortalte, at kemiopbevaring skal laves bedre og det koster omkring ca. kr. 50.000,00, at få et bedre opbevaringsrum. Der var spørgsmål til, om foreningens forsikring dækker, hvis der skulle gå noget galt i forbindelse med pool renoveringen. Bestyrelsen har set på dette og mener at bestyrelsens ekspertise er i orden og kvaliteten på det udførte arbejde er efter reglerne. Herudover er der under renoveringen for en stor del tale om en 1:1 udskiftning af slidte dele, hvorfor risikoen i projektet anses som lav. En ejer ønskede, at høre nærmere om retssagen. Formanden forklarede, at bestyrelsen selv havde stillet spørgsmålet til, hvordan skal dommen forstås. Bestyrelsen kan ikke se, hvordan dommens ord direkte kan omsættes til praksis. Foreningens advokat har ligeledes påpeget, at hvis foreningen har vedligeholdelsespligten på ydervæggen, kan foreningen selv, som udgangspunkt, bestemme vedligeholdelsesstanden. Tirsdag den 22. maj 2018 var der mæglermøde mellem parterne og der blev snakkede løsninger hele dagen, både juridisk og praksis. Bestyrelsen havde foreslået en fordelingsnøgle strategi, da foreningen har en pool og garageejeren har et tag, og man således er gensidige afhængige af Side 2 af 6
hinanden. Garageejeren var ikke villig til denne løsning og mæglermødet endte uden et forlig. Foreningens advokat har anbefalet, at der afholdes et nyt mæglingsmøde snarest. Der var spørgsmål fra en ejer til, hvor gammel vedligeholdelsesplanen er. Dirigenten fortalte, at den er fra 2015. Der var ingen yderligere bemærkninger til bestyrelsens beretning, som herefter blev taget til efterretning. Ad 3. - Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. Foreningens årsregnskab for 2017 blev gennemgået af dirigenten. Årets resultat var et overskud på kr. 132.427, hvor der var budgetlagt med et underskud på kr. 211.699. Foreningens overførte overskud er nu kr. 132.427,00 Regnskabets side 17 viser hvad der betales på fælleslånet. Renten kan opgives på selvangivelsen. Regnskabets side 15 viser foreningens hensættelse til grundfonden. Der var spørgsmål til posten elektricitet og om faldet skyldes primært den midlertidige lukning af poolen. Det er blandt andet derfor, men også, at foreningens har skiftet en del pærer til led pærer. Formanden fortalte, at der er installeret et ur på den store pool, så cirkulationen er lavere når poolen ikke er i brug om natten, hvilket giver en besparelse på elektriciteten. Der var spørgsmål fra en ejer, om pool renoveringen bliver blandet sammen med vedligeholdelse. Dette er ikke tilfældet. Der var spørgsmål fra en ejer til udgifter motionsredskaber. Det blev forklaret, at der findes stadig motionsredskaber i foreningen. Der var ikke yderligere bemærkninger til regnskabet, der herefter blev sat til afstemning. Regnskabet blev enstemmigt godkendt. Ad 4. Forslag, jf. 8. Forslag fra ejer. Det foreslås, at der nedsættes fx 3 faste udvalg til adhoc-opgaver til støtte for bestyrelsen i WH i lighed med det rådgivende udvalg, der er nedsat i Wessels Minde. Forslagsstiller motiverede forslaget. Der var spørgsmål til om forslaget skal forstås som, at der skal nedsættes udvalg nu. Forslagsstiller forklarede, at udvalg bør gå via bestyrelsen og ejere kan melde ind, såfremt man ønsker at nedsætte et udvalg til en specifik opgave, som også kan opstå i løbet af året. Der var en kommentar til, om bestyrelsen syntes det er en god ide med disse udvalg. Bestyrelsen forklarede, at generalforsamlingen er øverste myndighed og det er generalforsamlingen som træffer beslutninger. En ejer mente, at det er vigtigt at beholde kompetencen hos bestyrelsen og hvis der er behov for nedsættelse af enkelte udvalg, skal disse tages med bestyrelsen. Side 3 af 6
Bestyrelsen gør et stor arbejde med at være åbne og er altid åbne for forslag eller ideer og inviterer til dialogmøder, men man er mere en velkommen til at komme efter en ide eller udvalg. Forslaget blev sat til afstemning. Her stemte 4 for forslaget, 4 stemte imod og resten stemte blankt. Forslaget faldt. Forslag fra blåregnsudvalget. Forslagsstiller motiverede forslaget og syntes at udvalget havde beskrevet forslaget i materielet som var udsendt. En ejer ville gerne høre nærmere om tilstanden af blåregnen. Hvor meget er reelt eller er det bare frygt. Filip forklarede, at blåregnen er blevet trimmet, da mange grene op af muren ikke havde fået lys nok og var døde og at der i den forbindelse, er fare for nedstyrtning af grene. Denne fare er nu minimeret. Filip kan nu trimme blåregnen og den kan fungere som den er nu. Hvis forslaget bliver vedtaget, bliver beskæringen ikke så kraftig næste år. Der hvor den er i vejen, hvor man kommer ind og ud af opgangene, her skal den beskæres og Filip tager fat i dette når problemet opstår, dog er dette en tidskrævende opgave. Filip forklarede ligeledes, at brøndene og bygningens sokkel nu kan få luft, da blåregnsnedfald er fjernet. Der var spørgsmål til, hvorfor blåregnen skal beskæres 2 gange om året, om ikke det er lidt for ofte. Filip forklarede, at blåregnen skal beskæres når vækstsæsonen er overstået. Dette er mellem løvfald og skud. En ejer spurgte, hvad menes med reetablering. Bestyrelsen forklarede, at reetablering er, enten erstatning af ny blåregn eller kraftig beskæring af den bestående plante, da der flere steder er meget død vækst og grene som falder ned. Bestyrelsen ønsker sig en blåregn, som skal være nem at vedligeholde år efter år og forslår med forslaget at 2 eller 3, skæres tilbage hvert år for at komme dødvækst til livs successiv. Filip fortalte, at blåregnen minder om en stor omgang mikado og det er svært at finde alle de overskåret grene. Det er nærmest en umulig opgave. En del ejere mente, at det er uklart hvad der skal stemmes om og det er en meget stor beskæring der er foretaget i dette år. Skal forslaget forstås, at det er fint bare at klippe den til, da Filip har et overblik over hvad der skal laves med blåregnen og at adgangsveje holdes fri. En ejer spurgte, om man ikke kunne lade naturen råde og udskifte når de er døde. Filip forklarede, at kan man godt, men stammen nede kan være meget sund og så kan den have mange grene som er døde og det kan være inden for 1 til 2 meter og resten af vejen op er den død. Man beskærer for at få visne og døde grene væk. En ejer mente, at den skal bevares som den er og trimmer den som den skal og udskifte hvis det bliver nødvendigt. Bestyrelsen forklarede, at foreningens beton jo nok på sigt skal renoveres og har derfor lagt en langsigtet plan for blåregnen med opsætning af espalier som blåregnen kan vokse op ad. Lige nu bærer bygingen både blåregn og altaner. Der var spørgsmål fra en ejer til, hvorfor man vælger at opsætte espalier nu, når dette ikke har Side 4 af 6
været gjort tidligere. Dette er fordi en klatre plante helst ikke skal klatre op af søjler eller altaner og at det nu anbefales, at der skal være espalier, for at blåregnen har noget at gro på. Forslaget som der skal stemmes om er, stemmer man for forslaget, kommer der en tidsplan over 6 år hvor blåregnen tilbageskæres kraftigt og får fjernet døde grene altså en løbende reetablering. Stemmer man imod forslaget, stemmer man for en årlig beskæring af blåregnen. Dirigenten satte forslaget til afstemning. Her stemte 16 for forslaget, 15 stemte imod forslaget og ingen stemte blankt. Forslaget blev vedtaget. Formanden knyttede en endelig kommentar til vedtagelsen af forslaget, at bestyrelsens vil lave det som et forsøg, med en til to reetableringer og vil på næste års ordinære generalforsamling tage emnet op igen, om det virker eller ej. Der var enighed blandt de fremmødte medlemmer, at dette var en god ide. Ad 5. Forelæggelse af budget til godkendelse. Pernille Olsen gennemgik budgettet for 2018. Dirigenten forklarede, at foreningen har haft en dårlig skadesstatistik og et tidligere bestyrelsesmedlem har forhandlet med et nyt forsikringsselskab, Danske Forsikring, som har bevirket, at forsikringen er blevet billigere. Der var i budgettet lagt op til uændret fællesbidrag i 2018. Der var spørgsmål til trapperengøring og om bestyrelsen følger op dette samt om foreningens medlemmer er tilfredse med ordningen. Bestyrelsen forklarede, at de arbejder meget med denne post og at det er Filip, som har det overordnet ansvar for foreningens renholdelse. Er man som ejer ikke tilfreds med det udførte arbejde, så bedes man kontakte Filip. Budgettet for 2018 blev enstemmigt vedtaget. Ad 6. - Valg af medlemmer til bestyrelsen. På valg var: Rasmus Eriksen og Lars Zwicky-Hauschild modtager genvalg. Sergej Radmer er udtrådt af bestyrelsen, hvorfor der skal vælges et medlem for 1 år. Rasmus Eriksen, Lars Zwicky-Hauschild, Jacob Benjamin Ryom & Karen Edelvang blev valgt til bestyrelsen. Efter valget til bestyrelsen, sammensætter denne sig således: Rasmus Eriksen (formand) Helsinborggade 1, 3.th. På valg i 2020 Lars Zwicky-Hauschild Helsingborggade 3, st.tv. På valg i 2020 Louise M. Flyvbjerg Erichsen Kildevældsgade 83B, 2.tv. På valg i 2019 Jacob Benjamin Ryom Kildevældsgade 79 A, 3. tv. På valg i 2019 Karen Edelvang Kildevældsgade 83 B, 2. th. På valg i 2019 Side 5 af 6
Ad 7. Valg af suppleanter til bestyrelsen. Anne-Mette Nielsen modtog ikke genvalg. Suppleanter: Lisser Rye Ejersbo Helsingborggade 9, 2. th. På valg i 2019 Mads Ingholt Helsingborggade 7, 2. tv. På valg i 2019 Ad 8. Valg af revisor. Statsautoriseret Revisionsfirma Piaster, Løfgreen & partner blev genvalgt som revisor. Ad 9. - Eventuelt. Der var et ønske fra en ejer, til at folk tænker over hvad tid på døgnet man smider ting i affaldsskakten, at dette ikke foretages sent om aftenen, om natten eller meget tidligt om morgenen. En ejer har problemer med, at der drypper vand ned fra overbos altankasse. Bestyrelsen har noteret sig dette og ser på sagen. Der var spørgsmål fra en ejer til, om ikke foreningen havde afskaffet skyldemiddel i vaskemaskinerne. Det blev oplyst, at der ikke er lavet om doseringen af sæbe og skyldemiddel i forbindelse med det nye vaskeri, men man selv skal til vælge skyldemiddel, såfremt dette ønskes. En ejer havde 2 ting. Det er foreslået til Filip, at der på hjemmesiden er en lille boks, hvor ejere kan opdateres på hvad der sker i foreningen, blandt andet i forbindelse med vedligeholdelse og beskæring eller andet. Den anden er, at der bør foretages en cykeloprydning jf. politiet s regler, da der igen er plads mangel. Det blev oplyst, at en cykeloprydnings henstilling, skal ske via administrationen gennem bestyrelsen. Dirigenten havde en henstilling til, at man som ejer tilmelde sig digital kommunikation, da PostNord ikke længere er så hurtig til udbringning af post. Ejere som ikke allerede er på mailsystemmet, kan kontakte Pernille Olsen på pernille@4b.dk. En ejer ville gerne takke bestyrelsen for det arbejde de har gjort. Bestyrelsen fik en stor applaus. Formanden sluttede med, at fortælle, at Filip som går hver dag og passe foreningen også skulle have en stor tak. Generalforsamlingen gav en stor applaus til Filip. Der var ikke mere til punktet. Dirigenten takkede for god ro og orden og hævede generalforsamlingen kl. 19:33. Som dirigent: Pernille Olsen. Som formand: Rasmus Eriksen. Referatet er underskrevet digitalt. Side 6 af 6
Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Rasmus Solmer Eriksen Bestyrelsesformand Serienummer: PID:9208-2002-2-253238473442 IP: 212.130.183.196 2018-06-11 13:09:48Z Pernille Olsen Dirigent Serienummer: CVR:14832246-RID:40822597 IP: 91.215.163.163 2018-06-11 13:57:59Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: https://penneo.com/validate