V E D T Æ G T E R for Den Selvejende Institution Poulsker Idrætshal Knud Foldschack Christian Dahlager Lulla Forchhammer Line Barfod Dorthe Kynde Nielsen Shuki Foighel Steven Vildgaard Hansen Helena Reumert Gjerding Maja Bak-Hansen Maria Pagels Sidsel Arler Juhl Clara Johanne Simonsen Alexandra Nyborg Klerk Skindergade 23, 4. sal Postboks 2257 Dk-1019 København K + 45 33 44 55 66 telefon www.ecolaw.dk 14. december 2017
Navn og stifter... 3 1... 3 Hjemsted... 3 2... 3 Formål... 3 3... 3 Metoder til at opnå formålet... 5 4... 5 Udlodning... 5 5... 5 Bestyrelsen... 6 6... 6 7... 6 8... 7 9... 7 10... 8 11... 8 Protokol... 8 12... 8 13... 8 14... 9 Regnskab... 9 15... 9 Tegningsret... 10 16... 10 Økonomiske dispositioner... 10 17... 10 18... 10 Væsentlige beslutninger... 11 19... 11 Ændring og opløsning... 11 20... 11 2
Navn og stifter 1 Fondens navn er Fonden er stiftet af: Den Selvejende Institution Poulsker Idrætshal (DSI Poulsker Idrætshal) Casa Kirvan ApS CVR.: 37687537 Hjemsted 2 Fondens hjemsted er Bornholms Regionskommune. Formål 3 Fondens formål er at råde over ejendommen beliggende Poulskervej 14A, 3730 Nexø Poulsker Hallen med tilhørende jord- og banearealer, samt udleje denne til organisationer og enkeltpersoner. Udlejningen kan ske til organisationer og enkelt personer, hvis formål er at sikre et lokalt udbud af sports- og idrætsaktiviteter og lignende arrangementer, samt andre sundhedsfremmende aktiviteter. Udlejningen skal endvidere ske til organisationer og enkeltpersoner, som efter bestyrelsen skøn, arbejder for et helt eller delvist almennyttigt, velgørende, socialt, folkeoplysende, bæredygtigt og / eller lignende formål. 3
Fondens formål er endvidere at igangsætte, udvikle og/eller samarbejde med organisationer der arbejder med bæredygtighed, almennyttighed og socialøkonomi. Fonden skal arbejde for at være katalysator for: Sundhedsfremmende aktiviteter som gennem sports-, idræts- og fritidsaktiviteter kan medvirke til at fremme folkesundhed og/eller lokal sammenhængskraft. Livskvalitet og velfærd gennem stedsskabelse. Økologisk balance (klima, ressourcekredsløb). Adgang til hal-og sportsfaciliteter til overkommelig leje. Beskæftigelsesfremmende aktiviteter i dialog med kommunale, regionale og nationale myndigheder Fondens bestyrelse kan fremme ovenstående formål på enhver tænkelig måde, i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning, herunder ved etablering af dattervirksomheder, indgåelse af partnerskaber og/eller udøvelse af erhvervsaktiviteter, som vurderes forenelig med den øvrige formålsbestemmelse. Fondens formål er almennyttigt og velgørende. Endvidere vil Fonden blive optaget i registeret over Registrerede Socialøkonomisk Virksomhed og derved omfattet af lov om registrerede socialøkonomiske virksomheder. Der er således tale om en socialøkonomisk fond. Bornholms Regionskommune har stillet kommunegaranti for omkostninger til fondens etablering. Fondens formål og aktiviteter er derfor begrænset til opgaver, som Bornholms Regionskommune lovligt kan varetage Fondens må alene udøve sit formål i overensstemmelse med den til enhver til værende lovgivning ligesom udøvelsen skal ske overensstemmelse med ad- 4
ministrative forskrifter (herunder Kommunalfuldmagten), som Fonden måtte være underlagt som følge af tilskud e.l. forhold. Metoder til at opnå formålet 4 For at opnå formålet kan Fonden anvende de metoder, såvel erhvervsmæssige som ikke-erhvervsmæssige, der direkte eller indirekte er tjenlig for formålet. For at fremme formålet kan fonden foretage investeringer eller dispositioner i øvrigt af enhver art, alene betinget af behørig godkendelse fra tilsynsmyndigheder. Fonden kan endvidere erhverve fast ejendom. Udlodning 5 Bestyrelsen beslutter og er ansvarlig for Fondens udlodninger. Af årets overskud og af frie reserver i henhold til Fondens seneste årsrapport, kan Fonden støtte aktiviteter og organisatoriske initiativer, ligesom Fonden kan støtte enkeltpersoner og/eller juridiske personer, som direkte eller indirekte arbejder for formålet. Fondens midler kan kun anvendes til opfyldelse af Fondens formål og ikke anvendes af enkeltpersoner til private formål. Fonden kan støtte såvel egne som andre eksisterende og nye aktiviteter af enhver art i overensstemmelse med formålsbestemmelsen og lov om registrerede socialøkonomiske virksomheder. 5
Fonden kan foretage udlodninger i eget regi med henblik på opfyldelse af Fondens formål. Der kan ikke ske udlodning til stifter, bestyrelse, ansatte m.v., jf. lovgivningens regler herom. Bestyrelsen 6 Fondens ledelse varetages af en bestyrelse bestående af 6 medlemmer, som vælges på følgende måde: A. 4 medlemmer vælges blandt personer med indsigt i lokalt idræts-, forenings- og/eller erhvervsliv. Udpegningen foretages af hallens brugere. B. 2 medlemmer udpeges af bestyrelsen for Ejendomsfonden Grennessminde i Tåstrup, cvr.nr.: 24245896 Medlemmer skal vælges således, at medlemmerne tilsammen besidder ledelsesmæssige, juridiske, økonomiske eller tilsvarende relevante kompetencer. Proceduren for udpegning af medlemmer efter 6 A er beskrevet i Brugerudpegningsproceduren vedlagt nærværende vedtægt. Brugerudpegningsproceduren, det samlede antal medlemmer af bestyrelsen og 6 A, kan alene ændres med tilslutning af 2/3 af de fremmødte brugere på en valgdag og med tilslutning fra Bornholms Regionskommune. Såfremt Ejendomsfonden Grennessminde i Tåstrup opløses, er Fonden berettiget til at indstille en ny indstillende enhed til fondsmyndighedernes godkendelse. Såfremt Ejendomsfonden Grennesminde i Tåstrup ikke har foretaget indstilling af nye bestyrelsesmedlemmer inden 3 måneder, overgår retten til indstilling til de tilbageværende bestyrelsesmedlemmer. Bornholms Regionskommune godkender Fondens første bestyrelse. 7 6
Bestyrelsen udpeges for 4 år ad gangen fra den 1. januar til den 31. december. Ved stiftelsen opdeles bestyrelsen således, at 3 medlemmer udpeges for 2 år, således at efterfølgende valg sker forskudt, for at sikre kontinuitet i bestyrelsesarbejdet. Den første bestyrelse foretager lodtrækning om hvem der er valgt for to år og hvem der er valgt for fire år. Herefter vælges alle medlemmer for 4 år. Er der ikke senest med udgangen af december måned valgt eller taget de fornødne initiativer til udpegningen af nye bestyrelsesmedlemmer/ genudpegning af hidtidige bestyrelsesmedlemmer, fortsætter de hidtidige bestyrelsesmedlemmer i en 4 års periode. Genvalg kan finde sted, dog max 3 gange. 8 Bestyrelsens formand vælges blandt de medlemmer som udpeges efter 6 A. Bestyrelsen konstituerer i øvrigt sig selv med en næstformand. Dette skal ske på det førstkommende bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen er beslutningsdygtig, efter den 1. januar i det år, hvor bestyrelsen er valgt. 9 Bestyrelsen holder møde så ofte et medlem eller revisor ønsker dette, dog mindst 2 gange årligt. Formanden indkalder til møde i bestyrelsen. Mødet indkaldes skriftligt med mindst 14 dages varsel. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når flertallet af stemmeberettigede medlemmer er til stede, jf. dog reglerne vedrørende væsentlige beslutninger i 19 og ændring af vedtægter og opløsning af Fonden i 20. Hvis tidsfristen om at et møde skal indkaldes med 14 dages varsel ikke kan overholdes, grundet særlige omstændigheder, vil bestyrelsen altid være beslutningsdygtig, når samtlige medlemmer er til stede og enige i mødets afholdelse. 7
10 Afgørelser i bestyrelsen besluttes ved simpelt flertal, jf. dog reglerne vedrørende sen indkaldelse i 9, væsentlige beslutninger i 19 og ændring af vedtægter og opløsning af Fonden i 20. Ved stemmelighed betragtes et forslag som forkastet. 11 Bestyrelsen overvåger Fondens drift, og bestyrelsen er ansvarlig for, at Fonden drives i overensstemmelse med gældende lovgivning. Bestyrelsen påser og har ansvar for, at Fondens økonomiske og administrative anliggender varetages under hensyntagen til Fondens formål og de regler, der til enhver tid gælder for Fondens ledelse og drift. Bestyrelsen skal på sit første møde fastsætte en forretningsorden. Protokol 12 Der føres en protokol, hvor alle beslutninger i bestyrelsen skrives ind. Protokollen underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer senest ved næste møde. Medlemmer der ikke var til stede ved mødet, kvitterer for at have læst protokollen. Et medlem, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening tilført protokollen. 13 Al kommunikation i bestyrelsen, herunder mødeindkaldelser m.v. samt kommunikation mellem bestyrelsen og direktøren kan foregå elektronisk. Direktør 8
14 Bestyrelsen kan udpege en Direktør, der er ansvarlig for Fondens daglige ledelse og drift. Direktøren ansætter og afskediger det øvrige personale. Direktøren samarbejder med bestyrelsen til opnåelse af Fondens formål. Direktøren forestår kontakten mellem bestyrelsen og Fondens daglige aktiviteter. Direktøren har ansvaret for den daglige ledelse og driften af Fonden, herunder kontakten med myndigheder, samarbejdspartnere m.v. Direktøren er sekretær for bestyrelsen. Såfremt Direktøren ikke er bestyrelsesmedlem sidder Direktøren med til bestyrelsesmøder som rådgiver uden stemme ret. Dog kan bestyrelsen beslutte at Direktøren i særlige tilfælde ikke skal være til stede under behandlingen af et punkt på dagsordenen. Regnskab 15 Fondens regnskab følger kalenderåret. Det reviderede regnskab for det foregående år fremlægges inden den 1. maj hvert år. Bestyrelsen påser, at der føres nøjagtigt regnskab, der viser drifts-, anlægs- og etableringsudgifter samt formuebevægelser. Regnskabet, der skal udarbejdes i henhold til lovgivningen, skal revideres af en af bestyrelsen valgt statsautoriseret eller registreret revisor. Årsregnskabet skal indeholde en redegørelse for, hvordan fonden lever op til reglerne for registrerede socialøkonomiske virksomheder. Revisor skal vælges for 1 år ad gangen. En gang om året afholdes der Årsregnskabsmøde, hvor revisor deltager, og årsregnskabet godkendes. 9
Tegningsret 16 Fonden tegnes af bestyrelsesformanden og 1 bestyrelsesmedlem i forening, af bestyrelsesformanden og Direktøren i foreningen eller af Direktøren og 2 medlemmer af bestyrelsen i forening. Fonden kan delegere sin tegningsret vedrørende konkrete dispositioner til Direktøren af Fonden i henhold til beslutningsprotokollat (prokura). Økonomiske dispositioner 17 Fondens midler kan kun anvendes i overensstemmelse med Fondens formålsparagraf, efter fradrag af rimelige henlæggelser til konsolidering. Det påhviler Fondens bestyrelse at anvende årets indtægter (overskud) med fradrag af rimelige henlæggelser til konsolidering af Fondens formue, samt henlæggelser til tredjemandsforpligtelser. Fonden hæfter med sin kapital efter dansk rets almindelige regler for alle Fondens påhvilende gældsforpligtelser. Fondens kontante beholdning skal så vidt muligt indestå på konto i pengeinstitut lydende på Fondens navn. Fondens bestyrelse er ikke pligtig at anbringe Fondens midler i et forvaltningsinstitut, men kan ansætte en administrator, som forestår anbringelsen og administrationen af Fondens økonomi i øvrigt på baggrund af beslutning i bestyrelsen, eller bestyrelsen kan bestemme anbringelsen af Fondens midler. Honorar/vederlag til bestyrelse, ledelse m.fl. kan alene udbetales i overensstemmelse med de til enhver tid gældende myndighedsudstede retningslinjer herfor. Fonden dækker dokumenterede og rimelig rejseudgifter o.l. for bestyrelsesmedlemmer mv. i forbindelse med bestyrelsesaktiviteter. 18 For Fondens forpligtelser hæfter alene dens formue. Klausuler på gaver til Fonden skal respekteres. 10
Væsentlige beslutninger 19 Væsentlige beslutninger vedrørende Fonden, herunder, men ikke begrænset til, køb, salg og pantsætning af fast ejendom samt indgåelse og ophævelse af lejekontrakter, træffes af bestyrelsen med 4/5 flertal. Ved større økonomiske dispositioner skal bestyrelsen være særlig opmærksom på, om der er særlig lovgivning der skal følges. Ændring og opløsning 20 Ændring i nærværende vedtægter samt beslutning om opløsning af Fonden kan med 4/5 flertal besluttes af bestyrelsen på 2 på hinanden følgende møder med mindst 14 dages og højst 2 måneds varsel. Eventuel beslutning i henhold til nærværende paragraf skal være i overensstemmelse med gældende lovgivning. I tilfælde af Fondens opløsning skal dens eventuelle nettoformue, efter forslag fra bestyrelsen, anvendes til formål, der er beslægtede med de formål, der er nævnt i 3. Fondens grundkapital udgjorde ved stiftelse kr. Væsentlige vedtægtsændringer og opløsning skal godkendes af fondsmyndigheden. Tiltrådt af stifterne den: Casa Kirvan Tiltrådt af bestyrelsen den: Bestyrelsen udgøres af: 11
Kommunalbestyrelsen for Bornholms Regionskommune har godkendt Fondens første bestyrelsen jf. vedlagte referart af / -201_, jf. 6, sidste afsnit. B R U G E R U D P E G N I N G S P R O C E D U R E N Præambel: Nærværende procedurer beskriver hvorledes Brugerne af Poulsker Idrætshal (Hallen) vælger medlemmer til bestyrelsen for Den Selvejende Institution Poulsker Idrætshal (Fonden). Procedure er at betragte som en normalprocedure, der gælder hvor ingen anden procedurer er vedtaget af Brugerne, eller i tilfælde af tvivl omkring en brugervedtaget bestemmelse, vil følgende bestemmelser være gældende for proceduren omkring Brugernes udpegning af medlemmer til bestyrelsen for Fonden, jf. fondsvedtægtens 6, A. Brugerne: Som Bruger betragtes enhver der er medlem af de foreninger og/eller organisationer, som har aktiviteter i Hallen som ikke aktuelt er i restance til Fonden, og som ikke er udelukket af andre grunde i nærværende procedure. Som Bruger i fondsvedtægtens forstand, kan alene optages fysiske personer. En mindreårig kan alene optages som Bruger, hvor der forelægger skriftligt samtykke fra værge. En Bruger kan alene udøve sin stemmeret på en Valgdag i det år, hvor Brugeren fylder sit 15. år. Valg og Valgdag: 12
Brugerne afholder valg til bestyrelsen i lige år. Valgdagen afholdes senest ved udgangen af oktober måned. Medlemmer til bestyrelsen vælges for 4 år ad gangen forskudt, fra den 1. januar til den 31. december. Første gang der er valg til Bestyrelsen er oktober 2020. Der vælges 2 medlemmer og 2 suppleanter på hvert møde, således at efterfølgende valg sker forskudt, for at sikre kontinuitet i bestyrelsesarbejdet. Der vælges hierarkisk således at: - De to opstillede der får flest stemmer bliver medlemmer af Bestyrelsen. - Den opstillede der får 3. flest stemmer bliver 1. suppleant. - Den opstillede der får 4. flest stemmer bliver 2. suppleant. Suppleanterne vælges alene for en 2 årig periode. Suppleanten indtræder for valgte bestyrelsesmedlemmer, såfremt et medlem måtte udtræde i utide, afgå ved døden eller af anden årsag ikke være i stand til at udfylde sit bestyrelseshverv i 10 sammenhængende uger. Genvalg kan finde sted både fsva. bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Der er tale om et personligt valg, hvorfor alle afstemninger er skriftlige og hemmelige. Stemmerne optælles af 2 stemmetællere. Én stemmetæller vælges af de medlemmer af den siddende bestyrelse der er valgt efter 6A. Én stemmetæller vælges på valgdagen. Ingen som opstiller til valg kan vælges som stemmetæller. Der udarbejdes referat over det på valgdagen passerede. Opstillingsberettigede Enhver fysisk myndig person er opstillingsberettiget. Undtaget herfra er dog personer som er eller har været medlemmer af bestyrelsen efter fondsvedtægtens 6 B, samt ægtefæller, samlevere og nære slægtninge til sådanne personer. En person som ønsker at opstille til valg, skal tidligst 1. august og senest 1. september i lige år, have givet skriftlig meddelelse herom til formanden for Fonden. Som skriftlig meddelelse betragtes tillige henvendelse pr. e-mail. 13
Ændring af Brugerbeslutningsprocedure Brugerbeslutningsproceduren kan ændres såfremt dette vedtages på en Valgdag med tilslutning af over 2/3 af de fremødte brugere. For at opnå gyldighed skal Brugerbeslutningsproceduren efterfølgende godkendes af Bornholms Regionskommune (BRK). Kan ændringen ikke godkendes af BRK forkastes denne. Såfremt Brugerbeslutningsproceduren ønskes ændret, skal Formanden for Fondens Bestyrelsen tidligst 1. august og senest 1. september i lige år, have modtaget skriftlig meddelelse herom. Som skriftlig meddelelse betragtes tillige henvendelse pr. e-mail. Sådan ændringer kunne omfatter ændring af frist for valgdag, varsel, indskrænkning/udvidelse/præcisering af Bruger-definition mv. Sådanne ændringer kunne imidlertid også omfatte overdragelse af udpegningskompetencen til en Brugerforening. Ændring af Brugerbeslutningsproceduren kan aldrig stifte ret bagud i tid. Indkaldelse til Valgdag Formanden for Fonden orienter Brugerne om dato for valg ved opslag i Hallen senest 1. august i lige år. Opslaget skal indeholde oplysninger om tid, sted og foreløbig dagsorden for valget, samt e-mailadresse hvortil personer der ønsker at opstille kan give meddelelse, samt hvortil forslag til ændring af Brugerbeslutningsprocedure kan rettes. Formanden for Fonden orienter Brugerne om tid, sted og endelig dagsorden for valget, samt: - hvem der er opstillet, - om der er indkommet forslag til ændring af brugerbeslutningsproceduren og - hvem der er valgt af bestyrelsen som stemmetæller. Orientering sker ved nyt opslag i Hallen senest 15. september 2017 i lige år. 14
Såfremt der er indkommet forslag til ændring af Brugerbeslutningsprocedure, skal forslaget vedlægges opslaget. Denne bestemmelse er ikke til hinder for, at bestyrelsen, Brugere eller andre, også orienterer om afholdelse af valgdag via f.eks. sociale medier, e-mail eller på anden egnet vis. Dagsorden Endelig Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter: 1) Valg af dirigent og referent. 2) Valg af én stemmetæller 3) Præsentation af de opstillede 4) Afstemning 5) Offentliggørelse af resultatet. Såfremt der er stillet forslag om ændring af Brugerbeslutningsproceduren, skal dette tillige fremgå af den Endelige Dagsorden. Brugerbeslutningsprocedurer tiltrådt af bestyrelsen den: Bestyrelsen udgøres af: 15
Kommunalbestyrelsen for Bornholms Regionskommune har godkendt Brugerbeslutningsproceduren jf. vedlagte referart af / -201_. 16