UDVIDET FU-MØDE Danmarks Sportsdanserforbund

UDVIDET FU-MØDE Danmarks Sportsdanserforbund Mødegruppe: Udvidet FU-møde Dato: Onsdag den 5. juni 2018 kl. 17-21, Scandic, Hvidkærvej, Odense Sted: Scandic Odense, Deltagere: Karen Pedersen, Thomas Nielsen, Katja Mikkelsen, Lars Kromann (DSV), Jesper Lyhne (BU), Kirsten Sørensen (DU) Mette Elkær (EU), Davith Hegaard (MU), Susanne Smed (). Skype: Martino (PD), Micki (DSØ) Referent: Lars Kromann Nr. Punkt / Dagsorden Kommentar / beslutning/ opgave Action Deadline 1 Siden sidst, herunder EM Sølv i PD til Bjørn/Ashli Dagsorden Regnskab Bjørn/Ahsli vandt EM sølvmedalje i PD standard virkeligt flot. Dagsordenen blev udsendt d. 24. maj 2018. Referat fra seneste bestyrelsesmøde i maj er ikke udsendt endnu, men er udarbejdet og vil blive udsendt snarest. Regnskab: Karen har gennemgået regnskabet med den interne revisor, og han underskriver regnskabet inden for kort tid. Det blev besluttet at nedlægge den interne revisor funktion efter forslag fra den interne revisor selv. Han mener at dette er et levn fra gamle dage og ikke giver mening mere da DIF fremadrettet udarbejder regnskab og E&Y gennemgår regnskabet som statsaut. revisionsfirma. Ift. udbetalinger kan Karen, Katja og DIF godkende udbetalinger fra DS. E&Y udarbejder en revisorerklæring. DS spørger om input fra revisorerne/dif til best practise ift. økonomistyring. KP KM 1

JDS JDS: JDS valgte d. 7. maj at droppe afholdelsen af DM 10-dans. Derudover har de trukket alle par fra DM 10-dans, kraftcentre og boblegruppe. Lars forespurgte forklaring d. 9. maj og Karen i slutningen af maj og JDS har indvilget i at mødes med DS. Møde udestår pt., men vil blive forsøgt afholdt inden d. 1. juli 2018. Indre-FU 1/7-18 DM erne DM erne: Det blev besluttet at nedsætte en hurtigarbejdende gruppe der skal se på hvordan DM erne skal afholdes i fremtiden. Gruppen består af Mette, Susanne og Katja. Mette går i dialog med danserne, for at undersøge en fair løsning på sammenlægning af DM er, for at skabe synergieffekter ift. Økonomi. ME 1/7-18 2 Strategiske spor 3 spor: Status på strategiske spor: 1. Ny organisation for al dans Der har været møder mellem Folkedans Danmark og DS omkring en køreplan fra processen. De individuelle strategimøder i hhv. Folkedans Danmark og DS har ikke vist et entydigt billede af hvordan en fremtidig organisation skal se ud. Derfor er der ikke nedsat en kommissorium endnu. Der inviteres til et ny fælles strategimøde d. 1. sept. Bestyrelserne i Folkedans Danmark og DS skal deltage i denne. Organisationsgruppen vender tilbage med hvem der yderligere skal inviteres. Målet er fortsat en ny fællesorganisation i 2021, så vi er stadig på sporet. 2. Fastholdelse af medlemmer Der er en række procesmål vi har opstillet i strategiaftalen med DIF som er færdige eller i gang. a. IOC udtagelseskriterier for breaking er færdige og sendt til for implementering i næste udgave af turneringsreglementet. Så denne er færdig. 2

b. Ny turneringsstruktur er implementeret i 2018, hvor DMerne afholdes i foråret for at understøtte sæsonen fra sept. til juli som stadig benyttes i mange klubber, samt hjælpe med vm udtagelse. Dette er blevet vel modtaget og evalueres i efteråret 2018. Næste trin er at arbejde med medlemstyper, så det bliver lettere at deltage i DS turneringer selvom man ikke nødvendigvis er del af en DS klub. Dvs. dette punkt er godt på vej. c. Etablering af internationalt samarbejde indenfor bredde / internationale turneringer Vi har efterhånden fået et tæt samarbejde med det irske forbund hvor Karen og Katja har besøgt deres mesterskaber og flere par/dommere har deltaget i deres turneringer. Man har formået at skabe en stor bredde i Irland over kort tid, og derfor vil vi fortsat lære af deres erfaringer for at skabe det samme her. Yderligere forventer vi at invitere irske og øvrige nordiske dansere til bredde arrangementer i fremtiden. Dette punkt arbejdes der stadig på. 3. Elitespor iht. TD Masterplan. Dette spor evalueres ikke over for DIF, men overfor TeamDanmark. Det er derfor en del af elitearbejdet og ikke arbejdet med de strategiske spor. DS har halvårs evaluering med DIF d. 13. juni, hvor det blev besluttet at Karen, Micki og Lars deltager. 3 Orientering fra Udvalgene: BU BU: Netop afholdt møde i søndags, hvor DM Different Styles blev drøftet. Som pilotprojekt kunne man i år deltage uden at være medlem af en klub. Dette gav 10 flere dansere. Danserne har bedt om ikke længere at benytte alternative/andre danseformer som fællesbetegnelse, men i stedet different styles. Dette var der enighed om i FU. 3

Der igangsættes et fælles skoleprojekt i DS på baggrund af erfaringer i bl.a. ADC. BU/Karen står for udbredelsen til hele landet. BU/KP Netværksmøder med klubberne for at få mere gang i breddearbejdet er på tapetet. DU EU kraftcenter/elitecenter DU: Uddannelse af dommere til disco, rock n roll, Hip-hop og show. Kræver evt. flere turneringer som blinddommer. I søndags blev der afholdt dommerkongres for standard og latin. Dagen blev godt modtaget og der var desuden også indlæg fra en international dommer fra skøjteunionen, hvilket var super interessant og hvor Sportsdans kunne lære meget. EU-udvalget: Eliteudvalget består af Mette Elkjær (formand), Cecilie Funch-Nielsen, Allan Vedel, Simon Horsleben. Elitedrift: Der er planlagt en stor samling i juli for elite og bruttogruppen, samt mindre samlinger i nov. og dec. EU forventer derfor at overholde elitekonceptets min. krav til antal samlinger. Da aktiviteterne er kommet sent i gang, har EU valgt at kompensere danserne med et beløb. Kraftcenter konceptet er endnu ikke meldt ud endnu, og der er dansere der allerede har valgt kraftcentrene fra baseret på forrige års koncept. EU udmelder det nye kraftcenterkoncept ud senest i juli. Konceptet tilrettes baseret på tidligere evalueringer. Der er nedsat en gruppe bestående af Mette Elkjær, Helle Loft Jensen og Dennik Ringgaard til at arbejde med kraftcenterkonceptet. EU afholder møde d. 18. juni 2018, hvor der arbejdes på et kontinuitetsprincip ift. oprykning i de forskellige grupper i EU EU Juli Næste FU 4

elitekonceptet. Dette præsenteres til FU ved næste møde. ESAA EliteSport Aarhus - Samarbejde i Aarhus Kommune Netværksmøde d. 13. juni 2018 kl. 16.30. Samarbejdet i dag er Århus Sportsdanserforening. Kunne i princippet være interessant for andre Århus Klubber (ADT, JDS). Det blev besluttet at Lars fremadrettet skal være DS kontaktperson til ESAA, og udsender invitationer til relevante klubber. Sportschef hvad sker der og hvad er planen? Sportschef stillingen bliver slået op til august 2018 med henblik på besættelse i september 2018. Karen har aftalt med Team Danmark og Mette, at Sportschefstillingen er indtil videre delt mellem Mette og Karen. Det blev præciseret at Henrik Larsen betales på timebasis for rådgivning til Mette og Karen, men har ingen opgaver. LK ME/KP Hurtigst muligt August MU MU: DK4 er ikke interesseret i at genetablere en aftale med DS. MU undersøger andre muligheder pt. heriblandt mulighed for streaming af turneringer. : Der er ved at være styr på persondataforordningen, som nu er blevet implementeret i tilmeldingssystemet. MU Mesterskabsdeltagelse bliver tilmeldt af vores formand, Karen. Der sættes fremadrettet et fast tilmeldingsfrist for VM/EM. Hvis parrene ikke overholder fristen gives muligheden videre til næste par. vil undersøge muligheden for en officiel rejsepartner/sponsor. kontakter Jimmy fra KAF om han kan være interesseret i at hjælpe -Nyt Aug. 5

med kontakt til potentielle sponsorer. Tu-kalender udsendes så snarest når der er svar fra EU omkring afholdelse af DM erne Opdateret turneringsreglement forventes at være på plads i god tid inden næste bestyrelsesmøde. Udtagelse til mesterskaber: /EU Hurtigst muligt November -nyt aug. PD Udvidede FU blev enige om at præcisere reglerne for udtagelse til VM/EM: Danmarksmesteren udsendes som Danmarks førstepar. Nr. 1 på ranglisten udsendes som Danmarks andet par, såfremt der er tale om et andet par end danmarksmesteren. Er Danmarksmesteren og nr. 1 på ranglisten det samme par udsendes nr. 2 på ranglisten. Er der nogen af disse par, som der ikke kan deltage grundet skader eller manglende tilmelding inden deadline går invitationen til næste par på ranglisten. Kravene bliver præciseret i brevet med invitationen af parrene. Er der point på ranglisten er det resultatet fra den sidst dansede rangliste turnering, som er afgørende. Alle par skal i forbindelse med en evt. udsendelse til et mesterskab forinden have underskrevet yde-yde aftalen og efterleve denne for minimum indeværende og det kommende kalenderår. PD: Der er endnu ikke konstitueret et PD udvalg. Martino arbejder på at sammensætte udvalget. Bjørn/Ahsli vandt EM sølvmedalje i PD standard Michelle Abildtrup er blevet PD dommer, hvilket blev godkendt af det 6

udvidede FU. Enkelte PD dommere har pt. ikke fornyet sin PD licens. Martino hører om det er en fejl eller ej. AGM (Annual General Meeting) - motion: 1-3 VM-kombi og 1-6 til VM Standard/Latin i PD vil de gerne udtage til dommere for at få flere profiler med. Fint tiltag, hvis de har en national licens og en bestået WDSF eksamen. Udvidet FU støtter op om forslaget, men mener det vil være i konflikt med Code of Conduct hvis aktive PD-dommere dømmer til turneringer, hvor der også er PD stævne tilknyttet. Der vil blive spurgt til dette på AGM. PD AGM 4 Hjemmesiden: Hvad sættes på hjemmesiden mht. turneringer 5 Regnskab: Har kassereren med, det udleveres MU laver et oplæg til procedurer for artikler og facebook opdateringer fremadrettet. Mesterskaber, GOC og Cups: DS udsendte, er ansvarlige for at lave opdateringer og artikler for de turneringer, hvor de er udsendt af DS. Hvis der ikke er udsendte fra DS, er det hhv. coach og parret selv der er ansvarlig for resultatformidling. De udsendte får adgang midlertidigt, så de kan opdatere facebook og sender den færdige artikel hurtigst muligt og senest førstkommende mandag kl. 12 til Davith, men gerne hurtigere. PD turneringer: Martino laver opslag vedr. PD-turneringer. Øvrige WDSF turneringer: Der kan komme resultater på hjemmesiden hvis parrene selv sender disse til Davith senest mandag kl. 12 efter turneringen. Formanden sender hovedaftalen med DIF vedr. bogføring ud til bestyrelsen. MU KP 7

Alle bilag skal godkendes af formændene for udvalget og er godkendt af formændene når det er videresendt. Alle bilag skal forinden være påført relevant konteringsnummer for at kunne blive udbetalt. Udvalgsformændene får kvartalsvist update på hvad der er forbrugt og på hvilke konti. Detaljeret kontering for 2017 blev udleveret. Det interne FU blev enige om, at udsende konteringsoversigten til det udvidede FU, man skal huske, det er fortroligt materiale. Dvs. alle fik udleveret og kunne beholde regnskabet for sidste år, men igen. Det er fortroligt materiale. 6 Udtagelse til VM/EM Der var enighed om følgende: Den danske mester er ved udtagelser 1. parret, mens nr. 1 på ranglisten er 2. parret. Parrene skal så snart de modtager indbydelse svare i løbet af 5 dage, ellers går invitationen nedad på ranglisten. Ved pointlighed er sidste turnering afgørende. Der udarbejdes i samarbejde mellem og EU en nærmere beskrivelse, som også indbefatter omtale af basisforpligtelser og yde/yde kontrakt VM amatører i Latin har vi ansøgt til DK (KAF) i 2019. DS har rykket 6 Eventuelt WDSF flere gange, men DS har endnu ikke modtaget nogen tilbagemelding. /EU KP snarest Udarbejdet af Lars Kromann / v1 d. 5. juni 2018 Tilrettet af Katja den 10. juni 2018 Referatet og ordlyden er godkendt af alle deltagere d. dd.mm.yyyy 8