Til medlemmerne af bestyrelsen for VUC Syd Hermed udsendes referat af konstituerende møde i VUC Syds bestyrelse mandag den 30. april 2018. Mødet fandt sted på afdelingen i Haderslev, Christian X s Vej 39, fra kl. 10.00 12.00 i lokalet Damaskus/Lykkepers Rejse på 4. sal. Med venlig hilsen Asbjørn Nielsen Direktør Chr. X s Vej 39, Haderslev Telefon: 7361 3333 E-post: post@vucsyd.dk www.vucsyd.dk
Referat 1. Udpegning af medlemmer til VUC Syds bestyrelse I henhold til gældende vedtægt for VUC Syd er Landsorganisationen i Danmark (LO), Dansk Arbejdsgiverforening (DA), kommunalbestyrelserne i Regionen i forening (KKR), samt Region Syddanmark ved brev af 1. marts 2018 blevet bedt om, at udpege en repræsentant til VUC Syds bestyrelse. De udpegede repræsentanter er: Bent Holm Poulsen (LO), Kim Anker Hansen (DA), Signe Knappe (KKR), samt Mads Skau (Region Syddanmark). Der er endvidere valgt to repræsentanter blandt medarbejderne ved VUC Syd: Mikael Vig Kjærgaard (valgt med stemmeret), og Elisabeth Simonsen (valgt uden stemmeret). Fra kursistrådet er Christian Skjøth valgt (med stemmeret), og Liv Zachariasen (uden stemmeret). Endvidere udpeges 2 medlemmer efter bestyrelsens beslutning ved selvsupplering, jf. pkt. 2 på dagsordenen vedrørende valg af selvsupplerende medlemmer. 2. Valg af selvsupplerende medlemmer til bestyrelsen Det fremgår af vedtægten, at to medlemmer efter bestyrelsens beslutning udpeges ved selvsupplering. For medlemmer, der er udpeget ved selvsupplering, kan genudpegning finde sted én gang, jf. vedtægten. Marita Geinitz fra 3F i Sønderborg har været udpeget ved selvsupplering til bestyrelsen i den forgangne funktionsperiode, og hun har tilkendegivet, at hun gerne vil fortsætte sit hverv i bestyrelsen. Indstilling: Direktøren indstiller, at at Marita Geinitz genudpeges ved selvsupplering til VUC Syds bestyrelse, og bestyrelsen drøfter udpegning af yderligere et medlem valgt ved selvsupplering til bestyrelsen. Vedtaget som indstillet. Marita Geinitz deltog herefter i behandlingen af punkt 3 11 på dagsordenen. Direktøren fremlægger på næste bestyrelsesmøde og senest inden for en måned, jf. vedtægtens 6, stk. 2, forslag til valg af yderligere et medlem valgt ved selvsupplering til bestyrelsen. 3. Konstituering af bestyrelse I forretningsordenen for bestyrelsen for VUC Syd fremgår det, at bestyrelsen konstituerer sig med en formand valgt blandt de (seks) udefra kommende bestyrelsesmedlemmer. Indstilling: 2
Direktøren indstiller, at bestyrelsen vælger en formand blandt de udefra kommende medlemmer. Bestyrelsen valgte Signe Knappe som ny formand for VUC Syds bestyrelse. 4. Vedtægt og forretningsorden for VUC Syd Det fremgår af bekendtgørelse nr. 750 af 29. juni 2012 vedrørende standardvedtægt for institutioner for almengymnasiale uddannelser og voksenuddannelse, at institutionens styrelse reguleres i en vedtægt, som fastsættes af institutionens bestyrelse inden for bekendtgørelsens rammer. Institutionens vedtægt er senest ændret og godkendt i bestyrelsen den 2. september 2013. Det fremgår af vedtægtens 14, at bestyrelsen fastsætter en forretningsorden for sit virke. Den gældende forretningsorden er er godkendt i bestyrelsen på mødet den 13. december 2006. Der vedlægges til orientering gældende vedtægt og forretningsorden for VUC Syd. - Vedtægt for VUC Syd - Forretningsorden for VUC Syd Direktøren forelægger et oplæg til revideret forretningsorden for bestyrelsen på næste bestyrelsesmøde, hvor der også indarbejdes en passus om valg af næstformand til bestyrelsen. 5. Orientering om VUC Syd Der er i vedlagte notat med kort introduktion til VUC Syd redegjort for VUC Syds forskellige uddannelsestilbud, dækningsområde, samt en række overordnede nøgletal som beskriver institutionens udvikling. - Notat med kort introduktion til VUC Syd 6. Årsregnskab og revisionsprotokollat for 2017 Der vedlægges årsrapport og revisionsprotokollat for regnskabsåret 2017 samt bestyrelsestjekliste og bestyrelsens stillingtagen til revisors eventuelle bemærkninger. Materialet er godkendt i den tidligere bestyrelse den 30. april 2018. - Årsrapport 2017 for VUC Syd 3
- Revisionsprotokollat til årsregnskab for 2017 - Bestyrelsestjekliste - Bestyrelsens stillingtagen til revisors eventuelle bemærkninger Materialet eftersendes til bestyrelsen, og drøftes igen på næste bestyrelsesmøde. 7. Budget 2018 Bestyrelsen godkendte på mødet den 5. april 2018 vedlagte budget for 2018. - Budget vedrørende finansåret 2018 af marts 2018 8. Afgørelse fra Styrelsen for Undervisning og Kvalitet Styrelsen for Undervisning og Kvalitet har fremsendt vedlagte påtænkte afgørelse af 29. januar 2018, og vedlagte afgørelse af 7. marts 2018 til bestyrelsen for VUC Syd i forbindelse med Styrelsens undersøgelse af forvaltningen af udgifter og dispositioner foretaget af VUC Syd. VUC Syd har på baggrund af afgørelsen den henholdsvis 5. og 6. april 2018 indsendt følgende vedlagte materiale til Styrelsen: - redegørelse fra revisionspartnerselskabet Ernst & Young - skema med oplysninger om faglig og pædagogisk kompetence for institutionens hf-lærere, - erklæring fra revisor om faglig og pædagogisk kompetence for hf-lærere, - detaljeret genopretningsplan med tidsangivelse for, hvornår de formelle faglige kompetencer hos de af institutionens nuværende hf-lærere, som institutionen fortsat vil have til at varetage hf-undervisning vil stemme overens med de fag, som den enkelte lærer underviser i, og planen skal tillige indeholde angivelse af, hvornår de enkelte lærere vil opfylde gældende krav til pædagogikum, og - ajourførte tilskudsadministrative procedurer inkl. handlingsplan for opfølgning på eventuelle bemærkninger og forslag til ændrede procedurer og arbejdsgange, som den nye revisor måtte anbefale. Det indsendte materiale til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet vedlægges, og for god ordens skyld er bestyrelsens høringssvar af 19. februar 2018 også vedlagt. Der gøres særligt opmærksom på, at materialet til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet vedrørende hf-lærerkompetencer er omfattet af fortrolighed. VUC Syd har på tidspunktet for udsendelse af dagsordenen endnu ikke modtaget et svar fra Styrelsen for Undervisning og Kvalitet i forhold til materialet indsendt primo april måned, jf. ovenfor. - Påtænkt afgørelse fra Styrelsen for Undervisning og Kvalitet af 29. januar 2018 4
- Bestyrelsens høringssvar til Styrelsen af 19. februar 2018 - Afgørelse fra Styrelsen for Undervisning og Kvalitet af 7. marts 2018 - Redegørelse fra Revisionspartnerselskabet Ernst & Young inkl. følgebrev fra bestyrelsen - Følgebrev vedrørende skemaer med oplysning om faglig og pædagogisk kompetence for institutionens hf-lærere samt detaljeret genopretningsplan for hf-lærerkompetencer - Skemaer med oplysning om faglig og pædagogisk kompetence for institutionens hf-lærere - Erklæring fra revisionsfirmaet PwC vedrørende faglig og pædagogisk kompetence for hf-lærere - Ledelseserklæring om indberetning af hf-lærernes faglige og pædagogiske kompetencer - Detaljeret genopretningsplan for hf-lærerkompetencer (vedlagt som Excel-fil) - Følgebrev vedrørende procesbeskrivelse for aktivitetsindberetninger og tilskudsadministration samt optagelse af kursister inkl. handlingsplan for opfølgning på ændrede procedurer - Procesbeskrivelse - aktivitetsindberetninger og tilskudsadministration - Procesbeskrivelse - optagelse af kursister Punktet blev udsat til næste bestyrelsesmøde. 9. Gensidig orientering Intet. 10. Mødedatoer i 2018 Der forventes afholdt yderligere 4-5 møder i bestyrelsen i 2018, og direktøren udsender snarest datoforslag til medlemmerne af bestyrelsen. Kommende bestyrelsesmøder søges indledningsvis planlagt afholdt rundt på VUC Syds forskellige afdelinger. 11. Eventuelt Direktøren foranlediger, at der udarbejdes en fælles telefon- og mailliste for medlemmerne af bestyrelsen og direktionen. 5