Møde den: 7. december 2016 kl. 12.30-14.00 1328-120 Aarhus BSS FAMU Referat Deltagere: Anja Zimmerdahl, Carsten Dalsager, Mikkel Nørgaard, Anette Storgaard, Jane Frølund Irming, Merete Elmann, Niels Jørgen Relsted, Søren Michael Nicholson, Eigil Jensen, Iben Skrydstrup Vejen Afbud: Nikolaj Harbjerg, Anita Birch Trosborg 1. Godkendelse af dagsorden Ingen bemærkninger Dato: 7. december 2016 2. Opfølgning på Aarhus BSS FAMU møde d. 20. september og FSU- FAMU fællesmøde d. 27. oktober 2016. Referaterne fra møderne er godkendt i forbindelse med tidligere udsendelse til FAMU. Ingen bemærkninger Side 1/6 3. Opfølgning på løbende sager Status for rådgivningspåbud Punktet sættes på det kommende møde. Anja spørger desuden Anita, om hun kan rundsende noget skriftligt, så FAMU kan få en status allerede nu. Eventuelle nye forhold og sager med interesse for FAMU. Ingen bemærkninger. 4. Orientering fra HAMU d. 22. november 2016 Mødemateriale er udsendt d. 18. november 2016. Anja Zimmerdahl (AZ) orienterede om HAMU mødet, herunder: Notat om pasning af udendørsarealer: Som opfølgning på spørgsmål rejst på seneste HAMU-møde. Notatet redegør for arbejdsdelingen mellem gartnerne og bygningsservice ift. bl.a. glatførebekæmpelse. På HAMU-mødet aftalte vi, at de lokale FAMU er orienteres. Eigil Jensen (EJ) fortalte, at saltning normalt starter kl. 6 og er færdigt ved 8- tiden. Der er et beredskab, når der fx er isslag. Søren Nicholson (SN) nævnte, at klinkerne skaber problemer ift., hvornår de bliver glatte. Det første, der saltes, er klinker og ny asfalt. Alle bør udvise agtpågivenhed i særligt glatte vejrforhold. Dekanatet, Aarhus BSS Aarhus Universitet Bartholins Allé 14 8000 Aarhus C Tlf.: +45 8715 2454 Fax: +45 8715 0201 E-mail: bss@au.dk bss.au.dk
P-numre: Økonomi og Bygninger rydder op i p-numre, så fejlregistreringer rettes. Ift. AT s tilsynsbesøg og genbesøg vil det altid være en udfordring, om AT er præcise nok ift., hvem de ønsker at besøge (der kan være flere enheder i samme bygning med fælles p-numre). Ift. genbesøg og hvis enheden i mellemtiden er flyttet: hvis man vil kontrollere forhold tilknyttet bygningen, skal man tale med de nye beboere. Hvis man vil følge op på forhold relateret til enheden (stress, ergonomi etc.), skal man tale med den enhed, som ikke længere sidder i bygningen. Denne udfordring bør drøftes på AU s dialogmøder med AT om, hvordan man gennemfører tilsynsbesøg på en hensigtsmæssig måde. Side 2/6 Arbejdsmiljøstatistikken HAMU besluttede, at jobusikkerhed fremadrettet indgår som særskilt kategori i statistikken vedr. psykologisk rådgivning (indgår i dag i kategorien funktionsproblemer ). Handleplanssystem til fysisk APV: Enighed om et simplere system og koncept, fx en template i Excel i stil med skabelonen som anvendes ved psykisk APV. Overordnet arbejdsmiljøtema 2017 HAMU besluttede temaet omgangstone og kommunikation, hvilket er indarbejdet i forslag til arbejdsmiljødrøftelse. Fælles temaer på HAMU-HSU møder: Årshjul blev drøftet. HAMU foreslog temamøder mellem HAMU og HSU. Eventuelt: Rygeforbud: Rektor ønsker ikke at stigmatisere rygere, så det vil også fremover være i orden at ryge på afmærkede områder, hvor andre ikke generes. Der var en kort drøftelse om effekten af afmærkede områder og arkitekturen. SN orienterede fra AAMU, hvor køling af lokaler fx i form af aircondition var blevet drøftet. Dette efterspørges bl.a. i IT og i lokaler, hvor folk sidder tæt, og vinduerne fx ikke kan åbnes. Niels Relsted (NR) nævnte, at nogle undervisere har det varmt, når der er for mange studerende i et undervisningslokale, så det er et genkendeligt problem. SN fortalte, at IT sandsynligvis vil bringe problematikken videre til ledelsen.
EJ fortalte, at reglen er, at man ikke køler i Danmark med tanke på bæredygtighed. Han mente, at problematikken var isoleret til nogle få bygninger, der ikke er ejet af AU. AZ henviste til handlingsplanerne fra den fysiske APV, hvor sådanne problemer har været nævnt, og hvor opfølgningen må søge at løse problemerne, hvis det er teknisk muligt. Side 3/6 5. Status for beredskab AZ orienterede fra en række møder, hvor beredskab ved såvel Aarhus BSS som på AU har været drøftet. I notatet redegøres for indsatserne på beredskabsområdet i 2016 samt eventuelle planer: kurser, varsling og evakueringsøvelser. HAMU-mødet 22. november 2016: Anders Kragh Moestrup (AKM) redegjorde for de gennemførte øvelser (ca. 45 på AU), ny beredskabshjemmeside pr. 1. januar 2017, udarbejdelse af koncepter for amok-handlinger mv. (10 i alt) og planlagte aktiviteter i 2017. AZ havde på mødet spurgt ind til følgende: Status for evakueringsapp en blev ikke omtalt i den årlige status. AKM svarede, at der var møde med EJ og Jeannette d. 2. december 2016. Manglende responsivitet på institutternes input i forlængelse af evakueringsøvelserne. AZ oplyste på HAMU-mødet, at FL skulle drøfte en redegørelse på et møde 6. december, herunder tage stilling til en anbefaling om, at Aarhus BSS Bygningsservice får en fremtrædende rolle i fbm. øvelsernes planlægning, afvikling og opfølgning. Der blev ikke truffet en beslutning i HAMU herpå. AZ foreslog, at de omtalte koncepter, som var ved at være færdige, med fordel kan drøftes i de fire fakulteters arbejdsmiljøudvalg, inden UL skal drøfte dem i F17. Der blev ikke truffet en beslutning herpå. På mødet foreslog rektor, at HAMU overfor universitetsledelsen udtrykte et ønske om, at varsling udbredes til de bygningsdele, hvor der ikke er tale- /tonevarsling. Universitetsledelsesmødet 30. november 2016: Universitetsledelsen bad AKM udarbejde et oplæg om udrulning af varsling på AU. AKM blev desuden bedt om at kontakte de lokale LAMU er (hos Aarhus BSS arbejdsmiljøgrupperne) for at drøfte rapporterne fra øvelserne. Universitetsledelsen besluttede at fastholde omfanget af øvelser, dvs. alle enheder gennemfører en øvelse hvert år. Fakultetsledelsesmødet 6. december 2016: Fakultetsledelsen støttede op om anbefalingen om, at Bygningsservice får en fremtrædende rolle i fbm. evakueringsøvelserne.
Fakultetsledelsen støttede endvidere op om universitetsledelsens ønske om at udbrede varsling på AU. Hvis det viser sig, at AU ikke meget hurtigt kommer med et udspil, eller udrulningen går for langsomt, er Aarhus BSS indstillet på at fastholde egne planer om udrulning til public-områder (1,4 mio. kr. over 3 år). Side 4/6 Fakultetsledelsen og FAMU vil fremadrettet ved årets udgang få en redegørelse for beredskabet, herunder evakueringsøvelser. EJ fortalte, at arbejdet med app en efter aftale med AKM overtages af Aarhus BSS med økonomisk tilskud. Fordelen ved en app er, at alle bliver varslet. Talevarsling er dog at foretrække. NR udtrykte bekymring for, at app bliver en større IT proces. EJ svarede, at app en bygger på et eksisterende system, hvor AU skal have bygningskort mv. ind. AU IT involveres ikke. Carsten Dalsager (CD) spurgte ind til, om talevarsling bliver koordineret med flytteprocessen. EJ svarede, at talevarsling automatisk installeres ved renovering af undervisningslokaler. Kontorområder prioriteres sidst. Punktet tages op på næste FAMU møde. 6. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse Der er udarbejdet et udkast, som FAMU drøftede. Der blev gjort status på det foregående år, og der blev drøftet fire arbejdsmiljøtiltag for det kommende år. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse blev herefter godkendt. Den årlige mail om supplerende arbejdsmiljøkurser blev drøftet. Det blev besluttet, at mailen til institutterne om supplerende AMO-kurser udsendes hvert år i december (første gang december 2016). Der tilføjes kurser fra AEU. Den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse blev kort drøftet. Der var forskellige meninger om kvaliteten. Undervisningen omhandler i høj grad forholdene på de våde områder. 7. Arbejdsmiljøstatistik Q3 Iben Skrydstrup Vejen (ISV) orienterede om psykologisk rådgivning, arbejdsskader og sygefravær. Der er en lille stigning i antal sygedage pr. medarbejder. Det er vigtigt at have registreringspraksis in mente, når sygefraværsstatistikken drøftes. CD kommenterede, at benchmarking med andre lignende virksomheder ville være givtigt.
Nye række tilsynsbesøg på AU ISV orienterede om, at AT har varslet tilsynsbesøg ved Center for Rusmiddelforsknings afdeling i København (PSY) fra d. 28. november 2016 28. maj 2017 samt ved bygning 1481 (BCOM men ikke den del der tidligere har modtaget et påbud) fra 30. december 2016 30. juni 2017. Side 5/6 AZ kommenterede, at AMG dækker institutter, så psykologisk AMG dækker CFR i København. 8. Aarhus BSS flytterokaden 2016/17 Der henvises til den tidligere udsendte nyhed på: http://medarbejdere.au.dk/fakulteter/bs/flytterokade-2016-2017/ MGMT i NØ og BCOM i Nobel flytter til FSA. Biblioteksmedarbejderne, CUL og en række mindre enheder flytter til NØ. Der genetableres undervisningslokaler i 1325 og enkelte andre steder i NØ. En stor del af de studerendes stillelæsepladser og grupperum samles i 1326 og 1327. Rokaden foregår hen over foråret og sommeren 2017. ISV orienterede om, at der i forbindelse med rokaden skal gennemføres en lovpligtig flytte-apv. Se: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe/apv/apvved-flytning-nyansaettelse-mm/ På hjemmesiden er der forskellige værktøjer til, hvordan institutterne nemt kan lave en flytte APV. Det anbefales at flytte-apv udarbejdes ca. fire uger efter, at alle enheder i instituttet er flyttet, dog ikke ved særligt selvstændige enheder som fx Center for Registerforskning. ISV opfordrede til, at flytte- APV en tager udgangspunkt i den eksisterende fysiske handleplan for bygningen. Ledelsen og arbejdsmiljøgrupperne er ansvarlige for at udarbejde en APV og informere medarbejderne om dette. Det er vigtigt, at det ikke bliver en stor proces, men fokus er på, at arbejdsmiljøgrupperne aktivt opsøger de berørte medarbejdere. Punktet skal på et FAMU møde, når institutterne er flyttet. 9. Møder i 2017 Fastlæggelse af mødeplan. 1. møde: primo marts afventer FSU 2. møde: 8. juni 3. møde: 14. september 4. møde: 7. december
Datoerne er fastlagt så de passer ind ift. de planlagte HAMU-møder i 2017. Side 6/6 10. Eventuelt Ingen bemærkninger Mødet sluttede kl. 14.