UDKAST Pr. 7. april 2010 Brugsretsaftale vedrørende musikøvecontainer ved Bøgebjerggård Mellem Halsnæs Kommune og brugerrådet for musikøvecontainer ved Bøgebjerggård indgås følgende brugsretsaftale vedrørende brug af musikøvecontainer ved Bøgebjerggård. Halsnæs Kommune Rådhuspladsen 1 3300 Frederiksværk Kontaktperson: Kultur og Fritid Telefon: 47784000 Email-adresse: mail@halsnaes.dk Brugerrådet for musikøvecontainer ved Bøgebjerggård Kontaktperson: Tanja Hollerup Telefon: 25832133 Email-adresse: tanja.hollerup@webspeed.dk 1. Beskrivelse af det udlånte, anvendelse, periode og pris Halsnæs Kommune stiller en musikøvecontainer gratis til rådighed for en brugergruppe bestående af musikere/bands, som er bosiddende i Halsnæs Kommune. Musikøvecontaineren er beliggende ved institutionen Bøgebjerggård, Industrivej 17, 3390 Hundested. Musikøvecontaineren ejes af Halsnæs Kommune og må anvendes som øvelokale for musikere/bands der er tilknyttet den til enhver tid nærværende brugergruppe samt af Bøgebjerggård. Det er ikke tilladt, at brugerne og/eller tredjemand afholder private eller kommercielle arrangementer i musikøvecontaineren. Bruges containeren til andre aktiviteter end til at øve musik i, skal dette forudgående aftales med Halsnæs Kommune. Hvis ikke dette sker, betragtes dette som misligholdelse af aftalen. Reglerne for administration og brug af øvecontaineren er nærmere beskrevet i nærværende brugsretsaftale. Brugsretsaftalen indgås mellem Halsnæs Kommune og en repræsentant for brugerrådet (se pkt. 2). Endvidere skal alle medlemmer af brugergruppen skriftligt tilkendegive, at de er bekendt med ordlyden af aftalen. Aftalen er gældende fra underskrift og til den eventuelt ændres af Halsnæs Kommune. Såfremt aftalen væsentligt misligholdes, vil aftalen kunne ophæves af Halsnæs Kommune med øjeblikkelig varsel. Aftalen vil blive evalueret efter ét år på et møde mellem brugerrådet og Halsnæs Kommune, og herefter fast hvert andet år, med mindre der viser sig behov for andet. Der vil i den anledning kunne ske ændringer af nærværende aftale. Skønner Halsnæs Kommune, at musikøvecontaineren ikke bruges tilstrækkeligt intensivt, eller hvis der er andre forhold som gør, at kommunen ikke længere skønner det hensigtsmæssigt at stille
øvecontaineren gratis til rådighed for musikere/bands, kan kommunen opsige aftalen med 6 måneders varsel. Kommunen er dog forpligtet til forinden opsigelsen at rette henvendelse til brugerrådet, for i fællesskab at klarlægge brugen af musikøvecontaineren og forsøge at nå en fælles løsning. 2. Brugergruppe og brugerråd For at kunne benytte øvecontaineren skal man som musiker/band indgå i brugergruppen. Brugergruppen består af de musikere/bands, som benytter øvecontaineren og som er registreret som medlemmer af brugergruppen. Brugergruppen vælger et brugerråd, som består af mindst tre dog højst syv medlemmer, hvoraf et medlem udpeges til kontaktperson. Herudover har Musikskolen i Halsnæs Kommune en fast repræsentant i brugerrådet. Alle musikere/bands, som er interesserede i at benytte containeren til at spille musik i skal indgå i brugergruppen. Det er brugerrådet, som tager endeligt stilling til, hvem der kan optages i brugergruppen, idet der kræves et vist forkundskab til håndtering af instrumenter, forstærkere m.v. Er man interesseret i at blive optaget i brugergruppen skal man træffe aftale med brugerrådet (se oversigt over kontaktpersoner). Brugerrådets primære opgaver: Vælge en kontaktperson Administration af liste over medlemmer af brugergruppen (bands/musikere) Administration af øveplan Varetagelse af brugsretsaftale Samarbejde/dialog med Musikskolen, Bøgebjerggård og Kultur og Fritid i Halsnæs Kommune vedr. administration og brug af musikøvecontaineren, brugsretsaftale m.m. Optagelse af musikere/bands i brugergruppen Brugerrådet kan vælge internt at uddelegere forskellige opgaver. Brugerrådet kan til enhver tid give advarsler til musikere/bands fra brugergruppen, hvis brugsretsaftalen, herunder ordensreglementet (se pkt. 13), ikke overholdes, ligesom brugerrådet kan vælge at give musikere/bands karantæne i en nærmere fastsat periode, hvis brugsretsaftalen, herunder ordensreglementet, ikke overholdes. Brugerrådet kan, i tilfælde af overtrædelse af ordensreglement (se pkt. 13), vælge at ekskludere musikere/bands fra brugergruppen efter gentagne advarsler eller med øjeblikkelig virkning. Dette gælder også, hvis der er tale om grov misligholdelse/hærværk. 3. Fakta om øvecontaineren Beliggenhed: Øvecontaineren er beliggende ved indgangen til Bøgebjerggård, Hundested, tæt på p-pladsen. Der er adgang for handicappede via øvecontainerens ene side. Faciliteter: Øvecontaineren er ca. 25m2 og har en indvendig højde på 2,50 m. Containeren er lyddæmpet og akustisk reguleret til at spille rytmisk musik i et mindre lokale med meget kort efterklangstid. Der er ventilation, automatsikringer, spotlights, termostatstyrede el-paneler og en 32 XLR-stik optagerbox i øvecontaineren. 2
Instrumenter: Der er standard baggear til rådighed i øvecontaineren. Eget udstyr kan medbringes, men der er ikke mulighed for opbevaring af udstyr i øvecontaineren eller på Bøgebjerggård. Forsætlig skade på, eller uforsvarlig omgang med de tilrådighedstillede instrumenter, medfører øjeblikkelig bortvisning fra brugergruppen og øvecontaineren samt eventuelt erstatningsansvar. Ved skade på øvecontainerens inventar eller instrumenter/sanganlæg skal Musikskolen i Halsnæs Kommune kontaktes hurtigst muligt (se oversigt over kontaktpersoner). 4. Adgang til musikøvecontaineren For at få adgang til musikøvecontaineren kræves det, at man er optaget i brugergruppen, se pkt. 2. Alle nye brugere/medlemmer af brugergruppen skal have udleveret et eksemplar af nærværende brugsaftale og skal skrive under på en erklæring om, at de er bekendt med ordlyden i aftalen. Denne erklæring opbevares af brugerrådet. Alle nye brugere af øvelokalerne skal registreres og modtage information om/betjeningsvejledning i brug af øvecontaineren, herunder oplyses om relevante adgangskoder m.m. Brugerregistrering: Adgang til øvecontaineren sker via kodehåndtag med fingeraftryksaflæser. Det anbefales at mindst 2 personer fra et band får kodet deres fingeraftryk ind i systemet. Registrering og indkodning sker i praksis hos pedellen på Bøgebjerggård (se liste over kontaktpersoner). Ved adresseændring og/eller ændring af bandnavn skal brugerrådet have besked hurtigst muligt. Hvis man som bruger ikke længere ønsker at have adgang til containeren skal dette straks meddeles brugerrådet, som vil sørge for at man nedlægges som bruger. Tilsvarende kan man blive nedlagt som bruger i systemet enten midlertidigt eller permanent hvis man kommer i karantæne eller hvis man bortvises/ekskluderes fra brugergruppen/ øvecontaineren grundet misligholdelse af brugsretaftale og/eller overtrædelse af ordensreglement (se pkt. 13). Booking af øvecontaineren: Al booking af øvetid foregår via det elektroniske lokalebookingsystem Planbook, hvor brugerrådet administrerer en øveplan. Adgang til Planbook kan ske via Halsnæs Kommunes hjemmeside under Kultur og Fritid. Regler for booking, procedure for tildeling af password m.m. forefindes samme sted. Bøgebjerggård har umiddelbart fortrinsret til brug af øvecontaineren om formiddagen på hverdage. 5. Adgang til toiletforhold Der er truffet aftale med Bøgebjerggård om, at brugergruppen kan benytte toiletforhold på Bøgebjerggård, dels i Bøgebjerggårds åbningstid og dels udenfor åbningstid. Adgang sker via en nøglebrik med kode, som giver adgang til Bøgebjerggårds indgangsparti, hvor toiletterne befinder sig. Nøglebrikken forefindes i øvecontaineren, og skal altid hænges på plads efter brug. 3
6. Vedligeholdelse af øvecontainer Halsnæs Kommune står for den udvendige og indvendige vedligeholdelse af egne bygninger og fast inventar. Snerydning varetages af pedellen på Bøgebjerggård. Brugerne er selv ansvarlige for oprydning i øvecontaineren og for at containeren altid fremtræder i pæn og præsentabel stand. Containeren skal til enhver tid efterlades i opryddet tilstand, ellers medfører det karantæne fra øvecontaineren. Oprydning omfatter også fjernelse af affald, evt. tomme flasker m.m. Affald skal afleveres i den affaldsspand, der er opsat umiddelbart ved siden af øvecontaineren. Affaldsspanden er aflåst og nøglen til affaldsspanden forefindes i øvecontaineren. Hvis man ved ankomst til øvecontaineren konstaterer, at tidligere brugere ikke har ryddet op, skal dette straks meddeles brugerbestyrelsen (se oversigt over kontaktpersoner). Episoden vil blive påtalt overfor de ansvarlige, og brugerrådet kan vælge at give de pågældende brugere en advarsel. Rengøring af øvecontaineren skal brugerne selv sørge for, idet det forudsættes at containeren holdes i rimelig stand. Brugerne aftaler indbyrdes, hvem der gør rent hvornår. Rengøringsmaterialer kan hentes i baderummet ved siden af toiletterne på Bøgebjerggård, hvor de også skal afleveres igen efter endt brug. Rengøring omfatter vask/aftørring af overflader, vask af vindue samt vask af gulve. 7. Forbedringer, nyanskaffelse, ændringer i indretning m.v. Alle forbedringer, ændringer i indretning, herunder nyanskaffelser, renovering m.v. skal skriftligt aftales mellem brugerrådet og Kultur og Fritid i Halsnæs Kommune. 8. Energiforbrug Halsnæs Kommune er godkendt som klimakommune. Brugergruppen er derfor forpligtet til at medvirke til, at energiforbruget mindskes i videst muligt omfang. 9. Erstatningsansvar Brugerne skal behandle musikøvecontaineren og de instrumenter, der stilles til rådighed, forsvarligt, og er erstatningsansvarlig for skader forvoldt af bruger eller andre, for hvem bruger er ansvarlig for. 10. Forsikring Halsnæs Kommune har tegnet forsikringer for bygningerne og kommunens inventar. Såfremt brugerne af musikøvecontaineren medbringer egne løsøregenstande i musikøvecontaineren, skal brugerne selv sørge for at forsikre disse. Brugerne er forpligtet til selv at tegne og have betalt ansvarsforsikring, som dækker et eventuelt erstatningsansvar for skader, som brugerne må forvolde på tredjemand eller tredjemands ting. 11. Skader I forbindelse med skader forårsaget af brugerne af musikøvecontaineren eller andre, har brugerne en generel handlepligt. Ved skader skal brugerrådet altid kontaktes hurtigst muligt. Brugerrådet skal herefter hurtigt muligt sørge for at kontakte Kommunale Ejendomme i Halsnæs Kommune. Såfremt skaden er forvoldt ved en kriminel handling, skal politiet ligeledes kontaktes. 4
Udenfor kommunens åbningstid er brugerrådet forpligtet til at rekvirere en håndværker ved akutte skader, hvor der er fare for alvorlig skade på kommunens ejendom, såsom ituslået rude m.v. Brugerrådet er forpligtet til at sørge for, at skaden begrænses/udbedres i fornødent omfang. Efterfølgende skal brugerrådet sørger for at kontakte Kommunale Ejendomme i Halsnæs Kommune snarest muligt. 12. Misligholdelse Brugsretsaftalen kan ophæves som følge af væsentlige misligholdelse fra brugerrådets og/eller brugergruppens side. Som væsentlig misligholdelse anses især: - At brugergruppen ikke overholder ordensreglementet, pkt. 13. - At brugergruppen gentagne gange ikke overholder oprydningsforpligtelsen eller misrøgter det lånte, pkt. 6. - At brugergruppen anvender det lånte til anden aktivitet end det aftalte i brugsretsaftalen, pkt. 1. Såfremt Halsnæs Kommune vil gøre misligholdelse gældende, skal Halsnæs Kommune forinden give et skriftlig påbud til brugerrådet om at rette op på forholdene. Efterkommer brugerrådet ikke, på brugergruppens vegne, dette påbud senest 30 dage efter påkravets fremsættelse, kan aftalen ophæves uden yderligere varsel. 13. Ordensreglement Ordensreglement / retningslinier for brug af øvecontaineren: Det er ikke tilladt at overnatte i øvecontaineren. Det er ikke tilladt at ryge i øvecontaineren. Besiddelse af hash eller andre illegale rusmidler er forbudt og medfører omgående bortvisning fra brugergruppen/øvecontaineren. Det er ikke tilladt at holde fest i eller udenfor øvecontaineren. Personer under 18 år må under ingen omstændigheder drikke øl eller spiritus i eller udenfor øvecontaineren. Det er ikke tilladt at efterlade mad, affald m.v. i øvecontaineren. Der må under ingen omstændigheder fjernes eller lånes baggear eller andre effekter fra øvecontaineren. Dørene til øvecontaineren skal være lukkede, når der øves. 14. Samarbejde Det er aftalt, at brugergruppen, til gengæld for at musikøvecontaineren stilles gratis til rådighed for brugergruppen, leverer en årlig koncert f.eks. på Friluftsscenen i Hundested. Brugergruppen aftaler selv nærmere indbyrdes. 5
Oversigt over kontaktpersoner Kontaktperson Ansvarsområde Tanja Hollerup Kontaktperson for brugerrådet Kaj Max Nielsen Leder af Musikskolen Tlf.: 47784849/29274056 E-mail: kamn@halsnaes.dk Instrumenter reparation m.m. Optagelse af nye medlemmer i brugergruppen Tyveri/hærværk Misligholdelse af brugsretsaftale Flemming Christensen Pedel, Bøgebjergård Tlf.: 21207132 E-mail: flch@halsnaes.dk Kultur og Fritid Halsnæs Kommune Tlf.: 47784800 E-mail: mail@halsnaes.dk Kommunale Ejendomme Halsnæs Kommune Tlf.: 47784800 E-mail: mail@halsnaes.dk Oprettelse og nedlæggelse af brugere (fingeraftryk) Forhold på Bøgebjerggård (adgang til toiletter, rengøring, renovation, snerydning) Tekniske spørgsmål, f.eks. vedr. strøm m.m. Spørgsmål til brugsretsaftale Andre henvendelser Skader på musikøvecontaineren (f.eks. ituslået rude m.v.) Underskrifter: Dato: Dato: Helle Vibeke Lunderød Udvalgsformand, Halsnæs Kommune Brugerrådet for musikøvecontainer ved Bøgebjerggård Dato: Svend-Erik Nielsen Direktør 6