Advokatpa rtnerselskab Kalvebod Brygge 39 41 DK 1560 København V Telefon : +45 33 300 200 Fax: +45 33 300 299 www.lundelmersandager.dk CVR nr. 32 28 39 34 BILAG 1 YDELSESBESKRIVELSE UDVIDET - EJERFORENING E/F Øresundsgården II Ydelser Administration generelt Behandling af skriftlige henvendelser fra beboere/bestyrelse Behandling af telefoniske henvendelser fra beboere/bestyrelse Udfyldelse af skema vedr. boligstøtte Besvarelse af myndighedshenvendelser (inkl. forsyningsselskaber) Indberetning til Verdens TV (Copy-Dan) Indkalde til ordinær generalforsamling Portoudgift i forbindelse med indkaldelse til ordinær generalforsamling Juristdeltagelse på ordinær generalforsamling Udarbejdelse af stemmesedler til brug på generalforsamling Udarbejdelse af fuldmagt til brug i forbindelse med generalforsamling Udarbejdelse af referat fra ordinær generalforsamling Udsendelse af generalforsamlingsreferater Juristdeltagelse på ekstraordinære generalforsamlinger og andre møder Efter aftale Sende brev vedr. husordensovertrædelser / klager Omfattende vedtægtsændringer Efter aftale T:\E JENDOM\000 Admin istrat ionsaftaler\146 EF Øresundsgården II (MER) - Bilag 1.docx
Administration generelt (fortsat) Ekspedition af vedtægter herunder tinglysning Efter aftale Omfattende ændringer i husordenen Efter aftale Varetages af Rekvirering af håndværkere bestyrelse Tilsyn med håndværkere Varetages af bestyrelse Salg af lejligheder mv. Registrering af ejerskifte Behandling af skriftlige henvendelser fra sælger/køber Behandling af telefoniske henvendelser fra sælger/køber Kontrol af at sikkerhed til Ejerforening er korrekt jf. vedtægterne Besvare telefoniske henvendelser fra ejendomsmæglere i forbindelse med salg Udarbejde og maile mæglerbesvarelser inkl. bilag Bistand i forbindelse med forhøjelse/aflysning af sikkerhed Efter aftale Udlejning Opkrævning af leje for fælleshus, kælderrum m.v. Månedligt Regulering af leje Udarbejdelse af lejekontrakt for garager, kælderrum m.v. Opkrævning af deposita Regulering af deposita 2
Opkrævninger m.v. Opkrævning af fællesbidrag m.v. Kvartalsvis Opkrævning af grundfond Kvartalsvis Dannelse af Nets-træk Kvartalsvis Udsendelse af indbetalingskort Kvartalsvis Udarbejdelse af restancelister Månedligt Udsendelse af betalingspåmindelser Udsendelse af betalingspåkrav Opstart af inkassosager () Efter aftale Gebyrer til bank/nets m.fl. vedr. huslejeservice Regulering af fællesudgifter Opkrævning af antennebidrag Kvartalsvis Regulering af antennebidrag Registrering af indbetalinger Varmeregnskab Opkrævning af a conto varme Kvartalsvis Regulering af a conto varme Indsende oplysninger med henblik på udarbejdelse af varmeregnskab Afstemning af varmeregnskabskonti Bestilling af aflæsninger hos varmefirma i forbindelse med salg Ejer selv Udsendelse af varmeregnskab til beboerne Afregning af efter-/tilbagebetaling af varme i forbindelse med huslejekørsel til ejer på forfaldstidspunktet 3
Vandregnskab Opkrævning af a conto vand Kvartalsvis Regulering af a conto vand Indsende oplysninger med henblik på udarbejdelse af vandregnskab Afstemning af vandregnskabskonti Bestilling af aflæsninger hos vandfirma i forbindelse med salg Ejer selv Udsendelse af vandregnskab til beboerne Afregning af efter-/tilbagebetaling af vand i forbindelse med huslejekørsel til ejer på forfaldstidspunktet Vaskeri Konvertering af eksisterende vaskerisystem Efter aftale Gebyr til vaskerileverandør for konvertering Efter aftale Opkrævning af vaskeriforbrug Månedligt Udgift til nye vaskekort til beboerne i forbindelse med konverteringen Efter aftale Bistand i forbindelse med bestilling af nye vaskekort (bortkomst/ejerskifte) Økonomi Betaling af fakturaer / udlæg Kontering og bogføring af ud- og indbetalinger Opbevaring af bogføringsmateriale i 5 år Oprettelse og vedligeholdelse af kontoplan Meddele faktureringsadresse til håndværkere mv. Årsafslutning og afstemning af konti 4
Økonomi (fortsat) Aflevere materiale til revisor med henblik på regnskabsudarbejdelse Besvarelse af revisorforespørgsler Bogføring af evt. efterposteringer Kontrol af primoposter i forbindelse med nyt regnskabsår Momsregnskab mv. Udarbejdelse af budget sammen med revisor/bestyrelse Udsende fakturaer på mail til bestyrelsen med henblik på godkendelse Kontrol af attestation Kontokortudskrifter internt brug Omprioriteringssager af eksisterende lån Efter aftale Forhandling og optagelse af nye lån Efter aftale Udsende kontokort/balance til bestyrelsen Halvårligt Administration af fælleslån i foreningen Indfrielsesgebyr fælleslån tilfalder administrator Efter aftale Rekvirering af energikonsulent (EMO) Efter aftale Fremsende relevant materiale til energikonsulent Efter aftale Bestyrelsen Rådgivning til bestyrelsen vedr. de i aftalen omfattende ydelser Besvarelse af skriftlige og telefoniske henvendelser Udskrift af beboerlister til bestyrelsens brug Efter aftale Lønninger mv. Lønudbetaling til ansatte via Blue Garden Månedligt Foretage lønreguleringer efter aftale med bestyrelsen 5
Lønninger mv. (fortsat) Udarbejdelse af standard ansættelseskontrakter/arbejdsbeskrivelser vicevært m.v. Efter aftale Administration af andre forhold vedr. vicevært f.eks. skat mv. Udbetaling af honorar til bestyrelsesmedlemmer Udbetaling af godtgørelse til bestyrelsesmedlemmer Kvartalsvis Oprettelse af arbejdsgiver/lønmodtagere hos Blue Garden Efter aftale Forsikringer Modtagelse af skadesanmeldelse Anmeldelse af skader til forsikringsselskab Gennemgang og vurdering af policer Kontakt til forsikringsselskab / forsikringsmægler Andre administrationsydelser Opstilling af regnskab Kopiering af regnskab til beboere Boligretssager/andre retssager vedr. ejendommen Efter aftale Assistance ved bankskifte Efter aftale 6