Referat Februar 2014 DDB sekretariatet Koordinationsgruppen for DDB Møde den 18. februar 2014, kl. 10.00 15.00 i Kulturstyrelsen. Deltagere: Rolf Hapel, Annette Brøchner Lindgaard, Bente Nielsen, Bodil Have, Jakob Lærkes, Flemming Munch, Helle Kolind Mikkelsen, Jytte Bræmer, Tine Vind, Glenn Leervad-Bjørn, Maja Vestbirk. Afbud: Nicolaj Malkov 1. Velkommen Formanden bød velkommen 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 3. Orientering om kulturpolitiske emner Koordinationsgruppens medlemmer anførte forhold, der er relevante for DDB herunder f.eks. deltagelse i DDB arrangementer. Rolf Hapel orienterede om sin deltagelse på et møde om DDB i Region Midtjylland. Tilbagemeldingen fra deltagerne var, at de begynder at kunne se fremdriften i DDB. Jytte Bræmer og Anette Brøchner Lindgaard har ligeledes deltaget ved et lignende møde i Region Sydjylland og skal desuden til Fyn og holde et oplæg om DDB. Bente Nielsen holder et tilsvarende oplæg i Gentofte. Tine Vind orienterede om, at Kulturstyrelsen arbejder med de nye CB-kontrakter, der træder i kraft i 2016. Kontrakterne bliver koordineret med den nye nationale strategi på biblioteksområdet. 4. Meddelelser og statusrapportering fra sekretariatet og koordinationsgruppen I punktet supplerede sekretariatet den udsendte status på det igangværende arbejde med DDB. Under punktet deltog Josef Assad (teknisk konsulent), Rolf Madsen (applikationsarkitekt) og Michael Anker (Forretningsarkitekt), som præsenterede deres baggrund og deres arbejde med beslutningsstøttestatistik, som et eksempel på hvordan sekretariatet arbejder med infrastruktur. Sekretariatet gav desuden en mundtlig status på DDB CMS med henvisning til den nyhed der er blevet sendt ud d. 17. februar 2014 om udrulning af DDB CMS. Sekretariatet er ikke bekendt med, at forsinkelserne har fatale konse- H.C. Andersens Boulevard 2 DK-1553 København V +45 3373 3373 www.kulturstyrelsen.dk ddb@kulturstyrelsen.dk
kvenser for bibliotekerne. Bodil Have efterspurgte, at alle nyhedsmails bliver sendt til orientering hos CB erne. Glenn Leervad-Bjørn orienterede om at DBC underskriver hovedkontrakten d. 19. februar 2014, derefter afventer sekretariatet en godkendelse fra KL s bestyrelse den 20. februar. Sekretariatet orienterede om, at DDB deltager med en stand på DB s årsmøde med temaerne: DDB i borgerhøjde, det samarbejdende fællesskab, synlige resultater hvordan?, kommunikation hvad ved du om DDB?. Koordinationsgruppen og nogle medlemmer af faggruppen inviteres desuden til at deltage på standen. 5. Temaer til formidlingsstrategien Under dette punkt drøftedes struktur og temaer for formidlingsstartegien, samt prioritering af økonomiske modeller og kriterier for at blive en del af DDB. Punktet formidlingsstrategien behandles igen på styregruppemødet d. 4. marts. Struktur og indhold Koordinationsgruppen godkendte strukturen for strategien med det forbehold, at fokus på borgerne skal fremgå tydeligere og fokus på de lokale hjemmesider understreges. Koordinationsgruppen kommenterede på temaerne for strategien. Kommentarerne indarbejdes og præsenteres på næste koordinationsgruppemøde d. 4. marts 2014. Kriterier for at indgå i DBB Koordinationsgruppen besluttede desuden, at de konkrete kriterier for, at en nettjeneste kan være en del af DDB ikke skal fremgå af strategien, men af samarbejdsaftalerne mellem DDB og den enkelte nettjeneste. Økonomi Koordinationsgruppen besluttede, at der på baggrund af formidlingsstrategien skal fastsættes indsatsområder, som skal danne rammen for uddeling af projektmidler. Koordinationsgruppen anbefalede desuden, at der for udviklingsprojekter, hvor produktet skal overgå til drift laves et tilvalgspakkekoncept, hvor bibliotekerne ved deres til- og fravalg af produktet afgør, om det skal driftes og vedligeholdes i regi af DDB. Driftstilskud Koordinationsgruppen anbefaler, at der forsat gives driftstilskud til tjenester, der har særlig kulturpolitisk værdi, og som ikke kan forventes at have en bæ- 2
redygtig økonomi, såfremt finansieringen alene kom fra bibliotekerne. En forudsætning for driftstilskud er, at alle landets borgere har adgang til tjenesten. Den endelige beslutning om tildeling af driftstilskud afventer en juridisk afklaring omkring driftstilskudsloven. Sekretariatet forventer at kunne levere denne på næste koordinationsgruppemøde d. 4. marts 2014. 6. Samarbejdsaftaler med netbibliotekerne Koordinationsgruppen drøftede oplæg til samarbejdsaftaler. Det blev efterspurgt, at sekretariatet undersøger, hvorvidt DDB kan kræve at statistikken fra de enkelte netbiblioteker skal kunne videredistribueres til andre formål. Samarbejdsaftalen, herunder kriterier for deltagelse i DDB blev godkendt med enkelte præciseringer. Koordinationsgruppen understregede, at samarbejdsaftalerne skal være fleksible, og at aftalen med den enkelte nettjeneste må afhænge af bilaterale forhandlinger. Kriterierne for at indgå i DDB ligger dog fast. 7. Gap og konsekvensanalyse mellem Bibliotek.dk og DDB CMS DDB-sekretariatet har på anmodning af styregruppen udarbejdet et oplæg til en evt. konsolidering af DDB CMS og bibliotek.dk samt med fokus på økonomi vurderet fordele og ulemper ved en konsolidering. Sekretariatet har i udarbejdelsen inddraget en række aktører, herunder DBC og Kulturstyrelsen. Koordinationsgruppen drøftede oplægget. Kulturstyrelsen understregede, at det er besluttet at 2014 er et overgangsår og at man derfor må acceptere, at der kan forekomme dobbeltudvikling. Koordinationsgruppen tiltrådte indstillingen om at give sekretariatet mandat til at koordinere og konsolidere DDB CMS og bibliotek.dk, med det forbehold at oplægget sendes i høring blandt FFU-gruppen, før det endelig kan godkendes (med høringsfrist d. 26. februar 2014). Sekretariatet understreger, at mandatet til at koordinere og konsolidere ikke vil betyde noget for forskningsbibliotekernes interesser i bibliotek.dk. Koordinationsgruppen bakkede desuden op om anbefalingen af scenarie 3 Genbrug kombineret med forbedret søgning til styregruppen, der betyder, at der skal laves en projektbeskrivelse med fokus på, hvordan bibliotekernes søgning og ikke mindst præsentationen af søgeresultater kan forbedres. 8. Deltagernes evaluering af strategidagen 2013 Under punktet drøftes deltagernes evaluering af strategidagen, fastlæggelse af tidspunkt for strategidag 2014 og sekretariatets udmelding omkring opfølgning på dagen. 3
Punktet blev udskudt og behandles i stedet skriftligt. 9. Fællesdag med faggrupperne Koordinationsgruppen godkendte, at der nedsættes en programgruppe og fastsættes en fællesdag for sekretariatet, koordinationsgruppen og faggrupperne. 10. Økonomi Under punktet gav sekretariatet en mundtlig status på DDB s økonomi. Sekretariatet gav herunder en orientering om regnskab for 2013 og budget for 2014. På mødet d. 4. marts, drøftes hvordan de ekstraordinære projektmidler, der er overført fra 2013, skal benyttes. 11. Indledende drøftelse af samarbejdsmulighederne mellem skolebibliotekerne og DDB Samarbejdsmulighederne mellem skolebibliotekerne og DDB er udpeget som et af DDB s indsatsområder i 2014. Som en første og indledende opstart hertil drøftede koordinationsgruppen temaet. Koordinationsgruppen gav input til kommissoriet. KL leverer et kommissorium til drøftelse og godkendelse på næste koordinationsgruppemøde d. 4. marts 2014. 12. Emner til de næste møder (næste møde er d. 4. marts 2014) Samarbejdet mellem DDB og centralbibliotekerne Strategi for formidlingsområdet Samarbejdsaftaler med netbiblioteker Oplæg til brug af Øvrige projektmidler Porteføljestyring og puljemidler Biblioteket-app inkl. ereolen og netlydbog. Kommissorium for faggruppen for formidling (skriftlig høring) Kommissorium for arbejdsgruppen for litteratur (skriftlig høring) Kommissorium for arbejdsgruppe til afklaring af samarbejdsmuligheder mellem Folkeskolerne og DDB (skriftlig høring) 13. Evt. Sekretariatet orienterede om, at Grønland har ytret ønske om at være med i DDB. Sekretariatet går i dialog med dem om mulighederne. Sekretariatet orienterede om en forespørgsel fra Aarhus om at give tilskud til 4
en streaming app, der giver mulighed for off-line læsning og lytning af e-bøger og netlydbøger fra ereolen og Netlydbog.dk i DDB-app en Bibliotek. Koordinationsgruppen var umiddelbart positive overfor forespørgslen, men afventer et konkret oplæg, som præsenteres på næste koordinationsgruppemøde d. 4. marts 2014. Flemming Munch orienterede om, at Bibzoom muligvis har en løsning, der kan understøtte lydbøger. Sekretariatet opfordrer ereolen til at undersøge dette nærmere. Tak for i dag! 5