Erklæring og revisionsberetning om revision af Københavns Universitets årsrapport for 2011 April 2012
ERKLÆRING OG REVISIONSBERETNING OM REVISION AF KØBENHAVNS UNIVERSITETS ÅRSRAPPORT FOR 2011 1 Erklæring om revision af Københavns Universitets årsrapport for 2011 Formål med erklæringen Formålet med erklæringen er at give universitetet og Uddannelsesministeriet en samlet vurdering af universitetets regnskabsaflæggelse og økonomiske forvaltning baseret på den udførte revision vedrørende regnskabsåret 2011. Ledelsens ansvar for årsrapporten Årsregnskabet underskrives af universitetets ledelse, jf. universitetslovens 28, stk. 5. Med underskriften tilkendegives: at årsrapporten er rigtig, dvs., at årsrapporten ikke indeholder væsentlige fejlinformationer eller udeladelser, herunder at målopstillingen og målrapporteringen i årsrapporten er fyldestgørende at de dispositioner, som er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis at der er etableret forretningsgange, der sikrer en økonomisk og hensigtsmæssig forvaltning af de midler, der er omfattet af årsrapporten. Grundlaget for revisionen Rigsrevisionen har for regnskabsåret 2011 revideret Københavns Universitet. Revisionen er udført i overensstemmelse med God Offentlig Revisionsskik. Dette indebærer, jf. lov om revisionen af statens regnskaber, at det ved revisionen er efterprøvet, om regnskabet er rigtigt, og om der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endelig er der foretaget en stikprøvevis gennemgang af årsrapportens oplysninger om mål og resultater for at vurdere, om oplysningerne om mål og resultater er dokumenterede og dækkende. Rigsrevisionen betragter med denne erklæring revisionen af Københavns Universitets årsrapport som afsluttet. Rigsrevisionen kan dog tage spørgsmål vedrørende dette og tidligere regnskabsår op til yderligere undersøgelser. I den forbindelse kan der fremkomme nye oplysninger, som kan give anledning til, at konkrete forhold, der er behandlet i denne erklæring og i revisionsberetningen, vil blive vurderet på ny. Den udførte revision Revisionen er tilrettelagt og udført på grundlag af en vurdering af væsentlighed og risiko og er baseret på stikprøver og en gennemgang af forretningsgange og interne kontroller. Revisionen af Københavns Universitet omfattede for regnskabsåret 2011 løbende årsrevision vedrørende udvalgte forvaltningsområder samt afsluttende årsrevision af årsrapporten.
2 Konklusion På baggrund af den udførte revision er Rigsrevisionen nået frem til følgende konklusion: Regnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler Der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Revisionen har således ikke givet anledning til forbehold. Der henvises i øvrigt til revisionsberetningen. København, den 10. april 2012 Lars Tang Kontorchef
3 Beretning om omfanget og resultaterne af Rigsrevisionens revision af Københavns Universitet vedrørende 2011 I. Omfanget af den udførte revision 1. Rigsrevisionens erklæring om revisionen af Københavns Universitets årsrapport er baseret på Rigsrevisionens løbende årsrevision ved universitetet, den afsluttende årsrevision af årsrapporten samt samarbejdet med institutionsrevisor, herunder en gennemgang af dennes revision og en drøftelse af resultatet. Efter universitetslovens 28, stk. 2 revideres Københavns Universitets årsrapport af rigsrevisor i henhold til lov om revisionen af statens regnskaber m.m. (rigsrevisorloven). Rigsrevisor har den 21. december 2004 indgået aftale med videnskabsministeren om, at revisionsopgaven varetages i et nærmere fastlagt samarbejde mellem rigsrevisor og en intern revision (institutionsrevision), jf. universitetslovens 28, stk. 3 og rigsrevisorlovens 9. Efter aftalen har Rigsrevisionen ansvaret for den samlede revision af Københavns Universitet i henhold til rigsrevisorloven, mens institutionsrevisor over for universitetets bestyrelse har ansvaret for den samlede interne revisionsindsats på Københavns Universitet og afgiver påtegning herom på universitetets årsrapport. A. Rigsrevisionens løbende årsrevision ved Københavns Universitet 2. Ved den løbende årsrevision på Københavns Universitet havde Rigsrevisionen fokus på universitetets forvaltning af private tilskudsmidler til tilskudsfinansieret forskning. Resultaterne af denne revision er afrapporteret til universitetet i brev af 17. januar 2012. B. Rigsrevisionens afsluttende årsrevision 3. Rigsrevisionens afsluttende årsrevision omfattede en gennemgang og vurdering af universitetets årsrapport, herunder det finansielle regnskab og målrapporteringen. Ved revisionen er det påset, at årsrapporten er udarbejdet i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 1373 af 10. december 2007 om tilskud og regnskab m.v. ved universiteter med senere ændringer samt Økonomistyrelsens (nu Moderniseringsstyrelsen) vejledning af 3. november 2010, hhv. skrivelse fra Styrelsen for Universiteter og Internationalisering til universiteterne af 19. december 2011 om udarbejdelse af årsrapport. C. Rigsrevisionens samarbejde med institutionsrevisor 4. Samarbejdet med institutionsrevisor vedrørende revisionen i 2011 har omfattet en gennemgang af dennes planlægning og arbejdspapirer samt en drøftelse af revisionsprotokollaterne for at vurdere, om Rigsrevisionen tillige kan basere sin revision af Københavns Universitets årsrapport på institutionsrevisors arbejde. Samarbejdet har været tilfredsstillende, og det er Rigsrevisionens vurdering, at vi tillige kan basere vores vurdering af årsrapporten på institutionsrevisors arbejde. II. Resultatet af den udførte revision A. Rigsrevisionens løbende årsrevision ved Københavns Universitet: Universitetets forvaltning af private tilskudsmidler 5. Formålet med revisionen var at vurdere, om Københavns Universitets forretningsgange og interne kontroller ved administrationen af tilskudsfinansierede forskningsmidler fungerede tilfredsstillende og opfyldte kravene til en god og pålidelig forvaltning, herunder om universitetet havde etableret procedurer, der sikrer, at de projekter, der finansieres af tilskudsmidler, administreres i overensstemmelse med de statslige regler og eventuelle særlige krav fra tilskudsyder, herunder krav om faglig og regnskabsmæssig afrapportering. Revisionen omfattede også en vurdering af, om universitetet på decentralt niveau følger de centralt fastlagte retningslinjer for forvaltningen af tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed, herunder om universitetet sørger for journalisering og dokumentation.
4 6. Det var Rigsrevisionens vurdering, at forretningsgange og interne kontroller på det gennemgåede område fungerede tilfredsstillende og opfyldte kravene til en god og pålidelig forvaltning, og at universitetet havde etableret procedurer, der sikrer, at de projekter, der finansieres af private tilskudsmidler, administreres i overensstemmelse med de statslige regler og eventuelle særlige krav fra tilskudsyder, herunder krav om faglig og regnskabsmæssig rapportering. Det var dog Rigsrevisionens vurdering, at der visse steder var mulighed for forbedringer. 7. Vurderingen baserede sig især på følgende: Københavns Universitets organisatoriske og systemmæssige understøttelse af tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed Københavns Universitet havde generelt etableret en hensigtsmæssig organisatorisk og systemmæssig understøttelse af den tilskudsfinansierede forskningsvirksomhed. Københavns Universitet var i færd med at centralisere og specialisere økonomiforvaltningen på fakulteterne og institutterne, herunder også forvaltningen af tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed. Rigsrevisionen fandt, at dette kan medvirke til en øget faglighed i betjeningen af forskerne og en mere sikker administration. Rigsrevisionen var af den opfattelse, at ved at styrke støttefunktionerne på fakulteter og institutter ved at implementere de 5 grundprincipper, som var drøftet i 2011, vil det medvirke til at forbedre kontrollen med, at bevillingsgivers tilskudsbetingelser vedrørende bevillingens anvendelse samt den faglige og økonomiske rapportering til bevillingsgiver bliver overholdt. Københavns Universitets regler for opbevaring af dokumentation i relation til den tilskudsfinansierede forskning var i overensstemmelse med Arkivlovens bestemmelser, men Rigsrevisionen fandt, at en digitalisering af sagsgangen med tilhørende dokumenter i et fælles elektronisk journalsystem vil skabe bedre basis for et samlet overblik, bedre sikre dokumenters tilstedeværelse, ligesom dobbelt opbevaring af dokumenter vil kunne undgås. Københavns Universitet forventede, at et fælles elektronisk journalsystem bliver implementeret pr. 1. januar 2013. Københavns Universitets procedurer for tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed Københavns Universitets retningslinjer gav et godt grundlag for administrationen af området, og procedurerne medvirkede til at sikre en hensigtsmæssig administration af den tilskudsfinansierede forskningsvirksomhed. Rigsrevisionen fandt, at procedurerne vedrørende godkendelse af ansøgninger samt udarbejdelse af budgetter, godkendelse og underskrift af bevillinger/kontrakter samt juridisk og budgetmæssig gennemgang af kontrakter inden underskrift kan sikre, at universitetet har kendskab til sine forpligtelser. Rigsrevisionen fandt desuden, at universitetets procedurer for projektoprettelse, løbende registrering og opfølgning, inkl. periodisk intern rapportering, samt lukning af projekter kan sikre, at regnskabet bliver rigtigt. Sagsgennemgang De 2 besøgte institutter - Institut for Produktionsdyr og Heste samt Skov & Landskab - fulgte de centralt fastsatte forretningsgange og havde ikke udarbejdet væsentlige supplerende retningslinjer hertil. Organiseringen med større administrative støttefunktioner var dog kun påbegyndt, og fordi det fælles elektroniske journalsystem ikke var implementeret, var der på institutniveau igangsat initiativer til en midlertidig elektronisk journalisering.
5 Gennemgangen af kvartalsrapporteringen for 2. kvartal 2011 for de 2 institutter viste, at enkelte stamdata, fx bogført bevillingstilsagn, på flere projekter ikke var opdateret, hvilket bl.a. var udtryk for en beslutning på Københavns Universitet om ikke at opdatere visse stamdata på de indfusionerede projekter fra det tidligere KVL i 2007. Herudover viste gennemgangen, at den almindelige økonomiske opfølgning fortsat kan forbedres. Sagsgennemgangen viste, at der i en del sager manglede en kopi af ansøgningen og afrapporteringen til bevillingsgiver. Dette materiale var hidtil ofte blevet opbevaret decentralt hos forskeren eller i afdelingen. 8. I tilknytning hertil kan det nævnes, at institutionsrevisor i revisionsprotokollatet vedrørende årsrapporten (pkt. 14-16) nævner, at universitetet har haft stor fokus på projektområdet, der udgør en fortsat stigende andel af universitetets samlede økonomi. Området er fortsat det område med størst risiko for både tilsigtede og utilsigtede fejl samt ledelsesmæssige, økonomiske fejlskøn. Institutionsrevisor er af den opfattelse, at kvaliteten i de administrative procedurer fortsat undergår forbedringer, bl.a. ved at der på flere fakulteter er påbegyndt etablering af kompetancecentre med opbygning af et regnskabsfagligt miljø. Institutionsrevisor mener dog, at der fortsat er forbedringsmuligheder på nogle områder. Det er bl.a. nævnt, at en betydelig del af projekterne havde overskredet den slutdato, der var registreret i økonomisystemet, og at en betydelig del af projekternes realiserede forbrug havde overskredet det registrerede bevillingstilsagn på projektet. Hovedparten af afvigelserne kunne dog forklares med manglende opdatering af projektforlængelser eller øgede bevillinger (pkt. 76). B. Rigsrevisionens afsluttende årsrevision 9. Revisionen af årsrapportens regnskabsdel, herunder oplysningerne om anvendt regnskabspraksis og tilhørende noter, viste, at årsrapporten er udarbejdet i overensstemmelse med reglerne i tilskuds- og regnskabsbekendtgørelsen for universiteterne. 10. Gennemgangen af afrapporteringen i årsrapporten på tillægskontrakten for 2011 til udviklingskontrakten for 2008-2010 viste, at den indeholder en kort indledning samt en oversigt med en opfølgning på og analyse af de enkelte resultatmål. Ud af 16 mål blev 10 nået, 3 delvist nået og 3 ikke nået. Årsrapporten har ikke som i tidligere år en kort sammenfatning af målopfyldelsen, og der er ikke en uddybende analyse af udvalgte væsentlige mål, herunder de mål, der ikke er nået, og der er heller ikke en omtale af de initiativer, der er igangsat for at forbedre status for de ikke opfyldte mål. Rigsrevisionen finder, at afsnittet om målrapportering kunne være styrket med disse oplysninger, men er opmærksom på, at der er tale om en 1-årig tillægskontrakt, og at en ny udviklingskontrakt vil blive indgået for 2012. C. Rigsrevisionens samarbejde med institutionsrevisor 11. Rigsrevisionen har drøftet revisionsprotokollatet om forberedende revisionsarbejder samt revisionsprotokollatet om årsrapporten med institutionsrevisor og har ud over omtalen af eksternt finansieret virksomhed særligt hæftet sig ved følgende i revisionsprotokollatet om årsrapporten: 12. Institutionsrevisor har gennemgået de generelle it-kontroller (pkt. 41-47) for udvalgte administrative systemer i Koncern it (KIT) og vurderer, at det interne kontrolmiljø hos KIT fortsat er på et tilfredsstillende niveau. Der er etableret kontrolforanstaltninger på de væsentligste områder, og ledelsen i KIT kender sit ansvar for kontrolmiljøet. Institutionsrevisor har dog konstateret, at kontrolforanstaltningerne på udvalgte driftsområder er svage og fortsat bør styrkes. Dette gælder organisatorisk funktionsadskillelse mellem drifts- og udviklingsmiljøet samt opfølgning på brugere med administrative rettigheder og konsulenters adgang til Københavns Universitets netværk og systemer i overgangsperioden til ny arkitektur.
6 KIT har siden institutionsrevisors gennemgang arbejdet med at styrke kontrolmiljøet, og der er gennemført de planlagte interne revisioner med aktiv deltagelse fra ledelsen i KIT. Institutionsrevisor anbefaler, at der fortsat sikres ledelsesmæssig fokus på informationssikkerhed og etableringen af dokumenterede kontroller i it-miljøet. 13. Institutionsrevisor har desuden foretaget en overordnet opfølgning på brugeropsætningen i systemerne ØSS og ØSS-EF (pkt. 48-50). Institutionsrevisor har konstateret, at Københavns Universitet har reduceret antallet af medarbejdere med udvidede rettigheder, så medarbejderne generelt set er tildelt de rettigheder, der afspejler det arbejdsmæssige behov. Der er endvidere etableret en overvågning af, at flere brugere ikke tildeles udvidede rettigheder. Institutionsrevisor vurderer, at brugeradministrationen fortsat kan forbedres, men at der ikke er konstateret fejl som følge af svaghederne i de interne kontroller. 14. Rigsrevisionen er enig i institutionsrevisors anbefaling vedrørende de generelle itkontroller, og finder det væsentligt, at der på drifts- og udviklingsområderne er kontrolforanstaltninger, som medvirker til at sikre en tilfredsstillende drift. Rigsrevisionen finder det herudover positivt, at der er etableret en overvågning af, at der ikke tildeles flere udvidede rettigheder til brugerne, og at disse rettigheder fremover kun tildeles ud fra et arbejdsmæssigt behov. 15. Herudover skal Rigsrevisionen fremhæve følgende enkeltstående forhold med betydning for regnskabet: Mageskiftet af et antal ejendomme med Bygningsstyrelsen, hvor avancen på 59,8 mio. kr. i regnskabet er klassificeret forkert (pkt. 21-22). Skattefri rejsestipendier på 1,8 mio. kr., som var bogført som tilgodehavende i stedet for som en omkostning (pkt. 116). Fejludbetaling af løn til fratrådte medarbejdere eller medarbejdere, der eksempelvis var overgået til nedsat arbejdstid, på 1,4 mio. kr. Der var dog indgået aftale med de pågældende medarbejdere om tilbagebetalingsordninger (pkt. 57). Aconto-løn på 3 mio. kr., som ikke var bogført som lønomkostning, men optaget som tilgodehavende (pkt.60). Nedlæggelsen af donationsbogen, der medfører, at en difference i bogføringen på 4,9 mio. kr. er indtægtsført (pkt.68). Forudbetalte anlæg på 2,2 mio. kr., der var indregnet i balancen og samtidig omkostningsført (pkt. 71). Indregningen af indtægter på 15,3 mio. kr., som vedrører opsparede midler fra centret Development Economics Research Group (DERG) for projekter i perioden 2006-2010 (pkt. 90). En forudbetaling på 8,8 mio. kr., som er indtægtsført uden at være forbrugt (pkt.137). 16. Rigsrevisionen er enig i institutionsrevisors vurderinger og anbefalinger og skal understrege nødvendigheden af, at indsatsen på de foran nævnte områder opprioriteres.