Administratormanual til JobSpor, Annexstræde 5, 2500 Valby, tlf. 72 28 28 26, www.schultz.dk
Copyright November 2012 Aktuelle manualer og foldere til brugerne kan downloades fra www.jobspor.dk/admin Salg af JobSpor: Annexstræde 5 2500 Valby T: 72 28 28 26 E: kundeservice@schultz.dk W: www.schultz.dk
Indhold Hvad er JobSpor?... 4 Hvem kan bruge JobSpor?... 5 Hvordan bruges JobSpor?... 5 Hvorfor bruge JobSpor?... 6 Administrator... 6 Brugeradministration mv.... 7 Brugere... 7 Opsætning... 8 Abonnement... 8 Login... 9 Sikkerhedsregler for brugerlogin og JobSpor-kode... 9 Adgang til brugerdata... 10 Særligt om opkobling til WorkBase... 10 Licenstyper... 11 Fuld licens... 11 Centerlicens... 11 Lokal licens... 11 Tekniske krav... 11 Support... 11
Hvad er JobSpor? JobSpor er et internetbaseret værktøj, der er udviklet for at imødekomme kravet om hurtig placering af ledige i varigt job. JobSpor hjælper borgeren til selv at afklare sine ønsker, interesser, kompetencer og barrierer i forhold til job Programmet giver borgeren mulighed for at vælge, hvilke job han eller hun vil fokusere på i sin jobsøgning Resultatet kan bruges direkte i den videre sagsbehandling og vejledning Mere information om licenstyper, priser, præsentation af programmet mv.: www.schultz.dk/jobspor 4
Hvem kan bruge JobSpor? JobSpor kan bruges af alle borgere, der er i en situation, hvor de skal nyorientere sig på arbejdsmarkedet. Det kan dreje sig om: borgere, der er blevet ledige som følge af strukturændringer og nedskæringer på arbejdsmarkedet borgere med helbredsbarrierer i forhold til hidtidigt job borgere, som af andre årsager ønsker en ændring af deres placering på arbejdsmarkedet JobSpor kan bruges selvstændigt af borgere, der kan bruge en pc, og som kan forstå dansk. JobSpor er udviklet til brug på jobcentre, hos andre aktører, i a-kasser og fagforeninger, på daghøjskoler og alle andre steder, hvor man beskæftiger sig med ledige og jobskiftende på arbejdsmarkedet. JobSpor kan bruges af vejledere, sagsbehandlere, konsulenter, jobkonsulenter og alle andre, der arbejder med beskæftigelsesvejledning af borgere. I denne manual bruges for nemheds skyld betegnelsen jobkonsulent. Hvordan bruges JobSpor? JobSpor kan anvendes i forskellige sammenhænge efter borgerens behov: Selvbetjening: JobSpor er udviklet i en brugervenlig og selvforklarende form, der sikrer, at de fleste borgere kan bruge programmet som selvstændig forberedelse til vejledning og jobsamtale Dialogværktøj: JobSpor er velegnet som dialogværktøj i samtalen, hvor borgeren har brug for at gennemgå afklaringen sammen med sin jobkonsulent Kursusmateriale: JobSpor kan bruges som kursusmateriale i undervisningsbaseret vejledning, til afklarings-og inspirationskurser og i det hele taget i forløb omkring jobplacering Inspirerende forslag til brug af JobSpor findes på www.jobspor.dk/admin. 5
Hvorfor bruge JobSpor? JobSpor fremmer borgerens aktive refleksion over fremtidige muligheder på arbejdsmarkedet. JobSpor har en positiv tilgang, der opmuntrer til at fokusere på muligheder og overvinde barrierer, samtidig med at et realistisk jobperspektiv fastholdes. Brug af JobSpor sikrer: mere afklarede og motiverede borgere mere kvalificeret information om borgerens interesser og kompetencer til jobkonsulenten et mere fokuseret samtaleforløb bedre jobplacering af den enkelte dokumentation af borgerens afklaring Se Sådan bruges JobSpor! Manual til dig, der vejleder om beskæftigelse for en mere udførlig gennemgang af programmets indhold og funktioner. Administrator Licenshaver har adgang til oprettelse af et administratorlogin, der bruges til administration af brugerlogin mv. Brugeradministrationen sker på adressen: www.jobspor.dk/admin Første gang logger administrator på med JobSpor-kode xxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxx som kodeord. Administrator bliver derefter bedt om at oprette sig samt vælge et nyt kodeord. 6
Brugeradministration mv. Licenshaver har via login adgang til en særlig side til brugeradministration mv.: Følgende funktioner er tilgængelige: Brugere Brugerlister Sortérbar liste over brugere med benyttet login med afdeling, navn, oprettelsesdato, sidst brugt dato, guidestatus samt link til brugernes joblister. Brugerarkiv Oversigt over de brugere, der permanent eller midlertidigt ikke er aktive, og derfor ikke er på brugerlisten og ikke kan logge på JobSpor. Herfra kan brugerne igen gøres aktive og flyttes tilbage til brugerlisten. Opret brugere Funktionen er under udvikling. Her kommer man til at kunne oprette brugere centralt, så loginproceduren lettes for brugerne første gang, de skal logge sig på. Fokusjob Liste med JobSpor s jobopslag. Et F-ikon markerer, om et job af en eller flere brugere er valgt som fokusjob. Ved klik på et job med F-ikon vises liste med oplysning om de brugere, der har valgt jobbet som fokusjob. Funktionen Vis jobmuligheder viser de enkelte jobs status i forhold til beskæftigelsesregionernes jobbalance. 7
Opsætning Tilføj links Her kan administrator oprette supplerende eksterne links til hjemmesider. De supplerende links vises under Se ledige job sammen med links til ledige job på Jobnet og Jobindex. Abonnement Licens Oplysninger om licenstype, antal købte licenser, antal brugte licenser samt mulighed for bestilling af flere login. Administrator Her kan man ændre navn, e-mail og telefon på den person, der skal administrere JobSpor. Desuden kan man ændre kodeord. Indtil man har ændret kodeord første gang, kommer man altid ind på menupunktet Administrator, når man logger på administrationsdelen. Afdelinger Her kan man oprette, redigere og slette afdelinger, som hører under hovedlicensen. Hver oprettet afdeling tildeles en ny JobSpor-kode. Medarbejdere Her kan administrator og superbrugere oprette medarbejdere og tildele rettigheder som almindelig bruger eller som superbruger. 8
Login Et brugerlogin består af et brugernavn og et kodeord. Når en borger skal logge på JobSpor første gang, skal JobSpor-koden benyttes (se dog nedenfor om login ved opkobling til WorkBase). Borgeren vælger knappen Ny bruger på forsiden og bliver bedt om at indtaste JobSpor-kode. Herefter kan borgeren oprette sig med eget navn samt selvvalgt brugernavn og adgangskode. Borgeren får mulighed for at indtaste en e-mailadresse, hvortil et evt. glemt kodeord kan sendes. Ved den samme borgers senere login anvendes altid kun brugernavn og kodeord. Bemærk: Eventuel tilsendelse af glemt kodeord sker automatisk og uden medvirken fra medarbejdere. Det er ikke muligt at få oplysning om et glemt brugernavn. Sikkerhedsregler for brugerlogin og JobSpor-kode Brugsretten for den enkelte licens er afgrænset til en nærmere aftalt brugerkreds. Videregivelse af information om login og JobSpor-kode skal ske individuelt til brugerne i brugerkredsen. JobSpor-kode må ikke offentliggøres. Et brugerlogin er strengt personligt, fortroligt og eksklusivt for en unik bruger. Brugerlogin må ikke overdrages eller videregives til andre. Dette gælder også, selvom den pågældende borger ikke længere anvender JobSpor. Bemærk: Ved mistanke om misbrug eller distribution af licenshavers JobSpor-kode til personer uden for den aftalte brugerkreds er berettiget til med én uges varsel at ændre JobSpor-koden. 9
Adgang til brugerdata Borgerens data er borgerens personlige ejendom. kender ikke borgerens identitet og oplyser ikke om brugerdata i JobSpor. Det kræver brugerens samtykke, hvis andre end jobkonsulent og borgeren selv skal have adgang til brugerdata. Særligt om opkobling til WorkBase Ved opkobling til det administrative system WorkBase har jobkonsulenten mulighed for at se resultatet af borgerens afklaring i JobSpor, forudsat at denne har givet tilladelse hertil. Nøglen til denne sammenkobling ligger i det administrative system, og derfor skal brugernavn til borgerens første login genereres her og videregives til borgeren. Se nærmere i vejledning til WorkBase om automatisk generering af brugerlogin samt udskrivning af brev til borgeren herom. For brugerlogin, der er genereret i WorkBase, er brugernavn og kodeord ens. Borgeren skal altså benytte den samme kode i begge felter, første gang der logges på. Herefter vil borgeren blive bedt om at ændre sit kodeord til en selvvalgt kode på mindst 6 tegn. Uanset opkobling til WorkBase skal medarbejdere altid logge på som beskrevet i afsnittet om login side 9. Ved opkobling til WorkBase skal borgeren give sit samtykke til adgang til sine data i JobSpor. Dette sker ved borgerens underskrift på en særlig blanket, der genereres samtidig med brugerlogin i Workbase. Når borgerens samtykke er registreret i WorkBase, vil jobkonsulenten have mulighed for at åbne JobSpor herfra og se borgerens rapport, dvs. fokusjob, barrierer/helbredsforhold, Spor-jobliste og Selekt-resultat. Se nærmere herom i vejledning til WorkBase. 10
Licenstyper JobSpor forhandles med tre standardlicenser. Det er altid muligt at opgradere fra centerog lokallicens til fuld licens. Kontakt os venligst for tilbud. Fuld licens Denne licens retter sig mod jobcentre og a-kasser, der ønsker at tilbyde alle deres borgere/medlemmer muligheden for ubegrænset adgang til JobSpor. I licensen er inkluderet en kobling til WorkBase (Medialogic). Centerlicens Denne licens retter sig mod jobcentre, der ønsker licensen begrænset til anvendelse på selve jobcentrets adresse. Licensen tager højde for det aktuelle antal brugere i JobSpor, og sammenkobling til WorkBase (Medialogic) er ikke inklusive. Ekstra brugerlogin kan løbende tilkøbes. Lokal licens Denne licens retter sig mod brugssteder, der ikke kan defineres med et afgrænset befolkningsgrundlag, fx uddannelsessteder, projekter, institutioner og virksomheder. Licensen er begrænset til ét defineret brugssted og afspejler det aktuelle antal brugere af JobSpor. Ekstra brugerlogin kan løbende tilkøbes. Tekniske krav JobSpor er udviklet til Internet Explorer version 7 og 8. Skærmopløsning: 1280x800. Support Kontakt Kundeservice på telefon 72 28 28 26 eller på mail til kundeservice@schultz.dk. 11