INTERN REDEGØRELSE VisitDenmark Islands Brygge 43, 2300 København S Tlf. +45 32 88 99 00 Fax +45 32 88 99 01 contact@visitdenmark.com www.visitdenmark.com 30. december 2015 Redegørelse om VisitDenmarks direktions rejseomkostninger 2011-2015 på grundlag af MetroXpress aktindsigt og artikler. 1. Baggrund På grundlag af formandskabets anmodning af 11. december 2015 følger hermed en redegørelse om VisitDenmarks direktions rejseomkostninger med særlig fokus på bookning af type flybilletter, hotelophold og repræsentation. Anmodningen sker på baggrund af forsideartikler i MetroXpress den 11. december 2015 med titlen: "Statens turistboss rejser for 1,6 mio.kr.", den 17. december 2015 med titlen "Statens turistchef fik bonuspoint privat" og senest den 18. december 2018 hvor fokus er privat anvendelse af bonuspoint. Alle artikler er skrevet af journalist Lars Fogt. Og de er udarbejdet ud fra en anmodning om aktindsigt af 3. maj 2015 "..i alle udgifter til rejser, herunder rejseprogrammer, repræsentation og modtagne gaver for direktionen i VisitDenmark fra 2011 og frem". 2. Rammer og forvaltning Om VisitDenmarks retlige status Den 1. juli 2010 blev VisitDenmark lovfæstet ved Lov om VisitDenmark (jf. lov nr. 648 af 15. juni 2010 om VisitDenmark) med et justeret mandat og en skærpet opgavevaretagelse for at styrke turismen i Danmark. VisitDenmark er således nu en forretningsorienteret statslig virksomhed med egen bestyrelse, der er sammensat af parter fra turismeerhvervet med et kommercielt fokus. Opgaven for VisitDenmark iht. Lov om VisitDenmark er at markedsføre og brande dansk turisme i udlandet for at skabe økonomisk vækst inden for det danske turismeerhverv. Indsatsen sker ved en prioriteret og koordineret tiltrækning af værdiskabende ferie- og erhvervsturisme til Danmark. Destinationsudviklings- og myndighedsopgaver varetages ikke længere af VisitDenmark. VisitDenmark har pr. 1. juli 2010 status som et særligt forvaltningssubjekt, hvilket betyder, at VisitDenmark er et offentligretligt organ, der ikke indgår i det statslige administrative hierarki. 1 VisitDenmark har egne vedtæger mv. 1 En nærmere definition af et særligt forvaltningssubjekt er udarbejdet i en analyse af en tværministeriel arbejdsgruppe under ledelse af Finansministeriet "Selvejende institutioner styring, regulering, effektivitet" (af 2.april 2009). Publikationen kan findes på følgende link: http://www.fm.dk/publikationer/2009/1742_selvejende-institutioner/.
VisitDenmark primære aktiviteter foregår således internationalt via bl.a. VisitDenmarks 7 markedskontorer, der er placeret rundt omkring i verden 2. 50 pct. af VisitDenmarks medarbejdere arbejder på de 7 markedskontorer rundt omkring i verden. Hvert markedskontor er ledet af en markedschef, som refererer til adm. direktør Jan Olsen 3. 3 af markedskontorerne er etableret som selskaber (STB i Beijing, STI i USA samt kontoret i Sverige som et selvstændigt aktieselskab) hvilket betyder, at der bl.a. løbende er bestyrelsesmøder på markedet. Adm. Direktør Jan Olsen er medlem af bestyrelsen for STI, STB samt aktieselskabet i Sverige. VisitDenmark er finansieret delvist via offentlige midler og har derudover et krav om privat medfinansiering afr sine markedsføringsaktiviteter i udlandet (ca. 50/50). Om VisitDenmarks økonomiske forvaltning VisitDenmark har i perioden 2011-2015 - med skyldig hensyntagen til forvaltning af statens midler - løbende indskærpet overfor alle medarbejdere, at der i alle henseender skal udvises effektivitet, produktivitet og sparsommelighed. Dette gælder for alle dele af VisitDenmarks virksomhed og gælder aftaler med partnere i ind- og udland, huslejekontrakter, rejser, ophold, repræsentation mv. Specifikt er der i perioden blevet iværksat en række administrative initiativer for at understøtte organisationens mulighed for at nedbringe rejseomkostninger, bl.a. er der investeret i et videokonferencesystem, hvilket har muliggjort, at mødeaktiviteten i VisitDenmark er effektiviseret og rejseomkostningerne er nedbragt. Hertil kommer, at VisitDenmark har haft rabataftaler med rejseudbydere, som har medvirket til at nedbringe de samlede rejseomkostninger, bl.a. en årlig SAS-aftale. Det har bl.a. gjort, at VisitDenmarks samlede omkostninger til rejser for hele organisationen i perioden fra 2011 til 2014 er faldet fra 5,8 mio. kr. til 4,4 mio. kr. Alene fra 2013 til 2014 var der et fald på 796.000 kr. svarende til 18,3 pct. Rejseomkostninger er her defineret som alle udgifter forbundet med eksterne og interne 4 møder (parkering, taxa, fly, tog mv) holdt udenfor VisitDenmark inkl. ophold, fortæring og repræsentation osv. Dermed er en del af omkostningerne også knyttet til den daglige mødeaktivitet med bl.a. partnere og interessenter. Rejseregler for VisitDenmark VisitDenmark har i perioden 1. januar 2011-31. december 2014 ikke været omfattet af statens rejseregler. Det skyldes bl.a. det faktum, at VisitDenmark - ved etableringen af VisitDenmark ved lov - fik opretholdt sin særlige dispensation fra, som statslig institution, at skulle følge statens løn- og ansættelsesvilkår. Dispensationen blev udstedt af Finansministeriet v/moderniseringsstyrelsen i august 2010 og er alene en fornyelse af Finansministeriets dispensation, der allerede har foreligget for VisitDenmark tilbage siden 2001. Moderniseringsstyrelsen godkendte på ny, i brev af 31. august 2010 under henvisning til budgetvejledningens pkt. 2.4.9, at der ikke foreligger et krav om, at VisitDenmark i sin nye juridiske form er underlagt statens løn- og ansættelsesvilkår. Det betyder, at 2 Stockholm, Oslo, London, Leiden, Hamburg, New York, Milano og Beijing, 3 Med undtagelse af markedschef i Kina, der referer til den daglige ledelses bestyrelsen for STB, hvor direktør Flemming Bruhn, VisitDenmark er Danmark dagslige kontaktperson. 4 Møder hvor kollegaer på Hovedkontor er til møde på markedskontor eller hvor markedskontorer er til møde på hovedkontor 2
VisitDenmarks medarbejdere ikke følger statens overenskomster, der indgås mellem Finansministeriet og Centralorganisationerne. Jfr. Moderniseringsstyrelsens vejledning gælder de statslige rejseregler alene direkte for tjenestemænd, tjenestemandslignende ansatte og overenskomstansatte inden for centralorganisationernes forhandlingsområde eller andre overenskomstansatte mv., i det omfang de pågældende overenskomster mv. henviser til tjenesterejseaftalen. For statsligt personale i øvrigt har de statslige rejseregler og satser alene været vejledende, hvilket også har været gældende for VisitDenmark i perioden 1. januar 2011-31. december 2014. VisitDenmark har i alle årene haft interne retningslinjer for rejser, der lænede sig op af rammerne for de statslige rejseregler. Retningslinjer, der er tilgængelig for medarbejdere på intranettet, og som medarbejderne rettede sig efter i forbindelse med forvaltningen af deres rejserelaterede arbejdsmæssige omkostninger. Rejsereglerne har på nogle områder adskilt sig fra reguleringen i de statslige rejseregler, hvor vilkår og betingelser for VisitDenmarks forretningsførelse har vist sig at være mest hensigtsmæssig, fx på området for bonuspoint. VisitDenmarks medarbejdere er ikke underlagt statens overenskomster, der i udgangspunktet sikrer medarbejdere en årlig lønregulering, og VisitDenmarks medarbejdere modtager derudover ikke nogen form for overarbejdsbetaling eller anden form for kompensation for erlagt merarbejde. Frem til 1. januar 2015 har ledelsen valgt at forme retningslinjer for rejser således, at bonuspoint kunne bruges privat som en erstatning for erlagt merarbejde under rejser. EY (tidligere KPMG) har i hele perioden været VisitDenmarks revisor og har påset, at VisitDenmark forvalter tilskudsmidlerne forsvarligt. De har vurderet, at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af tilskudsmidlerne og ved driften af VisitDenmark i henhold til VisitDenmarks formål. I den forbindelse har revisor forholdt sig til gældende rejsepolitik samt til VisitDenmarks løbende budgetopfølgning, og det er revisors konklusion, at forretningsgangene i VisitDenmark er betryggende. Se vedlagte bilag 1. "Uddybende kommentarer til revisionsprotokollat af 24.april 2015 til koncern og årsregnskab for 2014 for VisitDenmark", udarbejdet 21. december 2015 af EY. Erhvervs- og Vækstministeriet besluttede at lade VisitDenmark være omfattet af Statens rejseregler med virkning fra den 1. januar 2015. På den baggrund har VisitDenmark pr. 1. januar 2015 justeret sine retningslinjer og praksis for rejser. Herunder er der sket en justering af ordningen for bonuspoint, således at optjente point i forbindelse med tjenesterejser nu tilfalder VisitDenmark i stedet for den enkelte medarbejder, som det tidligere har været tilfældet. Den gældende rejsepolitik er godkendt af VisitDenmarks bestyrelse. Alle medarbejdere er blevet gjort bekendt med den reviderede rejsepolitik, og der er indført en justeret rejseadministration på baggrund heraf, således at alle har mulighed for at efterleve den gældende politik. 3. Direktionens rejseomkostninger ift. gældende rejseregler Direktionen i VisitDenmark udgøres adm. direktør Jan Olsen og vice. adm. direktør Lars Erik Jønsson. Nedenfor redegøres for direktionens rejseomkostninger i perioden 3
2011-2015 ift. overholdelsen af gældende regler på de respektive tidspunkter for henholdsvis bookning af hotel, fly samt generel repræsentation. 3.1. Booking af hotel Gældende regler for direktionen: Der findes ikke en statslig aftale for bookning af hoteller i udlandet og af den årsag står VisitDenmark selv for udvælgelse og bookning af hoteller. VisitDenmarks direktion anvender ved bookning af hotelophold som udgangspunkt statens hoteldispositionsbeløb i henhold til de statslige rejseregler, hvor der er fastsat grænser for hoteldispositionsbeløb i forskellige lande. I Danmark har VisitDenmark 100 pct. momsfradrag, hvilket betyder at VisitDenmark ifølge gældende momsregler fratrækker 100 pct. moms (dvs. 25 pct.) på hotelophold i Danmark. Fra 2011 til og med 2013 var momsfradraget 50 pct., i 2014 var momsfradraget 75 pct. Fra 1. januar 2015 er 100 pct. momsfradrag. Det betyder, at VisitDenmark reelt betaler en lavere pris end den der er angivet på regningen. Følgende tillægsforhold er dog i høj grad afgørende for valg af hotel og kan derfor betyde, at hoteldispositionsbeløbet kan tilsidesættes, såfremt der foreligger en begrundelse herfor. Ved interne møder på markedskontorer kan der lægges vægt på, at hotellet ligger så tæt på kontoret således, at det altid er mulig at gå til kontoret. Dette for at spare tid, og for, at VisitDenmark undgå yderligere. transportomkostninger. I London kan VisitDenmark bo på et hotel i gåafstand til en stærkt rabatteret pris, der er forhandlet gennem Den Danske Ambassade i London. Ved møder i Danmark, kan der lægges vægt på, at hotellet ligger tæt på mødested eller at fx nye partnerhoteller bliver besøgt, for at VisitDenmark kan få kendskab til de konkrete turistprodukter i vores land. Direktionen takker altid nej til gratis ophold på hoteller i forbindelse med møder. Ved internationale møder, events, konferencer kan der lægges vægt på tæthed på mødet, konferencen mv. Det kan f.eks. også vægte, hvor andre deltagere bor, da networking uden for møderne samt afholdelse af uformelle møder er en uudtalt forventning. Hertil kommer, at VisitDenmark i visse perioder må forvente markant højere prisniveauer på hotelovernatninger pga. messer, events mv., hvilket kan betyde, at det kan være umuligt at få hoteller til de fastsatte hoteldispositionsbeløb. Direktionens hoteller 2011-2014: Jan Olsen og Lars Erik Jønsson har i forbindelse med alle rejser i perioden 2011-2015 søgt at booke hoteller, som ligger indenfor det fastlagte hoteldispositionsbeløb, men der har været tilfælde hvor tillægsforhold jf. ovenstående har vejet tungere og beløbet derfor har ligget højere. Jan Olsen: I perioden 2011 har Jan Olsen haft 49 udenlandske hoteldøgn, heraf har 40 døgn ligget inden for hoteldisponeringsbeløbet. Dvs. i 18 pct. af tilfældene har tillægsforholdene vejet tungere ift. valg af hotel. De samlede meromkostninger for afvigelserne andrager 4.774 kr. 4
I perioden 2012 har Jan Olsen haft 47 udenlandske hoteldøgn, heraf har 31 døgn ligget inden for hoteldisponeringsbeløbet. Dvs. i 34 pct. af tilfældene har tillægsforholdene vejet tungere ift. valg af hotel. De samlede meromkostninger for afvigelserne andrager 5.603 kr. I perioden 2013 har Jan Olsen haft 36 udenlandske hoteldøgn, heraf har 27 døgn ligget inden for hoteldisponeringsbeløbet. Dvs. i 25 pct. af tilfældene har tillægsforholdene vejet tungere ift. valg af hotel. De samlede meromkostninger for afvigelserne andrager 2.662kr. I perioden 2014 har Jan Olsen haft 42 udenlandske hoteldøgn, heraf har 34 døgn ligget inden for hoteldisponeringsbeløbet. Dvs. i 19 pct. af tilfældene har tillægsforholdene vejet tungere ift. valg af hotel. De samlede meromkostninger for afvigelserne andrager 2.751 kr. I perioden 2015 har Jan Olsen haft 25 udenlandske hoteldøgn, heraf har 22 døgn ligget inden for hoteldisponeringsbeløbet. Dvs. i 12 pct. af tilfældene har tillægsforholdene vejet tungere ift. valg af hotel. De samlede meromkostninger for afvigelserne andrager 2.750 kr. jf. nedenstående. I 2015 har der for Jan Olsen været følgende tilfælde hvor hoteldispositionsbeløbet er afveget markant: Hamborg. Den 5.-6. september 2015. (291 euro). Den høje pris skyldes en stor event i Hamborg. Det var en sen bookning, og det var ikke muligt at få andre hoteller i området. London den 2.-3. november 2015 (205 ) pga. WTM, hvor det ikke var muligt at få et hotel under hoteldispositionsbeløbet i nærheden af Messecentret. Stockholm den 12.-13. november 2015 (2590 svkr.). Mødetidspunkt blev ændret i sidste øjeblik da Jan Olsen blev kaldt hjem til møde med Erhvervsog Vækstministeriet om Tour de France. Det var derfor ikke muligt at få hotelværelse indenfor dispositionsbeløbet med kort varsel. Lars Erik Jønsson I perioden 2011 har Lars Erik Jønsson haft 12 hoteldøgn, heraf har 4 døgn ligget højere end de statslige hoteldisponeringsregler. Dvs. i 33 pct. af tilfældene har tillægsforholdene vejet tungere ift. valg af hotel. De samlede meromkostninger for afvigelserne andrager 1.700 kr. I perioden 2012 har Lars Erik Jønsson haft 24 hoteldøgn, heraf har 12 døgn ligget over hoteldisponeringsbeløbet. Dvs. i 50 pct. af tilfældene har tillægsforholdene vejet tungere ift. valg af hotel. De samlede meromkostninger for afvigelserne andrager 4500 kr. I perioden 2013 har Lars Erik Jønsson haft 18 hoteldøgn, heraf har 1 døgn ligget uden for hoteldisponeringsbeløbet,svarende til 6 pct.. De samlede meromkostninger for afvigelserne andrager 150 kr. I perioden 2014 har Lars Erik Jønsson haft 11 hoteldøgn, heraf har 2 døgn ligget med beløb over hoteldisponeringsbeløbet, Dvs. i 10 pct. har tillægsforholdene vejet tungere ift. valg af hotel. De samlede meromkostninger for afvigelserne andrager 2800 kr. I perioden 2015 har Lars Erik Jønsson haft 6 hoteldøgn,heraf 3 hoteldøgn, der ligger ud over hoteldisponeringsbeløbet 50 pct. af hoteldøgnene i 2015 var dermed ud over disponeringsbeløbene. De samlede meromkostninger for afvigelserne andrager 850 kr. 5
Lars Erik Jønsson har i perioden 2011-2015 haft 71 udenlandske overnatninger på hotel, heraf har 22 hotelovernatninger ligget over hoteldisponeringsbeløbet svarende til op imod 1/3. Det har specifikt været i forhold til møder i Berlin og London i forbindelse med OL, hvor udgiften har været væsentlig højere end disponeringsbeløbet. Der er for hverken Jan Olsen eller Lars Erik Jønsson i den enkelte rejseafregning foretaget en eksplicit forklaring på afvigelsen. Et forhold, der burde være sket, under henvisning til, at VisitDenmark pr. 1. januar 2015 er underlagt Statens rejseregler, og som derfor er beklageligt og er blevet indskærpet. Sammenfatning - hoteller: For begge direktionsmedlemmer har der været en række tilfælde, hvor tillægsforholdene har vægtet højt ift. valg af hotel, hvorfor beløbene for hotelopholdene ikke har ligget indenfor hoteldispositionsbeløbet. VisitDenmark har i perioden 2011 2014 ikke været omfattet af Statens rejseregler, men har alene brugt reglerne som rettesnor for bookning af hoteller. I forhold til 2015 har direktionen også haft mulighed for at fravige retningslinjerne for hoteldispositionsbeløbene fastlagt i Statens rejseregler, såfremt direktionen kunne godtgøre, at der forelå en tungtvejende grund hertil. I tilfælde, hvor det har været nødvendigt at booke et hotelophold, der har været dyrere end de fastlagte hoteldispositionsbeløbet, er valgene og de konkrete afvejninger dog ikke blevet begrundet skriftligt i forbindelse med bestilling og afregning. Det er beklageligt, idet det burde være sket. Og der bliver fulgt op på dette, så det sikres at afvigeler beskrives fremadrettet. Legitime begrundelser for at afvige fra hoteldispositionsbeløbene vil fremadrettet blive angivet i rejsepolitikken, og det vil blive præciseret, at de konkrete begrundelser ved afgivelserne skal angives i forbindelse med de enkelte bilag 3.2 Bookning af flyrejser/bonuspoint Gældende regler for direktionen: I perioden 2011-2015 har det været VisitDenmarks rejsepolitik, at direktionen i VisitDenmark på grundlag af en konkret vurdering kan beslutte, at billetter på korte ture bliver booket som fleksible billetter (fx SASplus), da denne type billet giver en øget fleksibilitet ift. ombookning af flyafgange, ændring af dato, aflysning og forlængelse af møder. Det er derfor ofte billigere at købe den fleksible billet, der kan ombookes end at miste den samlede billetpris for den ikke fleksible billet og købe en ny. Direktionen kan endvidere på oversøiske rejser foretage rejsen på business class. Frem til 31.december 2014 tilfaldt bonuspoint den enkelte og kunne anvendes i privat øjemed som kompensation for erlagt merarbejde. Direktionen har her ligesom øvrige medarbejdere haft retten til og muligheden for at anvende bonuspoint til private formål. Fra 1. januar 2015 blev det ændret, således at bonuspoint optjent i 2015 tilfalder VisitDenmark og kun kan anvendes i arbejdsmæssig sammenhæng. Adm direktør Jan Olsen 6
I 2011 har Jan Olsen haft 31 rejser, heraf er 10 rejser booket som economy ekstra (fleksibel billet ikke business) begge veje 8 rejser er booket som economy class (ikke refunderbar) begge veje. 7 rejser er booket som kombineret af economy ekstra/economy class. 6 rejser er booket på business class I 2012 har Jan Olsen haft 28 rejser, heraf er 12 rejser booket som economy ekstra (fleksibel billet ikke business) begge veje 8 rejser er booket som economy class (ikke refunderbar) begge veje. 2 rejser er booket som kombineret af economy ekstra/economy class 6 er booket på business class I 2013 har Jan Olsen haft 29 rejser, heraf er 14 rejser booket som SASPlus (fleksibel billet ikke business) begge veje 4 rejser er booket som SASgo (ikke refunderbar og min 600 kr. i ændrings gebyr plus evt. prisforskel) begge veje. 5 rejser er booket som kombineret SASgo/SASplus. 7 rejer er booket på business I 2014 har Jan Olsen haft 36 rejser, heraf er 10 rejser booket som SASPlus (fleksibel billet ikke business) begge veje 7 rejser er booket som SASgo (ikke refunderbar og min 600 kr. i ændrings gebyr plus evt. prisforskel) begge veje. 13 rejser er booket som kombineret SASgo/SASplus. 6 rejser er booket på business Der her i perioden 2011-2014 kun været booket business class på oversøisk rejse. Og der har i perioden været 2 oversøiske flybilletter, som skiller sig ud: Den 15. 21. juni 2011 - København/Brasilien (ministerbesøg)/new York (Internt møde). (57.651 kr.) Las Vegas. 47.296 kr., der er i VisitDenmark sket en beklagelig fejl i bookningen af billetten, i det der i SAS systemet bliver booket en forkert prisklasse (en business fuld fleksibel billet og ikke en business discount billet) I 2015 har Jan Olsen haft 36 tjenesterejser, heraf er 13 rejser booket som SASPlus (fleksibel billet ikke business) begge veje 13 rejser booket som SASgo (ikke refunderbar og min 600 kr. i ændrings gebyr plus evt. prisforskel) begge veje. 4 rejser er booket som kombineret go/plus. 4 er booket på business (2 gange New York, 1 gang til Beijing og 1 gang til Rio) Disse rejser i 2015 har betydet, at Jan Olsen i 2015 har optjent 143.255 point, heraf er ingen point brugt i 2015, men vil blive brugt på tjenesterejser jf. rejsepolitikken. Vice adm. direktør Lars Erik Jønsson Der har i perioden 2011-2014 kun været booket business class på oversøisk rejser på nær en rejse til Paris til OECD møde 1.-3. april 2012, da der ikke var flere billetter på economy class. 7
I 2011 har Lars Erik Jønsson haft 8 rejser, heraf er 7 rejser booket på economy class begge veje 1 rejser er på business class (Kuala Lumpur) I 2012 har Lars Erik Jønsson haft 13 rejser, heraf er 4 rejser er booket som economy class begge veje 7 rejser er booket som economy ekstra begge veje 2 rejser er booket på business class (Kuala Lumpur og Paris (se ovenstående) I 2013 har Lars Erik Jønsson haft 10 rejser, heraf er 3 rejser booket som economy begge veje 7 rejser er booket som kombineret SASgo/SASplus. I 2014 har Lars Erik Jønsson haft 10 rejser, heraf er 5 rejser er booket som economy class begge veje 5 rejser er booket som kombineret SAS go/sasplus. I 2015 har Lars Erik Jønsson haft 8 rejser, heraf er 3 rejser booket som economy class begge veje 5 rejser booket som SAS go/sasplus. Disse rejser har betydet, at Lars Erik Jønsson i 2015 har optjent 22.950 bonuspoint, hvoraf ingen er brugt i 2015, men vil blive brugt på tjenesterejser jf. rejsepolitikken. Sammenfatning - flyrejser: VisitDenmark har i perioden 2011-2014 ikke været omfattet af statens rejseregler. Men de nødvendige rejser er foretaget under skyldige økonomiske hensyn. I 2015 har direktionen i en lang række tilfælde for at sikre en nødvendig fleksibilitet i transporten booket flybilletter til europæiske destinationer, der har været dyrere end de billigste flybilletter (fx SASgo eller SASplus). Dette er muligt inden for statens rejseregler. Vi kan konstatere, at det burde være normal procedure, at der på rejseafregningen anføres, hvis retningslinjerne for flyrejser fraviges, herunder hvis der har været markant større udgifter end statens rejseregler regulerer. Der er desværre ikke sket en sådan angivelse for de overskridelser, der er blevet valgt i forbindelse med de konkrete rejser. Legitime begrundelser for at afvige for billigste billet af hensyn til fleksibilitet m.v. vil fremadrettet blive angivet i rejsepolitikken, og det vil blive præciseret, at såfremt flyrejser bookes på SASplus eller tilsvarende, skal der anføres konkret begrundelse ligesom der skal anføres en begrundelse på rejseafregningen, hvis en billetpris er markant højere end vanligt. 3.3. Vedrørende repræsentation Gældende regler: Der foreligger ikke konkrete retningslinjer for direktionens repræsentation i forbindelse med rejser, udover at der altid skal tages skyldige økonomiske hensyn i forbindelse med repræsentationsudgifter. Repræsentation i VisitDenmark er typisk udgifter, som afholdes for at få afsluttet forretninger eller for at tilknytte eller bevare 8
forretningsforbindelser, og de afholdes over for personer, som ikke er knyttet til virksomheden som medarbejdere. Repræsentation har karakter af opmærksomhed eller kommerciel gæstfrihed over for forretningsforbindelser. Repræsentationsudgifter er oftest udgifter til fx måltider, restaurantbesøg og drikkevarer. For Jan Olsen har der i perioden 2011-2015 haft repræsentationsudgifter for 48.214 kr. Fordelt således: 2011: 11.953 kr. 2012: 7.573 Kr. 2013: 6.462 kr. 2014: 9.334 kr. 2015: 13.092 kr. For Lars Erik Jønsson har der i perioden 2011-2015 haft repræsentationsudgifter for 15.314 kr., fordelt således: 2011: 7.220 kr. 2012: 660 kr. 2013: 428 kr. 2014: 7.006 kr. 2015: 0 kr. Sammenfatning repræsentation Der foreligger ikke konkrete retningslinjer for direktionens repræsentation i forbindelse med rejser, udover at der altid skal tages skyldige økonomiske hensyn i forbindelse med repræsentationsudgifter. I perioden 2011-2015 har Jan Olsens repræsentationsudgifter været på 48.214 kr. og Lars Erik Jønssons repræsentationsudgifter været på 15.314 kr. Det er normal procedure, at det skal anføres, hvem man har spist sammen ved repræsentation, hvis måltidet er betalt af VisitDenmark. Desværre har det i enkelte tilfælde ikke været tilfældet, hvilket er beklageligt. Og det er indskærpet. 3.4. Andre udgifter og gaver mv. Det kan forekomme, at direktionen modtager gaver fra delegationer eller rejsearrangører i forbindelse med deltagelse i særlige arrangementer som fx repræsentationsopgaver for Danmark. Direktionen har i enkelte tilfælde modtaget gaver, som fx te, tepotte, 2 fl. vin, spisepinde og tørklæde Direktionen er bekendt med om vejledningen om "God adfærd i det offentlige" og dermed de regler, der er gældende for ansatte i statslige institutioner. Internt i organisationen har direktionen derudover valgt ad 2 omgange konkret at anerkende nogle medarbejdere, der hhv. har ydet en ekstraordinær indsats over en længere periode hhv. en ledende medarbejder, der har måttet flytte tjenestested med kort varsel og med større personlige konsekvenser forbundet hermed. Administrativt er denne anerkendelse blevet givet i forbindelse med 2 rejser. En anerkendelse, der i det ene tilfælde blev givet som et restaurationsbesøg, indeholdende et gavemoment, og den anden anerkendelse også som restaurationsbesøg, givet som lønkompensation for erlagt merarbejde. 9
Specifikt er der tale om 2 personalemæssige repræsentationsudgifter for Jan Olsen i perioden 2011-2015: Oktober 2012: Velkomstmiddag for markedschef i US med ægtefælle (300 $ pr. person. Svarede til ca. 1500 DKK pr. person ved datidens kurs). OL London 2012: Afslutningsmiddag for 11 kollegaer med 4 ægtefæller (ca. 1.000 DKK. pr. person), hvor medarbejderne takkes for deres ekstraordinære indsats før og under den 3 uger lange OL-event på Sct. Cathrines Dock og hvor der ikke blev givet overarbejdsbetaling eller afspadsering for det erlagte merarbejde. Der har for hverken Jan Olsen eller Lars Erik Jønsson været yderligere ekstraordinære udgifter hhv. givne eller modtagne gaver i forbindelse med deres samlede rejseaktiviteter i årene 2011-2015, der skiller sig ud og som derfor bør nævnes. 3.5. Samlede rejseomkostninger Jan Olsen I perioden 2011 2015 har Jan Olsen haft følgende rejseomkostninger, hotel og fortæringsomkostninger samt repræsentationsomkostninger i Danmark og udlandet, dvs. udgifter til hotel, taxa, parkering, tog, fly, fortæring, broafgifter mv. 2011: Rejseomkostninger: 432.891 kr. Hotel og fortæring: 118.431 kr. Repræsentationsomk. 11.953 kr. 2012: Rejseomkostninger:273.282 kr. Hotel og fortæring: 115.621 kr. Repræsentationsomk.7.573 kr. 2013: Rejseomkostninger: 364.502 kr. Hotel og fortæring: 83.023 kr. Repræsentationsomk. 6.462 kr. 2014: Rejseomkostninger: 368.502 kr. Hotel og fortæring: 89.332 kr. Repræsentationsomk. 9.334 kr. 2015: Rejseomkostninger: 214.312 kr. Hotel og fortæring: 46.765 kr. Repræsentationsomk. 13.092 kr. Samlede rejseomkostninger Lars Erik Jønson I perioden 2011 2015 har Lars Erik Jønson haft følgende rejseomkostninger, hotel og fortæringsomkostninger samt repræsentationsomkostninger i Danmark og udlandet, dvs. udgifter til hotel, taxa, parkering, tog, fly, fortæring, broafgifter mv. 2011: Rejseomkostninger: 77.220 kr. Hotel og fortæring 11.691 kr. Repræsentationsomk. 7.220 kr. 2012: Rejseomkostninger: 139.526 kr Hotel og fortæring: 25.285 kr. 10
Repræsentationsomk.660,-kr 2013: Rejseomkostninger:99.450,- kr. Hotel og fortæring:24.035 kr. Repræsentationsomk.428 kr. 2014: Rejseomkostninger: 63.947 kr. Hotel og fortæring:9.948 kr. Repræsentationsomk.7.006 kr. 2015: Rejseomkostninger: 22.112 kr. Hotel og fortæring: 1.994 kr. Repræsentationsomk. 0 kr. Der skal altid foreligge bilag på de rejseudgifter, der har været i forbindelse med en tjenesterejse mv. Men det forekommer i nogle tilfælde, at man ikke haft mulighed for at få et bilag, lige som det desværre i enkelte tilfælde sker, at bilag bliver væk. I disse tilfælde skal der redegøres for de udgifter, der har været, hvilket er sket. Sammenfatning - direktionens rejseomkostninger 2011-2015 VisitDenmarks direktion var i perioden 2011-2014 ikke omfattet af statens rejseregler, men har brugt reglerne som rettesnor. VisitDenmarks direktion har søgt at forvalte organisationens midler til rejseomkostninger på bedst mulig vis og har søgt at været omkostningsbevidste i sin disponering jf. "Uddybende kommentarer til revisionsprotokollat af 24. april 2015 til koncern og årsregnskab for 2014 for VisitDenmark" udarbejdet 21. december 2015 af EY Hoteller For så vidt angår udgifter til hoteller har der for begge direktionsmedlemmer været en række tilfælde, hvor en række tillægsforhold har vægtet højt ift. valg af hotel, hvorfor beløbene for hotelopholdene ikke har ligget indenfor det hoteldispositionsbeløb, der er angivet som rettesnor. Direktionen har også i 2015 haft mulighed for at fravige retningslinjerne for hoteldispositionsbeløbene fastlagt i Statens rejseregler, såfremt direktionen kunne godtgøre, at der forelå en tungtvejende grund hertil. I tilfælde, hvor det har været nødvendigt at booke et hotelophold, der har været dyrere end de fastlagte hoteldispositionsbeløbet, er valgene og de konkrete afvejninger dog ikke blevet begrundet skriftligt i forbindelse med bestilling og afregning. Det er beklageligt, idet det burde være sket. Legitime begrundelser for at afvige for hoteldispositionsbeløbende vil fremadrettet blive angivet i rejsepolitikken og det vil blive præciseret, at de konkrete begrundelser ved afgivelserne skal angives i forbindelse med de enkelte bilag Flybilletter I forhold til udgifter til flyrejser har direktionen søgt at booke flyrejser under skyldige økonomiske hensyn. Det burde være normal procedure, at der på rejseafregningen anføres, hvis retningslinjerne for flyrejser fraviges, herunder hvis der har været markant større udgifter end statens rejseregler regulerer. Der er desværre ikke sket en sådan angivelse for de overskridelser, der er blevet valgt i forbindelse med de konkrete rejser. 11
Legitime begrundelser for at afvige for billigste billet af hensyn til fleksibilitet m.v. vil fremadrettet blive angivet i rejsepolitikken, og det vil blive præciseret, at såfremt flyrejser bookes på SASplus eller tilsvarende, skal der anføres konkret begrundelse, ligesom der skal anføres en begrundelse på rejseafregningen hvis en billetpris er markant højere end vanligt. Repræsentation Der foreligger ikke konkrete retningslinjer for direktionens repræsentation i forbindelse med rejser, udover at der altid skal tages skyldige økonomiske hensyn i forbindelse med repræsentationsudgifter. I perioden 2011-2015 har Jan Olsens repræsentationsudgifter været på 48.214 kr. og Lars Erik Jønssons repræsentationsudgifter været på 15.314 kr. Det er normal procedure, at det skal anføres, hvem man har spist sammen ved repræsentation, hvis måltidet er betalt af VisitDenmark. Desværre har det i enkelte tilfælde ikke været tilfældet, hvilket er beklageligt. Og det er indskærpet. Generelt VisitDenmarks rejsepolitik vil blive præciseret fra primo 2016 i forhold til ovenstående. Og der skal i den sammenhæng altid foreligge bilag på de rejseudgifter, der har været i forbindelse med tjenesterejse m.v. Men det forekommer i nogle tilfælde, at man ikke har haft mulighed for at få bilag, ligesom det desværre i enkelte tilfælde er sket, at bilag er blevet væk. I disse tilfælde skal der redegøres for de udgifter, der har været, hvilket er sket. Den grundige gennemgang af bilag, som denne sag har medført, har givet anledning til at understrege behovet for et nyt og tidssvarende økonomisystem. Dette vil der blive set på først i det nye år. 12