Allerød Kommune Aktindsigt offentlighedsloven

Transkript

1 Allerød Kommune Aktindsigt offentlighedsloven Resumé: Statsforvaltningen Hovedstaden udtaler, at Allerød Kommune ikke var berettiget til at afslå anmodning om aktindsigt i dokumenter vedrørende eventuelle besparelser på kommunens børne- og ungeområde med den begrundelse, at der var tale om interne arbejdsdokumenter. De omhandlede dokumenter var på et møde i kommunen bl.a. udleveret til 8 ledere af selvejende institutioner i kommunen, hvorved de efter statsforvaltningens vurdering mistede karakter af interne arbejdsdokumenter Allerød Kommune, Forvaltningen, Voksenrådgivning, Bjarkesvej 2, 3450 Allerød STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ 177, BLOK D- E 2400 KØBENHAVN NV JOURNAL NR.: /388 SAGSBEHANDLER:KBRKOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN-NR SE-NR hovedstaden@statsforvaltning.dk Statsforvaltningen Hovedstaden har i dag skrevet følgende til X: Ved af 9. maj 2008 har De klaget over Allerød Kommunes afgørelse af 5. maj 2008 med afslag på Deres anmodning af 1. maj 2008 om aktindsigt i kommunens dokumenter med en række konsekvensberegninger for kommunens forskellige distrikter/lokalområder vedrørende eventuelle besparelser på børne- og ungeområdet. Statsforvaltningen har nu gennemgået sagen og fundet, at Allerød Kommune ikke kunne meddele Dem afslag på den omhandlede anmodning om aktindsigt med den begrundelse, som kommunen har givet for afslaget. TELEFONTID: Mandag-Onsdag Torsdag Fredag ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Mandag-Onsdag Torsdag Fredag Statsforvaltningen henstiller derfor til kommunen om at tage sagen op til fornyet behandling og afgørelse. Nedenfor følger en redegørelse for sagen og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens udtalelse.

2 Sagsfremstilling De ansøgte ved af 1. maj 2008 Allerød Kommune om aktindsigt i kommunens dokumenter med en række konsekvensberegninger for kommunens forskellige distrikter/lokalområder vedrørende eventuelle besparelser på børne- og ungeområdet. Ved af 5. maj 2008 meddelte kommunen afslag på Deres anmodning med følgende begrundelse: Allerød Kommune kan ikke imødekomme din begæring om aktindsigt i ovennævnte dokumenter, da der er tale om interne arbejdsdokumenter til kommunens eget brug, som i henhold til offentlighedslovens 7 stk. 1 er undtaget fra aktindsigt. Begrundelsen herfor er, at kommunen i forbindelse med den kommende besparelsesrunde har udarbejdet en række foreløbige papirer, der indeholder kommunens interne overvejelser om udmøntningen af de kommende besparelser. Papiret tjener til brug for forberedelse af de kommende besparelser, og indeholder kommunens foreløbige overvejelser omkring udmøntningen af disse besparelser, som sker i dialog med de berørte virksomheder. De berørte virksomheder har således med udgangspunkt i disse foreløbige papirer, fået en mundtlig orientering om administrationens overvejelser, og er anmodet om at komme med bemærkninger/forslag hertil. De pågældende papirer er ikke blevet distribueret til eksterne interessenter, og har derfor ikke mistet deres karakter af interne arbejdsdokumenter. De bad ved af 6. maj 2008 kommunen om at genvurdere sagen, idet De bl.a. anførte, at de pågældende dokumenter var udsendt til lederne af alle institutioner ( virksomher ). Kommunen fastholdt i til Dem af 7. maj 2008 sit afslag på Deres anmodning af 1. maj 2008 om aktindsigt. I kommunens af 7. maj 2008 er bl.a. anført: Allerød Kommune har genovervejet din anmodning, men kan fortsat ikke imødekomme din begæring om aktindsigt i ovennævnte dokumenter under henvisning til at der er tale om interne arbejdsdokumenter til kommunens eget brug, som i henhold til offentlighedslovens 7 stk. 1, er undtaget fra aktindsigt. SIDE 2

3 Efter den mundtlige orientering om administrationens foreløbige overvejelser, blev de pågældende dokumenter udleveret til lederne af de enkelte virksomheder i forbindelse med ledernes udarbejdelse af bemærkninger hertil. De pågældende virksomheder er en del af den kommunale enhedsforvaltning. Der er således alene sket brevveksling af de pågældende dokumenter mellem forskellige dele af den kommunale enhedsforvaltning, hvilket ikke medfører, at dokumenterne har mistet deres interne karakter. Det er kun i tilfælde hvor et internt arbejdsdokument er blevet videregivet til nogen uden for myndigheden, at det fører til, at dokumentet mister sin interne karakter, hvilket ikke er tilfældet i den pågældende sag. De klagede herefter ved af 9. maj 2008 til Statsforvaltningen Hovedstaden over kommunens afslag på Deres anmodning om aktindsigt i de omhandlede dokumenter med konsekvensberegninger. I klagen har De bl.a. anført, at kommunen i sin af 7. maj 2008 har anerkendt, at de omhandlede dokumenter også er blevet fremsendt til alle institutioner. Endvidere har De bemærket, at kommunen ikke synes at have overvejet spørgsmålet om at give Dem aktindsigt ud fra princippet om meroffentlighed. Statsforvaltningen Hovedstaden sendte Deres klage til høring i kommunen og ved brev af 21. maj 2008 har Allerød Kommune givet statsforvaltningen følgende udtalelse om sagen: Statsforvaltningen Hovedstaden har i brev af 19. maj 2008 anmodet Allerød Kommune om en udtalelse i anledning af klagen fra X. X begærede den 1. maj 2008 aktindsigt i en række konsekvensberegninger for kommunens forskellige distrikter/lokalområder, under henvisning til at beregningerne var distribueret til eksterne interessenter uden for forvaltningen. Den 5. maj 2008 afviste kommunen at imødekomme begæringen i de pågældende dokumenter under henvisning til, at der er tale om interne arbejdsdokumenter til kommunens eget brug som i henhold til offentlighedslovens 7 stk. 1 er undtaget fra aktindsigt. Kommunen begrundede afslaget med, at kommunen i forbindelse med den kommende besparelsesrunde har udarbejdet en række foreløbige papirer, der indeholder kommunens interne overvejelser om udmøntningen af de kommende besparelser, som sker i dialog med de berørte virksomheder. SIDE 3

4 Den 6. maj 2008 anmoder X kommunen om at genoverveje afslag på aktindsigt, under henvisning til at dokumenterne er udsendt til lederne af alle institutioner "virksomheder". Endvidere anfører X, at dokumenterne angår faktiske beregninger, som har væsentlig betydning for sagsforholdet, hvorfor dokumenterne er omfattet af offentlighedslovens 11 stk. 1. I svar af 7. maj 2008 fastholder kommunen afslag på aktindsigt. I svaret fremgår, at efter den mundtlige orientering om administrationens foreløbige overvejelser, blev de pågældende dokumenter udleveret til lederne af de enkelte virksomheder i forbindelse med ledernes udarbejdelse af bemærkninger hertil. Endvidere oplyses det, at de pågældende virksomheder er en del af den kommunale enhedsforvaltning. I kommunens svar anføres det videre, at der alene er sket brevveksling af de pågældende dokumenter mellem forskellige dele af den kommunale enhedsforvaltning, hvilket ikke medfører, at dokumenterne har mistet deres interne karakter. Det er kun i tilfælde, hvor et internt arbejdsdokument er blevet videregivet til nogen uden for myndigheden, at det fører til, at dokumentet mister sin interne karakter, hvilket ikke er tilfældet i den pågældende sag. I forhold til Offentlighedslovens 11 stk. 1"....faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagsindholdet..." anføres det, at det er kommunens vurdering, at de interne arbejdsdokumenter, ikke indeholder konkrete oplysninger, som er omfattet af ekstraheringspligten i henhold til offentlighedslovens 11 stk. 1. Der henvises i svaret til bemærkningerne til 11 stk. 1 i den kommenterede offentlighedslov s Endelig anfører kommunen, at faktum er, at der skal spares i alt 30 mio. kr. på børne- og ungeområdet. Beregningerne i dokumenterne er et led i den igangværende proces om selve udmøntningen af besparelserne på området. Der er således tale om kommunens foreløbige overvejelser om, hvilke tiltag der kan iværksættes på de enkelte områder for at opnå de nødvendige besparelser. Uddybende kan oplyses, at de foreløbige forslag til besparelser er udarbejdet ud fra en politisk vedtagelse om, at der skal spares i alt 30 mio. kr. på børne- og ungeområdet. For en nærmere beskrivelse af papirernes interne og foreløbige karakter, kan det oplyses, at Børne- og Ungeteamet har udarbejdet en række foreløbige forslag til besparelser på daginstitutionsområdet. Nogle af forslagene er gennemsnitsberegninger for de enkelte områder, f.eks. SIDE 4

5 ved sammenlægning af daginstitutioner, mens andre er mere konkrete f.eks. nedlæggelse af fritidshjem. De pågældende beregninger er således et meget foreløbigt udspil fra Børne- og Ungeteamet (den faglige enhed i forvaltningen). For at kvalificere besparelsesforslagene, har kommunen drøftet papirerne i 6 arbejdsgrupper under kommunen, som består af lederne af kommunens 28 dagtilbud samt 8 selvejende dagtilbud, da medlemmerne i medfør af deres stillinger, er i stand til at give en meget kvalificeret tilbagemelding på forslagene. I det konkret tilfælde skulle arbejdsgrupperne give en tilbagemelding til Børne- og Ungeteamet om besparelsesforslagene herunder en konsekvensbeskrivelse af forslagene samt evt. alternative forslag. Tilbagemeldingen vil indgå i det videre arbejde med udmøntningen af besparelserne. Fordi de pågældende konsekvensberegninger er et internt dokument, som af hensyn til den interne beslutningsproces er undtaget fra aktindsigt, er papiret netop ikke sendt ud til de pågældende institutioner, men først udleveret til gruppens medlemmer i forbindelse med det interne møde, som blev ledet at en medarbejder fra kommunens Børneog Ungeteam. På mødet blev dokumentets formål samt interne karakter kraftig understreget. Kommunen fastholder derfor, at dokumenterne kan undtages fra aktindsigt i henhold til offentlighedslovens 7 om undtagelse af interne arbejdsdokumenter, af hensyn til beskyttelse af den interne beslutningsproces. Der er som anført i kommunens begrundelse for afslag på aktindsigt tale om brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed i henhold til bestemmelsens nr. 2. Kommunen har endvidere vurderet, om der kan meddeles aktindsigt efter reglerne om meroffentlighed jf. offentlighedslovens 4 stk. 1, 2. pkt. Kommunen har efter en konkret vurdering ikke fundet, at der kan meddeles aktindsigt efter regler om meroffentlighed under henvisning til de hensyn der jf. de tidligere anførte begrundelser ligger til grund for at afslå begæring om aktindsigt i de pågældende dokumenter med henvisning til offentlighedslovens 7 stk. 1 om interne arbejdsdokumenter. Kommunen skal beklage, at det ikke fremgik af afgørelsen til X. Efterfølgende har De ved brev af 5. juni 2008 til Statsforvaltningen Hovedstaden uddybet sagen og fremsat yderligere kritik af kommunens behandling af Deres ansøgning om aktindsigt. Statsforvaltningens udtalelse SIDE 5

6 Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning, jf. 48, stk. 1, i den kommunale styrelseslov. 1 Ifølge offentlighedslovens 4, stk. 1, kan enhver med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. Ifølge offentlighedslovens 7 omfatter retten til aktindsigt ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses 1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug, 2) brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og 3) brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes. Efter sagens oplysninger finder Statsforvaltningen Hovedstaden, at de omhandlede dokumenter med konsekvensberegninger oprindeligt måtte anses at have karakter af interne arbejdsdokumenter, jf. offentlighedslovens 7, nr. 1. På baggrund af oplysningerne om, at de omhandlede dokumenter på et møde blev udleveret til lederne af institutionerne på børne- og ungeområdet i kommunen, herunder lederne af 8 selvejende institutioner, finder Statsforvaltningen Hovedstaden imidlertid, at dokumenterne fra det tidspunkt mistede karakteren af interne arbejdsdokumenter. Statsforvaltningen Hovedstaden finder således ikke, at de omhandlede dokumenter efter udlevering til lederne af de 8 selvejende institutioner i kommunen var omfattet af de tilfælde, der er anført under offentlighedens 7, nr. 1 til 3. Herved har Statsforvaltningen Hovedstaden lagt vægt på, at der i offentlighedsloven med kommentarer af John Vogter, 3. udgave, på side 185 er anført: Bestemmelsen i 7, nr. 3, kan heller ikke antages at omfatte brevveksling mellem kommunen og en dag- eller døgninstitution, der er 1 Lovbekendtgørelse nr af 24. oktober 2006 om kommunernes styrelse SIDE 6

7 organiseret som en selvejende institution, og som løser kommunale opgaver efter den sociale lovgivning efter en driftsoverenskomst med kommunen. Det bemærkes i den forbindelse, at Statsforvaltningen Hovedstaden finder, at begrebet brevveksling må anses for at omfatte afgivelse af et dokument til en modtager uanset måden, hvorpå afgivelsen sker, og at udlevering af dokumenterne til lederne af de 8 selvejende institutioner må sidestilles med brevveksling mellem kommunen og de selvejende institutioner. Efter udleveringen af de omhandlede dokumenter til lederne af de 8 selvejende institutioner finder statsforvaltningen således ikke, at kommunen kunne afslå Deres anmodning om aktindsigt i dokumenterne, jf offentlighedslovens 4, stk. 1, med den begrundelse, at der var tale om interne arbejdsdokumenter efter offentlighedslovens 7. Statsforvaltningen Hovedstaden henstiller derfor til Allerød Kommune om at tage Deres anmodning om aktindsigt i de omhandlede dokumenter op til fornyet behandling og træffe ny afgørelse herom. Det bemærkes i øvrigt, at statsforvaltningen ikke hermed har forholdt sig til, om kommunens brevveksling med de institutioner, der ikke er selvejende institutioner, kan anses for omfattet af offentlighedslovens 7. Hvad angår Deres yderligere klagepunkter i Deres brev til Statsforvaltningen Hovedstaden af 5. juni 2008 skal statsforvaltningen bemærke, at de af kommunen anførte kommentarer til Dem, som De henviser til, må ses i sammenhæng med kommunens opfattelse af, at De ikke efter offentlighedslovens bestemmelser var berettiget til aktindsigt i de omhandlede dokumenter. På den baggrund giver Deres brev af 5. juni 2008 ikke Statsforvaltningen Hovedstaden anledning til yderligere bemærkninger vedrørende sagen. Statsforvaltningen Hovedstaden foretager sig herefter ikke videre i sagen. Udtalelsen vil blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside. Med venlig hilsen Lone Birgitte Christensen SIDE 7

8 Kontorchef/ Bo Rasmussen Specialkonsulent SIDE 8