Tværkommunalt samarbejde om beredskab Struer - Skive - Lemvig - Holstebro Baggrund Redningsberedskabet består i dag af et kommunalt basisberedskab og et statsligt overbygningsberedskab, der tilsammen varetager daglige, lokale opgaver såvel som landsdækkende indsatser. I økonomiaftalen for 2015 er regeringen og KL enige om, at der, gennem en forenkling af organiseringen på beredskabsområdet, kan opnås betydelige effektiviseringsgevinster, mens der fortsat sikres et højt serviceniveau for borgerne. Det kan bl.a. ske ved at samle de nuværende 86 kommunale enheder i større og mere bæredygtige enheder, samt ved at sikre en hensigtsmæssig arbejdsdeling mellem det kommunale og statslige beredskab. Der er på den baggrund enighed i økonomiaftalen om, at kommunerne senest 1. januar 2016 vil etablere sig i nye, tværkommunale samarbejder i form af op mod 20 beredskabsenheder. Samtidig er der enighed om, at de nye større kommunale enheder betyder, at kommunerne mest hensigtsmæssigt kan varetage nogle af de mere specialiserede beredskabsfunktioner, der i dag varetages af staten. Hvilke funktioner det specifikt drejer sig om er endnu ikke kendt. Usikkerheden omkring ressourcetræk og de økonomiske konsekvenser heraf er således stor. Projektbeskrivelse Med udgangspunkt i økonomiaftalen har der været foretaget sonderinger om et fremtidigt beredskabssamarbejde kommunerne imellem. Med baggrund i KKR-mødet afholdt den 12. september 2014, lægges der op til et tværkommunalt samarbejde mellem Struer, Skive, Lemvig og Holstebro Kommuner. Begrundelse for valg af samarbejde inden for disse fire kommuner er bl.a. geografisk sammenhæng, nuværende samarbejde og brugen af deltidsansatte brandmænd. Desuden har de fire kommuner en kombination af egne brandfolk og aftale med Falck. Alle fire kommuner har politisk godkendt, at de har til hensigt at indgå i et tværkommunalt samarbejde om et fremtidigt beredskab, samt at administrationerne bemyndiges til at igangsætte udarbejdelse af afta- 1
legrundlag for et fremtidigt tværkommunalt beredskabssamarbejde mellem Struer, Skive, Lemvig og Holstebro Kommuner. Formål Formålet med projektet er, at etablere et tværkommunalt 60-selskab for beredskabet i Struer, Skive, Lemvig og Holstebro Kommuner. Det nye selskab navngives snarest muligt. Det nye selskab vil virke som et samordnet selskab, jf. beredskabslovens 10 og den kommunale styrelseslov 60. Ved samordning forstås, at de deltagende kommunalbestyrelsers kompetence og ansvar med hensyn til de opgaver, der samordnes, henlægges til en fælles beredskabskommission. Det er endvidere formålet, at det samordnede beredskab åbner mulighed for en mere effektiv dimensionering, større og mere velfunderede beredskabsfaglige miljøer og bedre udnyttelse af redningsberedskabets kapaciteter. Deltagere og Projektgrupper Politisk styregruppe Formand for beredskabskommissionen, Struer Kommune Formand for beredskabskommissionen, Skive Kommune Formand for beredskabskommissionen, Lemvig Kommune Formand for beredskabskommissionen, Holstebro Kommune Administrativ styregruppe Teknisk direktør, Jørgen Jensen, Struer Kommune Teknisk direktør, Thomas Lindberg Ramsay, Skive kommune Teknisk direktør, Claus Borg, Lemvig Kommune Teknisk direktør, Anders Debel, Holstebro Kommune Projektgruppe Beredskabschef, Birgitte Buskov, Struer Kommune Beredskabschef, Claus Bo Nielsen, Skive Kommune Beredskabschef, Martin Rønn Hansen, Lemvig Kommune Konstitueret beredskabschef, Morten Gräs Jensen, Holstebro Kommune Økonomimedarbejder (ad hoc) Juridisk medarbejder (ad hoc) Sekretariatsfunktion (ad hoc) Projektleder Beredskabschef, Birgitte Buskov, Struer Kommune 2
Økonomi Budgetreduktion Som en del af økonomiaftalen er det besluttet, at det kommunale bloktilskud nedreguleres med 50 mio. kr. i 2015 og 75 mio. kr. i 2016 og frem. Herudover er regeringen og KL enige om, at det vil være muligt at frigøre yderligere 100 mio. kr. i 2015 og frem. Nogle kommuner har i budgetterne for 2015 udmøntet besparelsen fra økonomiaftalen, mens andre ikke har. I forbindelse med etableringen af åbningsbalancen i det nye selskab tages der, via fordelingsnøglen, hensyn til dette. Alle fire kommuner går således ind i det nye selskab på et sammenligneligt og fair grundlag. Besparelsen i 2016 håndteres i forbindelse med kommunernes budgetlægning, når rationalerne ved sammenlægningen og fordelingsnøglen er kendt (maj måned, 2015). Ressourcetræk Omkostninger For så vidt angår projektet må der forventes et ressourcetræk på administrationen i de fire kommuner vedrørende bl.a. afdækningen af økonomien i de nuværende kommunale beredskaber. Derudover forventes en række projektomkostninger til eksterne konsulenter. Det bemærkes, at der på nuværende tidspunkt er tale om til dels estimerede udgifter, der vil blive kvalificeret yderligere. Det drejer sig om følgende omkostninger: Udarbejdelse af ny samlet risikobaseret dimensionering ved eksternkonsulent: anslået 100.000 kr. Udarbejdelse af vedtægter til nyt fælleskommunalt 60-selskab: Advokatfirmaet Bech-Bruun er valgt til opgaven på baggrund af et tilbud på 225.000 kr. Udarbejdelse af åbningsbalance af ekstern revisor: anslået 60.000 kr. Udarbejdelse af samlet risikobaseret dimensionering vedrører fx: o Risikoprofil o Serviceniveau o Organisation o Virksomhed o Dimensionering o Materiel 3
Udarbejdelse af vedtægter til nyt fælleskommunalt 60-selskab med ekstern advokatbistand vedrører fx: o Fastlæggelse af retlige rammer for samarbejdet, herunder forhandling af vedtægter og afklaring af styringsmæssige forhold o Klargøring til at overdrage aktiver og passiver til den nye enhed(aktivoverdragelsesaftaler, overdragelse af kontrakter (samtykke), licensaftaler mv.) o Evt. forhandling af lokalaftaler o Klargøring ift. Statsforvaltningen o Gennemførelse af stiftelsen Udarbejdelse af åbningsbalance med ekstern revisor vedrører fx: o Udarbejdelse af åbningsbalance for den samlede enhed o Opstilling af byrdefordelingsmodeller (hvad skal den enkelte kommune betale/bidrage med), herunder input til fordelingsnøgler mv. o Takstmodeller (hvis der eks. kan være forskellige serviceniveauer i de enkelte kommuner) o Eventuelle moms og afgiftsmæssige forhold o Fordelingsregnskaber/ABC for evt. ydelser solgt som indtægtsdækket virksomhed o Rådgivning vedr. selskabsformen (udtrædelse, indtrædelse, ejerandele) o Vurdering af indskudte aktiver o Businesscases/konsekvensberegninger af eventuelle effektiviseringstiltag Anslåede udgifter i alt: 385.000 kr. Der er ikke taget højde for udgifter forbundet med etableringen af det nye selskab inden 1. januar 2016, herunder flytteudgifter, IT, inventar og lign. De samlede omkostninger ved projektet afholdes af de fire deltagende kommuner med 1/4-del hver. Investeringer Gevinster Beslutninger herom tages i det nye selskab. Beslutninger herom tages i det nye selskab. 4
Forudsætninger og afledte konsekvenser Forudsætninger Det er forudsat (og aftalt beredskaberne imellem), at der i projektperioden frem mod august 2015 ikke indgås nye forpligtende aftaler i de nuværende beredskaber, ny-ansættelser på ledende stillinger eller større indkøb, som kan have økonomiske, juridiske eller andre konsekvenser for det nye samordnede beredskab. Afledte konsekvenser Sammenhænge En afledt konsekvens er, at der ikke foretages større investeringer i 2015. Der er i alle fire kommuner politisk fokus på erhvervsvenlighed og god sagsbehandling. Det er derfor centralt, at den brandtekniske byggesagsbehandling samtænkes med den almindelige byggesagsbehandling. Der er flere administrationsområder, hvor der allerede samarbejdes på beredskabsområdet. Disse områder tænkes også ind i den nye struktur. De frivilliges indsats ligeså. Tidsplan Projektets tidsplan Med godkendelsen af kommissorium arbejdes der hen imod udarbejdelse af endelig politisk beslutningsgrundlag i efteråret 2015, således at det nye samarbejde kan iværksættes 1. januar 2016. Der er en række milepæle i projektet, der knytter sig til den politiske godkendelse af delelementerne i etableringen et nyt selskab (dato for endelig godkendelse fremgår af parentes). Godkendelse af hensigtserklæring (byråd, uge 51, 2014) Politisk godkendelse af hensigtserklæring om tværkommunalt samarbejde. Godkendelse af kommissorium og selskabsmodel (byråd, efter mødet med den politiske styregruppe den 16. marts 2015) Godkendelse af kommissorium og selskabsmodel, herunder beslutning vedr. ny bestyrelse, placering af myndighedsopgaver samt overordnet organisation. 5
Godkendelse af oplæg til åbningsbalance, aftalegrundlag samt fælles risikobaseret dimensionering (den politiske styregruppe, maj 2015) Godkendelse af ekstern revisors oplæg til åbningsbalance, ekstern advokats oplæg til aftalegrundlag samt ekstern konsulents oplæg til fælles risikobaseret dimensionering før begge oplæg skal sendes til godkendelse hos eksterne myndigheder. Endelig politisk godkendelse af aftalegrundlag samt fælles risikobaseret dimensionering efter statslige myndigheders behandling (den politiske styregruppe + byråd, efterår 2015) Efter behandling af hhv. Statsforvaltningen og Beredskabsstyrelsen forelægges aftalegrundlaget og den fælles risikobaserede dimensionering til endelig godkendelse. Den politiske styregruppe indstiller aftalegrundlaget til politisk behandling. Driftsoverdragelse Ansvaret for driften af det nye selskab påhviler beredskabschefen og den nye ledelse for det samordnede beredskab, der ansættes som led i beslutningen om den nye selskabsmodel. Ligeledes får beredskabschefen for det samordnede beredskab det overordnede ansvar for implementeringen af overgangen fra de fire tidligere kommunale beredskaber til det nye samordnede beredskab. Kommunikation Evaluering Når den nye beredskabschef er ansat udarbejdes en nærmere plan for driftsoverdragelsen. Der udarbejdes en kommunikationsplan. Der foretages ikke projektevaluering. 6