Referat Møde i Bestyrelsen for BoligSocialt Hus d. 30. november 2016 16:00-19.30 I Selskabslokalet, Glentevej 85, 5000 Odense C, Rising. Deltagere: Afbud: Jacob Michaelsen, René Bøye, Søren Damgaard, Pia Christiansen, Erling Nielsen, Klaus Hansen, Jane Findahl, Hanne Rosenberg,, Thomas Bruhn og Leyla Bozbay Helle Jakobsen, Tessa Johansen Dagsorden godkendt af bestyrelsen. Dagsordenspunkterne 4 og 8 indebærer oplysninger vedrørende forretningsordenen og bliver derfor gennemgået sammen med punkt 3. 1. Rundvisning v/ projektleder Dorte Laursen, Risingplanen Projektlederen i Rising, Dorte Laursen, viste rundt i boligområdet. 2. Godkendelse af referat fra sidst v/ Jacob Referatet godkendt 3. Godkendelse af rettelser til forretningsordenen v/jacob Der er blevet tilsendt en ny forretningsorden til bestyrelsen efter de nye tilføjelser/rettelser. Ændringerne er blevet foretaget på baggrund af kommentarer fra bestyrelsen samt Landsbyggefonden. I forbindelse med den nye boligsociale helhedsplan, skal forretningsordenen uploades sammen med planen på Landsbyggefondens driftsstøttesystem senest den 5. januar. Det er derfor relevant at få godkendt forretningsorden inden. Til mødet med Landsbyggefonden d. 22. november 2016, blev den nuværende forretningsorden gemmegået og der var to konkrete ændringer til forretningsordenen. 1) Bestyrelsen må ikke være selvsupplerende. Det er boligorganisationerne, der skal udpege bestyrelsesmedlemmer. 2) det anbefales, at boligorganisation har en stemme hver. Disse punkter er tilføjet i forretningsordenen. I henhold til det sidste punkt skal punktet uddybes med, hvem fra boligorganisationen, der har den ene stemme. 1
Jørgen Olsen, Landsbyggefonden, har tidligere nævnt, at bemandingen af den nuværende bestyrelse ikke opfylder fondens krav. Hanne har fået følgende bemærkninger fra Landsbyggefonden: - Bestyrelsen skal være handledygtigt, og derfor skal bestyrelsens medlemmer have handlekompetence ind i deres respektive organisationer. - For mange bestyrelsesmedlemmer - Fordeling af formandskabsposten mellem boligorganisationer samt kommunen Kommentarer: I forhold til forretningsordenen punkt 2.2 medgives i henhold til udsendte dagsordener - mandat til de valgte repræsentanter for at træffe beslutninger. På den måde vil bestyrelsen kunne træffe beslutninger på vegne af de respektive boligorganisationer. Det fungerer godt med den nuværende bemanding også ift. antallet af medlemmer i bestyrelsen. Tværtimod kan bestyrelsen, for at styrke dens handlekraft, udvides med andre relevante parter som fx en repræsentant fra Børn- og Ungeforvaltningen på sammen beslutningsniveau som BSF. Et godt bud er Morten Madsen, Familie- og velfærdschef (Børn og Ungeforvaltningen), og evt. en ad. hoc. repræsentant fra politiet. Beslutning: Yderligere kommentarer/bemærkninger til forretningsorden noteres i et skema som BoligSocialt Hus får udsendt. Bemærkningerne vil herefter blive tilføjet i forretningsorden og vil blive sendt ud til bestyrelsen til godkendelse pr. mail. Bestyrelsen udvides med en repræsentant fra Børn- og Ungeforvaltningen, fx Morten Madsen samt en repræsentant fra politiet, som kan deltage ad. hoc. Formandskabet kontakter de relevante parter og inviterer parterne til et møde. Forslaget fra Landsbyggefonden ift. bemandingen af formandskabet bliver taget i betragtning i den nye plan for BoligSocialt Hus start juni 2017. Formandskabet består af en repræsentant fra en boligorganisation samt en repræsentant fra kommunen. Forretningsorden - herunder punktet vedrørende stemmeretten afklares med Landsbyggefonden for at få præciseret, hvem fra boligorganisationen der har stemmeretten. Ole informerer bestyrelsen pr. mail. 4. Orientering fra BoligSocialt Hus v/ole - Orientering fra mødet med Landsbyggefonden d. 22. november 2016 2
I forbindelse med en nye boligsociale helhedsplan for Rising og Skt. Klemensparken er det andet møde med Jørgen Olsen blevet afholdt. Til mødet blev der taget udgangspunkt i de dokumenter, der skal vedlægges i helhedsplanen. Følgende kommentarer fra Landsbyggefonden til det første udkast: Den strategiske samarbejdsaftale: - Indholdet i den strategiske samarbejdsaftale skal være kort og præcis - Klare formål samt delmål i de forskellige indsatsområder - Et dokument som alle er med til at arbejde i. Hvordan kan vi løse det praktisk? Og hvem deltager? Delaftalen på Forebyggelse og Forældreansvar: - Kort og præcist - Delaftalen består af tre godkendte aktiviteter. Det anbefales at inddrage fire aktiviteter i indsatsområderne frem for tre Boligsocial Beredskabsplan: - Skal skrives ned i omfang, men passer efterhånden til lokale forhold. - Der er en klar udmelding fra politiet på den i forhold til at få den underskrevet. Økonomi: - Det første udkast til budgettet var der mindre rettelser og anvisninger til budgetposter. Der var stor anerkendelse fra Landsbyggefonden ift opsætningen. Den blev kald forbilledlig. - Finansiering af de forskellige poster skal fordeles efter Landsbyggefondens, kommunes og boligorganisationernes medfinansiering - Økonomien dækker ikke uddannelser med ECTS point. Derfor skal medarbejderne ift. disse uddannelse søge støtte fra den boligorganisation, som administrere planen. Derudover dækker planen udelukkende de uddannelser som understøtter helhedsplanen direkte. Forretningsorden: Jf. punkt 3. Organisationsmodel: Organisationsmodellen er godkendt. Det vil være er et dokument der kan arbejdes mere med. 5. Elementerne i helhedsplanen præsenteres for Bestyrelsen v/ Thomas Bruhn og Ole - De bærende dokumenter præsentes - Boligsociale data præsenteres - Justeret tidsplan hen mod juni 2017 (bilag 5) 3
Der nye regler for bevillinger til boligsocialt arbejde og herunder også regler for, hvad en boligsocial helhedsplan skal indebære. Til det er der udarbejdet diverse skabeloner, som er sendt ud til bestyrelsen jf. bilag 1. Portaltallene, herunder de boligsociale data, blev præsenteret for bestyrelser. Portaltallene består af syv tværgående sociale indikatorer, som er relateret til de to politiske målsætninger: øget tryghed og brud med negativ social arv. Tallene indhentes via portalen på Landsbyggefondens hjemmeside med en NemId adgang. Det er et krav, at bestyrelsen har adgang til disse data. Tidsplanen for den boligsociale helhedsplan for Skt. Klemensparken og Rising er blevet opdateret. Den endelige helhedsplan samt de underligende dokumenter, uploades senest d. 5. januar 2017. Herefter skal planen præsenteres og godkendes i afdelingsbestyrelserne, dernæst i organisationsbestyrelserne i de relevante boligorganisationer senest d. 13. marts 2017, så den herefter ligger klar til godkendelse i Byrådet d. 17. maj. Den skal inden da godkendes i de politiske udvalg samt økonomiudvalg i kommunen. Beslutning: BoligSocialt Hus vil sørge for, at portaltallene er tilgængelig for bestyrelen ved at sende de forskellige filer pr. mail. Det er blevet besluttet, at der ikke bliver afholdt et ekstra ordinært bestyrelsesmøde til at orientere bestyrelsen om status på den boligsociale helhedsplan for Skt. Klemensparken og Rising. I stedet orienterer BoligSocialt Hus bestyrelsen pr. mail. 6. Organisationsdiagram for BoligSocialt Hus - Første udkast til organiseringen af BoligSocialt Hus præsenteres - De primære principper for organiseringen præsenteres I forbindelse med organisationsmodellen er der taget udgangspunkt i kravene fra hhv. Landsbyggefonden: - Der skal være en entydig ledelse aktiviteterne skal kunne oprettes og nedlægges agilt - Leder af BoligSocialt Hus betjener bestyrelsen - Der må ikke overføres midler mellem planerne - En organisering der afspejler mere boligsocialt arbejde for pengene - Det anbefales af Landsbyggefonden, at styre-/følgegrupperne varetager delaftalerne Bestyrelsen: - Lokalt forankrede boligsociale medarbejdere 4
- Én plan der tænker/arbejder på tværs - En organisering der kan rumme kombinationsstillinger (fx medfinansierede stillinger) - Lokale styre-/følgegrupper, frem for styregrupper organiseret omkring delaftaler - Flerfaglighed der afspejler indsatsområderne - Aktiviteterne skal kunne vægtes forskelligt Organisationsmodellen blev præsenteret og der var positive tilbagemeldinger for hhv. bestyrelsen samt Landsbyggefonden. 7. Tryghed, trivsel og kriminalpræventive indsatser. Drøftelse v/ René Bøye René præsenterede et oplæg til drøftelse omkring, hvordan vi i BoligSocialt Hus, boligorganisationer samt i Odense Kommune kan medvirke til at øge trygheden samt forebygge kriminalitet i vores boligområder og hvad der skal gøre det muligt at påvirke de relevante tal og herunder de boligsociale data fra Landsbyggefondens portal. Kriminalitet, samt utrygheden i boligområderne er ikke noget, der kan løses alene af boligsociale helhedsplaner. For at optimere dette, er det vigtigt at opbygge et samarbejde med flere parter som fx: forældresamarbejde, civilsamfundet, politiet, kommunen, andre lokaleinitiativer mm. Der er sat et møde op mellem politiet og BL om at boligsociale helhedsplaner sidestilles med institutioner der samarbejder med kommunen. Derved er der lovgivning der giver politiet mulighed for at dele personfølsomme oplysninger med boligsociale helhedsplaner når det har et kriminalpræventivt sigte. Kommentarer: - Erfaringer fra nogle boligområder viser, at der er langt flere bekymringer end hvad statistikkerne viser. Hvordan kan denne udfordring løses med at få et mere retvisende billede. - Boligsociale helhedsplaner kan understøtte ved at tilbyde relevante aktiviteter, der tiltrækker de unges opmærksomhed forebyggende indsats - Kunne politiet spille ind i denne diskussion? Og kan vi samarbejde tættere med politiet. - Der ønskes inspirationsoplæg fra parter der kan dele deres erfaringer med tryghed, trivsel og kriminalpræventive indsatser. 8. Orientering og drøftelse vedrørende Bestyrelsens sammensætning for BoligSocialt Hus v/ Hanne Jf. punkt 3 5
9. CFBU tilsagn på samarbejde. Orientering v/ Ole CFBU kan først deltage, når planen har fået endeligt tilsagn i maj 2017. Der tages derfor hul på processen før dette, da styregrupperne interesserer sig for deres fremtidige rolle. 10. Evt. Fundraising: Der påtænktes at søge en pulje under undervisningsministeriet omkring Styrket skolehjemsamarbejde. Ansøgningen skal inkludere både Skt. Klemensparken og Rising. Det er skolerne som formelt står for ansøgningen. BoligSocialt Hus bistår med skrivearbejdet. 6