Referat fra Hovedservicerådsmøde lørdag den 10. februar 2018 Thorsgade 59, 2200 København N Deltagerliste: Region Nordjylland Bent L Region Nordjylland Claus D Region Midtjylland Ole K Region Midtjylland Ivan W Region Syd Bjarne J Region Syd Afbud Region Øst Jørgen B Region Øst Peter Å Region Storkøbenhavn Hans M Region Storkøbenhavn Dorte S Region Nordsjælland Jeppe L Region Nordsjælland Leon K Fungerende Formand for Hovedservicerådet Susanne H Konstitueret Sekretær for Hovedservicerådet Ernst U D Servicekonferenceformand 2018 Peter T Forretningsfører Mogens B A* Husvært Jacky S International delegeret Sune H S Nordisk delegeret Charlotte T* Nordisk delegeret Afbud Referent Charlotte T* Referent Mogens B A* (* = repræsenterer flere funktioner)
Ad Punkt 1) Velkommen Ernst U D bød velkommen og læste Formålserklæringen samt 1. Koncept op. Ad Punkt 2) Præsentationsrunde Ad Punkt 3) Referat De tilstedeværende præsenterede sig og Deltagerlisten samt Fortrolighedslisten gik rundt. Referatet fra Hovedservicerådet i december 2017 var blevet godkendt uden rettelser og er lagt på Hjemmesiden. Ad Punkt 4) Afbud/ Fravær Svend H og Gorm T havde meldt afbud. Morten B havde meldt afbud og sendt en suppleant (Bjarne J) Ad Punkt 5) Rapport fra Daglig Ledelse Susanne H uddybede rapporten. I forbindelse med fordelingen af Irene B s funktioner er Jacky S blevet udnævnt til husvært. Ib J overtager Jackys funktion som boghandler. Irenes øvrige funktioner er blevet fordelt mellem kontorfolkene. Forslagene om fordeling har været til høring hos kontorfolkene i 4 uger, og der har ikke været indsigelser. Fremover er der kun et begrænset antal personer, der har adgang til at rette i databasen. Susanne gjorde opmærksom på, at en ny forordning for persondata træder i kraft til maj 2018. Den indebærer ændrede krav til opbevaring og behandling af persondata. Det drejer sig om: 1) Almindelige oplysninger 2) CPR-numre 3) Følsomme oplysninger Punkt 3 er ikke relevant i AA sammenhæng. AA Data har valgt at opdatere med hensyn til punkt 1 og 2, så der er så få oplysninger som overhovedet muligt, og fremover vil der blive foretaget en opdatering af oplysningerne en gang om året. Det blev vedtaget, at Ernst U D sender Niels tekst om forordningen til alle deltagerne. Efter en debat om, hvad man kan gøre fremover i forhold til at få slettet oplysninger i databasen, og hvem, der har ansvaret for at det bliver gjort, blev det aftalt at afvente en rapport fra AA Data til HSR om resultatet af ovennævnte opdatering. Side 2 af 8
Vi har modtaget en invitation til at deltage i Servicekonferencen i York. Viceservicekonferenceformand Tobias D deltager. Med hensyn til rapportens ordlyd blev det bemærket, at der er tale om Nomineringsgruppen og ikke -udvalget, samt at det er ansøgningerne og ikke indstillingerne, der bliver behandlet senere på mødet. Rapporten fra Daglig Ledelse blev taget til efterretning Ad Punkt 6) Godkendelse af kommissorium for ikke-alkoholiker i HSR Der blev foretaget 3 rettelser: Linje 2 i Betegnelse : Hovedservicerådsmedlemmer rettes til Hovedservicerådet Under Rotationsdato linje 3 indskydes førstkommende før Servicekonference Under Kvalifikationer skrives evne samt villighed i stedet for vilje Med ovennævnte rettelser blev kommissoriet godkendt til indføjelse i Strukturhåndbogen Teksten vil endvidere blive lagt ud som annonce på AA s hjemmeside og på Frivilligjob.dk Ad Punkt 7) Godkendelse af kommissoriet for Nomineringsgruppen Under Nuværende medlemmer tilføjes: Forretningsføreren Mogens B A fast sekretær Med denne rettelse blev kommissoriet godkendt til indføjelse i Strukturhåndbogen Ad Punkt 8) Godkendelse af kommissorium for Referenter Det blev drøftet, om der burde være en rotation på posten, om der burde udpeges en fast suppleant, om det burde undgås, at referenter har andre poster inden for national service. Der blev også givet udtryk for, at referentposten indebærer et stort og ansvarsfuldt arbejde, og at det er vigtigt med erfaring inden for national service Der var enighed om, at teksten er dækkende og Kommissoriet blev godkendt til indføjelse i Strukturhåndbogen Ad Punkt 9) Regnskab for 2017 og Hovedservicerådets forslag om anvendelse af overskud Side 3 af 8
Mogens B A gennemgik og uddybede regnskabet: Der er for 2017 et overskud på 250.000 kr og en egenkapital på 1.200.000 kr. Det betyder, at den vedtagne reserve på 1 års udgifter er opbygget, og på den kommende Servicekonference skal det vedtages, hvordan overskuddet skal anvendes. Det er forventeligt, at der i det kommende år vil være en del store ekstraudgifter (ny Hjemmeside, mulig flytning af Hovedkontor, højere deltagelsesgebyr for World Service Meeting end forventet mv.), og derfor blev det foreslået at Hovedservicerådet foreslår Servicekonferencen 2018, at det opnåede overskud bliver anvendt således: Bidrag til den Internationale Litteraturfond 50.000 Kr. Bidrag til Europæisk Service Møde 15.000 Kr. Styrkelse af reserven til fremtidige opgaver. 185.200 Kr. Ovenstående ordlyd blev vedtaget og regnskabet for 2017 blev taget til efterretning. Ad Punkt 10 og 11) Ansøgere til International Delegeret, Nordisk Delegeret og Sekretær for Hovedservicerådet, samt Nomineringsgruppens udtalelse angående ansøgerne. Ole K overværede ikke behandlingen af de to ansøgninger til posten som International Delegeret, men deltog i afstemningerne. Ole B havde ansøgt om posten som International Delegeret. Et enigt Hovedserviceråd fandt ikke, at han opfylder kvalifikationskravene, idet han ikke har været aktiv i national service siden 2003 og samtalen i Nomineringsgruppen viste, at han ikke havde kendskab til AA Danmarks aktuelle struktur. Ole B blev ikke indstillet til valg på Servicekonferencen 2018. Ernst U D meddeler Ole Hovedservicerådets enstemmige beslutning sammen med en opfordring til at søge ind i regional og national service. Ole K blev af et enigt Hovedserviceråd indstillet til valg til posten som International Delegeret på Servicekonferencen 2018. Randi P blev af et enigt Hovedserviceråd indstillet til valg til posten som Nordisk Delegeret på Servicekonferencen 2018. Ernst U D blev af et enigt Hovedserviceråd indstillet til valg til posten som Sekretær for Hovedservicerådet på Servicekonferencen 2018. Sekretæren meddeler alle ansøgere resultatet af Hovedservicerådets behandling af deres ansøgninger og inviterer Randi P til at deltage i Servicekonferencen 2018 Ad Punkt 12) Anmodning om indtrædelse i udvalg Side 4 af 8
Lone B blev godkendt til at indtræde i Landsdækkende Informationsudvalg (LiV) Ad Punkt 13) Forslag fra Servicehåndbogsudvalget om udvalgets fortsatte funktion Næstsidste afsnit i teksten ( Ligeledes.Servicehåndbogsudvalget ) slettes og teksten med indhold tages med igen som punkt på første Hovedservicerådsmøde efter Servicekonferencen (9. Juni). Ad Punkt 14) Forslag angående transportgodtgørelse fra Økonomiudvalget Der var en bred debat først og fremmest om mulighederne for at spare på transportudgifterne uden at nedsætte taksten for kilometergodtgørelse. Det blev understreget, at det ikke må koste penge at deltage i service. Medlemmer, der kommer fra yderdistrikter, kan vanskeligt nå frem til møderne, med mindre det foregår i egen bil, og det er ikke altid muligt/ praktisk muligt at medtage passagerer. Alle blev opfordret til samkørsel, hvor det er muligt, og ellers anvende offentlig transport, hvor det er muligt. Der var enighed om, at lade den nuværende takst være gældende. Ad Punkt 15) Forslag til Hovedservicerådet fra den International Delegerede Sune H S uddybede. Vedkommende er endnu ikke inviteret, Sunes nuværende kontakt er ikke-alkoholiker, men det er muligt, at det bliver en anden, der i tilfælde af at forslaget bliver vedtaget, bliver sendt fra Slovenien. Der var en vis usikkerhed, om det kunne danne præcedens at vedtage forslaget, men da det altid vil være Hovedservicerådet, der skal godkende en invitation, burde det kunne styres. Der var enighed om, at det er et spændende tiltag, og at AA Danmark også kan lære af det. Forslaget blev vedtaget og Sune H S kan invitere en deltager fra Slovenien til Servicekonferencen 2018. Ad Punkt 16) Valg af nyt medlem til Box 334 udvalget, da Claus D har trukket sig Der var en principiel drøftelse om, hvordan man i fremtiden udpeger/ udvælger Hovedservicerådsrepræsentanter til udvalgene. Der bør tages hensyn til afstand, flere udvalgsmøder bør lægges uden for København, afhængigt af alle udvalgsmedlemmers bopæl. Fremtidige Hovedservicerådsmedlemmer bør gøres opmærksom på, at det er en af deres pligter eventuelt at være medlem af et udvalg. Hans M sagde ja til at træde ind i Box 334 udvalget. Side 5 af 8
Ad Punkt 17) Orientering om rotation i udvalg og arbejdsgrupper nedsat af Hovedservicerådet Efter opfordring fra Servicehåndbogsudvalget har Sekretæren fået oplyst rotationstidspunkt for medlemmer fra alle udvalg og redegjorde for dette. Oplysningerne sendes videre til Servicehåndbogsudvalget. Arbejdsgruppen i Litteraturudvalget bestående af Michael F, Birgit J og Bente R blev godkendt af et enigt Hovedserviceråd for en periode på 4 år, hvorefter det tages op igen. Litteraturudvalget bliver spurgt, om gruppen i Thy er en oversættergruppe eller en arbejdsgruppe (Jeppe L havde været nødt til at forlade mødet). Orienteringen blev taget til efterretning Ad Punkt 18) Afbud og Fravær ved Hovedservicerådsmøder Det blev understreget, at Hovedservicerådsmedlemmerne har mødepligt eventuelt ved stedfortræder. Der blev opfordret til, at Regionerne vælger en fast suppleant. Der kan dog altid opstå nødsituationer, så der alligevel ikke kan sendes en repræsentant. Enkelte gav udtryk for, at de måske ikke fik nok med hjem fra møderne. Susanne H opfordrede til, at man i stedet overvejer, hvad man selv har bibragt møderne. Der blev opfordret til, at Hovedservicerådsmøderne i højere grad bliver lagt vest for Storebælt Region Midt, Nordjylland eller Syd. Det bliver taget op på næste møde. Ad Punkt 19) Landsmøde 2018? Region Syd har sagt fra På sidste Regionsmøde i Region Syd viste det sig, at der kun var en person, der med så kort varsel ville stille sig til rådighed med henblik på Landsmødet 2018. Måske et af de kommende år? Region Storkøbenhavn står næst på listen, og Dorte S vil undersøge mulighederne. Der var en drøftelse af, hvad man gør fremover. Den eksisterende rotationsliste vil blive sendt til Regionerne, og derefter bliver det taget op på hvert Hovedservicerådsmøde, om det kommende års Landsmøde er på plads. Bent L vil sende Region Nordjyllands drejebog til Sekretæren. Ad Punkt 20) Flytning af Hovedkontor status. Eventuel deadline for tilbagemelding Region Øst oplyste, at de havde sendt bilag om mulige lokaler og bemanding, men det er ikke modtaget på Hovedkontoret. Regionen vil genfremsende det. Side 6 af 8
Øvrige Regioner bortset fra Storkøbenhavn kan ikke finde hverken lokaler eller bemanding. Deadline blev vedtaget til Hovedservicerådsmødet den 9. Juni 2018. Ad Punkt 21) Rapporter fra udvalg med videre a. Box 334 udvalget Ingen bemærkninger b. IT-udvalget Udvalget er nedlagt c. Landsdækkende Informationsudvalg Ingen bemærkninger d. Litteraturudvalget Ingen bemærkninger e. Servicehåndbogsudvalget Nomineringsudvalg rettes til Nomineringsgruppe f. Telefon og E-mail udvalget Dorte S uddybede årsagen til den lange overdragelsesperiode (1/2 år) Der er megen administration, og den nye Formand skal også sættes ind i brug af Databasen, som Formanden for Udvalget har adgang til at rette i som en af de få. g. Økonomiudvalget Ingen bemærkninger h. Servicekonferenceudvalget Peter T redegjorde for den aktuelle situation. De i rapporten omtalte indlæg til Box blad og Servicenyt bliver ikke lavet. i. Nordiske Delegerede Det blev foreslået, at de Nordiske Lande forsøger at koordinere deres respektive Servicekonferencer, så de ikke falder i samme weekends. Charlotte T tager det med til næste møde med de andre Nordiske Delegerede. j. International Delegeret Side 7 af 8
Sune H S har lavet rapport til European Service Meeting. Den er ved en fejl ikke blevet medtaget i materialet til dette møde, men vil blive eftersendt til Hovedservicerådsmedlemmerne med henblik på godkendelse (er lagt på Hjemmesiden). Med de anførte bemærkninger blev alle rapporterne taget til efterretning. Ad Punkt 22) Rapporter fra Regionerne Ad Punkt 23) Eventuelt Alle rapporterne blev taget til efterretning uden bemærkninger Det blev drøftet, om de nuværende skabeloner til rapporter fra Regionerne fortsat skal anvendes. Der var dog enighed om, at der i en eller anden form fortsat bør indsendes regionsrapporter. Ad Punkt 24) Oplæsning af Torontodeklarationen Ernst U D oplæste Torontodeklarationen og vi sluttede med SINDSROBØNNEN Side 8 af 8