Receptfornyelse og genbestilling af medicin via FMK m.m. MedCom - version 2 Beskrivelse af mulige arbejdsgange ved genbestilling og receptfornyelse af medicin og andre udfordringer i forbindelse med Fælles Medicinkort. 9-10-2015
Vi vil med denne vejledning forsøge at beskrive, hvilke udfordringer I kan sidde med i forbindelse med medicinbestilling via FMK. Hvis I oplever andre udfordringer i forbindelse med medicinbestilling eller andre generelle udfordringer, vil MedCom gerne have besked herom. Ændre i eksisterende ordination - Lægerne kan ændre i ordinationen/behandlingen, hvis han vurderer, at behandling ikke længere er hensigtsmæssig. For at bevare historikken i ordinationen/behandlingen kan han ændre oprindelig ordination fra fx Furix 20 mg, 1x3 tablet daglig til Furix Retard 60 mg, 1 tablet daglig. Hvis lægen ikke får annulleret de tidligere recepter, vil apoteket stadig kunne udlevere på disse, og udlevering vil ikke stemme med jeres ordination i EOJ. o Hvis udlevering ikke stemmer overens med ordinationen, er det muligt i Avaleo, CSC og KMD (fra KMD-version 15.00) at ændre lokalt, så medicinliste stemmer overens med den doserede medicin i doseringsæsker. o Opfordre lægerne til at huske at annullere ældre recepter, hvis de ændrer i eksisterende ordination! Det er vigtigt, at de ændrer i eksisterende ordination for at have historikken omkring den enkelte behandling. o Hvis lægen vælger at seponere lægemiddelordinationen, er det ligeledes vigtigt, at han annullerer åbne recepter tilknyttet lægemiddelordinationen. Apoteket vil kunne udlevere på åbne recepter, selvom lægemiddelordinationen er seponeret. - Selvom lægen har pauseret en ordination eller ændret styrken på ordinationen, så har apoteket ikke mulighed for at se dette. De har kun recepten at forholde sig til og vil udlevere i forhold til denne. Tag kontakt til den enkelte læge, hvis I er i tvivl, om borgeren skal forsætte med den enkelte behandling. Manglende udlevering tilknyttet ordination - Apotekerne er ikke på FMK og kan ikke se ordinationerne. De har kun recepter på FMK-serveren at forholde sig til og udlevere medicin ud fra. Informer apotekerne, når I starter op på implementeringen af FMK, ligesom I gør til lægerne. Apotekerne er informeret via info-brev fra Apotekerforeningen (22.6.15) omkring korrekt håndtering af ændringer af recepter i FMK, hvor de ikke kan ekspedere den elektroniske recept, som den er udstedet. Denne information er givet for at tilknytningen mellem det ordinerede og det udleverede lægemiddel, så vidt muligt bevares. Vi hører fra enkelte kommuner, at der ikke altid er tilknytning mellem lægemiddelordinationen og udleveringen. o Det kan skyldes, at apoteket har udleveret på en løs recept. o Det kan skyldes, at ordinationen først er oprettet, efter I har bedt om oprydning, og der ikke er udleveret medicin efter oprettelse af ordinationen 1
Genbestilling/receptfornyelse - Når hjemmeplejen laver en medicinbestilling, vil FMK automatisk tjekke om der ligger en åben recept på det bestilte lægemiddel. Såfremt der er en åben recept på receptserveren, vil det resultere i en genbestilling til apoteket. Hvis ikke resulterer det i en receptfornyelsesanmodning til lægen. - Hvis I bliver i tvivl, om lægen har handlet på en receptfornyelse, eller om apoteket har udleveret medicinen, kan I bruge FMK-online.dk til at tjekke, hvor langt en receptfornyelse eller genbestilling er nået i systemet. o o Hvis I ikke har modtaget medicinen ude hos borgeren, kan det være, at lægen endnu ikke har behandlet receptfornyelsen, og her skal der ikke sendes endnu en bestilling af medicin. Det kan være nødvendigt at kontakte lægen direkte. Anden mulighed er, at apoteket ikke har handlet på receptfornyelsen fra lægen, da den ligger på receptserveren, eller at de ikke har nået det af andre årsager. - På FMK-online, under den enkelte lægemiddelordination og under faneblad recepter er det muligt at se alle tilknyttede recepter. Samtidig kan I se, om det er nyeste recept eller en gammel recept, som apoteket har ekspederet ud fra. Figur 1: Detaljer om recept ses her. Figur 2: Detaljer om status på recept ses her. Leveringsinfo fra recepten oplyses først, når der er sket en udlevering fra apoteket. Lægen kan have påsat oplysning om leveringsinfo på recepten, men det slår først igennem ved udleveringen. Indtil da vil I se nedenstående info. 2
Bestilling af medicin - receptfornyelse sendes til læge - Ved bestilling af medicin hos lægen (receptfornyelse) påsætter kommunen oplysning om apotek og en leveringsoplysning. Denne information bliver vist i lægens system, men bliver ikke automatisk videreført til recept. Lægen skal selv huske at videreføre information om leveringsoplysninger. Man har observeret, at dette bliver glemt i mange tilfælde. o Hvis lægen glemmer at sætte oplysning om apotek og leveringsoplysning på recepten, vil recepten blive lagt på receptserveren, og medicinen bliver ikke ekspederet ring til apoteket og afklar om recepten er modtaget. o Hvis lægen adresserer recepten til et bestemt apotek, men glemmer leveringsoplysninger, vil apotekssystemet automatisk tage recepten under behandling jf. figur 2. Det betyder ikke, at de nødvendigvis gør noget ved recepten ring til apoteket for at få medicinen leveret ud. Apoteket kan fremsøge recepten på deres skærm og taksere den. Bestilling af medicin genbestilling sendes til apotek (da der er åbne recepter på receptserveren) - Bestilling af medicin, hvor der er en åben recept, vil blive sendt som en genbestilling til apotek. Forudsætningen for, at medicin bringes ud til borgeren, er, at genbestilling er adresseret til et bestemt apotek, og leveringsoplysninger er udfyldt. o Hvis bestilling er adresseret til et bestemt apotek, men leveringsoplysninger ikke er angivet, vil apotekssystemet automatisk tage recepten under behandling jf. figur 2. Det betyder ikke, at de nødvendigvis gør noget ved recepten ring til apoteket for at få medicinen leveret ud. Apoteket kan fremsøge recepten på deres skærm og taksere den. o Hvis bestillingen slet ikke er adresseret til et bestemt apotek, vil apoteket ikke se genbestillingen. o Hvis der samtidig med genbestilling til bestemt apotek er sendt en receptfornyelsesanmodning til lægen, kan apotek ikke se, at der er flere recepter til samme borger på vej. Apoteket vil derfor ekspedere genbestillingerne og evt. bringe dette ud til borgeren. Det kan i sidste ende resultere i flere udbringningsgebyrer for borgeren. Aftal med apoteket, hvordan dette bedst muligt kan undgås. Fejlbeskeder fra FMK om, at recepten er under behandling - Hvis hjemmeplejen modtager fejlbeskeder, når der genbestilles medicin, må hjemmeplejen tjekke på FMK-online, hvilket apotek, som har recepten under behandling og evt., om der er åbne recepter, der kan udleveres ud fra. Kontakt derefter det navngivne apotek. o Hvis recepten står med status under behandling hos et navngivet apotek, men der ønskes udleveret fra et andet apotek. Her kontaktes apoteket, der ønskes udlevering fra. Apoteket kan efterfølgende (elektronisk) bede om at overtage recepten og taksere recepten. Ved apoteket, hvem der har genbestilt medicin? - Apoteket kan ikke se, hvem der har genbestilt medicinen, hvorfor nogle apoteker ikke gøre noget, når recepten printes ud. Der kan f.eks. være tale om, at tidsrummet/intervallet mellem godkendte genudleveringer ikke er gået, eller der kan være spørgsmål til bestillingen, som gør, at apoteket 3
ikke foretager sig noget. Derfor er det en god ide at informere apotekerne i jeres nærområde, når I går i gang med implementeringen af FMK. Dosisdispensering - Dosisrecepter fra før 1.2.14 skal annulleres, og nye elektroniske oprettes, for at der ikke genereres løse recepter hver 14. dag. Hvis der opstår mange løse recepter, trods der er oprettet nye elektroniske recepter. Kontakt da apoteket, som står for udleveringen af dosisrullen. - Men det opleves også, at udleveringer ikke bliver registreret, hvis dosisrecepter er fra før 1.2.14. Derfor er det godt, hvis lægen vil annullere recepterne og oprette dem på ny. HUSK det skal være elektroniske recepter. - Det er vigtigt, at lægen får oprettet dosisordination og recept korrekt i forhold til dato. Slutdato skal ikke sættes på ordination (medmindre at det er meningen), men slutdato på dosering og på recept. Slutdato på doseringen er muligt, hvis der er oprettet en struktureret dosering. Tryghedskasse - Oprettelse af ordination på Tryghedskasse på FMK volder problemer for både apoteket, lægen og kommunen. Ifølge vejledningen på Sundhed.dk skal recept oprettes med Tryghedskasse og i dosering skal skrives Symptomlindring efter ordinationsskema. Apoteket har brug for, at recept er oprettet som en magistrel recept, for at de kan ekspedere den. Iflg. receptbekendtgørelsen må en magistrel recept ikke sendes elektronisk. Det giver nogle udfordringer rent praktisk. - Iflg. NSI er Tryghedskassen ikke oprettet i medicinpriser, så den eneste måde, det rent praktisk kan gøres lige nu, er, at lægen opretter en magistrel ordination på FMK med teksten Tryghedskasse og i dosering skriver Symptomlindring efter ordinationsskema. Derefter ringer lægen recepten ind til apoteket. - Kommunen har brug for detaljeret at kunne dokumentere, hvad der skal gives af de enkelte præparater fra Tryghedskassen. Her er kommunen nød til at oprette lokale ordinationer i EOJ eller dokumentere i journalen, hvad der er givet til patienten. - Alternativt kan lægen oprette lægemiddelordinationer på hvert præparat, som er pakket i tryghedskassen og herved angive dosering. Der skal ikke udskrives recepter på hvert præparat. Men som ovenfor beskrevet, ringes en telefonisk recept ind med ordination på tryghedskasse. Håndkøbsmedicin - Læger skal kun ordinere håndkøbspræparater, når de vurderer, at der er en lægefaglig indikation for dem. Læger har pligt til at indberette lægemiddelordinationer til FMK, når de vurderer, at der er indikation for en lægemiddelbehandling. Det gælder også ikke receptpligtige lægemidler. - Hvorvidt hjemmeplejen skal administrere vitaminer og andre ikke lægemidler for borgeren, må bero på en vurdering af den enkelte borgers behandlingsniveau og i samarbejde/dialog med den praktiserende læge. 4
o Hvis borgeren ønsker, at hjemmeplejen administrerer vitaminer og andre ikke lægemidler, skal dette aftales med borgerens praktiserende læge. Hvis lægen ikke ønsker at oprette disse som lægemiddelordinationer på FMK, kan hjemmeplejen evt. få lægens accept via korrespondance og herefter oprette ordinationerne lokalt. - Bestilling af håndkøbsmedicin/stærke vitaminer og mineraler skal ikke nødvendigvis igennem en læge, da der ikke kræves en recept herpå (medmindre borgeren har bevilling fra Sundhedsstyrelsen på enkelttilskud eller er terminalpatient). Bestillingen skal sendes direkte til apoteket. Korrekt handelsnavn på håndkøbspræparater/stærke vitaminer og mineraler - Normalt får kommunen oplysning om udleveret handelsnavn, når recepten er ekspederet på apoteket. De præparater, som er købt i fx Matas eller Brugsen, bliver ikke automatisk registreret i EOJ-systemet. Ifølge svar fra Embedslægen (29.6.15) skal det aktuelle handelsnavn fremgå af medicinskemaet/-listen, hvis det kommunale personale medvirker ved medicinhåndteringen (doserer, udleverer). Ordinationer med både fast og p.n.-dosering - Ifølge svar fra embedslægen (29.6.15) skal p.n.-medicin fremgå af medicinskemaet/-listen under alle omstændigheder, også selv om tabletterne tages fra samme medicinglas som den faste ordination. Både ordinationen og en eventuel udlevering samt vurdering af effekten skal fremgå. Printet medicinliste - Husk at bruge tæller og sætte slutdato, når medicinglas er opbrugt. Når tæller benyttes, og slutdato er sat på opbrugt medicinglas, vil det rigtige handelsnavn blive vist på printet medicinliste (gælder for KMD-kommuner). - Den printede medicinliste skal kun indeholde de præparater, som kommunen håndterer og hjælper borgeren med. Hvis borgeren administrerer noget af sin medicin selv, vil det ikke fremgå af den printede medicinliste. - Når hjemmesygeplejen har ansvaret for at håndtere lægemidlerne til patienterne, så stiller Sundhedsstyrelsen krav til, at hjemmesygeplejen sikrer, at ordinationerne i den lokale patientjournal stemmer overens med FMK. Medicinkort markeret suspenderet/udskrevet ikke ajourført - Når borgeren har været indlagt og udskrives, skal FMK ajourføres med aktuel medicin. For at kortet står som aktivt på FMK, skal der både markeres for frigiv/udskriv og samtidig ajourført. Hvis lægen ved en fejl kun får trykket på ajourført, vil kortet stadig stå som suspenderet/indlagt. - Hvis lægen glemmer at ajourføre medicinkortet vil det blive markeret ikke ajourført. I systemer der ikke har ændret terminologi, vil disse kort stadig stå som suspenderet, men i detaljeoplysninger 5
vil der stå, at borgeren er udskrevet uden ajourføring. Hvis EOJ-systemet har ændret terminologi vil ikke ajourført fremgå det sted, hvor der tidligere stod suspenderet. 6